Источник: Freepik
Уволиться — не значит начать жизнь с чистого листа. Вы уносите с собой свои компетенции, опыт и навыки. А чтобы их подтвердить, вам нужна не только трудовая книжка. С помощью эксперта объясним, какие справки можно запросить у работодателя в дополнение к стандартному пакету документов при увольнении, и что делать, если вам их не выдают.
Какие документы обязан выдать работодатель при увольнении
Независимо от причины увольнения кадровая служба готовит одинаковый пакет документов, который вручает сотруднику в заключительный день работы, то есть в день прекращения трудового договора. Расскажем, что входит в список обязательных бумаг.
Трудовая книжка
Если она ведется в бумажном виде, то работник получает ее на руки и хранит у себя до следующего трудоустройства. В ней должна быть запись о том, что он уволен, дата при этом должна совпадать с датой в приказе об увольнении.
Справка по форме СТД-Р
Это цифровой аналог трудовой книжки, выдается в виде цифрового файла, подписанного электронной подписью руководителя, или в виде распечатки, тоже заверенной подписью директора и печатью предприятия. Шаблон документа содержится в приказе Минтруда от 10 ноября 2022 года № 713н (2).
Наталья Ивакаева, начальник отдела развития социального партнерства комитета по труду и занятости населения Правительства Хабаровского края, пояснила: «Такую справку работник может запросить и в том случае, если у него есть бумажная версия трудовой книжки, но предприятие делать это не должно — закон обязывает выдавать СТД-Р тем, кто перешел на электронную трудовую книжку».
Расчетный листок
По сути это документ, который подтверждает, что финансовые обязательства компания выполнила, работнику выданы заработная плата, премия, выходное пособие, если оно предусмотрено, компенсации за неиспользованные отпускные дни.
Выписка из раздела №3 расчета по страховым взносам (РСВ)
В выписку включаются данные с начала текущего квартала по последний рабочий день — обо всех выплатах, на которые были начислены страховые взносы.
Личные документы
Таковыми могут быть оригиналы или копии дипломов, медицинской книжки и прочее. Оставлять их у работодателя нет смысла: сотруднику они обязательно понадобятся в дальнейшей жизни, а предприятие должно будет их уничтожить.
Иные документы по запросу работника
Перечень документов, которые предприятие может выдать не автоматически, но обязано по просьбе работника, гораздо шире.
«Речь не идет о локальных нормативных актах работодателя — положениях, штатном расписании и т. п. Запросить можно только документы, которые касались непосредственно работы специалиста», — объяснила Наталья Ивакаева.
Можно запросить у работодателя следующие документы.
1. Копию приказа о приеме на работу.
2. Копию приказа о переводе на другую работу.
3. Копию приказа об увольнении. С самим приказом работник знакомится под роспись — в этом заинтересован работодатель. Но если сотруднику нужен этот документ, он может его запросить с печатью и подписью руководителя предприятия. Это право прописано в статье 84.1 Трудового Кодекса РФ (1).
4. Справку о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах. Она известна как «форма ЕФС-1» и содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и о страховом стаже сотрудника.
5. Справку о доходах и суммах налога физического лица. Она пришла на замену справки 2-НДФЛ. Работник может ее запросить, и работодатель обязан предоставить такой документ. Форма справки утверждена Федеральной налоговой службой.
Источник: ФНС России
6. Справку о заработке (форма 182н). Ценность этого документа в том, что он подтверждает заработок гражданина за текущий и два предыдущих года, а на основе этих сумм рассчитываются больничные и декретные выплаты. Новый наниматель может самостоятельно получить эти данные из СФР, а работник может их запросить, написав заявление.
7. Справку о среднем заработке за последние три месяца. Она пригодится для постановки на учет в центре занятости.
8. Трудовой договор.
«По общему правилу (статья 84.1 ТК РФ) у работника должен быть подписанный трудовой договор. Он оформляется при приеме на работу и подписывается в двух экземплярах. Дополнительные соглашения к трудовому договору также подписываются в двух экземплярах. Один экземпляр должен храниться у работника. Если у него по каким-либо причинам нет экземпляра подписанного трудового договора, необходимо его запросить», — разъяснила Наталья Ивакаева.
Кроме того, эксперт советует включить в список документов при увольнении должностную инструкцию, свидетельства о поощрениях, наградах, сертификаты о повышении квалификации или аттестационные листы. Они могут пригодиться для подтверждения уровня компетенции специалиста в какой-либо сфере.
Особенности выдачи документов в 2025 году
Основное правило кадровика не меняется десятилетиями: выдать обязательные документы, предложить дополнительные, позаботиться о том, чтобы работник никакой справки не упустил, а также получить от него роспись о том, что ему отдали все положенные бумаги и справки, и претензий он не имеет. Если сотрудник кадровой службы этого не сделает, ему грозит штраф.
