Кадровое делопроизводство: что входит и как правильно вести

С помощью эксперта расскажем, что такое кадровое делопроизводство, какие документы оно включает и как правильно организовать ведение КДП. Объясним простыми словами, как создать эффективную систему кадрового учета с нуля, а также перечислим ошибки, которые чаще всего допускают кадровики.

Что такое кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство (КДП) — это комплекс всех процессов и документов, которые помогают управлять штатом компании, — от приказов на прием и увольнение до учета отпусков и больничных.

КДП не ведут по наитию. У процесса есть своя правовая база:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);
• Федеральный закон от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• подзаконные акты: постановления Правительства РФ, приказы Минтруда;
• локальные нормативные акты организации.

Насчитывается пять основных функций кадрового делопроизводства.

1. Обеспечение соблюдения трудового законодательства.

2. Учет и контроль персонала: кто где работает, кто на больничном, кто в отпуске и т. д.

3. Обоснование кадровых решений, связанных с приемом на работу, увольнением, повышением сотрудников.

4. Защита интересов работника и работодателя, чтобы обе стороны могли доказать свою правоту в случае споров.

5. Учет для статистики, чтобы компания могла анализировать данные о своих сотрудниках и принимать решения, основываясь на конкретных цифрах.

Цель и задачи кадрового делопроизводства в организации

Цель КДП — эффективное и законное управление кадрами компании, соблюдение прав и выполнение обязанностей работников и работодателя. Перечислим задачи, стоящие перед КДП.

1. Оформление и ведение кадровой документации. Чтобы было понятно, кто работает, на какой должности и с какими условиями, оформляют личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, отпусках, поощрениях и взысканиях, командировках.

2. Учет кадров. Чтобы знать, кто где работает, какой у сотрудника стаж, отпуск и льготы, ведут личные дела работников, табель учета рабочего времени, внутреннюю и внешнюю отчетность по кадрам.

3. Соблюдение трудового законодательства. Чтобы все кадровые документы были оформлены по закону, следят за требованиями и изменениями Трудового кодекса РФ и других нормативных актов, корректируют документы и контролируют сроки их действия.

4. Обеспечение сохранности кадровых документов. Чтобы все бумаги были в порядке, безопасности и на своих местах, кадровики собирают архив кадровых документов и заботятся о сохранности конфиденциальных данных.

5. Оптимизация процессов управления персоналом. Чтобы было быстрее и удобнее работать с документами сотрудников, специалисты КДП переводят часть работы из бумажного формата в электронный, изучают и внедряют новые технологии.

Что включает кадровое делопроизводство

КДП — это работа с разными бумагами, которые связаны с работниками компании. Вот какие документы обычно входят в этот список:

• трудовой договор (главный документ);
• приказы о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, премиях и других важных моментах;
• личная карточка работника — форма Т-2: в ней записаны основные данные о сотруднике — ФИО, дата рождения, образование, опыт работы и т. д.;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
• график отпусков;
• табель учета рабочего времени: в нем отмечают, сколько часов отработал каждый сотрудник;
• должностная инструкция: в ней описано, что именно должен делать сотрудник на своей должности;
• заявления сотрудников с просьбами об отпуске, переводе и т. д.;
• штатное расписание: список всех должностей в компании с указанием зарплат;
• документы воинского учета;
• разные положения и правила: документы, которые устанавливают порядок работы в компании (например правила внутреннего трудового распорядка).

Это не полный список, но основные документы, с которыми работает кадровик.

Как организовать кадровое делопроизводство с нуля

Чтобы все работало, как часы, нужно правильно организовать КДП. Расскажем, как это сделать с нуля.

Штат отдела кадров и его функции

Для начала нужно решить, кто будет отвечать за документы, относящиеся к КДП. Нет законов, которые требовали бы наличие конкретного числа сотрудников в отделе кадров. Фактически решение о его наполненности принимает глава компании.

Вариантов несколько:

• если компания маленькая (до 30 человек), эту работу может выполнять бухгалтер или секретарь. Главное, чтобы человек был внимательным и знал законы;
• если речь идет о компании до 100 человек, лучше выделить отдельного специалиста по кадрам, который будет заниматься этой работой;
• если же компания большая (более 100 человек), нужен отдел кадров со специалистами, отвечающими за разные участки работы: прием, увольнение, обучение и т. д.

