Счет-фактура: накладная для налоговой и не только

Этот документ используется в бухгалтерии и служит для подтверждения получения покупателем товара или услуги. Он гарантирует, что все обязательства продавца выполнены полностью, и у клиента нет претензий как к качеству, так и к объему заказа.

«Счет-фактура представляет собой подтверждение факта покупки или продажи товаров и услуг для целей налогообложения. Именно она считается основанием для начисления налога на добавленную стоимость (НДС) либо для его вычета. Счет-фактуру выписывают все предприниматели, применяющие общую систему налогообложения. Однако имеются исключения в ряде случаев, предусмотренных законодательством», — рассказала Татьяна Сапрыкина, кандидат экономических наук, доцент кафедры инновационной экономики и финансов НИУ «БелГУ».

Этот документ бывает четырех видов. Рассмотрим каждый из них.

Авансовый

Его выписывает продавец при получении предоплаты от покупателя за товары или услуги. Подтверждает факт внесения аванса и служит основанием для учета НДС.

Корректировочный

Обновляется после отгрузки товара, если поменялась его стоимость или объем.

Отгрузочный

Подтверждает, что компания поставила товар или оказала услугу по установленной стоимости. Продавец выставляет счет-фактуру при отпуске товарно-материальных ценностей. Документ содержит информацию о выполнении заказа в полном объеме и сумму, которую заплатил за это клиент.

Исправленный

Составляется, если обнаружены ошибки в первоначально оформленном счете-фактуре.

По законодательству счет-фактуру можно выставлять в бумажном или электронном виде. С юридической точки зрения они ничем не отличаются. Есть небольшие нюансы в оформлении этих документов. Так, если счет-фактура представлен в бумажном виде, его заверяет руководитель компании и бухгалтер. Электронному варианту достаточно квалифицированной электронной подписи директора организации или уполномоченного им лица. Для электронного счета-фактуры разрешено использовать только текстовый формат с расширением XML.

Это обязаны делать все плательщики налога на добавленную стоимость. Рассмотрим подробно основания для выставления счета-фактуры:

• сделка купли-продажи совершается плательщиком НДС на территории Российской Федерации;
• при выплате аванса в счет будущего заказа документ помечают надписью «без НДС»;
• при совершении операций работодателем: он выплачивает заработную плату сотрудникам и сообщает все необходимые данные в налоговую инспекцию;
• когда за вознаграждение человек выступает посредником между покупателем и продавцом;
• при совершении экспортных поставок.

Отсутствие счета-фактуры при совершении подобных операций считается грубым нарушением и грозит штрафными санкциями.

Документ можно выставить в течение пяти дней с момента совершения сделки или отгрузки материальных ценностей.

Существуют нормативные акты, которые четко регламентируют заполнение такого рода документов. Мы подробно опишем, в какой последовательности оформляется счет-фактура.

1. Указать номер и дату формирования счета-фактуры

Таким образом мы присваиваем имя документу. Номер ставит сама организация. Главное, чтобы соблюдался принцип от меньшего к большему числу. Счет-фактура может оформляться датой поставки товаров или предоставления услуг.

2. Заполнить реквизиты компании, которая поставляет груз

Обязательно указывается полное название, юридический адрес, ИНН, КПП.

3. Внести информацию о покупателе и отправителе груза

Если отправитель и есть продавец, то пишется фраза «тот же». Адрес получателя груза заполняется подробно, включая индекс почтового отделения, номер склада, контактный телефон.

4. Указать номер и дату платежного документа

Согласно пункту 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ, номер платежно-расчетного документа указывается в случае получения оплаты в счет предстоящих поставок товаров или оказания услуг.

5. Внести данные о денежной единице, которая используется при расчете сторон

Она указывается в виде кода в соответствии с Общероссийским классификатором валют. Например, рубль кодируется как 643, код евро — 978.

6. Заполнить таблицу

Дальше документ заполняется в виде таблицы:

• в первый столбик вписывается название товара или услуг;
• во второй столбик — единица измерения товара: в штуках, литрах, килограммах;
• в третий — общее количество или объем товара;
• в четвертый — цена за единицу товара.

С пятого по девятый столбец заполняется информация о стоимости с учетом налогов и без них, указывается сам размер налога, вводится окончательная цена. Если компания работает без НДС, то эту информацию тоже заносят в соответствующую графу.

