ИП с работниками в 2024 году: что нужно знать предпринимателю, который нанимает сотрудников

Поговорили с юристом о рисках, которые возникают при заключении договоров ИП с работниками в 2024 году. Объяснили, какие типы договоров можно заключить и какие документы нужны для оформления работника. На примерах разобрали, как рассчитывать налоги и страховые взносы ИП за себя и за сотрудников, а также как использовать льготы для малого и среднего бизнеса, чтобы сэкономить на налоговых расходах.

Зачем ИП оформлять сотрудников официально

Если ИП работает без статуса самозанятого, то он может нанимать сотрудников. Если не сделать этого официально и платить работникам «серую» зарплату, то предпринимателя могут привлечь к административной, уголовной и налоговой ответственности. Вот чем это грозит ИП:

• штраф от пяти до десяти тысяч рублей (п. 4, ст. 5.27 ч. 4 КоАП РФ);
• взыскание неуплаченных НДФЛ и страховых взносов по всем выплатам плюс пени и недоимка в размере от 20 до 40% от суммы неуплаты (п. 1 ст. 122 НК РФ);
• штраф от 100 до 300 тысяч рублей, принудительные работы до года, арест до шести месяцев или лишение свободы до года, в случае если неуплата превышает 2,7 млн рублей за три года ведения бизнеса (п. 2 ст. 198 УК РФ).

Официальное оформление сотрудников выгодно предпринимателю. Ведь трудовой договор регулирует не только права, но и обязанности работников, и с этой точки упрощает жизнь работодателю и защищает его права.

Необходимые документы для оформления сотрудника

По общим правилам заключать трудовой договор можно с работниками, достигшими возраста 16 лет (1). Для оформления нужны следующие документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС, если его нет, нужно оформить в Социальном фонде;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Если работник оформляется на работу впервые в жизни, то предприниматель заводит для него эти документы;
• документ об образовании или квалификации, которые нужны для выполнения специальных трудовых обязанностей. Например, медицинский диплом для врача.
• документы о воинском учете для военнообязанных лиц;
• справка об отсутствии судимости: нужна при приеме на работу, например, педагогов, частных охранников;
• медицинская книжка: нужна для сотрудников общепита, парикмахеров, продавцов в магазинах.

Порядок оформления сотрудников

Если предприниматель решил взять в штат сотрудника, то нужно выполнить следующие действия.

1. Составить локальные нормативные акты и ознакомить с ними работника

Это документы, которые устанавливают правила взаимодействия работника и бизнеса. Сюда относятся, например, правила внутреннего трудового распорядка: когда приходить на работу и когда уходить, сколько длится перерыв и так далее.

Если ИП относится к микропердпредприятиям, то локальные нормативные акты не нужны: все правила можно прописать в трудовом договоре. Чтобы быть микропредприятием, предприниматель должен выполнять условия Федерального закона № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательство в РФ»:

• годовой доход — не более 120 млн рублей;
• численность сотрудников — не более 15 человек по итогам года;
• доля госкомпаний и общественных фондов в уставном капитале ИП — не больше 25%, доля иностранных собственников — не больше 49%.

Перед приемом на работу нужно, чтобы сотрудник ознакомился со всеми внутренними документами и знал правила, которые ему необходимо будет соблюдать.

2. Утвердить штатное расписание

Это внутренний документ-таблица со списком всех отделов, должностей и окладов. Штатное расписание не составляется раз и навсегда, а дополняется и расширяется по мере увеличения штата и роста бизнеса.

3. Подписать трудовой договор и согласие на обработку персональных данных

Трудовой договор должен быть в письменной форме и в двух экземплярах. Один остается у предпринимателя, второй — у работника. Основная информация, которую нужно включить в договор:

• ФИО работника, документ, удостоверяющий личность, СНИЛС;
• ФИО предпринимателя, документ, удостоверяющий личность, ИНН;
• дата и место заключения договора;
• место и дата начала работы;
• обязанности работника и работодателя;
• режим работы и отдыха;
• должность и оклад, условия премий и бонусов.

