Реквизиты документов: секреты правильного оформления

Это информационные элементы, которые идентифицируют и описывают документ, обеспечивая правильное его оформление и понимание. Приведем перечень основных реквизитов:

• заголовок: краткое название документа, отражающее его содержание;
• дата создания или выдачи;
• уникальный идентификационный номер, который помогает при поиске в архиве;
• адресат: лицо или организация, для которых предназначен документ;
• отправитель: лицо или организация, создавшие документ;
• подпись ответственного лица.

Реквизиты играют важную роль в делопроизводстве, архивировании и в процессе обмена информацией, обеспечивая точное определение и описание документа, что упрощает его поиск и использование.

У каждого типа документа есть свои уникальные реквизиты. Если они отсутствуют, это означает, что информация недостоверна, и любая описанная в бланке сделка или заявление не имеют юридической силы.

Реквизиты организации

На официальных документах компаний необходимо указывать полную информацию о юридическом лице:

• ИНН;
• КПП;
• ОГРН;
• код ОКАТО;
• номер телефона;
• адрес электронной почты;
• юридический и фактический адрес;
• код деятельности по ОКВЭД;
• код организации в Общероссийском классификаторе предприятий и организаций (ОКПО).

Для поиска реквизитов организации необходимо посетить сайт Федеральной налоговой службы.

Реквизиты индивидуального предпринимателя

Независимо от сферы деятельности, каждый индивидуальный предприниматель (ИП) обязан указывать в своих документах следующие сведения:

• ФИО;
• ИНН;
• ОГРНИП;
• номер телефона;
• адрес регистрации;
• данные банковского счета;
• информацию о доверенности при наличии доверенного лица.

Реквизиты первичных документов

К первичным документам относятся товарные накладные, акты выполненных работ и счета-фактуры. Они служат подтверждением бизнес-операций: переводов, продаж, закупок и т. д. Каждый такой документ должен содержать следующие реквизиты:

• наименование;
• дата составления и подписания;
• ФИО предпринимателя или наименование компании;
• ИНН;
• адрес;
• ОГРН или ОГРНИП;
• номер телефона;
• адрес электронной почты;
• юридический адрес и индекс;
• количественные и денежные показатели с указанием единиц измерения;
• должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Несмотря на разнообразие документов, их реквизиты можно разбить на два основных типа. Расскажем подробнее о каждом.

Постоянные и переменные реквизиты

Постоянные реквизиты остаются неизменными для определенного типа документа, например для делового письма, приказа, акта, платежного поручения. Они определяют стандартную форму и структуру бланка.

Переменные реквизиты заполняются в зависимости от конкретной ситуации, распоряжения или сделки. Они отражают уникальные характеристики каждого отдельного документа.

Основные и дополнительные реквизиты

Основные реквизиты обязательны для включения в документ. Их отсутствие лишает его юридической силы.

Дополнительные реквизиты уточняют и дополняют информацию, содержащуюся в основных, но некритичны для юридической силы документа.

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа: например «Акт выполненных работ», «Платежное поручение»;
• дата составления;
• наименование экономического субъекта: например ООО «Фирма», ИП Иванов И. И.;
• факт хозяйственной жизни: например «поставка товара», «оказание консультационных услуг»;
• количественные и/или денежные показатели с указанием единиц измерения — в штуках, рублях и т. д.;
• наименование должности ответственного лица: например «главный бухгалтер», «менеджер»;
• подписи ответственных лиц с указанием фамилии и инициалов или других данных для идентификации.

В соответствии с ГОСТом Р 7.0.97— 2016 при оформлении документов есть требования к написанию и содержанию реквизитов:

• многострочные реквизиты оформляются с одинарным межстрочным интервалом, а отдельные элементы реквизита разделяются дополнительным интервалом;
• основной текст документа выравнивается по ширине страницы;
• максимальная длина строки реквизита составляет 7,5 см при угловом расположении и 12 см — при продольном;
• внутренние нормативные акты организации могут предусматривать выделение отдельных реквизитов (например «адресат», «заголовок к тексту», «подпись») или фрагментов текста полужирным шрифтом.

Пример оформления

Примеры заполнения реквизитов на разных бланках представлены в ГОСТе Р 7.0.97— 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Приведем некоторые образцы.

Как отметила кандидат юридических наук, доцент кафедры государственных и муниципальных финансов РЭУ им. Г. В. Плеханова Ольга Леонова, создание и оформление различных видов документов в организациях регламентируется национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 — 2016, который введен в действие с 1 июля 2017 года взамен ГОСТа Р 6.30 — 2003.

