В современном мире эффективное управление трудозатратами стало одним из ключевых факторов успеха любой организации. А помогает в этом процессе табель учета рабочего времени, который обязаны вести все российские работодатели. Этот документ не только помогает контролировать рабочий процесс, но и обеспечивает прозрачность в расчетах заработной платы. В материале подробно рассмотрим, что такое табель учета рабочего времени, какие данные вносятся в него в 2025 году, как правильно его вести и избежать распространенных ошибок.
Что такое табель учета рабочего времени и зачем он нужен
Это документ, который используется для регистрации и учета рабочего времени сотрудников. Он фиксирует количество отработанных часов, дни отсутствия и другие данные, связанные с трудовой деятельностью персонала. Табель может быть как бумажным, так и электронным. Он обязателен для ведения во всех компаниях на территории России. Это требование прописано в Трудовом кодексе РФ (3).
Перечислим основные цели ведения такого документа:
- контроль рабочего времени: табель позволяет работодателю отслеживать, сколько времени каждый сотрудник проводит на работе;
- на основе данных табеля рассчитывается заработная плата сотрудников. Документ учитывает не только отработанные часы, но и переработки, выходные и праздничные дни;
- табель помогает анализировать распределение рабочего времени среди сотрудников для оптимизации процессов и повышения эффективности труда;
- анализ продуктивности: позволяет выявить узкие места в работе и улучшить процессы;
- учет отпусков и больничных: в табеле фиксируют дни, когда сотрудники находятся в отпуске или на больничном, что важно для правильного расчета компенсаций;
- соблюдение трудового законодательства и исключение возможных штрафов со стороны проверяющих органов;
- табель учета рабочего времени необходим для подготовки статистической отчетности по труду.
Если табеля учета рабочего времени в организации нет или он ведется с ошибками, работодателю грозит штраф:
- должностным лицам и ИП — до 5000 рублей;
- юридическим лицам — до 50 тысяч рублей.
При повторном нарушении предусмотрено более жесткое наказание:
- должностным лицам и ИП — до 20 тысяч рублей или запрет занимать определенные должности в течение трех лет;
- юридическим лицам — до 70 тысяч рублей.
Нормативные требования к табелю в 2025 году
На практике чаще всего применяют две формы табеля учета рабочего времени — Т-12 и Т-13: первая больше подходит для ручного заполнения документа, вторая — для автоматизированного учета, она проще и меньше по размеру. Но в компаниях могут использовать и собственные утвержденные шаблоны.
Перечислим требования, предъявляемые законодательством к ведению табеля учета рабочего времени.
1. Документ оформляется в одном экземпляре и ведется ответственным за эту работу сотрудником. В Трудовом кодексе не обозначено, кто именно должен вести табель учета рабочего времени в компании. Чаще всего эту работу поручают кадровым специалистам или бухгалтерам. В мелких компаниях этим может заниматься руководитель, офис-менеджер либо сам сотрудник через цифровую систему.
2. Подписывает документ директор предприятия, руководитель структурного подразделения либо ответственный сотрудник, после этого табель передается в бухгалтерию.
3. Табель учета рабочего времени должен храниться не менее пяти лет. Но если речь идет о вредных или опасных условиях труда, эти сроки увеличиваются:
- 50 лет, если табели оформлены после 1 января 2003 года;
- 75 лет, если табели оформлены до 1 января 2003 года.
4. Время в табеле учета рабочего времени прописывается в часах и минутах.
5. Для некоторых отметок, указанных в табеле, требуются подтверждающие документы. Например, необходимо наличие больничного листа при указании уважительной причины неявки на работу либо письменное согласие сотрудника в случае сверхурочной работы.
Обозначения в табеле учета рабочего времени сотрудников
При заполнении табеля учета рабочего времени используют общепринятую систему кодов, но работодатель может ввести свою кодировку, если она утверждена внутренними нормативными актами. Перечислим самые распространенные буквенные и цифровые коды:
- Я (01) — явка, продолжительность работы в дневное время;
- Б (19) — болезнь, то есть временная нетрудоспособность;
- К (06) — служебная командировка;
- ОТ (09) — основной оплачиваемый отпуск;
- ОД (10) — дополнительный оплачиваемый отпуск;
- ДБ (18) — дополнительный отпуск без сохранения заработной платы;
- С (04) — продолжительность сверхурочной работы;
- ОВ (27) — дополнительные оплачиваемые выходные дни или отсутствие по уважительной причине;
- РВ (03) — продолжительность работы в выходные и праздничные дни;
- ВМ (05) — продолжительность работы вахтовым методом;
- ПР (24) — прогулы;
- В (26) — выходные и праздничные дни;
- ЗБ (29) — забастовка;
- РП (31) — время простоя по вине работодателя.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
Расскажем подробнее, каких правил следует придерживаться при заполнении табеля учета рабочего времени.