Подписать трудовой договор нужно не позднее трех дней с момента выхода сотрудника на работу.

4. Составить приказ о приеме на работу

С 2021 года это делать необязательно. Приказ нужен для наведения порядка в кадровом учете.

5. Сделать запись в трудовой книжке

С 2020 года все работодатели обязаны вести учет трудового стажа своих работников в электронном виде. Это так называемые электронные трудовые книжки. Если работник хочет оставить бумажную, то предприниматель должен заполнять и ее.

Для работников, которые впервые устроились на работу после 31 декабря 2020 года, предусмотрены только электронные трудовые книжки. Заводить на них бумажную не нужно, если сам работник не просит об этом.

Запись в бумажной трудовой книжке о приеме на работу должна включать ФИО работника и должность, на которую он принят. Электронной трудовой книжкой, по сути, считается отчет по форме ЕФС-1, который работодатель обязан представить в Социальный фонд каждый раз при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора.

6. Оформить личную карточку

Это делается по желанию ИП.

Какие договоры ИП может заключить с сотрудниками

По словам Ирины Рогалевой, к. ю. н., доцента кафедры государственно-правовых и уголовно-правовых дисциплин РЭУ им. Г .В. Плеханова, ИП вправе заключать с сотрудниками как трудовой договор, так и гражданско-правовой договор (договор ГПХ). Это зависит от того, какую работу необходимо выполнить: если это постоянная работа, то нужен трудовой договор, если разовая — договор ГПХ.

Пример: ИП решает вести социальные сети для привлечения клиентов. Если он наймет СММ-специалиста для разового оформления профиля в соцсети, то можно заключить гражданско-правовой договор. А вот если СММщик будет регулярно заниматься продвижением услуг ИП и брать за это фиксированную сумму, то здесь лучше оформить трудовой договор.

Трудовой кодекс выделяет такие виды трудовых договоров:

• срочный: заключается, когда работа носит временный характер. Сюда относятся сезонные работы, а также виды деятельности, которые заведомо ограничены по времени, например ремонт, установка оборудования и так далее. Весь список временных работ есть в статье 59 ТК РФ;
• бессрочный: заключается во всех остальных случаях, к которым не подходит срочный. Если работник заключил с ИП договор на год, а через год продолжил работать, то договор автоматически продлевается и становится бессрочным;
• договор по совместительству: заключается, когда ИП нанимает сотрудника, у которого уже есть основное место работы. Также ИП может привлечь по этому договору своего же сотрудника на какой-то отдельный вид работ, который не указан в основном трудовом договоре.

Налоги для ИП с работниками

Виды и размер налогов зависят от того, какую систему налогообложения использует предприниматель. Рассмотрим два самых распространенных в малом бизнесе варианта.

УСН

ИП на «упрощенке» освобождается от уплаты НДФЛ с дохода от предпринимательской деятельности, налога на имущество, которое используется в бизнесе, и НДС. Но предприниматель не освобождается от исчисления и уплаты НДФЛ с доходов своих сотрудников.

Налог на доход рассчитывается по общей формуле:

Н = СН х НБ, где:

• Н — размер налога;
• СН — ставка налога;
• НБ — налоговая база.

Ставка налога зависит от налоговой базы, которую предприниматель выбирает при переходе на УСН. Если это «доходы», то налоговая ставка будет 6%. Если «доходы минус расходы», то 15%.

Пример: ИП печет и продает торты по цене 5 000 рублей за штуку и не хочет вести детальный учет своих расходов. Тогда он может выбрать налоговую базу «доходы» и платить налог с выручки. А если учесть расходы или себестоимость в сумме 3 500 рублей в налоговой базе, то сумма налога будет другой.

Посмотрим на расчет в таблице.

