Источник: Freepik
Один из документов, который регулярно используется в самых разных ситуациях: от оформления ипотеки до получения льгот — справка о доходах. Разбираем, какие виды справок бывают, чем различаются, как их получить и на что обратить внимание при заполнении.
Что такое справка о доходах
Это официальный документ, который содержит сведения о доходах, работодателе, налоговых вычетах и удержанных налогах за определенный период (обычно за календарный год).
Справка подтверждает уровень дохода и налоговую дисциплину физического лица, что помогает оценить его финансовую состоятельность и платежеспособность.
Виды справок о доходах
«В соответствии с налоговым законодательством, форму справок о доходах утверждает орган исполнительной власти в сфере налогообложения. Таким органом является Федеральная налоговая служба России. В различные периоды формы справок могут меняться», — поясняет Ольга Леонова, доцент кафедры государственных и муниципальных финансов РЭУ им. Г. В. Плеханова.
В некоторых случаях, например, для получения визы требуется предоставить справку о доходах из банка.
Рассказываем об основных видах справки о доходах.
Справка 2-НДФЛ
С 2021 года справка по форме 2-НДФЛ больше не применяется. Актуальная форма этой справки утверждена в 2023 году тем же приказом ФНС, что и форма 6-НДФЛ — Приказ ФНС России от 19.09.2023 года № ЕД-7-11/649@.
Форма 6-НДФЛ — это расчет, по которому работодатели отчитываются о доходах сотрудников. В него входит Приложение №1 — Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма по КНД 1151100) (1).
Справку о доходах в составе 6-НДФЛ работодатели сдают в налоговую один раз в год, до 25 февраля следующего за отчетным годом. Таким образом налоговая узнает, сколько официально зарабатывают сотрудники и сколько налога удержано.
Справка по форме работодателя
Кроме вышеобозначенного, приказ ФНС от 19.09.2023 года № ЕД-7-11/649@ содержит Приложение №4 — Справка о доходах и суммах налога физического лица (форма по КНД 1175018) (1). Эта форма применяется для выдачи физическим лицам, начиная с 2024 года, ее также часто называют справкой 2-НДФЛ.
«Если работник запросил данные о доходах за предыдущие годы, справка должна быть выдана по форме, которая действовала в соответствующий период», — рассказывает Ольга Леонова.
Эксперт добавляет, что необходимо различать справку о доходах по форме, утвержденной ФНС, от налоговой декларации по налогу на доходы физических лиц (форма 3-НДФЛ). Налоговая декларация подается в налоговые органы. Работодатель предоставляет именно справку о доходах, а не декларацию по форме 3-НДФЛ.
Справка по форме банка
Эта справка предоставляется по форме, которая утверждена в конкретном банке. Обычно она содержит информацию о физическом лице, а также в ней указывают все текущие счета, открытые в этом банке, и сумму денежных средств, которая на этих счетах находится.
По словам эксперта, принципиальная разница справки о доходах и справки из банка заключается в том, что последняя отражает текущее состояние денежных средств на счете физического лица, а справка о доходах считается более информативной. Она показывает реальные суммы дохода, по которым физическое лицо уплачивало НДФЛ, так как теоретически гражданин может занять денежные средства и положить их временно на счет для получения справки из банка.
Для чего нужна справка о доходах
Справка о доходах требуется в разных ситуациях, когда нужно подтвердить свой заработок. Например:
- при оформлении кредита, ипотеки или рассрочки;
- для получения налогового вычета;
- при установлении опекунства;
- для оформления пособий и льгот;
- при подаче документов на визу;
- в судебных разбирательствах;
- для расчета пенсии;
- при оплате отпуска или больничного по уходу за ребенком.
Как получить справку о доходах
Документ можно получить в бумажном и электронном виде. Ниже представлены основные способы.
Через «Госуслуги»
Справку о доходах на портале «Госуслуги» можно получить за последние три года. Для этого нужно выполнить следующие действия.
1. Авторизоваться на портале.
2. Перейти в раздел «Справки и выписки».
3. Выбрать услугу «Справка о доходах по форме 2-НДФЛ». После обработки запроса документ будет доступен в разделе «Оказанные услуги» в электронном виде.
4. Скачать и при необходимости распечатать справку.
Скачанный архив будет содержать два файла в форматах PDF и XML и два файла с электронной подписью. Если справка будет использоваться в электронном виде, необходимо отправлять все четыре файла вместе, чтобы сохранить юридическую силу.
Справка о доходах доступна пользователям, которые указали ИНН, а также имеют подтвержденную учетную запись. Подтвердить учетную запись можно:
- через банк, если пользователь — клиент банка, который представлен в списке на сайте «Госуслуги»;
- в одном из центров обслуживания;
- через «Почту России»;
- с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
На сайте ФНС России
Пользователи, которые зарегистрированы в личном кабинете налогоплательщика, могут получить справку за последние пять лет. Для этого нужно выполнить следующие действия.