Отдел кадров или кадровик занимается всем, что связано с документами сотрудников: оформляет на работу и увольняет, ведет учет отпусков и больничных, заполняет трудовые книжки или электронные сведения о трудовой деятельности. Этот же отдел или отдельный специалист составляет графики работы и табели учета рабочего времени и консультирует сотрудников по вопросам трудового законодательства.

Разработка локальных нормативных актов

Чтобы в компании все было четко и понятно, нужно разработать свои внутренние правила — локальные нормативные акты.

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР): в них указано, когда начинается и заканчивается рабочий день, обед, как себя вести на работе и т. д.

2. Положение об оплате труда: в нем прописано, как начисляется зарплата, премии, надбавки и т. д.

3. Положение о защите персональных данных: содержит сведения о том, как компания собирает, хранит и использует личную информацию сотрудников.

4. Должностные инструкции: в них прописано, что должен делать каждый сотрудник на своей должности.

Документооборот и порядок хранения документов

Чтобы не нарушить законы и ничего не потерять, нужно знать, как и сколько положено хранить те или иные документы.

Для этого можно изучить приказ Росархива от 20 декабря 2019 года №236 (3). Некоторые документы нужно хранить долго — по 50 или 75 лет. Например, трудовые договоры и списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда. Также важную роль играет Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Документы следует хранить в отдельной комнате с запирающимися шкафами и сейфами. Важно, чтобы они были защищены от влаги и солнца и разложены в порядке (алфавитном или по номерам).

Ведение кадрового делопроизводства: инструкция

КДП включает оформление всех этапов работы сотрудника в компании. Каждый из них должен быть задокументирован правильно. Расскажем, как это сделать.

Алгоритм оформления кадровых процедур

Рассмотрим четыре основные кадровые процедуры и примерный план действий при их проведении.

Прием на работу

1. Запрашиваем у кандидата документы: паспорт, СНИЛС, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности.

2. Знакомим с правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими важными документами под роспись.

3. Заключаем трудовой договор.

4. Издаем приказ о приеме на работу.

5. Заводим личную карточку работника или продолжаем вести в электронном виде.

6. Вносим запись в трудовую книжку (если она бумажная) или отправляем сведения о трудовой деятельности в СФР.

Перевод на другую должность

1. Получаем согласие работника на перевод.

2. Вносим изменения в трудовой договор.

3. Издаем приказ о переводе.

4. Вносим запись в личную карточку работника.

5. Отправляем сведения в СФР.

Предоставление отпуска

1. Составляем график отпусков на год.

2. Уведомляем работника о начале отпуска за две недели.

3. Издаем приказ о предоставлении отпуска.

4. Начисляем и выплачиваем отпускные.

Увольнение

1. Получаем заявление работника.

2. Издаем приказ об увольнении.

3. Производим окончательный расчет с работником.

4. Выдаем трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности.

5. Отправляем сведения о трудовой деятельности в СФР.

Учтите, что это лишь общий алгоритм, в действительности процедур намного больше. Для каждой есть свои нюансы, которые зависят от конкретной ситуации.

Особенности ведения учета в полном объеме

Вести кадровый учет в полном объеме — значит иметь все необходимые документы для каждого сотрудника. Эти бумаги должны быть правильно заполнены и храниться определенным образом. Расскажем, что это значит на практике:

• все документы должны быть в наличии: трудовые договоры, приказы, заявления, согласия, уведомления, графики отпусков, личные карточки и т. д.;
• все документы должны быть правильно заполнены: без ошибок и неточностей;
• все документы должны быть подписаны работником и работодателем;
• все документы должны храниться, как того требуют законы и правила: в отдельных папках для каждого сотрудника, с соблюдением сроков хранения;
• нужно в срок предоставлять отчеты в СФР, военкомат и другие госорганы.

Стандарты и правила кадрового делопроизводства

Соблюдение законодательной базы — важнейшая задача КДП. Расскажем, требованиям каких документов нужно следовать.

Требования Трудового кодекса и других нормативных актов

Главный закон, который регулирует трудовые отношения, — Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Он устанавливает основные правила приема на работу, увольнения, перевода, оформления отпусков и другие важные моменты в процессе трудовой деятельности.