НДФЛ с дохода сотрудников

Если кондитер из примера выше наймет себе помощника, то за него нужно будет платить НДФЛ и отчитываться перед налоговой. Если зарплата работника будет 30 000 рублей в месяц, то налог рассчитывается так:

13% х 30 000 рублей = 3 900 рублей.

Эту сумму кондитер должен удержать из дохода помощника, перечислить в бюджет и указать в форме 6-НДФЛ, когда будет отчитываться перед налоговой за своих работников.

ПСН

ИП на патенте освобождается от уплаты НДФЛ с дохода от патентной деятельности, налога на имущество, которое используется в бизнесе, и НДС. Но предприниматель не освобождается от исчисления и уплаты НДФЛ с доходов своих сотрудников.

Общая сумма рассчитывается по формуле:

Налога = НБ х 6%

Налоговая база — это сумма потенциального дохода от патента. Она устанавливается региональным законом для каждого субъекта РФ.

Например, владелец парикмахерской в Краснодаре с одним наемным мастером в 2024 году заплатит налог 75 106 рублей. Эту сумму он сможет уменьшить на страховые взносы за себя (полностью) и за наемного работника (в сумме не более 50% налога) (2).

НДФЛ с дохода сотрудников рассчитывается таким же образом, как и при использовании УСН с работниками в примере с кондитером.

Страховые взносы для ИП с сотрудниками

Предприниматель обязан начислить и уплатить страховые взносы за себя и за работников, если они есть. Рассмотрим оба варианта.

Страховые взносы ИП за себя

Нужны для социальной защиты предпринимателя: для бесплатного лечения и пенсии в будущем. Страховые взносы платят ИП на «упрощенке», патенте, ЕСХН и ОСН, а также адвокаты и нотариусы. Для «самозанятых» предпринимателей взносы не обязательны, но их можно платить добровольно, чтобы шел пенсионный стаж.

Взносы ИП на себя бывают фиксированные и дополнительные.(2)

Фиксированные взносы

Включают взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование — ОПС и ОМС. Их нужно платить все время, пока ИП не снялся с учета. Даже если нет дохода, и предприниматель не ведет деятельность.

Размер взносов фиксируется законом и в 2024 году составляет 49 500 рублей. Предприниматели на «упрощенке» или на патенте могут уменьшить сумму налога на доход на размер фиксированного платежа по взносам.

Например, парикмахер из примера выше рассчитает сумму налога следующим образом.

Дополнительные взносы

Рассчитываются и уплачиваются предпринимателем по ставке 1% с суммы годового дохода свыше 300 тысяч рублей. Вот так будет выглядеть расчет платежа, если парикмахер заработает за 2024 год 500 тысяч рублей в совокупности:

Дополнительный платеж по взносам = 1% х (500 000 – 300 000) = 2 000 рублей.

На эту сумму ИП-парикмахер сможет уменьшить налог на патент так же, как в случае фиксированных взносов.

Страховые взносы ИП за сотрудников

В базу для расчета включаются все выплаты и вознаграждения в пользу работников, кроме госпособий, например, больничных. Полный перечень исключений есть в статье 422 НК РФ.

Каждый год закон устанавливает предельный размер базы для расчета страховых взносов. В пределах этой базы применяется ставка 30%. Если сумма выплат работнику превысила предел — ставка становится 15,1% (3).

Пример расчета страховых взносов за работника в 2024 году — в таблице.

Льготная ставка взносов для малого и среднего бизнеса

Большинство ИП с работниками попадают под действие закона от 24.07.2007 г. № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ». Согласно закону ИП включаются в реестр малого и среднего предпринимательства (МСП), если:

• выручка не превышает 2 млрд рублей в год;
• среднесписочная численность работников составляет не больше 250 человек, для предпринимателей общепита — до 1500 человек и легкой промышленности — до 1000 человек;
• доля собственности государства и фондов в бизнесе не превышает 25%, а доля иностранного капитала — 49%.

ИП малого и среднего бизнеса используют две ставки при расчете страховых взносов:

• 30% для суммы зарплаты в пределах федерального МРОТ;
• 15% для сумм зарплаты выше МРОТ.

Пример расчета страховых взносов для ИП малого и среднего бизнеса — в таблице.

Отчетность ИП с работниками

Федеральная налоговая служба и Социальный фонд РФ разъяснили, какие отчеты ИП-работодатель должен сдавать за своих сотрудников (4),(5). Собрали информацию в таблицу.

Если у ИП больше 10 сотрудников, то отчеты нужно сдавать только в электронном виде.

Штрафы ИП за неуплату налогов и взносов или непредставление отчетности

Штрафы регулируются Налоговым кодексом РФ и Федеральным законом от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ о взносах в Социальный фонд и включают:

• штраф 20% от неуплаченной суммы или штраф 40%, если налоговая докажет, что предприниматель не платил налоги умышленно;
• непредставление в налоговую отчетов РСВ и 6-НДФЛ, а в Социальный фонд — отчетов ЕФС-1 влечет штраф в размере 5% от суммы налогов и взносов, но не больше 30% этой суммы и не меньше 1 000 рублей (6);
• непредставление в налоговую персонифицированных сведений о работниках влечет штраф 200 рублей за каждый непредоставленный документ.

Отзыв эксперта

Ирина Рогалева пояснила, какие риски возникают, когда ИП устно договаривается с работником без оформления договора или заключает с ним договор ГПХ.

1. Трудовой договор, не оформленный письменно, считается заключенным, если работник приступил к работе и предприниматель знает об этом. «В этом случае, работник вправе потребовать заключение трудового договора на основании ст. 67 ТК РФ», — подчеркнула эксперт.

2. ⁠Договор ГПХ может быть переквалифицирован контролирующими органами в трудовой договор, а также сам работник может потребовать оформления трудового договора, если по договору ГПХ возникают трудовые отношения.

3. ⁠Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора, либо заключение договора ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, приводит к административной, налоговой и даже уголовной ответственности.

«Заключенный договор — это не только защита для работника, но и для работодателя. Например, в случае любой конфликтной ситуации всегда можно обратиться к условиям трудового договора и обязать работника соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и выполнять свои обязанности», — уточнила Ирина Рогалева.

Что нужно запомнить о налогах и отчетности для ИП с работниками

Перечислим основные моменты, которые ИП нужно знать при привлечении к работе сотрудников.

1. Если нанимать работника неофициально, без договора, то могут последовать штрафы от 5 до 300 тысяч рублей, а также есть риск лишения свободы на срок до одного года.

2. ИП может заключить с работником трудовой договор и договор ГПХ.

3. Договор ГПХ заключают, если работник привлекается разово на какой-то один объем работ.

4. Трудовой договор нужен, если сотрудник будет выполнять обязанности на постоянной основе.

5. По всем договорам с работниками ИП должен начислить и удержать НДФЛ, а также уплатить страховые взносы.

6. ИП на патенте и «упрощенке» могут уменьшить налог на доход на сумму уплаченных страховых взносов за себя и своих сотрудников.

7. ИП регулярно нужно сдавать отчеты за своих сотрудников в налоговую и Социальный фонд РФ.

Список источников:

1. Трудовой Кодекс РФ.

2. Раздел «Особенности оплаты страховых взносов для предпринимателей в 2024 году», официальный сайт ФНС.

3. Раздел «Страховые взносы за работников», официальный сайт ФНС.

4. Новость «ИП-работодатель должен представлять отчетность за своих сотрудников», опубликованная на сайте ФНС, 2024 год.

5. Раздел «Отчетность», официальный сайт Социального фонда РФ.

6. Федеральный закон от 24.07.1998 года № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

7. Раздел «Патентная система налогообложения», официальный сайт ФНС.

Автор: Антонина Черенова

Эксперт: Ирина Рогалева, к. ю. н., доцент кафедры государственно-правовых и уголовно-правовых дисциплин РЭУ им. Г. В. Плеханова