Если стороны работают с зарубежными товарами, это нужно прописать в таблице с указанием страны-производителя и обозначением кода по ОКСМ, а также номера таможенной декларации, если таковая существует.

7. Поставить подписи или УКЭП

В бумажном варианте в конце счета-фактуры должны стоять подписи директора компании и главного бухгалтера. В электронном варианте достаточно усиленной электронной подписи руководителя фирмы или уполномоченного лица.

Приведем пример оформленного документа. Он готовится в двух экземплярах для каждого участника сделки и заверяется поставщиком.

Несмотря на кажущуюся простоту заполнения счета-фактуры, порой встречаются грубые ошибки, из-за которых фискальный орган может не принять документ для выплаты налогового вычета. Остановимся на самых распространенных:

• неправильно указано наименование продавца — не из учредительных документов, а в виде ФИО сотрудника;
• неверно названы отгруженные товары. Например, вместо «мука пшеничная» написано «мука ржаная»;
• математические ошибки при указании стоимости работ или услуг;
• ошибки в кодах валют;
• неверная налоговая ставка;
• неправильный номер ИНН.

Электронный вариант равнозначен бумажному, когда передан через оператора электронного документооборота и подписан квалифицированной электронной подписью, говорит Татьяна Сапрыкина. Налоговый кодекс Российской Федерации регулирует выставление счета-фактуры через ЭДО исключительно через оператора электронного документооборота в установленных форматах. Это позволяет быстро получить документы и снизить риски их физической потери.

«Несмотря на многочисленные плюсы электронного варианта, минусом выступает стоимость приобретения программ ЭДО и сопутствующего программного обеспечения», — уточнила Татьяна Сапрыкина.

Все счета фактуры вносятся в книгу покупок и книгу продаж. По сути данные этих книг являются разделами декларации по НДС. Информация о счетах-фактурах таким образом оказывается в налоговых органах и позволяет сопоставить и отследить взаиморасчеты организаций, объясняет эксперт.

Счет-фактура — это основной документ для принятия НДС к вычету. Поэтому нужно грамотно подходить к его оформлению. Из-за недочетов инспекторы могут отказать налогоплательщику в получении вычетов. Раньше Налоговый кодекс РФ требовал хранить документы налогового учета в течение четырех лет. Теперь этот срок увеличен до пяти лет. Это требование относится и к счетам-фактурам.

«Неправильно оформленный счет-фактуру нужно исправить. Для этого составляется новый экземпляр документа. Выставить исправленный счет-фактуру необходимо по той же форме, что и первоначальный, с указанием номера и даты исправленного и исходного документов», — резюмировала эксперт.

Это документ, который служит для подтверждения произведенных расчетов с покупателем с указанием количества реализованной продукции или оказанных услуг.

1. Счет-фактура является основанием для налогового вычета по НДС.

2. Документ могут оформить в день отгрузки товара, оказания услуг или в течение пяти дней после этого.

3. Счет-фактура может быть оформлена как в электронном, так и в бумажном виде.

4. В зависимости от стоящих перед участниками сделки задач счет-фактура подразделяется на отгрузочный, авансовый и корректирующий, а также исправленный при необходимости внесения изменений.

5. Бумажный вариант должны подписать директор и главный бухгалтер. Электронный достаточно заверить усиленной электронной подписью руководителя организации или уполномоченного лица.

6. При наличии грубых ошибок при заполнении счет-фактуры его не примут в налоговой инспекции для начисления налогового вычета.

1. Статья 169 «Счет-фактура» Налогового кодекса Российской Федерации (часть вторая).

2. Приказ ФНС России от 19.12.2023 года № ЕД-7−26/970@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, универсального передаточного документа, включающего счет-фактуру, универсального передаточного документа, форматов счета-фактуры, выставляемого (составляемого) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав».

3. Приказ Минфина России от 05.02.2021 года № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».

4. Приложение № 1 «Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его заполнения» к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 года № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

5. Письмо министерства финансов РФ от 14.08.2015 года № 03−03−06/1/47252 «О принятии к вычету НДС, если в счете-фактуре неверно указано наименование реализуемого товара».

Эксперт: Татьяна Сапрыкина, кандидат экономических наук, доцент кафедры инновационной экономики и финансов НИУ «БелГУ»