ЕФС-1: правила и образцы заполнения

С 2023 года российские работодатели столкнулись с новым отчетным документом — формой ЕФС-1, которая объединила несколько ранее существовавших отчетов, связанных с кадровым учетом и социальным страхованием. С помощью эксперта разберемся, что именно включает в себя этот отчет, какие сроки и правила его подачи существуют, остановимся на наказании, которое грозит нарушителям, а также перечислим самые распространенные ошибки при заполнении формы.

Что такое ЕФС-1

Единая форма сведений — это документ, используемый в России для отчетности по застрахованным лицам и обязательным пенсионным взносам. Она заменила несколько отчетов, которые ранее отправлялись в ПФР и ФСС.

ЕФС-1 сдается в Социальный фонд России (СФР) работодатели — организации и индивидуальные предприниматели (ИП), у которых есть сотрудники. Они могут быть оформлены по трудовому договору или по гражданско-правовому договору (ГПД).

Форма включает информацию о работодателе, застрахованных работниках, а также данные о страховых взносах. Заполнение и сдача документа обязательны для компаний и ИП, имеющих в штате сотрудников. С помощью ЕФС-1 госорганы контролируют правильность начисления страховых взносов, что обеспечивает работающим гражданам выплату пособий в полном объеме.

Из чего состоит форма ЕФС-1

Действующая форма ЕФС-1 и правила ее заполнения прописаны в приказе СФР от 17 ноября 2023 года № 2281 (2), а электронной формы — в приказе СФР от 23 ноября 2023 года № 2315 (5).

«У ЕФС-1 довольно сложная структура, предусматривающая разделы и подразделы. В зависимости от того, какую информацию необходимо предоставить, заполняется соответствующий раздел или подраздел. При этом подавать целиком повторно всю форму ЕФС-1 не нужно, дублируется только титульный лист. Для подразделов 1.1, 1.2 и 1.3 необходимо заполнить подраздел 1», — рассказала Надежда Морозова, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета, аудита и налогообложения Института экономики и финансов Государственного университета управления.

ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов:

1. Раздел 1 включает сведения о кадровых изменениях, особом пенсионном стаже и взносах на накопительную пенсию.

2. Раздел 2 информирует о взносах на травматизм, проведенных медосмотрах и спецоценке рабочих мест.

Когда сдавать форму ЕФС-1 в 2025 году

Форма сдается в СФР не целиком, а отдельными разделами и подразделами. Каждый из них — самостоятельный отчет со своими сроками подачи.

«У ЕФС-1 нет единого срока сдачи, различные сроки предусмотрены для каждого подраздела. Если срок сдачи отчета приходится на праздничные или выходной день, его переносят на следующий рабочий день (6)», — дополнила Надежда Морозова.

Расскажем подробнее о сроках подачи разных разделов отчета в таблице.

Как и куда сдавать отчет ЕФС-1

Способ представления ЕФС-1 зависит от среднесписочной численности сотрудников, возможны два варианта.

1. 11 человек и больше — сведения подают только в электронной форме. Для сдачи ЕФС-1 работодателю необходимо подключиться к электронному документообороту СФР, предварительно подав соответствующее заявление. Электронную форму необходимо подписать УКЭП.

2. 10 человек и меньше — отчет можно сдать в бумажном или электронном виде (4).

ЕФС-1 подается в территориальное отделение СФР по месту учета компании или ИП. Отчет по обособленным подразделениям сдается по месту регистрации подразделения, имеющего отдельный расчетный счет в банке и начисляющего страховые взносы на сотрудников. В противном случае информация включается в раздел 2 ЕФС-1 головного отделения организации.

Как заполнить ЕФС-1

Пустой бланк отчета можно скачать на официальном сайте СФР в разделе «Форма ЕФС-1». Расскажем, как правильно заполнить каждый из разделов документа, чтобы избежать проблем при сдаче отчетности в СФР.

