Как правильно написать заявление на отпуск в 2024 году

За сколько дней нужно писать заявление на отпуск

Любые вопросы, касающиеся работы и отдыха в нашей стране, подпадают под действие Трудового кодекса РФ (1). В компании могут действовать свои правила и документы, но они никак не должны противоречить федеральному и местному законодательству. Чаще всего внутренние распоряжения касаются:

• процедуры согласования сроков отпуска;
• формы заявления — от руки или электронно;
• порядка предоставления — нужно ли принести в отдел кадров лично или переслать по электронной почте и т. д.

Чтобы не нарушить закон и не нарваться на штраф, организация обязана выплатить отпускные работнику не позднее трех дней до начала отпуска. Соответственно, и заявление лучше написать не позже названного срока. Это поможет сохранить доброжелательные отношения, в том числе и с бухгалтером. Ведь ему нужно сделать предварительные расчеты, описанные в Постановлении Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (2), и обеспечить наличие денег на счету или в кассе.

Ольга Ефанова, руководитель Центра кадровых решений и консалтинга «NewPeople», рекомендует писать заявление на отпуск за две недели. Это правило хотя и не закреплено в ТК РФ, но может считаться хорошим деловым тоном. Подать заявление и удостовериться, что оно зарегистрировано и подписано, особенно важно в напряженной трудовой обстановке. При отсутствии документа работодатель может приравнять отпуск к прогулам, наказать сотрудника и даже уволить.

Перечислим, в каких случаях заявление обязательно:

• если отпуск нужен вне графика;
• за свой счет;
• на учебный отпуск;
• дополнительный отпуск;
• по уходу за ребенком и др.

Здесь также необходимо соблюсти правило двух недель, чтобы компания успела сделать приказ, посчитать выплаты, а также согласовать вашу замену на время отсутствия.

Как писать заявление на отпуск

В одних коллективах принимают исключительно написанные от руки заявления, в других предоставляют бланки, в которых нужно добавить только личную информацию и даты, где-то практикуют электронный документооборот.

Общепринятого, утвержденного законом стандарта не существует, поэтому важно соблюсти несколько правил и деловой тон коммуникации.

Перечислим, из чего состоит заявление и что необходимо в нем прописать.

1. «Шапка» в правом верхнем углу листа. Здесь находится информация о том, кому и кто адресует обращение. Вы должны указать должность и фамилию с инициалами руководителя предприятия, а дальше — свои должность и ФИО. Предлог «от» писать не нужно, точки в шапке не ставят.

2. Далее по центру, оставляя слева широкие поля для подшивки документа в папку, излагают суть — просьбу предоставить тот или иной вид отпуска. Здесь нужно указать количество дней отдыха, даты начала и завершения.

3. В конце прописывается дата и подпись с расшифровкой.

Рассмотрим каждый из видов отпусков подробнее.

Оплачиваемый отпуск

Трудовой кодекс гарантирует наемным работникам 28 календарных дней отпуска в год. Работодатель обязан их полностью оплатить. Эти дни можно брать полностью или делить на части. При устройстве на новую работу начинать претендовать на отдых разрешено не раньше, чем через полгода.

Руководитель может отказать в отпуске в случае производственной необходимости, но только в конкретное время. Например, комбайнеру будет странно просить о перерыве в работе в разгар уборки. Совсем лишить отдыха директор не имеет права.

Образец заявления

Так выглядит заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Дополнительный оплачиваемый отпуск

Статья 116 Трудового кодекса РФ гарантирует дополнительный оплачиваемый отпуск следующим сотрудникам:

• с вредными и опасными условиями труда;
• при ненормированном рабочем дне;
• с особым характером работы (врачи, спасатели и др.);
• жителям Крайнего Севера и др.

Правила, по которым такой отпуск можно получить, прописаны во внутренних документах предприятия. Дополнительные дни можно присоединять к основным или использовать отдельно.

Образец заявления

Заявление на дополнительный отпуск оформляется следующим образом.

Отпуск за свой счет

Бывают ситуации, когда нужно отлучиться с работы, а отпуск уже позади или планировалось, что пройдет он иначе. Тогда по договоренности с начальством можно попросить перерыв без оплаты. В зависимости от категории работника, он может быть довольно продолжительным:

• с подтвержденной инвалидностью — до 60 дней;
• обладателям государственных трудовых наград — до трех недель;
• ветеранам и труженикам тыла — до 35 дней;
• родителям и женам силовиков, погибших на службе — до 14 дней;
• на свадьбу, похороны или при рождении ребенка — до пяти дней.

Отказать работодатель не имеет права, но потребуются подтверждающие документы.

Образец заявления

Обратите внимание, как можно оформить заявление на отпуск за свой счет.

