Источник: Freepik
Отсутствие сотрудника на работе — ситуация неприятная и рискованная для работодателя. Если человек не пришел без объяснений и уважительных причин, организация должна грамотно оформить акт об отсутствии на рабочем месте. Правильно составленный документ — основа для дальнейшего принятия мер дисциплинарного характера, он поможет работодателю защитить свои интересы перед проверяющими органами и судом. С помощью эксперта объясним, как составить такой акт согласно требованиям трудового законодательства и судебной практики.
Что такое акт об отсутствии на рабочем месте
Это официальный внутренний документ организации, фиксирующий отсутствие сотрудника на рабочем месте без законных оснований. Его оформление позволяет руководству предпринять дальнейшие меры воздействия на нарушителя трудовой дисциплины и служит доказательством в суде или для контролирующих органов.
В каких случаях оформляется акт об отсутствии на работе
Акт составляется тогда, когда сотрудник пропускает работу без уведомления руководства или без уважительной причины. Отсутствие должно быть зафиксировано именно актом, поскольку простое устное замечание не имеет юридической силы. Такие обстоятельства требуют своевременного и точного оформления акта, который впоследствии станет важным юридическим документом при принятии кадровых решений. Перечислим ситуации, при которых составляется акт.
1. Прогул: отсутствие сотрудника на рабочем месте без предварительного согласования с руководителем или без представления официальных документов, подтверждающих уважительную причину пропуска. Например, больничный лист, командировочное удостоверение.
2. Самовольный уход раньше окончания рабочего времени без разрешения начальника.
3. Невыполнение плана дежурства: непоявление на рабочем месте сотрудника, закрепленного приказом для исполнения сменного графика или несения суточного дежурства.
4. Нарушение режима гибкого рабочего времени или ранее согласованного индивидуального графика работы.
5. Несоблюдение требований непрерывности процесса производства. Например, остановка производственного оборудования или невыполнение технологических операций сотрудником, ведущим круглосуточный производственный процесс.
6. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка.
7. Руководитель вправе инициировать составление акта даже при наличии минимальных признаков проступка для предотвращения будущих судебных споров.
Как правильно составить акт об отсутствии сотрудника
Ольга Леонова, кандидат юридических наук, доцент кафедры государственных и муниципальных финансов РЭУ им. Г. В. Плеханова, разъяснила: «Для документального подтверждения факта прогула, как правило, оформляется акт об отсутствии на рабочем месте. В качестве дополнительного подтверждения могут быть использованы данные системы контроля доступа (при наличии). Также может быть составлена докладная записка. Информация об отсутствии сотрудника фиксируется в табеле учета рабочего времени».
Эксперт дополнила, что перед оформлением прогула необходимо удостовериться в том, что условия труда и режим рабочего времени сотрудника надлежащим образом отражены в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка, и что работник ознакомлен с указанными документами под роспись (ст. 57, 100, 189 ТК РФ). Без соблюдения этих требований может быть трудно доказать вину сотрудника в случае прогула, и он может оспорить законность применения дисциплинарного взыскания.
Чтобы правильно оформить акт об отсутствии на рабочем месте, придерживайтесь следующего порядка действий.
1. Подготовьте черновик акта
Проект акта составляет ответственное лицо: руководитель подразделения, секретарь, кадровик. Документ должен содержать следующую обязательную информацию:
- название организации;
- наименование «Акт об отсутствии на рабочем месте»;
- дату и время составления акта;
- ФИО отсутствующего сотрудника;
- должность и подразделение сотрудника;
- точную продолжительность отсутствия (часы/дни);
- желательно включить дополнительные сведения, такие как вид рабочего места (офис, удаленка), форму занятости (полный/неполный рабочий день).
2. Соберите подписи свидетелей
Источник: Freepik
При составлении акта обязательно наличие двух-трех независимых свидетелей. Обычно ими выступают коллеги, руководители смежных подразделений или другие сотрудники, способные подтвердить факт отсутствия человека на рабочем месте.
3. Предоставьте акт сотруднику
Работодатель обязан ознакомить сотрудника с содержанием акта. Для этого копию документа вручают работнику под роспись. Если человек отказывается подписать акт или уклоняется от ознакомления, об этом также делается отметка в документе. Важно соблюсти процедуру уведомления: нельзя составлять акт задним числом или пренебрегать требованием подтверждения факта информирования.
