Договор с самозанятым в 2025 году: что должен содержать и какие документы нужно предоставлять клиенту

Это человек, работающий сам на себя. Он продает товары собственного производства или оказывает услуги. При этом не нанимает сотрудников по трудовым договорам и платит налог на профессиональную деятельность — от 4% до 6%. Суммарный заработок самозанятого не может превышать 2,4 млн рублей в год.

Зарегистрироваться в качестве плательщика НПД могут граждане РФ, а также резиденты Армении, Белоруссии, Казахстана и Киргизии. Иностранцы должны вести деятельность на территории РФ.

Самозанятыми не могут стать лица:

• ведущие торговлю подакцизными товарами и товарами с обязательной маркировкой, например, табаком, алкогольными напитками и молочной продукцией;
• специализирующиеся на добыче и продаже полезных ископаемых;
• занимающиеся работой по комиссионным, поручительским и агентским соглашениям и т. д.

Сотрудничество с самозанятым оформляют в соответствии с гражданским законодательством (п. 1 письма ФНС от 20.02.2019 г. № СД-4−3/2899, п. 1 ст. 158, п. 1 ст. 161 ГК).

Следует знать особенности оформления таких документов:

• договор: документ можно оформить в письменной и электронной форме, а также в формате оферты. В договоре лучше прописать обязанность самозанятого предоставлять чек и своевременно информировать об утрате статуса самозанятого. Документ позволит защитить права обеих сторон в суде;
• чек: при расчете налога на прибыль или налога на УСН необходим чек, который сформировал самозанятый. Документ направляют заказчику при получении от него оплаты за работу. Чек должен содержать такие данные: ИНН самозанятого, название услуги или работы, а также их стоимость;
• акт об оказании услуг, выполнении работ: документ необходим как подтверждение расходов заказчика.

Согласно законодательству РФ, самозанятый вправе совмещать самозанятость и работу по найму. Например, можно работать PR-менеджером на предприятии и одновременно писать рекламные статьи в свободное время для частных клиенты. Работодатель на предприятии будет уплачивать с зарплаты сотрудника подоходный налог и страховые взносы. С заработка от написания рекламы в рамках самозанятости человек самостоятельно уплачивает НПД.

По закону заключать договор с самозанятым необязательно. Они могут работать по оферте, например, на ярмарках. Однако соглашение позволяет зафиксировать интересы двух сторон.

Заключение контракта позволяет:

• обозначить условия сотрудничества, стоимость товаров или услуг, сроки и гарантии;
• исключить возникновение конфликтных ситуаций между самозанятым и заказчиком. Для этого в документе нужно прописать права и обязанности обеих сторон;
• обеспечить финансовую прозрачность. Обычно в контракте прописывают стоимость товара или услуг, сроки оплаты. Благодаря этому самозанятый и заказчик могут вести учет доходов и расходов, уплачивать налоги;
• обеспечить защиту интеллектуальной собственности. В соглашении указывают условия использования услуг и работ самозанятого, а также переход к покупателю исключительных прав на них.

Для оформления сотрудничества с самозанятым можно заключить договор гражданско-правового характера (ГПХ). Специальной формы документа для работы с плательщиками НПД в законе нет. В договоре нужно отразить все существенные условия, например, стоимость, сроки, ответственность и другие важные моменты, чтобы исключить споры.

Соглашение заключают на определенный срок. Если сотрудничество нужно продолжить, документ перезаключают на новый период. Предмет договора — услуги самозанятого или результат его работы. Исполнитель получает вознаграждение на основании акта выполненных работ.

Зачастую с самозанятыми подписывают договоры подряда, авторского заказа и оказания услуг. В таблице ниже представлены их основные характеристики.

Самозанятый и заказчик могут подписать смешанный договор, который включает элементы различных видов соглашений. Важно, чтобы работа или услуги соответствовали списку допустимых для самозанятых. Например, самозанятый должен разработать портал услуг, а потом заняться наполнением его разделов. Плательщик НПД и заказчик подписывают в этом случае смешанный договор — подряда и возмездного оказания услуг.

В договоре ГПХ не должно быть признаков трудовых отношений, когда исполнителя берут в штат организации-заказчика, подписывают с ним трудовой договор и назначают заработную плату. К признакам трудовых отношений относят:

• фиксированную ежемесячную оплату труда;
• установление материальной ответственности;
• работу по графику.

Если налоговики выявят такие признаки и договор ГПХ признают трудовым, то заказчику доначислят НДФЛ и страховые взносы, а также назначат штраф.

Чтобы заключить соглашение с самозанятым, нужно пройти такие шаги.

