Как составить график отпусков: правила, сроки, ответственность

В этой статье мы рассмотрим, как правильно составить графика отпусков, в какие сроки он должен быть утвержден, кто несет ответственность за его оформление, а также ошибки, которые встречаются на практике.

Что такое график отпусков и зачем он нужен

Это внутренний документ, который определяет очередность и содержит сведения о времени выхода в ежегодный оплачиваемый отпуск всех сотрудников организации.

«График предназначен для того, чтобы упорядочить предоставление отпусков, запланировать их заранее и не допустить сбоя в работе. С ним удобно отслеживать полагающиеся и уже предоставленные оплачиваемые отпуска, а также перенесенные на другой срок», — рассказывает Жанна Корзоватых, доцент кафедры бухгалтерского учета, аудита и налогообложения ГУУ.

Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей за исключением микропредприятий, отказавшихся от локально-нормативных актов (ЛНА). В последнем случае порядок выхода в отпуск прописывается в трудовом договоре, а вместо графика выступает письменное соглашение.

Нарушение порядка составления и утверждения графика отпусков влечет административную ответственность.

Порядок составления графика отпусков по ТК РФ

Правильно составленный график отпусков — залог эффективной работы компании и обеспечение соблюдения трудовых прав всех ее сотрудников. Эксперт отметила важные моменты при составлении этого документа.

Кто составляет и утверждает график

Как правило, составлением графика занимается специалист кадровой службы, однако руководитель компании может самостоятельно определить работника, ответственного за этот процесс. Есть два варианта, как это можно сделать:

• прописать обязанность по составлению графика отпусков в трудовом договоре работника;
• издать приказ о составлении графика отпусков и назначить в нем ответственного работника.

Утвердить график должен руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Сроки утверждения и уведомления сотрудников

Согласно статье 123 ТК РФ, график отпусков должен составляться ежегодно. Его необходимо утвердить не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Хранить график отпусков нужно не менее трех лет (1).

Работники компании должны быть ознакомлены с утвержденным графиком. Конкретный срок для ознакомления законодательством не установлен, поэтому его можно определить в приказе об утверждении графика. В случае отказа работника от ознакомления необходимо оформить соответствующий акт.

Кроме этого, работодатель обязан уведомить сотрудника о начале отпуска не позднее, чем за 14 календарных дней до его начала. Уведомление также оформляется в письменной форме.

Как выбрать период отпуска для сотрудника

Работники могут выразить свои пожелания по времени отпуска, например, в заявлении. Некоторые компании устанавливают сроки, в течение которых это необходимо сделать. Впоследствии изменить время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

Отпуска за прошлые годы рекомендуется включать в график, при этом отдых необходимо предоставлять поочередно: сначала неиспользованные отпуска за прошлые годы, а потом те, что сотрудник заработает за год.

Отдельно стоит выделить категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. К ним относятся работники:

• имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет (до достижения младшим из них 14 лет);
• отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска;
• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, либо по окончании отпуска по уходу за ребенком;
• несовершеннолетние;
• один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка с ограниченными возможностями здоровья в возрасте до 18 лет;
• почетные доноры России.

Также отпуск в удобное время надо предоставлять:

• внешним совместителям — во время отпуска по основному месту работы;
• супругам военнослужащих — во время отпуска военнослужащих;
• мобилизованным — в течение шести месяцев после возобновления трудового договора.

Как правильно заполнить график отпусков

«В график отпусков нужно включать всех работников, с которыми заключены трудовые договоры. Это касается и тех, с кем заключены срочные трудовые договоры, которые будут расторгнуты в течение рабочего года, и тех, кто на постоянной основе работает дистанционно. В документе должны быть отражены и основной, и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск», — отмечает Жанна Корзоватых.

Работодатель может использовать любую форму графика отпусков, но при этом ее нужно утвердить и включить в состав учетной политики как приложение.

Также можно воспользоваться унифицированной формой Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года №1 (2). О ней расскажем подробнее.

Как выглядит форма Т-7

Эта форма представляет собой таблицу, в которой указываются работники и даты их ежегодных оплачиваемых отпусков. Документ может быть оформлен в бумажном или электронном виде.

График отпусков по форме Т-7 состоит из заголовочной и табличной частей.

Заголовочная часть включает:

• наименование организации;
• коды формы по ОКУД и ОКПО;
• номер документа;
• дату составления графика;
• год, на который составлен график;
• гриф утверждения с подписью руководителя и датой подписания.

Табличная часть состоит из десяти граф:

• структурное подразделение (отдел, цех и т. д);
• должность;
• ФИО;
• табельный номер (индивидуальный код сотрудника);
• количество календарных дней отпуска;
• запланированная дата отпуска;
• фактическая дата отпуска;
• основание для переноса отпуска;
• дата, на которую предполагается перенос отпуска;
• примечания.

Дополнительно в график может быть добавлена графа для подписи сотрудников, которые ознакомлены с документом.

График должен быть подписан руководителем кадровой службы или другим ответственным за составление документа сотрудником.

Пример заполнения графика

Заполненная форма Т-7 выглядит так.