«В силу нормативных требований каждая организация обязана разработать инструкцию по делопроизводству, которая будет адаптирована к ее нуждам и регламентировать оформление документов. Федеральные органы власти, в свою очередь, также должны следовать правилам делопроизводства, установленным для этой категории учреждений», — рассказала эксперт.

Специалист добавила, что к реквизитам относятся, например, наименование вида и код формы документа, название должности его автора, название организации, структурного подразделения, справочные данные о компании, дата, регистрационный номер, подпись и печать.

«В каждом документе существует свой набор обязательных реквизитов. Правильное их оформление подразумевает указание всех необходимых элементов в полном объеме с перечнем всех деталей», — добавила Ольга Леонова.

Специалист отметила, что грамотное оформление реквизитов дает ряд преимуществ:

• свидетельствует о культуре делопроизводства в компании;
• гарантирует юридическую силу документа, а значит его обязательность для исполнения;
• сокращает время на обработку документа и его регистрацию;
• обеспечивает правильное направление бумаги на исполнение;
• позволяет быстро связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке.

«Самая распространенная ошибка в платежных поручениях, счетах и заявлениях — неправильное указание банковских реквизитов получателя денежных средств. В таких случаях возникает масса проблем. Деньги могут перечислить не тому адресату или банк может их вовсе не отправить до исправления ошибки», — подчеркнула Ольга Леонова.

Эксперт рассказала о правилах оформления реквизитов на примере приказа о применении взыскания к работнику. Но использовать их можно и при работе с другими видами документов.

Первое правило: из любого документа должно быть понятно, кто его издает. Должно быть указано полное наименование организации.

Обычно в шапке документа указывают полное и сокращенное наименования работодателя. Однако иногда на практике можно столкнуться с ошибками в этом реквизите:

• вместо наименования работодателя указывают наименование торговой марки, бренда компании;
• указывают наименование другого работодателя;
• путаница происходит, когда компания работает в составе нескольких бизнес-единиц, например нескольких обществ с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей;
• неправильно указывают юридический адрес организации.

Второе правило: документ должен быть подписан уполномоченным лицом или руководителем компании.

На практике встречаются следующие нарушения:

• когда в приказе указан один работодатель, а подписал его руководитель другой компании (путаница случается, когда юрлицо работает в составе нескольких бизнес-единиц);
• когда приказ подписывает лицо, у которого нет на это полномочий., например заместитель директора или руководитель структурного подразделения.

В таких случаях документы не имеют юридической силы, а значит, они не могут быть исполнены.

«Эти правила действуют и для бумажных, и для электронных документов за рядом нескольких исключений. Сегодня большой популярностью пользуется подписание документов электронной цифровой подписью (ЭЦП). В таком случае двум сторонам договора нет необходимости встречаться вживую», — подчеркнула эксперт.

По словам специалиста, также активное распространение получают и QR-коды на документах, что позволяет минимизировать ошибки в реквизитах и сократить сроки поиска нужной бумаги.

«Например, если необходимо найти судебное решение по определенному делу, без QR-кода в поисковой системе нужно вбивать реквизиты и номер дела, наименования сторон и суда. С QR-кодом можно сразу получить то, что нужно», — добавила эксперт.

Спикер отметила, что основным трендом в сфере делопроизводства и документооборота должна стать цифровизация и автоматизация.

«Это позволит минимизировать ошибки, так как реквизиты документов будут заполняться не вручную человеком, а подгружаться из системы. Многие компании уже применяют такие программы в своем делопроизводстве. Это не только исключает ошибки, но и сокращает сроки подготовки документов», — подытожила Ольга Леонова.

Перечислим самое важное, что стоит знать о реквизитах документов.

1. Это обязательные сведения, определяемые типом официальной бумаги. Их наличие необходимо для придания документу юридической силы.

2. Существуют разные виды реквизитов:

• постоянные: стандартные для определенного типа документа;
• переменные: зависят от конкретной ситуации;
• основные: обязательные для действительности документа;
• дополнительные, уточняющие основные.

3. Оформление реквизитов регламентируется ГОСТом Р 7.0.97 — 2016.

4. Набор необходимых реквизитов зависит от вида документа.

1. Раздел «Прозрачный бизнес» на официальном сайте Федеральной налоговой службы.

2. Федеральный закон от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

3. ГОСТ Р 7.0.97−2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Эксперт: Ольга Леонова, кандидат юридических наук, доцент кафедры государственных и муниципальных финансов РЭУ им. Г. В. Плеханова