1. Проверить статус самозанятого

Регистрацию самозанятого можно проверить на сайте ФНС. Для этого достаточно указать ИНН и дату, на которую желаете уточнить статус. Процедура — бесплатная. Если сервис налоговой службы покажет, что лицо с указанным ИНН плательщик налога на профессиональный доход — с ним можно заключить договор ГПХ. Кроме того, чеки, которые формирует самозанятый в приложении, являются подлинными и направляются в налоговую инспекцию. Это значит, что их можно учесть в издержках компании.

2. Запросить документы для составления договора

Для формирования договора нужно:

• фото или скан паспорта (два разворота, первый — фото с основными сведениями, второй — с пропиской);
• скан или фото ИНН;
• скриншот с сайта налоговой службы о статусе самозанятого на дату заключения соглашения;
• адрес электронной почты;
• банковские реквизиты (наименование банка, ИНН, БИК, номер расчетного счета, номер корреспондентского счета);
• номер телефона;
• адрес фактического проживания для направления договора на подпись, если нет возможности применить электронную подпись.

3. Сформировать договор

После проверки регистрации самозанятого и сбора необходимой информации, нужно определиться с типом договора. В него нужно включить все важные для двух сторон условия сотрудничества.

Договор с самозанятым должен содержать четкие условия взаимодействия исполнителя и заказчика, чтобы сократить потенциальные риски для обоих. Он должен содержать следующие сведения:

• исполнитель и заказчик: обычно в шапке соглашения прописывают обе стороны. Важно указать статус исполнителя таким образом: «Лисичкина А. С. зарегистрирована в Федеральной налоговой службе как налогоплательщик налога на профессиональный доход согласно Федеральному закону от 27.11.2018 г. № 422-ФЗ»;
• предмет договора: необходимо указать, что именно должен сделать исполнитель и в какой срок. Следует отразить факт того, что работа проектная и направлена на достижение определенного итога;
• права и обязанности: нужно указать обязанность самозанятого выполнять работу и предоставлять услуги. Если по условиям соглашения сдача работы должна происходить поэтапно — отразите сроки всех этапов, в том числе предоставления отчетности;
• порядок расчетов: необходимо указать, когда и сколько заказчик заплатит за услуги или работу. При этом важно прописать способ расчетов: например, наличными или переводом на счет. Лучше сформулировать пункт о том, что исполнитель обязан составить и передать кассовые чеки в установленный срок после оплаты работы или услуг;
• ответственность сторон: следует обязательно указать, какие меры будут приняты, если одна из сторон не выполнит свои обязанности. Например, в случае если самозанятый утратил данный статус и не сообщил об этом заказчику, который понес убытки, исполнитель должен возместить ущерб.

Часто сотрудничество с самозанятым оформляют по договору подряда. В соответствии с пп. 8 п. 2 ст. 6 закона от 27.11.2018 г. № 422-ФЗ компания-заказчик не платит НДФЛ и страховые взносы за самозанятого. Он сам уплачивает в бюджет НПД от реализации товаров, оказанные услуги и выполненные работы.

При расчете налога на прибыль заказчик учитывает оплаченные самозанятому работы, услуги, товары и материалы. Если налогоплательщик НПД возвращает оплату или авансовый платеж, нужно сократить на эту сумму расходы.

Если самозанятый понес расходы, которые не входят в вознаграждение по договору, например транспортные издержки, то их нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Это считается личными расходами самозанятого.

Если самозанятый сотрудничает с компанией, он должен подготовить следующие документы:

• договор об оказании услуг или выполнении работ: в документе должен быть прописан статус исполнителя как налогоплательщика НПД, а также ответственность за несвоевременное предоставление данных о статусе НПД;
• чек, составленный в приложении «Мой налог» или в личном кабинете на сайте ФНС. Должен содержать наименование и ИНН юрлица-заказчика. Его можно направить в электронной форме, в виде ссылки на сайт налоговой службы или в бумажном виде;
• акт выполненных работ или оказанных услуг: документ подтверждает факт выполненных работ и отсутствие претензий по качеству и объему. Для заказчика это основание для проведения оплаты за выполненную работу;
• счет: содержит реквизиты на оплату, это облегчает взаимодействие бухгалтерии компании с самозанятым.

Помимо указанных документов могут потребоваться следующие:

• товарная накладная: документ нужен для подтверждения факта приемки товара от самозанятого;
• товарный чек: плательщик НПД может предоставить его компании-заказчику, чтобы упростить учет расходов.

Физлицу самозанятый выдает только чек выполненных работ или предоставленных услуг. Документ должен содержать:

• наименование самозанятого;
• ИНН;
• данные об оказанной услуге и ее стоимости.

Помимо этого, на чеке должен быть штрих-код. По нему можно проверить актуальность чека на сайте налоговой службы.

