Источник: Freepik
Грамотное ведение бухгалтерского учета критически важно для любой компании, ведь именно от него зависит точный анализ и эффективность управления финансовыми потоками. Одним из ключевых документов в этом деле считается оборотно-сальдовая ведомость, так как она помогает найти и исправить ошибки в отчетах, если они есть. С помощью эксперта расскажем подробно об этом документе — для чего он нужен, из чего состоит и как его сформировать.
Что такое оборотно-сальдовая ведомость
Определение оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) дала Юлия Коваленко, кандидат экономических наук, доцент базовой кафедры финансового контроля, анализа и аудита Главного контрольного управления г. Москвы РЭУ им. Г. В. Плеханова: «Это документ, который бухгалтеры оформляют для отражения остатков по счетам и оборота компании за определенный период. В оборотно-сальдовой ведомости фиксируется все движение денежных потоков: это и расчеты с покупателями и подрядчиками, и начисление заработной платы, и налогообложение.
Важный нюанс заключается в переносе данных из оборотно-сальдовых ведомостей в бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах организации».
Зачем нужна оборотно-сальдовая ведомость
Прежде всего оборотно-сальдовая ведомость позволяет контролировать состояние счетов, выявлять ошибки и несоответствия, а также анализировать финансовые результаты деятельности предприятия. Так, ОСВ нужна для следующих целей:
- контроль и анализ: позволяет бухгалтерам и руководству предприятия отслеживать движение средств по счетам, что помогает в управлении финансами;
- сравнение оборотов и остатков по счетам помогает быстро найти ошибки в учете, например неверные записи или пропущенные операции;
- документ служит основой для составления финансовой отчетности, так как в нем содержится информация о состоянии активов и обязательств;
- на основе данных ведомости можно строить прогнозы и планы по финансам, что важно для стратегического управления.
Из чего состоит оборотно-сальдовая ведомость
У этого документа нет единой формы — каждая компания формирует его так, как удобно ей, утверждая формат приложением к учетной политике. При этом существуют основные элементы такой ведомости:
- наименование счета: указывается номер и название бухгалтерского счета, по которому ведется учет;
- сальдо на начало периода: здесь фиксируется сумма (остаток), которая была на счете на начало отчетного периода; этот показатель важен для понимания начального состояния средств;
- обороты по дебету и кредиту: отражают все поступления на счет и списания с него за отчетный период. В случае дебета это могут быть доходы, поступления от продаж, авансы и другие денежные средства, в случае кредита — расходы, выплаты поставщикам, налоги и прочее;
- сальдо на конец периода: показывает, сколько средств осталось на счете на конец отчетного периода. Рассчитывается так: Сальдо = Остаток на начало периода + Дебетовые обороты – Кредитовые обороты.
Помимо этого, в ОСВ должны быть указаны название компании и период, по которому составляли отчет. Например, квартал. Также важно обозначить валюту баланса и обязательно включить подпись ответственного за документ. В некоторых случаях могут добавляться пояснительные записки, которые содержат информацию о проведенных операциях или специфике учета.
Как составить и заполнить оборотно-сальдовую ведомость
Источник: Freepik
Как отмечает эксперт, сейчас ведомость формируется в бухгалтерских программах автоматически, например в системе 1С. Технологии значительно упростили задачу бухгалтеров, им остается только все проверить.
«Для проверки необходимо сверить сальдо по дебету и кредиту на начало и конец периода, оборот по дебету и кредиту, а также наличие ФИО и должности ответственного за дополнение. Нюанс в оформлении оборотно-сальдовых ведомостей заключается в утверждении формы учетной политикой каждой организации», — дополнила Юлия Коваленко.
Если же по каким-то причинам составить ОСВ нужно самостоятельно, следуйте нашей инструкции.
Соберите данные
Соберите все первичные документы за отчетный период. Убедитесь, что все операции учтены и зарегистрированы в системе бухгалтерского учета. Если есть ведомость за предыдущий период, перенесите из ее графы «сальдо на конец периода» информацию в графу «сальдо на начало периода» текущего документа.
Определите периодичность и соберите цифры оборотов
Определите отчетный период для составления ОСВ. Это может быть месяц, квартал или год. Далее соберите цифры оборотов по нужным счетам и заполните соответствующие графы.
Посчитайте остаток на конец периода
Опираясь на имеющиеся данные, вычислите сальдо на конец отчетного периода по дебету и кредиту. Внесите все в таблицу.