Как внести изменения в график отпусков

Работодатель не может учесть кадровые перемены или предугадать личные обстоятельства сотрудников, поэтому изменения в графике отпусков случаются регулярно.

По чьей инициативе возможны изменения

Изменения в график отпусков могут вноситься как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя, но с некоторыми условиями:

• сотрудник может перенести отпуск, например, по семейным обстоятельствам. Для этого необходимо написать заявление, которое должен одобрить работодатель;
• работодатель может перенести отпуск при наличии производственной необходимости, но только с согласия работника.

Как оформить корректировки

Для этого используются графы 7-10:

• графа 7 — фактическая дата начала отпуска;
• графа 8 — документ, на основании которого отпуск перенесен;
• графа 9 — новая, предполагаемая дата начала отпуска;
• графа 10 — дополнительные замечания.

Можно закрепить в локальных документах срок, до которого нужно подать заявление о переносе отпуска. Это поможет бухгалтерии вовремя рассчитать отпускные.

Если в организации появились новые сотрудники, по закону вносить их в уже утвержденный график не обязательно — отпуск им можно предоставлять по заявлению.

Обязан ли работодатель соблюдать график отпусков

График позволяет отслеживать использование отпускных дней, фиксировать переносы, а также это важный документ при решении споров, связанных с предоставлением отпуска.

Что делать при конфликтных ситуациях

Если работодатель не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время либо нарушает утвержденный график отпусков, работники вправе обратиться за защитой в органы по рассмотрению трудовых споров — комиссию по трудовым спорам или суд.

«В графике отпусков обязательно должна быть указана дата начала отпуска. Если будет указан только месяц, то впоследствии возможны споры с работником о дате начала отпуска и у работодателя не будет достаточно аргументов, чтобы отстоять свою позицию», — добавляет эксперт.

Ответственность за отсутствие или нарушение графика

При отсутствии графика, несвоевременном его утверждении или при нарушении сроков уведомления сотрудника работодателю грозит штраф по статье 5.27 КоАП РФ (3):

• до 50 000 рублей для юридических лиц;
• до 5 000 рублей для должностных лиц.

Кроме этого, несоблюдение графика может привести к внеплановым проверкам со стороны трудовой инспекции.

Советы по составлению графика отпусков

«Независимо от размера компании, составление графика отпусков требует внимательного отношения к деталям и учета множества нюансов. Это сложный процесс, требующий внимательности, организованности и умения находить компромиссы между интересами работников и потребностями предприятия», — рассказывает эксперт.

Жанна Корзоватых дала несколько рекомендаций для оптимизации этого процесса.

1. В небольших организациях график может составлять кадровик или специалист по персоналу. При этом важно, чтобы руководители подразделений участвовали в процессе — они лучше знают специфику работы и могут учесть пожелания сотрудников своего отдела.

2. Сбор пожеланий работников и поиск компромиссных решений требуют времени. Это особенно важно при попытке учесть индивидуальные предпочтения каждого сотрудника. Поэтому следует предусмотреть время на согласование.

3. При планировании нужно обратить внимание, чтобы в один период не ушли в отпуск сразу несколько важных специалистов или большая часть отдела. Это поможет избежать сбоев в работе.

4. В больших компаниях эффективное планирование отпусков практически невозможно без специализированных программ. Они помогают автоматизировать сбор заявок, учитывать загруженность подразделений и формировать график с минимальными рисками для бизнеса.

5. Главная задача — найти удобные для обеих сторон даты отпуска. Грамотно составленный график поможет поддержать мотивацию персонала и сохранить стабильную работу предприятия.

Частые ошибки при составлении графика и как их избежать

Разобрать ошибки, которые часто встречаются в практической деятельности компаний, помогла Жанна Корзоватых.

1. Утверждение графика отпусков с опозданием

График отпусков должен быть утвержден не позднее 17 декабря. Можно установить внутренний дедлайн для сбора информации и согласования с руководителями подразделений.

2. В график отпусков включили не всех работников

Нужно проверить, чтобы в график были включены все сотрудники, включая совместителей, временных работников и тех, кто в отпуске по уходу за ребенком. Для этого можно использовать актуальную базу данных кадрового учета.

3. Без заявления работника самостоятельно разделили отпуска на части

Деление отпуска возможно только с согласия работника, и хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. Всегда нужно иметь письменное заявление сотрудника, если планируется разделение.

4. В графике отпусков указан только основной отпуск

В график нужно включать все положенные отпуска, в том числе дополнительные (за вредные условия, за особый режим работы и т. д.). Это поможет избежать путаницы и правовых претензий.

5. Не ознакомили работника с графиком отпусков после утверждения документа

После утверждения графика каждый работник должен быть с ним ознакомлен под подпись. Для этого можно добавить отдельную графу или приложить лист ознакомления.

Список источников:

1. Приказ Росархива от 20.12.2019 года № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

2. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

3. Статья 5.27 «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права», КоАП РФ.

Автор: Олег Тульских

Эксперт: Жанна Корзоватых, доцент кафедры бухгалтерского учета, аудита и налогообложения ГУУ