1. Внесите в документ ФИО и должности всех сотрудников. Учитываются не только штатные работники, но также удаленные специалисты и внешние совместители.
2. Регулярно заполняйте табель. Это можно делать ежедневно либо один раз в конце каждого месяца. Допускаются два варианта оформления документа:
- указывать все явки и дни отсутствия на рабочем месте (сплошной метод);
- фиксировать только отклонения от стандартного рабочего графика, включая переработки, ночные смены, опоздания и прогулы (выборочный метод).
3. Используйте коды. Это может быть общепринятая кодировка либо специальные обозначения, принятые в компании.
4. В конце месяца необходимо посчитать общее количество часов, отработанных каждым сотрудником, и подписать документ. Делает это руководитель предприятия или ответственный сотрудник. После этого табель передается в бухгалтерию.
5. Если в компании внедрен электронный документооборот, табель подписывается онлайн с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).
6. Если необходимо внести исправления в табель учета рабочего времени, возможны два варианта решения проблемы:
- аккуратно зачеркнуть неверную информацию, указать правильные сведения, написать слово «исправлено», ФИО и подпись ответственного лица, а также дату внесения изменений;
- оформить корректирующий табель учета рабочего времени с верными данными. При этом в новой форме обязательно нужно указать, что этот табель — корректирующий.
Образец табеля учета рабочего времени сотрудников
Приведем пример табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда, созданного по унифицированной форме № Т-12 (1). Первый раздел документа фиксирует рабочее время, а второй нужен для подсчета зарплаты.
Где удобно вести табель учета рабочего времени
Существует несколько удобных способов ведения табеля, расскажем подробнее о каждом.
1. Электронные таблицы Microsoft Excel или Google Sheets. Эти программы позволяют создавать индивидуальные шаблоны для учета рабочего времени, легко вносить данные, выполнять расчеты и формировать отчеты. Google Sheets особенно удобны для командной работы, так как позволяют нескольким пользователям одновременно редактировать документ.
2. Специальные программы для учета рабочего времени. Например, Time Doctor, Toggl Track или Clockify, которые предлагают функции отслеживания рабочего времени, генерации отчетов и интеграции с другими системами. Такие инструменты часто имеют мобильные приложения, что позволяет оперативно вносить информацию и исправлять ее.
3. Облачные онлайн-сервисы для учета рабочего времени, такие как Harvest или Hubstaff. Они позволяют вести учет с любого устройства при наличии доступа в интернет, а также включают функции мониторинга продуктивности и отчетности.
4. Бумажные формы. Этот метод менее эффективен и требует больше времени на обработку данных.
5. Многие системы управления проектами, такие как Asana или Trello, имеют встроенные функции учета рабочего времени. Это позволяет команде отслеживать время, затраченное на конкретные задачи, что упрощает процесс отчетности.
Главное о табеле учета рабочего времени
Подведем итоги материала и расскажем самое важное, что стоит знать о табеле учета рабочего времени.
1. Этот документ необходим для регистрации и учета рабочего времени сотрудников. Он фиксирует количество отработанных часов, дни отсутствия и другие данные, связанные с трудовой деятельностью персонала. Документ обязателен для ведения во всех компаниях на территории России, это требование прописано в Трудовом кодексе РФ.
2. На практике чаще всего применяют две формы табеля учета рабочего времени — Т-12 и Т-13: первая больше подходит для ручного заполнения, вторая — для автоматизированного учета. Но в компаниях могут использовать и свои шаблоны, если они соответствуют требованиям законодательства.
3. При заполнении табеля учета рабочего времени используют общепринятую систему кодов, но работодатель может ввести свою кодировку, если она утверждена внутренними нормативными актами.
4. Существует два варианта заполнения табеля учета рабочего времени:
- указывать все явки и дни отсутствия на рабочем месте (сплошной метод);
- фиксировать только отклонения от стандартного рабочего графика, включая переработки, ночные смены, опоздания и прогулы (выборочный метод).
5. Существует пять основных способов ведения табеля:
- бумажные формы;
- электронные таблицы;
- специальные программы для учета рабочего времени;
- облачные онлайн-сервисы для учета рабочего времени;
- интеграция с системами управления проектами.
6. В конце месяца необходимо посчитать общее количество часов, отработанных каждым сотрудником, и подписать документ. Делает это руководитель предприятия или ответственный сотрудник. После этого табель передается в бухгалтерию.
Список источников:
1. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2. Статья 5.27 «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ).
3. Раздел IV «Рабочее время» Трудового кодекса РФ.