Проверьте документ
Для этого оцените итоговые строки: ваши значения по дебету и кредиту должны совпасть, а отрицательных быть не должно.
Частые ошибки в оборотно-сальдовой ведомости и как их избежать
Как и при составлении любого документа, в оборотно-сальдовой ведомости можно допустить ошибки. Перечислим основные и объясним, как снизить риск их возникновения.
1. Неверно указано сальдо на начало периода: перед составлением ОСВ проверьте правильность остатков из предыдущего отчета по дебету и кредиту, используя проверенные данные.
2. Пропущенные операции: чтобы избежать этого, регулярно обновляйте учет и проводите промежуточные проверки. Убедитесь, что все первичные документы учтены.
3. Ошибки в расчетах: избежать их поможет использование автоматизированных систем учета — они уменьшают вероятность человеческой ошибки, но не исключают ее полностью.
4. Несоответствие между дебетом и кредитом: следите за тем, чтобы сумма дебетовых и кредитовых оборотов по каждому счету совпадала, при обнаружении расхождений проведите анализ причин.
5. Неправильное оформление: соблюдайте стандартные форматы вашей компании и используйте шаблоны, если они доступны.
Пример оборотно-сальдовой ведомости с пояснениями
«В оборотно-сальдовой ведомости по вертикали указываются счета, а по горизонтали — непосредственно обороты по дебету и кредиту как на начало, так и на конец периода. Замечу, что в документе обязательно отмечается валюта баланса и единицы измерения, подпись и должность сотрудника организации, ответственного за ее ведение», — объяснила Юлия Коваленко.
Здесь нужно вставить образец документа, он лежит по ссылке:
Источник: СНТ «Победа»
Мнение эксперта об оборотно-сальдовой ведомости
Юлия Коваленко назвала основную цель составления ОСВ, а также уточнила, за какой период это делают чаще всего.
«В оборотно-сальдовой ведомости указывают данные как на начало периода, так и на его конец, а также оборот за этот срок. В большинстве своем ведомость формируется за месяц, квартал или год. При возникновении расхождений в бухгалтерском балансе или отчете о финансовых результатах необходимо обратиться к оборотно-сальдовым ведомостям для уточнения данных», — рассказала эксперт.
Юлия Коваленко также уточнила, нужно ли предоставлять этот документ налоговой: «Оборотно-сальдовая ведомость не сдается с основным пакетом документов в Федеральную налоговую службу, но может быть запрошена в рамках проведения контрольных мероприятий».
Главное об оборотно-сальдовой ведомости
В этом блоке собрали основные пункты, которые нужно запомнить об оборотно-сальдовой ведомости.
1. ОСВ состоит из нескольких колонок: номеров и названий счетов, сальдо на начало и конец периода по дебету и кредиту, а также оборотов за период.
2. Ведомость составляется за определенный отчетный период. Чаще всего для расчета берется месяц, квартал или год.
3. ОСВ должна быть утверждена руководством или главным бухгалтером перед использованием.
4. Сейчас документ составляется автоматически в бухгалтерских программах, но он все равно требует проверки человеком — все данные должны быть актуальными для обеспечения точности отчета.
5. После проверки ОСВ должно утвердить руководство или главным бухгалтер, до этого использовать документ нельзя.
6. Наиболее частыми ошибками при составлении ведомости считаются следующие:
- неверное указание остатков по дебету и кредиту на начало отчетного периода;
- неточности в расчетах;
- пропущенные операции;
- несоответствие между дебетом и кредитом;
- неправильное оформление документа.
7. Ведомость предназначена для контроля за состоянием счетов компании, анализа финансовой ситуации, выявления возможных ошибок и несоответствий.
Список источников:
1. Демина И. Д., Кришталева Т. И. Научная статья «Использование итоговых данных оборотно-сальдовой ведомости для финансового анализа деятельности организации». Журнал «Международный бухгалтерский учет». 2011.
2. Федеральный закон от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
3. Кузнецов А. В. Научная статья «Язык бизнеса: секреты терминов “Дебет” и “Кредит” в бухгалтерском учете». Журнал «Вестник Адыгейского государственного университета». 2017.
Автор: Ася Дугнист
Эксперт: Юлия Коваленко, кандидат экономических наук, доцент базовой кафедры финансового контроля, анализа и аудита Главного контрольного управления г. Москвы РЭУ им. Г. В. Плеханова