Титульный лист

Здесь страхователи указывают:

• регистрационный номер, присвоенный ПФР или СФР;
• полное или сокращенное название компании или ФИО предпринимателя;
• ИНН и КПП (ИП поле с КПП не заполняют);
• коды ОКПО, ОКОГУ и ОКФС: их заполняют госучреждения, бизнесу можно оставить поля пустыми;
• код ОКВЭД на дату сдачи отчета;
• ОГРН или ОГРНИП;
• код категории страхователя-физлица — заполняют только ИП и физлица, производящие выплаты другим физлицам (к примеру ИП указывают ИП01);
• контактный телефон;
• электронную почту руководителя организации, ИП или доверенного представителя;
• информация о страхователе, за которого сдаются сведения. Это поле заполняется в том случае, если ЕФС-1 отправляет доверенный представитель.

После заполнения титульного листа указывается должность и ФИО руководителя компании или ИП, ставится дата и печать (при наличии).

Образец

Приведем пример заполненного титульного листа документа.

Раздел 1

Раздел включает следующие подразделы:

• 1 — сведения о каждом сотруднике (СНИЛС, ИНН, ФИО, дата рождения застрахованного лица). Подраздел 1 заполняется к двум подразделам — 1.2 и 1.1;
• 1.1 — информация о трудовом стаже;
• 1.2 — данные об особом страховом стаже для назначения пенсии, а также о подаче заявления на отпуск по БиР или по уходу за ребенком до 1,5 года;
• 1.3 — информация о зарплате и деятельности сотрудников госучреждений;
• 2 — расшифровка данных из подраздела 1.2 в части стажа работы по профессиям, дающим право на досрочную пенсию;
• 3 — данные о работниках, за которых перечислены взносы на накопительную пенсию. Подавляющее большинство работодателей такие взносы не уплачивает.

При отсутствии указанных событий в организации или у ИП нулевая форма отчета не подается.

Образец

Приведем пример заполненного первого раздела формы ЕФС-1 при приеме сотрудника на работу.

Раздел 2

Раздел включает информацию о взносах на травматизм, итогах медосмотров и спецоценке условий труда (СОУТ). ИП и юрлица на АУСН этот раздел не сдают, так как платят взносы по фиксированному тарифу.

Раздел № 2 состоит из подразделов:

• 2.1 — данные о страховых взносах за отчетный период;
• 2.2 — заполняют частные агентства занятости, временно передающие своих сотрудников другим работодателям;
• 2.3 — результаты обязательных медосмотров и СОУТ.

Подразделы 2.1 и 2.3 заполняются обязательно, даже если страхователь не работал в отчетном периоде. А подразделы 2.1.1 и 2.2 — только при наличии показателей. Если в отчетном периоде не было начислений, сдается нулевой раздел 2.

Образец

Приведем образец заполненного второго раздела документа о начисленных взносах на травматизм.

Ответственность за нарушение правил сдачи ЕФС-1

В случае, если отчет сдан несвоевременно или с ошибками, работодателя могут оштрафовать.

1. Просрочка представления отчета:

• 500 рублей за каждого сотрудника (4);
• 5% от суммы страховых взносов за последние три месяца, но не более 30% этой суммы и не меньше 1000 рублей (3).

2. Нарушение сроков и порядка представления отчета: штраф должностному лицу в размере от 300 до 500 рублей (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).

3. Несвоевременная подача или представление неполных (недостоверных) сведений о трудовой деятельности: привлечение страхователя трудовой инспекцией к административной ответственности с наложением штрафа до 50 тысяч рублей для организаций и до 5000 рублей для ИП (4).

4. Недостоверные сведения персонифицированного учета: 500 рублей за каждого сотрудника (4).

5. Несоблюдение порядка для электронных документов: 1000 рублей (4).

Привлечение к ответственности за несвоевременную сдачу ЕФС-1 возможно в течение года с момента нарушения (7). В случае предоставления сведений с ошибками срок исчисляется со дня, следующего за днем обнаружения нарушения трудовой инспекцией.

При привлечении к ответственности за несданный или с опозданием поданный отчет срок исчисляется со дня, следующего за последней датой подачи ЕФС-1 (п. 14 постановления Пленума Верховного суда от 24 марта 2005 № 5).

В случае уплаты штрафа в течение десяти календарных дней с момента получения требования СФР его размер можно уменьшить на 50% (4).