Есть несколько причин, по которым налоговая служба может лишить статуса самозанятого. Нередко это происходит при превышении лимита годового дохода. Если на счет лица, лишившегося статуса самозанятого, поступили деньги за товар или услугу, заказчик должен заплатить налог, как при сотрудничестве с физлицом, то есть уплатить НДФЛ и страховые взносы.

В связи с этим следует проверять наличие статуса самозанятого перед оплатой услуг исполнителя. Если деньги перевели за сутки до аннулирования статуса, работу или услуги признают как при режиме уплаты НПД.

При возврате денег заказчику или при допущении ошибки самозанятый вправе аннулировать ранее сформированный чек. Это делают в приложении «Мой налог». Если нужно изменить сведения, необходимо первый чек удалить и сформировать новый с верными данными. Редактировать информацию в уже выписанном чеке невозможно. Аннулировать чек можно за любой временной период.

Елена Лаврова, заместитель директора Смоленского филиала Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАНХиГС), кандидат экономических наук, доцент, отметила: «Если самозанятый не проинформировал заказчика об аннулировании чека, то последний не несет за это ответственность. При возникновении спора можно предъявить старый чек. Самозанятый при аннулировании чека должен сообщить об этом заказчику, направить новый чек или вернуть оплату».

Елена Лаврова рассказала, что нужно делать, если исполнитель меняет налоговый режим на НПД.

«Если компания заключила договор с ИП, а потом предприниматель зарегистрировался как самозанятый и стал плательщиком налога на профессиональный доход, то не требуется перезаключать договор. Однако это приемлемо лишь в том случае, если существенно не меняются условия документа. Так, если изменилась стоимость работ или услуг, ИП платил НДС, а после регистрации самозанятости — НПД, то необходимо заключить новый договор», — отметила Елена Лаврова.

Эксперт также рассказала об особенностях перезаключения договора с самозанятым.

«Если исполнитель прекратил работать в качестве ИП, снялся с регистрации и получил статус самозанятого, то следует отразить новое название исполнителя в части наименований сторон. Если в договоре исполнителем было физическое лицо, за которое компания платила подоходный налог и страховые взносы в СФР, а после исполнитель зарегистрировался в качестве плательщика НПД, то лучше изменить договор. В новом документе следует указать новый статус исполнителя, убрать сведения о НДФЛ, а также прописать ответственность за непредоставление чеков и несвоевременное информирование об утрате статуса самозанятого», — резюмировала Елена Лаврова.

Перечислим основные особенности, которые нужно знать при составлении договора с самозанятым.

1. По закону заключать договор с самозанятым необязательно. Они могут работать по оферте, например, на ярмарках. Однако соглашение позволяет указать интересы двух сторон.

2. С самозанятыми подписывают договоры подряда, авторского заказа и оказания услуг. Можно заключить смешанный договор, который содержит элементы разных видов соглашений.

3. В договоре ГПХ не должно быть признаков трудовых отношений, когда исполнителя берут в штат организации-заказчика, подписывают трудовой договор и назначают заработную плату. Если налоговая служба найдет такие признаки и признает договор ГПХ трудовым, то заказчику доначислят НДФЛ и страховые взносы, а также назначат штраф.

4. Чтобы заключить соглашение с самозанятым, нужно:

• проверить статус самозанятого;
• запросить документы для составления договора;
• сформировать договор.

5. Соглашение с самозанятым должно содержать следующее: наименования исполнителя и заказчика, предмет договора, права и обязанности сторон, порядок расчетов, ответственность сторон.

6. Компания-заказчик не платит НДФЛ и страховых взносов за самозанятого, т. к. тот сам уплачивает в бюджет НПД за реализованные товары или оказанные услуги.

7. При сотрудничестве с организацией самозанятый должен предоставить такие документы: договор, чек, акт выполненных работ и счет на оплату. В некоторых случаях может потребоваться товарный чек и накладная.

8. Если самозанятый теряет свой статус, то заказчик должен заплатить налог, как при сотрудничестве с физлицом, то есть уплатить НДФЛ и страховые взносы.

9. Если самозанятый аннулировал чек, он должен сообщить об этом заказчику, направить новый чек или вернуть оплату.

1. Федеральный закон от 27.11.2018 года № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима “Налог на профессиональный доход”».

2. Письмо Федеральной налоговой службы от 20.02 2019 года № СД-4−3/2899@ «О применении налога на профессиональный доход».

3. Статья 161. Сделки, совершаемые в простой письменной форме. Гражданский кодекс Российской Федерации.

Эксперт: Лаврова Елена, кандидат экономических наук, доцент, заместитель директора Смоленского филиала Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАНХиГС)