Что такое УПД в бухгалтерии
Этот документ объединяет в себе функции счета-фактуры, акта выполненных работ и товарной накладной. Он используется для подтверждения факта передачи продукции от продавца к покупателю либо оказания услуги.
Какие документы заменяет УПД
Универсальный передаточный документ заменяет следующие документы:
- счет-фактуру — документ, подтверждающий продажу продукции либо оказание услуги;
- товарную накладную — документ, подтверждающий передачу товара от продавца к покупателю;
- акт выполненных работ — документ, подтверждающий выполнение работ или оказание услуг.
Форматы УПД
Существуют два формата документа:
- УПД в бумажной (печатной) форме, рекомендованной письмом ФНС России ММВ-20−3/96 от 21 октября 2013 года. Вместе с тем возможна подготовка документа в электронном варианте с подписанием ЭЦП (электронная подпись) и отправкой по телекоммуникационным каналам связи;
- УПД в электронной форме, установленной Приказом ФНС России ЕД-7−26/970 от 19 декабря 2023 года.
Если компания реализует прослеживаемый товар (ввезенный из стран Евразийского экономического союза — ЕАЭС), то УПД необходимо оформлять в электронном формате, но есть несколько исключений. В таком же виде должна регистрироваться продажа маркированного товара.
В остальных случаях использовать УПД необязательно. Контрагенты сами определяют, какие именно первичные документы они будут применять для закрытия своих сделок.
Предприниматели выбирают электронный или бумажный формат по желанию: последний вариант оформляют в двух экземплярах. Можно использовать типовой образец или разработать нужную форму УПД самостоятельно.
| Критерий | Электронный УПД | Бумажный УПД |
| Подпись | Усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя или уполномоченного лица | Обычная |
| Скорость обработки | Документы проводятся при внесении в автоматизированную систему — временные задержки минимальны | В течение одного рабочего дня после получения |
| Назначение и статус | Счет-фактура (функция СЧФ) — Статус 1. Счет-фактура + первичный документ (функция СЧФДОП) — Статус 2. Первичный документ (функция ДОП) — Статус 3 | Подтверждение факта передачи товара или оказания услуги с выставлением счета-фактуры — Статус 1. Подтверждения факта передачи товара или оказания услуги без выставления счета-фактуры — Статус 2 |
| Подписанты | В зависимости от функции УПД | Те же сотрудники, которые заверяют счета-фактуры и первичные документы |
Способы применения УПД
Вопросы применения и формирования УПД в электронной форме во многом определяются особенностями систем ЭДО (электронный документооборот), а также характером сделок и выходят за рамки этой статьи. Подробнее мы рассмотрим применение и порядок заполнения УПД в печатной форме.
Статус 1
Документ со статусом 1 — гибрид товарной накладной или акта выполненных работ/услуг со счетом-фактурой. Используется организациями и предпринимателями, работающими с НДС. Обычно УПД со статусом 1 оформляют организации и ИП, применяющие общую систему налогообложения.
Статус 2
Документ со статусом 2 используется в бизнесе, для которого начисление НДС необязательно. Это могут быть компании и ИП, использующие упрощенную систему налогообложения.
Как заполнить УПД: образец оформления
Рассмотрим некоторые особенности заполнения УПД в печатной форме.
УПД со статусом 1
Документу со статусом 1 присваивается номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур.
Раздел со счетом-фактурой
Должны быть заполнены обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные статьей 169 Налогового кодекса РФ и постановлением Правительства № 1137 от 26 декабря 2011 года «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».
УПД содержит 19 разделов. В число обязательных реквизитов входит:
- дата;
- сведения о продавце и покупателе;
- количество, цена;
- ФИО, должности ответственных;
- статус УПД
и т. д.
Таблица
Табличная часть заполняется в соответствии с порядком, предусмотренным для счетов-фактур. Виталий Тарасов, генеральный директор компании «СберКорус», обратил внимание, что можно не заполнять разделы:
- А — порядковый номер;
- В — код в таблице. Проставляется, если есть налоговые льготы на продукцию. Для товаров нужно выбирать код ОКВЭД, для услуг — ОКУН;
- (9) — данные о транспортировке и грузе. Раздел заполняется, если груз доставляется компанией-перевозчиком;
- (12) — иные сведения об отгрузке или передаче;
- (17) — иные сведения о получении или приемке.
Возможна самостоятельная корректировка счет-фактурной части УПД с соблюдением требований ФНС России.
УПД со статусом 2
Документу со статусом 2 присваивается следующий номер в порядке нумерации первичных документов. УПД выставляется лишь в качестве первичного документа. Показатели, установленные для счета-фактуры, в этой форме не заполняются.
Эксперт отметил: «Часто перед подписантами встает вопрос, где взять коды товара, работ и услуг для заполнения документа. Значение кода товара определяется в зависимости от того, кому и куда будет отгружен товар. Если запланирован экспорт за границу, заполняют графу 16 счета-фактуры. При вывозе товаров в страны ЕАЭС коды нужно брать из классификатора Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза (ТН ВЭД ЕАЭС). Если товары продаются на территории России, код работ или услуг можно по желанию указать в графе “1а”. Для корректного внесения кода необходимо пользоваться классификатором ОКВЭД», — отметил эксперт.
Кто подписывает УПД
Шаблоном УПД предусмотрено наличие до пяти подписей, однако не всегда нужно именно столько.
Подписи в строках «Руководитель…», «Главный бухгалтер…» обязательно проставляются для документа со статусом 1. В случаях, когда УПД подготовлен только как первичный учетный документ (статус 2), эти подписи не обязательны.
Рекомендуется проставлять две подписи: руководителя и главного бухгалтера. Эту задачу можно делегировать уполномоченным лицам. Подобные разрешения нужно подтвердить доверенностями или приказом. Индивидуальный предприниматель может оформить нотариально заверенную доверенность на сотрудника, который будет подписывать документы вместо него.
Продавец
В строке [10] проставляется должность, фамилия, инициалы, подпись лица, оформившего отгрузку товара, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи. При совпадении с лицом, подписавшим счет-фактуру, можно указать только должность, фамилию и инициалы, не повторяя подпись.
Строка [13] — проставляется должность, фамилия, инициалы, подпись лица, ответственного за оформление фактов хозяйственной деятельности со стороны продавца. При совпадении с лицом из строки [10] можно указать только должность и ФИО.
Покупатель
Строка [15] — проставляется должность, фамилия, инициалы, подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи.
Строка [18] — проставляется должность, фамилия, инициалы, подпись лица, ответственного за оформление фактов хозяйственной деятельности со стороны покупателя. При совпадении с лицом из строки [15] можно указать только должность, фамилию и инициалы.
Как перейти на УПД вместо счета-фактуры и накладной
Если вы решили работать с универсальным документом, рекомендуем выполнить следующие действия.
1. Определите, по каким договорам ваша компания будет использовать УПД.
2. Утвердите форму для тех хозяйственных операций, в которых вы планируете использовать УПД. Это можно сделать в отдельном приказе руководителя или в учетной документации.
3. Назначьте сотрудников, которые будут подписывать УПД. Подписывают УПД те же работники, которые заверяют счета-фактуры и первичные документы.
4. Согласуйте использование УПД с контрагентами. Если покупатели согласны применять универсальный документ, то надо заключить с ними дополнительные соглашения к договорам.
5. Подготовьте памятку для работников. В ней необходимо прописать следующие пункты:
- как заполнять УПД;
- какие реквизиты нужно проверять;
- кто будет подписывать универсальные документы;
- как исправлять ошибки
и т. п.
Советы и рекомендации эксперта об УПД
Виталий Тарасов поделился рекомендациями, которые помогут при работе с УПД.
1. УПД не всегда возможно применить для подтверждения хозяйственных операций. Например, если контрагенты договорились о применении других форм первичных документов, УПД использовать нельзя.
2. В некоторых случаях будет удобнее применять отдельные первичные документы, например товарные накладные формы ТОРГ-12, акты выполненных работ и счета-фактуры.
3. УПД нельзя выставлять на алкоголь и спиртосодержащую продукцию. Перемещать алкоголь можно только с использованием товарно-транспортной накладной 1-Т.
4. Возможно использовать собственный шаблон УПД, разработанный на основе типового, в нем нужно предусмотреть обязательные для заполнения разделы.
5. УПД необходимо распечатать и передать покупателю вместе с товаром, либо отправить в электронном виде по системе ЭДО.
Что нужно запомнить об УПД
Формы УПД разработаны для облегчения оформлений операций по продаже товаров, работ и услуг — один документ вместо двух. Перечислим основные моменты, которые нужно учитывать, определяя целесообразность применения таких документов в вашей компании.
1. Использовать УПД необязательно. Контрагенты определяют самостоятельно, какими первичными документами они будут закрывать свои сделки.
2. Если покупатели согласны применять универсальный документ, то с ними нужно заключить дополнительные соглашения к договорам.
3. УПД не всегда возможно применить для подтверждения бизнес-операций.
3. Предприниматели определяют формат УПД по желанию: бумажный или электронный, за исключением случаев, когда обязателен электронный формат.
4. Необходимо утвердить форму УПД для тех хозяйственных операций, по которым вы планируете его использовать — в отдельном приказе или в учетной политике.
5. Правильно заполненный УПД не несет самостоятельных налоговых рисков.
Список источников
1. Письмо ФНС России от 21.10.2013 года № ММВ-20−3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры».
2. Приказ ФНС России от 19.12.2023 года № ЕД-7−26/970 «Об утверждении форматов счета-фактуры, универсального передаточного документа, включающего счет-фактуру, универсального передаточного документа, форматов счета-фактуры, выставляемого (составляемого) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав…».
3. Статья 23 «Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)» Налогового кодекса Российской Федерации.
4. Статья 169 «Счет-фактура» Налогового кодекса Российской Федерации.
5. Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 года № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».
Автор: Николай Силкин
Эксперт: Виталий Тарасов, генеральный директор компании «СберКорус»