Кроме ТК РФ, есть и другие нормативные акты, которые нужно учитывать:

• ГОСТы: стандарты, которые устанавливают требования к оформлению документов;
• нормативы: постановления Правительства РФ, приказы Минтруда и других ведомств, которые уточняют положения ТК РФ и устанавливают дополнительные требования.

Типовые формы и обязательные реквизиты

Для многих кадровых документов есть типовые формы — готовые шаблоны трудового договора, приказа о приеме на работу и т. д. Но даже если вы используете типовую форму, важно правильно ее заполнить и указать обязательные реквизиты. Это необходимые данные, которые должны быть в документе, чтобы он имел юридическую силу. Например, в трудовом договоре обязательно должны быть ФИО сотрудника, должность, дата приема на работу, размер заработной платы и т. д.

Актуальные изменения и рекомендации Минтруда

Законодательство постоянно меняется. Чтобы быть в курсе, регулярно проверяйте информацию на сайтах государственных органов, например Министерства труда и социальной защиты РФ. Расскажем, какие изменения действуют с 2025 года.

1. Если бывший сотрудник уехал за границу на ПМЖ, кадровики теперь могут отправить ему бумажную трудовую книжку по почте. Раньше это было запрещено.

2. Срочные трудовые договоры (СТД) теперь не для всех. Согласно изменениям статьи 59 ТК РФ, СТД нельзя заключать с руководителями подразделений.

3. Российские компании постепенно переходят на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

«К 2030 году правительство РФ планирует перевести подавляющее большинство компаний на КЭДО», — рассказала Ольга Староверова, доктор юридических наук, кандидат юридических наук, профессор, доцент кафедры государственных и муниципальных финансов РЭУ им. Г.В. Плеханова.

4. Изменился МРОТ — надо менять документы. Минимальный размер оплаты труда повышается ежегодно. Это значит, что нужно проверить зарплаты всех сотрудников и, если нужно, увеличить их — издать приказ о доплате до МРОТ и подготовить допсоглашение к трудовому договору, иначе можно получить штраф от трудовой инспекции.

5. Если сотрудник работал в выходной или праздничный день и взял отгул, но не успел его использовать до увольнения, нужно выплатить ему компенсацию. Раньше специалисты спорили на этот счет, но изменения, внесенные в статью 153 ТК РФ, расставили все по местам.

6. С 1 января 2025 года ввели пятиступенчатую шкалу для расчета НДФЛ. Теперь ставка зависит от того, сколько вы зарабатываете:

• до 2,4 млн рублей в год: ставка 13%;
• от 2,4 до 5 млн рублей в год: ставка 15%;
• выше 5 млн рублей в год: ставка 18–22%.

7. Раньше каждый год приходилось писать заявление на налоговый вычет на детей. Теперь достаточно один раз предоставить документы (свидетельство о рождении, справку об инвалидности и т. д.).

8. На основании подпункта 2.1 статьи 218 НК РФ, за успешную сдачу норм ГТО можно получить налоговый вычет. Тогда часть зарплаты (до 18 000 рублей) не будет облагаться НДФЛ.

Электронное кадровое делопроизводство

Пока КЭДО обязательно внедряют различные министерства РФ. Но к 2030 году подавляющее большинство российских компаний перейдут на КЭДО.

«Кадровый электронный документооборот позволяет существенно сократить нагрузку на специалистов HR-отдела: не нужно тратить деньги на создание документов и их доставку, сотрудники могут подписывать заявления и приказы в любое время и с любых устройств. Также в системе можно отслеживать сроки и статусы подписания документов, что позволяет своевременно собирать все подписи и избегать штрафов от контролирующих органов», — объяснила Ольга Староверова.

Эксперт назвала и минусы перехода на КЭДО.

1. Сотрудники могут не захотеть внедрять кадровый ЭДО, так как считают, что электронные документы могут потеряться.

2. КЭДО — дополнительные расходы для компании.

3. Перевод кадрового документооборота в электронный формат — это сложно, так как к процессу нужно привлекать всех сотрудников.

Что все-таки важно знать специалистам кадрового делопроизводства в случае внедрения КЭДО? Разберемся.