У работника стремления фактически те же самые — расстаться так, чтобы эхо прежней работы не мешало, а даже помогло строить отношения на следующей. Но есть несколько нюансов.
Влияние перехода на электронные трудовые книжки
С 2022 года некоторые трудящиеся перешли на электронные трудовые книжки. Таким прогрессивным людям работодатель обязан выдать справку СТД-Р. Держателям бумажных трудовых — не обязан, но по их запросу может.
Изменения в формах справок и реквизитах
С 1 января 2025 года действует новый бланк расчета страховых взносов (РСВ). Он находится в приказе ФНС от 13 сентября 2024 года № ЕД-7-11/739 (5).
С 11 февраля 2025 года работодатели должны выдавать сотрудникам справки о среднем заработке по новой форме, утвержденной приказом Минтруда от 27 ноября 2024 года № 637н (7). В документе изменили название строки «адрес места жительства», добавили строки для уточнения адреса и отдельные строки для ИНН и КПП.
Сроки
Обязательные документы выдаются в день увольнения, то есть в последний трудовой день в компании, необязательные — в течение трех рабочих дней с даты поступления заявления сотрудника.
Фиксация факта выдачи
Выдачу документов желательно зафиксировать: можно передать их по описи, составить акт приема-передачи или взять с работника расписку о том, что он все получил.
Мнение эксперта
Наталья Ивакаева рекомендует проверять информацию о своей трудовой деятельности в личном кабинете Социального фонда России: «Каждый работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника в информационные ресурсы СФР независимо от того, ведется трудовая книжка на бумаге или в электронном виде. Быть в курсе происходящего полезно не только в момент увольнения».
Что делать, если не выдали документы при увольнении: пошаговая инструкция для сотрудника
Еще раз напомним, что компания заинтересована в своевременной выдаче всех документов бывшему работнику. Даже если его не обнаружат на рабочем месте в последний день (например, он будет в отпуске или на больничном), специалист-кадровик обязательно направит ему уведомление о том, что необходимо получить документы. Иначе работодатель будет нести ответственность за то, что не выдал их вовремя.
В идеальном мире все работают в правовом поле и расстаются на позитивной ноте даже при увольнении. Если мир не таков, эксперт рекомендует следующий алгоритм действий.
1. Написать заявление. Тогда работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ).
2. Если конфликт с работодателем случился до увольнения, нужно обратиться в Гострудинспекцию или прокуратуру.
3. После увольнения работник может обратиться в суд.
Ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает наказание за несоблюдение сроков передачи документов при прекращении трудовых отношений:
Помимо штрафов, организация должна будет возместить утраченный заработок, если задержка документации лишила сотрудника дохода, и даже компенсировать моральный ущерб уволенному, если задержка причинила ему нравственные страдания (ст. 234 ТК РФ). Таким образом, несвоевременное оформление документов влечет не только финансовые потери, но и риски для репутации компании.
Источник: Freepik
Главное о документах при увольнении
Современное поколение меняет работу чаще, чем предыдущее, и факт увольнения перестал быть экстраординарным. Чтобы пройти этот период спокойно, достаточно помнить следующее.
1. В последний рабочий день сотрудник в обязательном порядке должен получить от работодателя:
- трудовую книжку или СТД-Р (при электронном документообороте);
- расчетный листок с итоговыми начислениями;
- выписки из РСВ и персонифицированных сведений;
- ЕФС-1;
- личные бумаги (включая дубликаты), если они находились в организации.
2. По письменному обращению работника в течение трех дней предоставляются любые справки, связанные с трудовой деятельностью, копии распоряжений и приказов, касающиеся работы увольняемого, а также справка формы 182н.
3. Если по каким-либо причинам документы, сопровождающие увольнение, не были переданы работнику, работодатель должен предпринять все действия, чтобы уведомить его об этом или вручить бумаги.
4. Если работодатель не отдает документы, работнику необходимо написать заявление. Если это не подействует, обратиться за защитой в Гострудинспекцию или прокуратуру, а после увольнения — в суд.
Список источников:
1. Трудовой кодекс Российской Федерации.
2. Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.11.2022 года № 713н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации и порядка их заполнения».
3. Статья 5.27 «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» КоАП РФ.
4. Федеральный закон от 01.04.1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования».
5. Приказ ФНС России от 13.09.2024 года № ЕД-7-11/739@ «О внесении изменений в приложения к приказу ФНС России от 29.09.2022 года № ЕД-7-11/878@».
6. Федеральный закон от 30.09.2024 года № 339-ФЗ «О внесении изменений в статью 153 Трудового кодекса Российской Федерации».
7. Приказ Минтруда от 27.11.2024 года № 637н «Об утверждении формы справки о среднем заработке, исчисленном работодателем для назначения пособия по безработице».
Автор: Софья Епифанова
Эксперт: Наталья Ивакаева, начальник отдела развития социального партнерства комитета по труду и занятости населения Правительства Хабаровского края