4. Примите решение о наказании
На основании акта руководство принимает решение относительно дальнейших действий: объявление выговора, лишение премии, расторжение договора и др.
Образец акта об отсутствии на рабочем месте
Правильное оформление акта об отсутствии на рабочем месте гарантирует защиту прав работодателя и способствует повышению дисциплины труда персонала. Приведем пример такого документа.
АКТ № ___
об отсутствии на рабочем месте
г. Москва «__»______2025 г.
Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о следующем факте:
ФИО отсутствующего сотрудника ________ в период с __ часов ___ минут до __ часов __ минут «__»_________2025 г., находился вне своего рабочего места.
Факт отсутствия подтвержден свидетельскими показаниями следующих лиц:
ФИО свидетеля № 1: ____________________
Должность свидетеля № 1: ______________
Подпись свидетеля № 1: ______________
ФИО свидетеля № 2: ____________________
Должность свидетеля № 2: ______________
Подпись свидетеля № 2: ______________
Настоящий акт составлен в целях фиксации факта отсутствия сотрудника на рабочем месте и используется для принятия соответствующих решений руководством.
Руководитель отдела кадров: ФИО: ________________
Подпись руководителя отдела кадров: ________________
Директор предприятия: ФИО: ________________
Подпись директора предприятия: ________________
Можно также воспользоваться примерной формой акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте, подготовленной экспертами компании «Гарант».
Источник: garant
Советы эксперта
Эксперт Ольга Леонова отметила, что акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте более четырех часов подряд составляется в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует.
В акте рекомендуется отразить:
- описание нарушения: факт отсутствия работника;
- точное время появления сотрудника на работе и продолжительность его отсутствия (в часах и минутах);
- свидетельские показания: подписи не менее трех человек, подтверждающих факт отсутствия.
Кроме того, целесообразно зафиксировать в акте негативные последствия, возникшие из-за прогула сотрудника, если таковые имеются. Например, срыв сделки, остановка производства, убытки компании. При выборе дисциплинарного взыскания необходимо учитывать тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
Закон не устанавливает конкретный срок для ознакомления работника с актом. Работодатель может сделать это одновременно с запросом объяснительной. Невозможность ознакомления с актом не считается нарушением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ, и не влечет за собой рисков для работодателя.
Главное об акте об отсутствии на рабочем месте
Акт об отсутствии на рабочем месте может стать основанием для последующего принятия важных кадровых решений, включая применение дисциплинарных взысканий вплоть до увольнения. Расскажем, как его правильно оформить.
1. Это официальный документ, составляемый работодателем в случае невыхода сотрудника на работу без уважительных причин либо отсутствия на рабочем месте более четырех часов.
2. Акт фиксирует факт отсутствия работника. В нем указывается следующая информация:
- дата;
- время начала и окончания пропуска рабочего дня;
- причины прогула (при наличии);
- подписи свидетелей и уполномоченных лиц организации.
3. Оформление акта отсутствия на рабочем месте важно для документирования фактов прогула, что может быть использовано при дальнейшем расследовании или принятии дисциплинарных мер. Не игнорируйте факты прогулов и нарушений трудовой дисциплины, своевременно фиксируйте каждый такой случай.
4. Четко следуйте правилам составления акта во избежание его оспаривания в будущем.
5. Регулярно знакомьте сотрудников с правилами внутреннего трудового распорядка и порядком привлечения к ответственности.
6. По возможности используйте автоматизированные системы учета рабочего времени (электронные журналы посещений, видеонаблюдение и т. п.).
7. Сохраняйте копии всех документов и предоставляйте их при первой же возможности.
Список источников:
1. Статья 81 «Расторжение трудового договора по инициативе работодателя» Трудового кодекса РФ.
2. Материал «Как уволить сотрудников, длительно отсутствующих на работе по неизвестным причинам?» на информационно-правовом портале «Гарант.ру». 2025.
3. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий» Трудового кодекса РФ.
4. Доклад Роструда «Расторжение трудового договора в связи с прогулом работника» на официальном сайте Роструда. 2024.
Автор: Ольга Ковика
Эксперт: Ольга Леонова, кандидат юридических наук, доцент кафедры государственных и муниципальных финансов РЭУ им. Г. В. Плеханова