Законодательное регулирование

Основной документ, который разрешил и узаконил КЭДО, — Трудовой кодекс РФ. В него внесли поправки, которые позволяют компаниям вести кадровый документооборот в электронном формате. Но важно помнить, что пока не все документы можно перевести в электронный вид. Например, трудовая книжка пока существует и в бумажном варианте.

Электронные трудовые книжки и ЭДО

С 2020 года бумажные трудовые книжки постепенно уходят в прошлое, уступая место электронным трудовым книжкам (ЭТК). Благодаря им вся информация о трудовой деятельности хранится в электронном виде в Социальном фонде России.

Электронный документооборот (ЭДО) — более широкое понятие. Он включает не только трудовые книжки, но и остальные кадровые документы: приказы о приеме, увольнении, переводе, заявления на отпуск, командировку и др.

Для обмена электронными документами с сотрудниками используют специальные платформы и сервисы. У работника при этом должна быть электронная подпись (ЭЦП), чтобы документ имел юридическую силу.

Преимущества и сложности перехода

Плюсы перехода на КЭДО:

• экономия времени: не нужно бегать по офису с бумагами, все делается онлайн в пару кликов;
• экономия денег: меньше затрат на бумагу, принтеры, хранение документов;
• удобство: доступ к документам из любой точки мира, где есть интернет;
• безопасность: электронные документы сложнее потерять или подделать;
• забота об окружающей среде: меньше бумаги — больше деревьев.

Минусы перехода на КЭДО:

• переход требует времени и затрат на обучение сотрудников;
• технические сложности: возможны сбои в работе системы, проблемы с ЭЦП;
• не все сотрудники готовы: некоторым людям сложно привыкнуть к новым технологиям;
• ограничения: не все документы можно перевести в электронный вид (например акты о несчастном случае на производстве).

Частые ошибки и как их избежать

Специалисты кадрового делопроизводства нередко совершают ошибки. О них рассказала доктор юридических наук Ольга Староверова.

Оригиналы заявлений не подшиваются в личное дело

Оригиналы заявлений на отпуск, увольнение и другие кадровые документы обязательно нужно подшивать в личное дело сотрудника. Если при проверке их не окажется, это считается нарушением.

Приказы без подписей

Приказ есть, а подписи исполнителя и визы руководителей структурных подразделений нет. Без них документ считается недействительным.

Самодеятельность в приказах

Приказы по личному составу (прием на работу, увольнение) нужно оформлять строго по унифицированной форме. Никакой самодеятельности — это тоже считается нарушением.

Опечатки

Даже небольшая ошибка в приказе об увольнении может создать проблемы.

«Если такая ошибка не искажает значение и суть приказа, то юридически она не может быть расценена как нарушение порядка увольнения», — дополнила Ольга Староверова.

Неполный пакет документов

При приеме на работу важно проверить наличие всех необходимых документов: паспорта, СНИЛС, трудовой книжки, документов об образовании и т. д. Если чего-то не хватает, ответственность за это понесет кадровик.

Госслужащий на подработке

Нельзя привлекать к работе или оказанию услуг государственных и муниципальных служащих, если это противоречит закону. Штрафы за это по статье 19.29 КоАП РФ составляют от 20 до 50 тысяч рублей для должностных лиц и от 100 до 500 тысяч рублей — для юридических лиц.

Ошибки в документах материально ответственного работника

Если сотрудник имеет дело с материальными ценностями, обязательно заключите с ним договор о материальной ответственности. Нет договора или в нем ошибки — нет взыскания ущерба в случае порчи или недостачи имущества.

Ошибки в вопросах техники безопасности и инструктажа

Это самые опасные ошибки, по мнению эксперта. Они могут привести не только к штрафам, но и к уголовной ответственности для работодателя.

Список источников:

1. Материал «Какие нормативы численности работников кадровой службы?» на информационно-правовом портале «Гарант.ру». 2024.

2. Примерная форма трудового договора (по основному месту работы на неопределенный срок) на информационно-правовом портале «Гарант.ру». 2025.

3. Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 года № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» на официальном интернет-портале правовой информации.

Автор: Татьяна Зеленина

Эксперт: Ольга Староверова, доктор юридических наук, кандидат юридических наук, профессор, доцент кафедры государственных и муниципальных финансов РЭУ им. Г. В. Плеханова