Списочная численность работников: что нужно знать каждому работодателю

Это общее количество сотрудников предприятия, с которыми заключены трудовые договоры. Они должны числиться в штате организации на определенную дату. Этот показатель учитывает всех сотрудников, принятых на работу на постоянной, временной или сезонной основе, включая находящихся в отпусках, командировках и временно нетрудоспособных.

Правильное определение состава работников, входящих в списочную численность, критически важно для корректной отчетности:

• сотрудники, работающие по трудовому договору (бессрочному или срочному);
• дистанционные работники;
• сотрудники, находящиеся в командировках;
• работники, находящиеся в отпусках (ежегодных, декретных, учебных);
• временно нетрудоспособные сотрудники;
• работники, проходящие военные сборы;
• лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
• сотрудники, временно переведенные на работу в другие организации.

Списочная численность отражает фактическое количество работников на конкретную дату, тогда как среднесписочная численность — это усредненный показатель за определенный период (месяц, квартал, год).

При расчете среднесписочной численности не учитываются некоторые категории сотрудников, например внешние совместители, женщины в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком. Среднесписочная численность используется для статистической отчетности и расчета различных экономических показателей, таких как производительность труда, средняя заработная плата и другие.

Отчетность по списочной численности работников обычно составляется на первое число каждого месяца. Однако в зависимости от требований различных контролирующих органов могут устанавливаться и другие отчетные даты.

Для статистических целей организации представляют данные в Росстат ежегодно или ежеквартально в зависимости от размера предприятия и формы статистического наблюдения. Для налоговых целей информация о численности сотрудников включается в расчеты по страховым взносам, которые сдаются ежеквартально. Кроме того, данные о численности могут запрашивать службы занятости, военкоматы и другие государственные органы.

При расчете списочной численности необходимо придерживаться следующих правил:

• учитывать всех работников на основании кадровых документов (приказы о приеме, увольнении, переводе);
• включать работников независимо от режима работы (полная или частичная занятость);
• не дублировать работников, занимающих несколько должностей в одной организации;
• учитывать работников филиалов и обособленных подразделений;
• не включать в списочную численность лиц, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам;
• сотрудники, принятые на работу и уволенные в один день, в списочную численность не включаются.

Пример расчета

Предположим, в ООО «Прогресс» на 1 марта 2025 года штат состоял из следующих категорий работников:

• 45 сотрудников работали на полной ставке;
• 3 сотрудника находились в отпуске по уходу за ребенком;
• 2 сотрудника были в командировке;
• 1 сотрудник был временно нетрудоспособен (на больничном);
• насчитывалось 5 внешних совместителей;
• 4 человека работали по гражданско-правовым договорам.

Приведем расчет списочной численности: 45 + 3 + 2 + 1 + 5 = 56 человек.

Лица, работающие по гражданско-правовым договорам (4 человека), в списочную численность не включаются.

От обязанности отчитываться по списочной численности освобождены:

• индивидуальные предприниматели без наемных работников;
• физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями;
• представительства иностранных компаний, не ведущие коммерческую деятельность на территории РФ и не имеющие сотрудников-резидентов.

Однако стоит отметить, что если ИП нанимает хотя бы одного работника, у него возникает обязанность вести учет и предоставлять отчетность по численности в соответствующие органы.

Помимо списочной численности, в кадровом учете и отчетности используются следующие показатели:

• среднесписочная численность — среднее количество работников за определенный период;
• явочная численность — количество работников, фактически явившихся на работу в определенный день;
• штатная численность — количество сотрудников согласно штатному расписанию;
• фактическая численность — количество физических лиц, занимающих должности в организации;
• нормативная численность — расчетное количество специалистов, необходимое для выполнения определенного объема работ;
• плановая численность — запланированное количество сотрудников на определенный период.

В заключение выделим ключевые моменты, которые необходимо помнить о списочной численности работников.

1. Показатель включает всех сотрудников, работающих по трудовым договорам, в том числе временно отсутствующих.

2. Сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам, не входят в списочную численность.

3. Учет ведется на конкретную дату (обычно первое число месяца) в отличие от среднесписочной численности.

4. Правильный расчет списочной численности важен для корректной налоговой и статистической отчетности.

5. Данные о численности используются для расчета налоговых льгот, определения категории предприятия и других целей.

6. Неверный учет численности может привести к штрафам и административной ответственности.

7. Списочную численность необходимо регулярно сверять с кадровыми документами для исключения ошибок.

1. Сунгатуллина л. Б. Научная статья «Методические аспекты оценки численности работников в системе управленческого анализа». Журнал «Вестник экономики, права и социологии». 2015.

2. Пеша А. В., Неволина В. С., Мороз А. С. Научная статья «Движение рабочих мест: особенности учета в российской статистике». Журнал Human Progress. 2016.

3. Лаврина С. Е. Научная статья «Планирование численности персонала на предприятии». Журнал «Экономика и социум». 2016.