Акт выполненных работ в 2025 году: полное руководство

Это официальный документ, который подтверждает, что исполнитель выполнил свою работу, а заказчик ее принял. По своей сути он похож на чек в магазине, только для услуг и работ. Этот документ имеет особую важность в бизнес-отношениях, так как защищает интересы обеих сторон сделки.

Значимость акта выполненных работ сложно переоценить в современном бизнесе. Для заказчика он служит официальным подтверждением того, что работа выполнена правильно и в установленный срок. Исполнитель может использовать подписанный акт как доказательство выполнения своих обязательств и законное основание для получения оплаты.

В бухгалтерском учете акт становится первичным документом для проведения оплаты и учета расходов. Налоговая служба проверяет эти документы при проведении проверок, оценивая правомерность налоговых вычетов и обоснованность расходов. В случае возникновения спорных ситуаций акт может стать ключевым доказательством в суде, подтверждающим факт выполнения работ и их стоимость.

В процессе оформления акта выполненных работ принимают участие две основные стороны — заказчик и исполнитель. Обычно подготовкой документа занимается исполнитель после завершения всех оговоренных работ. В акте он подробно описывает объем выполненных работ, их характеристики и стоимость.

Представитель заказчика, получив акт, должен внимательно проверить соответствие выполненных работ условиям договора. Это включает проверку качества, объема и сроков выполнения работ. При отсутствии замечаний заказчик подписывает документ. В случае обнаружения недостатков он вправе потребовать их устранения или составить письменную претензию.

Важно понимать, что подписывать акт могут только уполномоченные лица. К ним относятся руководители организаций, действующие на основании устава, а также сотрудники, имеющие соответствующую доверенность. Для индивидуальных предпринимателей достаточно их личной подписи. В крупных организациях часто требуется дополнительная подпись главного бухгалтера.

Акт выполненных работ — важный документ, подтверждающий факт оказания услуг или выполнения работ между заказчиком и исполнителем. Правильно составленный акт защищает интересы обеих сторон и служит основанием для проведения расчетов. Рассмотрим пошаговую инструкцию по составлению этого документа.

1. Подготовка шапки документа

В верхней части документа необходимо указать полное название «Акт выполненных работ», номер и дату составления. Также нужно внести реквизиты договора, на основании которого выполнялись работы: его номер и дату подписания.

2. Внесение информации о сторонах

Укажите полные реквизиты заказчика и исполнителя: наименование организации или ФИО для ИП, ИНН/КПП, юридический адрес, банковские реквизиты. Для физических лиц достаточно паспортных данных.

3. Описание выполненных работ

Составьте подробный перечень выполненных работ с указанием их объема, стоимости за единицу и общей суммы. Описание должно точно соответствовать условиям договора и техническому заданию.

4. Указание стоимости

Пропишите общую стоимость выполненных работ цифрами и прописью. Если применяется НДС, выделите его отдельной строкой. Укажите, включены ли в стоимость дополнительные расходы.

5. Оформление подтверждающей части

Укажите, что работы выполнены в полном объеме, в установленные сроки и претензий стороны друг к другу не имеют. Это важно для предотвращения возможных споров.

6. Подписание документа

Предусмотрите место для подписей представителей обеих сторон. Укажите их должности, ФИО и расшифровки подписей. Для организаций необходимо поставить печать (при наличии).

7. Проверка соответствия законодательству

Убедитесь, что документ соответствует требованиям закона «О бухгалтерском учете» и содержит все обязательные реквизиты первичного документа.

8. Оформление комплекта документов

Подготовьте акт минимум в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. При необходимости сделайте дополнительные копии для бухгалтерии или налоговой.

Чтобы лучше понять структуру документа, рассмотрим пример правильно составленного акта выполненных работ. Этот образец можно использовать как базовый шаблон, адаптируя его под конкретную ситуацию.

Промежуточные акты используются при длительных проектах или сложных работах, когда требуется зафиксировать частичное выполнение обязательств. Рассмотрим основные случаи применения таких актов и покажем образец документа.

1. Для поэтапной работы. При выполнении крупных проектов, разбитых на этапы, промежуточный акт позволяет зафиксировать завершение определенной части работ. Например, при строительстве здания можно актировать завершение фундаментных работ.

Пример формулировки: «Выполнены работы первого этапа строительства: заложен фундамент здания согласно проектной документации».

2. При частичной приемке. Когда заказчик готов принять часть выполненных работ, не дожидаясь полного завершения проекта. Типичный пример — ремонт нескольких помещений, где можно принимать каждое помещение отдельно.

Пример формулировки: «Выполнен ремонт помещения № 101 общей площадью 50 кв. м, включая отделочные работы стен и потолка».

3. Для промежуточных выплат. В ситуациях, когда исполнителю требуется получить оплату за выполненную часть работ до завершения всего проекта.

Пример формулировки: «Выполнено 40% от общего объема работ по договору, что составляет основание для промежуточного платежа».

Пример акта

Внесение изменений в акт выполненных работ — процедура, требующая особого внимания и соблюдения определенных правил. Изменения допускаются в нескольких случаях, каждый из которых имеет свой порядок оформления. Рассмотрим основные ситуации, когда это возможно и необходимо.

1. Обнаружение ошибок в расчетах

Если в акте выявлены арифметические ошибки или неверно указаны суммы, необходимо внести корректировки. Составляется дополнительное соглашение к акту, где указываются правильные данные. Документ подписывается обеими сторонами, при этом старый акт не теряет юридической силы, но действует с учетом внесенных изменений.