При самостоятельном обнаружении ошибки необходимо подать уточненную отчетность. При выявлении ошибок в ЕФС-1 СФР направляет об этом уведомление.

При несвоевременной сдаче ЕФС-1 штраф уплачивает директор, а не главный бухгалтер или другой сотрудник (постановление Верховного суда от 10 июня 2024 года № 32-АД24−9-К1).

«Штрафы не начисляются в случаях, если ошибки допущены в персонифицированных сведениях: раздел 1, подразделы, 1.1, 1.2, 2 и 3 формы ЕФС-1 и исправлены в течение пяти рабочих дней после получения уведомления от СФР, а также в случае, если ошибки исправлены раньше, чем их обнаружил СФР», — уточнила Надежда Морозова.

Возможно снижение размера штрафа в два и более раза при наличии смягчающих обстоятельств:

• неумышленное нарушение сроков сдачи ЕФС-1;
• незначительная просрочка;
• первичное нарушение;
• признание факта правонарушения;
• отсутствие ущерба для бюджета;
• отсутствие долга перед бюджетом.

Корректировка отчета ЕФС-1

Порядок корректировки отчета ЕФС-1 зависит от кода, указанного в протоколе СФР:

• код 30: отчет содержит несущественные ошибки (например, ФИО застрахованного лица не соответствуют СНИЛС). СФР примет отчет, но необходимо скорректировать неточные сведения, предоставив уточненный отчет ЕФС-1 в течение пяти рабочих дней с исправлениями только по тем застрахованным лицам, по которым допущены ошибки;
• код 20: СФР принял форму ЕФС-1, но отчет содержит несущественные ошибки. Необходимо их учесть в последующих отчетах. При этом подавать корректировку текущей формы не требуется;
• код 50: отчет содержит существенную ошибку и не может быть принят. В таком случае необходимо исправить нарушения, указанные в протоколе СФР, подав отчет заново.

«Для корректировки сведений о трудовой деятельности по застрахованному лицу в СФР подаются подраздел 1.1, подраздел 1 раздела 1 и титульный лист. Если корректируется дата подачи заявлений по трудовой книжке, заполняется новая дата подачи в строке перед отчетной таблицей», — рассказала Надежда Морозова.

Если отменяется запись в сведениях о трудовом стаже, то строка подраздела 1.1, которую следует отменить, заполняется в соответствии с исходными сведениями, а в графе 11 «Признак отмены» проставляется Х.

«Если нужно скорректировать запись в поданных сведениях о трудовой деятельности, то отменяется запись заполнением строки подраздела 1.1, которую следует исправить, в полном соответствии с первоначальными сведениями, а в графе 11 “Признак отмены” проставляется Х. В следующей строке указываются корректные данные», — дополнила эксперт.

Для корректировки сведений о страховом стаже в СФР подается подраздел 1.2, подраздел 1, титульный лист и, при необходимости, подраздел 2 раздела 1 ЕФС-1. Для уточнения данных проставляется Х в нужном поле «Тип сведений»:

• корректирующая — для исправления сведений, учтенных на ИЛС работника, на основании поданной формы ЕФС-1;
• отменяющая — для отмены поданных сведений.

Разные сведения на одного человека в составе одной формы ЕФС-1 подавать нельзя (например, подача в одном отчете исходных и корректирующих сведений по сотруднику).

«Для корректировки сведений о взносах на травматизм в СФР подается раздел 2, необходимые подразделы и титульный лист. При этом предусмотрена обязанность подать уточненный раздел 2 отчета ЕФС-1 в случае обнаружения ошибки, приведшей к занижению суммы начисленных взносов (п. 1.1 ст. 24 закона 125-ФЗ). В остальных случаях исправлять раздел 2 необязательно. Для исправления ошибки в разделе 2 указывается номер корректировки и заполняются корректные данные в ранее поданных подразделах», — отметила Надежда Морозова.

Предусмотрено освобождение страхователя от ответственности, если уточнения поданы после срока уплаты взносов на травматизм, но до обнаружения ошибки СФР, и недоимка при этом самостоятельно уплачена (п. 1.4 ст. 24 закона 125-ФЗ). Также не грозит штраф за корректировку недостоверных сведений, если она подана после выездной проверки, по результатам которой СФР не обнаружил ошибок.

