Источник: Freepik
Во время рабочих поездок работники тратят средства на проезд, проживание, питание. Все эти расходы должна возмещать компания. В статье расскажем о нормах суточных в командировке в 2025 году, а также разберем, как правильно учесть командировочные расходы.
Что такое суточные и кому они положены
Так называют часть командировочных расходов. Когда работодатель отправляет сотрудника в служебную командировку, он обязан ему возместить:
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилья;
- дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне дома (суточные);
- другие расходы, согласованные с работодателем.
Подытожим, суточные — это дополнительные траты сотрудников, которых направили в служебную поездку. Обычно их платят командированным, курьерам, менеджерам по продажам, страховым агентам, то есть всем, чья работа связана с разъездами.
Нормы суточных в 2025 году: сколько должны платить работнику в командировке
Суточные необходимо выплачивать за каждый день рабочей поездки, включая выходные, праздники и дни в пути, а также за время вынужденной остановки в дороге. Размер суточных определяет работодатель и утверждает в коллективном договоре или локальных нормативных актах компании. При этом существуют лимиты, которые применяют при расчете НДФЛ и страховых взносов. Рассмотрим их подробнее.
Размер суточных по России
В 2025 году освобождают от выплаты НДФЛ и страховых взносов, если суточные составили до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России. С платежей свыше нормы необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Отметим, что максимальный размер суточных не ограничен.
Размер суточных за границей
Если работник направляется в заграничную командировку, то размер суточных, с которых не нужно платить налог, составляет 2500 рублей.
В 2025 году был увеличен необлагаемый лимит для НДФЛ по заграничным суточным при разъездном характере работы. Он равен 3500 рублей в день.
Пример расчета суточных в командировке
Источник: Freepik
Сотрудника отправили в командировку по России. В поездке он находился со 2 по 9 июня. При рабочих поездках по стране компания выплачивает сотрудникам, к примеру, 800 рублей. Размер суточных за восемь дней составит: 8 х 800 = 6400 рублей.
Размер выплат превысил норматив, установленный законодательством, поэтому с суммы превышения нужно удержать НДФЛ. Она равна 800 рублям: (800 — 700) х 8. Размер налога в этом случае составит: 800 х 13% = 104 рубля.
Порядок оформления суточных в командировке: пошаговая инструкция
Расскажем подробнее, как составить отчеты по суточным.
1. Оформите авансовый отчет. Приложите все документы, подтверждающие расходы. Отметим, что деньги, которые остались неизрасходованными, сотрудник должен вернуть работодателю.
2. Соберите документы: сюда относятся различные чеки и квитанции за траты во время поездки.
3. Заполните расчетную форму: в ней учитывают все затраты, включая суточные и транспортные расходы.
Отметим, что авансовый платеж играет важную роль при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суммы, которые не превышают норматив, не облагаются налогом. Датой получения дохода в виде суточных, которые превышают лимит, считается последний день месяца, когда был утвержден авансовый отчет. Если его нет, то определить дату дохода будет трудно. В таком случае это грозит штрафом и доначислением налога.
Нужно ли платить суточные при однодневной командировке
Источник: Freepik
Если рабочая поездка длится всего один день, то суточные не выплачиваются. При этом компании и ИП по собственному желанию могут выплатить работнику компенсацию.
Налогообложение суточных
Как мы уже отмечали, суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах лимитов (700 рублей в день за поездку по РФ и 2500 рублей — за границей). При превышении лимита придется платить.
На упрощенной системе налогообложения по схеме «доходы минус расходы» налогоплательщик вправе учесть суточные в составе расходов.
Главное о суточных в командировке
Перечислим основное, что необходимо знать о суточных в командировке.
1. Суточные — это часть командировочных расходов.
2. Их переводят командированным, страховым агентам, менеджерам по продажам, а также всем, чья деятельность связана с разъездами.
3. Суточные выплачиваются за каждый день рабочей поездки, включая выходные, праздники, дни в пути и время вынужденной остановки.
4. Существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. От выплат освобождают, если суточные не превышают 700 рублей за каждый день командировки по стране и 2500 рублей — за границей.
5. Если рабочая поездка длится один день, то суточные можно не выплачивать.
Список источников:
1. Статья 168 «Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой» Трудового кодекса РФ.
2. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 года № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
3. Статья 217 «Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)» Налогового кодекса РФ.
Автор: Алина Пацека