2. Неточности в описании работ

При обнаружении неточностей в описании выполненных работ или их объема следует составить корректировочный акт. В нем детально описываются все изменения, которые вносятся в первоначальный документ. Важно указать ссылку на номер и дату основного акта.

3. Изменение реквизитов сторон

В случае смены юридического адреса, банковских реквизитов или реорганизации компании оформляется дополнительное соглашение с актуальными данными. Документ должен содержать как старые, так и новые реквизиты для правильного отражения изменений.

4. Выявление дополнительных работ

Если после подписания акта обнаружены работы, которые были выполнены, но не учтены, составляется дополнительный акт. В нем перечисляются все дополнительные работы с указанием их стоимости и общей суммы доплаты.

5. Несоответствие фактических объемов

При выявлении расхождений между указанными и фактически выполненными объемами работ составляется акт корректировки. В документе отражаются реальные объемы и производится перерасчет стоимости.

6. Изменение сроков выполнения

При необходимости корректировки сроков выполнения работ оформляется дополнительное соглашение. В нем указываются новые сроки и причины их изменения, а также возможные штрафные санкции или их отсутствие.

7. Технические опечатки

В случае обнаружения опечаток или орфографических ошибок, не влияющих на суть документа, можно внести исправления путем зачеркивания неверной информации и внесения правильной. Каждое исправление заверяется подписями обеих сторон и печатями.

Процесс подписания акта сверки с подрядчиком требует особого внимания к деталям. Прежде всего необходимо провести тщательную проверку всех выполненных работ. Важно сравнить фактические объемы с теми, что были указаны в договоре. Отдельного внимания заслуживает проверка указанных цен и их соответствие договорным условиям.

После проверки содержательной части следует убедиться в правильности оформления документа. Все необходимые подписи должны быть на своих местах, а копия подписанного акта должна быть сохранена в архиве компании. Это поможет избежать возможных разногласий в будущем.

Сопроводительное письмо играет важную роль в процессе документооборота. В нем необходимо указать ссылку на договор и сам акт выполненных работ. Также следует кратко описать выполненные работы и включить просьбу о подписании и возврате экземпляра акта.

Важная часть письма — контактные данные ответственного лица, к которому можно обратиться при возникновении вопросов. Обязательно нужно указать сроки, в течение которых ожидается рассмотрение и подписание документа.

В случае возникновения разногласий по акту выполненных работ важно действовать последовательно и профессионально. Первым шагом должна стать письменная фиксация всех спорных моментов. Затем рекомендуется провести переговоры с участием ответственных лиц обеих сторон.

Если простые переговоры не помогают решить проблему, может потребоваться привлечение независимых экспертов. На основании их заключения составляется протокол разногласий. В документе определяется порядок и сроки устранения выявленных недостатков, а также согласовываются новые сроки подписания акта.

По словам Галины Семеновой, к. э. н., доцента кафедры финансов устойчивого развития РЭУ им. Г. В. Плеханова, акт выполненных работ — это первичный документ, который составляют в качестве приложения к договору подряда или договору оказания услуг.

Эксперт отмечает, что гражданское законодательство РФ не обязывает составлять акт выполненных работ в общем случае, однако его составление обязательно при сдаче-приемке по договору строительного подряда согласно п. 4 ст. 753 ГК РФ.

Галина Семенова указывает, что составление акта обязательно в следующих случаях:

• передача покупателю объекта недвижимости;
• передача покупателю предприятия;
• сдача объекта недвижимости в аренду;
• выполнение работ по договору строительного подряда.

По мнению эксперта, в других ситуациях составление акта носит рекомендательный характер. При этом она подчеркивает, что акт выполненных работ подтверждает качественное и полное выполнение обязательств по договору и подписывается обеими сторонами.

Функция акта состоит в следующем:

• юридически подтверждает завершение работ;
• документально обосновывает расходы для налогового учета;
• выступает основанием для оплаты;
• необходим для бухгалтерской отчетности;
• защищает интересы обеих сторон при возможных спорах.

Галина Семенова предупреждает, что отсутствие акта осложнит решение возможных проблем в судебном порядке. Она поясняет, что, если контрагент не предъявляет претензий, услуга считается оказанной даже без акта. Однако отказ от подписания акта рассматривается как одностороннее расторжение договора, что влечет компенсацию расходов исполнителю.

Говоря о типичных ошибках, эксперт выделяет следующие:

• слишком краткое описание услуги;
• нет приложений к акту оказанных услуг;
• не указан период оказания услуги;
• акт оформлен раньше, чем получены результаты;
• неверный ИНН заказчика и исполнителя.

Перечислим основные моменты, которые необходимо знать об акте выполненных работ.

1. Оформление акта требует включения всех обязательных реквизитов и подписей уполномоченных лиц.

2. Составление документа происходит только после фактического выполнения работ и их приемки заказчиком.

3. Поэтапное выполнение работ требует оформления промежуточных актов.

4. Внесение изменений в подписанный акт возможно только при согласии всех сторон.

5. Возникающие разногласия оформляются соответствующим протоколом.

6. Электронные акты признаются равными по юридической силе с бумажными при наличии корректной ЭЦП.

7. Грамотно составленное сопроводительное письмо упрощает процесс согласования и подписания.

8. Хранение актов должно осуществляться в течение установленного законодательством срока.

1. Статья 753. Сдача и приемка работ. ГК РФ.

2. Борков В. Н., статья «Квалификация подписания акта приемки в случае невыполнения обязательств поставщиком», Вестник Сибирского юридического института МВД России, 2022 год.

3. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 года № 100).

Эксперт: Галина Семенова, к. э. н., доцент кафедры финансов устойчивого развития РЭУ им. Г. В. Плеханова