Мнение эксперта

Надежда Морозова рассказала о том, кто должен сдавать ЕФС-1.

«ЕФС-1 сдают все юридические лица, даже если фактически деятельность не ведется и числится единственный учредитель, являющийся директором и не получающий зарплату. В таком случае сдается нулевой отчет», — отметила эксперт.

Надежда Морозова добавила, что ИП подают ЕФС-1 только тогда, когда нанимают работников, в том числе по договору ГПХ. А страхователи на АУСН не подают раздел 2 формы (3).

Перечислила эксперт и ошибки, которые чаще всего допускаются при заполнении ЕФС-1.

1. Указаны неверные данные о сотруднике. Если в подразделе 1 раздела 1 указаны ошибочные ФИО или СНИЛС, СФР не примет отчет. Исправления необходимо внести в течение пяти рабочих дней после получения уведомления от CФР.

2. Расхождения в сведениях о трудовом стаже при приеме и увольнении в подразделе 1.1, в этом случае СФР запросит исправления.

3. Если в подразделе 1.2 указан стаж, но отсутствуют данные о приеме или увольнении, СФР потребует исправлений.

4. Не поданы сведения о переименовании после реорганизации. В этом случае нужно подать подраздел 1.1 с типом «Переименование» в течение 25 дней после изменений.

5. Сведения о взносах на травматизм указаны не нарастающим итогом с начала года, а только за последний квартал. В этом случае подача уточненного расчета в СФР обязательна.

«Порядок исправления отчета ЕФС-1 приведен в ст. 17 закона № 27-ФЗ и в п. 1.1, 1.2 ст. 24 закона № 125-ФЗ. В состав уточненной формы обязательно включается титульный лист», — дополнила Надежда Морозова.

Главное о сдаче ЕФС-1

Подведем итоги материала и перечислим самое важное, что стоит знать о форме ЕФС-1.

1. ЕФС-1 сдается в России с 2023 года. Она заменила несколько отчетов, которые ранее отправлялись в ПФР и ФСС. ЕФС-1 сдают в СФР работодатели, у которых есть сотрудники. Благодаря этому государство контролирует правильность начисления страховых взносов, пособий и выплат.

2. Отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов, которые включают информацию о кадровых изменениях, пенсионном стаже и взносах на накопительную пенсию и травматизм.

3. У ЕФС-1 нет единого срока сдачи, различные сроки предусмотрены для каждого подраздела.

4. ЕФС-1 подается в территориальное отделение СФР по месту учета компании или ИП.

5. Способ представления ЕФС-1 зависит от среднесписочной численности сотрудников, возможны два варианта:

• 11 человек и больше — сведения подают только в электронной форме;
• 10 человек и меньше — форму представляют в электронном или бумажном виде.

6. Отчет ЕФС-1 сдают все юридические лица, даже если фактически деятельность не ведется и числится единственный учредитель, являющийся директором и не получающий зарплату. В таком случае сдается нулевой отчет.

7. ИП подают ЕФС-1 только тогда, когда нанимают работников, в том числе по договору ГПХ. Страхователи на АУСН не сдают раздел 2 ЕФС-1.

8. В случае, если отчет сдан несвоевременно или с ошибками, работодателя привлекут к ответственности с наложением штрафных санкций.

Список источников:

1. Раздел «Форма ЕФС-1» на официальном сайте Социального фонда России.

2. Приказ СФР от 17.11.2023 года № 2281 «Об утверждении единой формы “Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)” и порядка ее заполнения».

3. Федеральный закон от 24.07.1998 года № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

4. Федеральный закон от 01.04.1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

5. Приказ СФР от 23.11.2023 года № 2315 «Об определении форматов сведений для единой формы “Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)”».

6. Письмо Фонда пенсионного и социального страхования РФ от 25.01.2023 года № 19−02/463л «О рассмотрении обращения».

7. Статья 4.5 «Давность привлечения к административной ответственности» Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Эксперт: Надежда Морозова, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета, аудита и налогообложения Института экономики и финансов Государственного университета управления