1. Авторизоваться в личном кабинете на сайте ФНС с помощью учетной записи «Госуслуг».
2. Открыть раздел «Доходы».
3. Указать период, за который требуется справка.
4. Скачать документ в форматах PDF и XML.
Справка содержит усиленную квалифицированную электронную подпись ФНС и обладает полной юридической силой.
Через работодателя
Запросить справку у работодателя можно в любое время и за любой период. Для этого необходимо написать заявление на имя руководителя организации или главного бухгалтера.
Работодатели обязаны предоставлять справку о доходах не только действующим работникам, но и бывшим. А также любым физическим лицам, которые получали доход от организации, включая тех, кто работал по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Основанием служат положения пункта 1 статьи 226 и пункта 3 статьи 230 НК РФ (2,3).
Как заполняется справка о доходах
Справка о доходах и суммах налога физического лица, которую можно получить у работодателя, содержит:
- данные налогового агента;
- персональные данные сотрудника;
- доходы по месяцам с указанием облагаемой ставки;
- общую сумму дохода и налога;
- налоговые вычеты: стандартные, социальные, имущественные;
- сумму дохода, с которого не был удержан налог, и сумму неудержанного налога.
Источник: сайт ФНС
Документ должен быть подписан либо вручную, либо усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), если справка выдается в электронном виде.
Срок выдачи справки о доходах
Сроки зависят от места обращения.
Согласно статьи 62 ТК РФ, у работодателя справку можно получить в течение трех рабочих дней после подачи заявления (4).
Справку в электронном виде можно получить мгновенно. Однако необходимо учитывать, что работодатель подает данные о доходах сотрудников до 25 февраля года, который следует за отчетным. То есть, чтобы получить справку за текущий год, нужно обратиться по месту трудоустройства.
Частые ошибки в заполнении справки о доходах
При оформлении справки о доходах как в бумажной, так и в электронной форме часто встречаются следующие ошибки:
- опечатки в данных сотрудника или налогового агента;
- неправильные коды доходов и вычетов;
- неверно указаны суммы;
- отсутствие подписи или печати.
Сколько действительна справка о доходах
Срок действия определяет организация, в которую необходимо предоставить справку. Как правило, для оформления кредита справка действительна 30 календарных дней с момента выдачи работодателем, а для ипотеки — 10 дней.
Эти сроки могут варьироваться в зависимости от конкретных требований. Поэтому рекомендуется заранее уточнять актуальный срок действия справки в соответствующей организации.
Источник: Freepik
Мнение эксперта
Ольга Леонова отмечает, что справку готовят сотрудники работодателя, присутствует человеческий фактор, поэтому могут встречаться ошибки. Рекомендация для гражданина, который подал заявление о выдаче ему справки: проверить данные и убедиться, что они указаны верно.
«Это относится и к справкам из банка. Иногда из-за обилия клиентов и задач сотрудник банка может поменять данные в справке на ваши, но не полностью. Например, он поменял данные про счета, указал правильную сумму, а ФИО поменять забыл. Поэтому справку необходимо проверять сразу в момент получения и в случае выявления ошибок просить исправить и выдать корректную справку», — добавляет эксперт.
Главное о справке о доходах
Подведем итоги материала и коротко расскажем о том, что важно знать об этой справке.
1. Справка о доходах — это официальный документ, подтверждающий доходы физического лица, налоговые вычеты и удержанные налоги за определенный период.
2. Можно выделить несколько видов справок о доходах:
- справка о доходах и суммах налога физического лица — документ выдается работодателем;
- расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом — сдается в налоговую раз в год в составе формы 6-НДФЛ;
- по форме банка — утверждается финансовой организацией индивидуально.
3. Справка требуется при получении кредита, оформлении визы, расчете пенсии, получении вычетов, льгот, а также в суде и других ситуациях.
4. Получить справку можно:
- на портале «Госуслуги»;
- на сайте ФНС;
- у работодателя.
5. Справки в электронном виде имеют юридическую силу при наличии квалифицированной электронной подписи.
6. Срок действия справки зависит от требований конкретной организации.
Список источников:
1. Приказ ФНС России от 19.09.2023 года № ЕД-7-11/649@, сайт ФНС.
2. Статья 226. Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами, НК РФ.
3. Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы, НК РФ.
4. Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий, ТК РФ.
Автор: Олег Тульских
Эксперт: Ольга Леонова, к. ю. н., доцент кафедры государственных и муниципальных финансов РЭУ им. Г. В. Плеханова