Декретный отпуск по беременности

В случае беременности женщина получает право на дополнительный отпуск, его называют декретным. Он составляет 140 дней и делится пополам — 70 дней на «донашивание» малыша и 70 дней на восстановление после его появления на свет. Работодатель обязан сохранять рабочее место за сотрудницей, но выплаты она получает от государства.

Образец заявления

Заявление на отпуск по беременности и родам оформляется следующим образом.

Отпуск по уходу за ребенком

Спустя два месяца после рождения ребенка мать не может выйти на работу. Хотя она имеет такое право, если доверяет присмотр за младенцем кому-то из родственников. Если же нет, то оформляется отпуск по уходу за ребенком до полутора лет, а потом — до трех лет. До достижения ребенком полутора лет мама получает пособие, с полутора до трех выплаты не предусмотрены.

Образец заявления

Заявление на отпуск в этом случае оформлять нужно таким образом.

Учебный отпуск

Сотрудники компаний могут претендовать на учебный отпуск. Но далеко не все директора этому рады — сессий в году две и они не отменяют очередного отпуска. Получается, что человек будет отсутствовать слишком часто.

Рекомендуется проявить чудеса дипломатии и договориться с руководством, а не идти на конфликт. Отказать в отпуске начальство не может, но создать ситуацию, при которой будет проще уволиться, — вполне.

Образец заявления

Заявление на учебный отпуск можно оформить по такой форме.

Отпуск с последующим увольнением

Такое право у сотрудника тоже есть. Он может его использовать, чтобы отдохнуть перед новым витком карьеры, кто-то ищет в это время работу, а некоторые даже умудряются попробовать силы на новом месте. В любом случае человек получает полный расчет и уже не возвращается на прежнее предприятие.

Образец заявления

Заявление на отпуск с последующим увольнением необходимо писать таким образом.

Какие документы могут потребовать в дополнение к заявлению  

К основному отпуску и отпуску при увольнении никаких дополнительных документов не требуется, а вот в остальных случаях они нужны. Мы составили удобную и наглядную таблицу.

Когда не нужно заявление: отпуск по графику 

Статья 123 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя за 15 дней до окончания года составить график отпусков на будущий год. При его создании необходимо учесть пожелания сотрудников. Возможны варианты, когда в графике будут указаны только месяц или конкретные даты.

В этом случае писать заявление не нужно, наоборот, работодатель за две недели обязан уведомить о приближении отпуска.

Перенос отпуска по графику

Перенести отпуск при наличии графика на другие даты можно только по обоюдной договоренности. В законах по этому поводу нет запретов. А вот разрешения есть, перенос допустим если:

• вы не смогли вовремя получить отпускные;
• не было уведомления за две недели или было позже;
• не смогли пойти в отпуск по состоянию здоровья;
• были на военных сборах, присяжным или иначе исполняли государственный долг.

Заявление пишется по тем же правилам, только важно указать причину переноса и новые даты. Подать заявление нужно до выплаты отпускных, после перенос возможен только по болезни, которую попросят подтвердить больничным.

Образец заявления

Заявление о переносе отпуска оформляется таким образом.

Вопросы и ответы 

Руководитель кадровой службы с 20-летним стажем Ольга Ефанова ответила на распространенные вопросы, касающиеся заявлений на отпуск.

Что делать, если работодатель не подписывает заявление на отпуск?

Закон не требует обязательного визирования документа. Если руководитель не подписывает заявление, это выглядит как отказ в отпуске. Можно обратиться с жалобой в Трудовую инспекцию по месту жительства.

Можно ли уйти в отпуск, подав заявление, но не получив подпись работодателя?

Поскольку подпись означает фактическое согласие, лучше ее получить. Поэтому стоит написать заявление за две недели, так у руководителя точно хватит времени, чтобы рассмотреть его. Без подписи можно уйти в отпуск только в одном случае — если он по графику.

Когда выплачивают отпускные?

Их должны выплатить не позднее чем за три дня до отпуска, иначе работодателя ждет штраф. Распространена практика, когда оплата приходит вместе с предшествующей зарплатой.

Предусмотрены ли какие-то выплаты при отпуске по уходу за ребенком?

Пособие выплачивают до достижения ребенком полутора лет. Оно может составлять 40% от зарплаты матери или другого родственника, который находится в отпуске по уходу за малышом. Но есть минимальная и максимальная величина — это 9 227 рублей и 49 123 рубля соответственно.

Список источников:

1. Трудовой кодекс Российский Федерации от 30.12.2001 года № 197-ФЗ.

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 24.12.2007 года № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

3. «Правила об очередных и дополнительных отпусках», утвержденные НКТ СССР от 30.04.1930 года № 169.

Автор: Ольга Корнеева

Эксперт: Ольга Ефанова, руководитель Центра кадровых решений и консалтинга «NewPeople»