Инвентаризация: нюансы проведения и новшества в 2025 году

Инвентаризация — это учет и контроль имущества организации. Считают все — от ручек и карандашей до крупного оборудования и недвижимости. Это неотъемлемая часть бухгалтерского учета.

С помощью инвентаризации можно точно определить наличие и состояние активов компании, найти неточности, ошибки, недостачу или переизбыток. Этот процесс важен для эффективного управления ресурсами и прозрачного ведения бизнеса.

Инвентаризацию можно разделить на несколько видов, опираясь на четыре критерия: обязательность, периодичность, объем и метод.

1. Обязательность:

• обязательная инвентаризация: закреплена законодательно, отказаться от нее нельзя;
• добровольная (инициативная): может проводиться для улучшения процесса управления имуществом, промежуточного контроля за состоянием активов.

2. Периодичность:

• плановая (регулярная): проводят по утвержденному плану, обычно раз в год — с 1 октября по 31 декабря отчетного года;
• внеплановая (событийная): проводят по необходимости. Например, если нашли расхождения в учете, подозревают кражу или сменилось материально ответственное лицо;
• внезапная: проводят для дополнительного контроля со стороны надзорных органов.

3. Объем:

• полная: проверяют все имущество компании. Занимает много времени, но дает наиболее полную картину;
• частичная: затрагивает какой-то конкретный отдел компании или категорию имущества. К примеру, только недвижимость или только объем сырья на предприятии.

4. Метод:

• натуральная: подсчитывают фактическое наличие тех или иных предметов вплоть до поштучного пересчета карандашей, мониторов, кулеров и т. д. Имущество могут пересчитывать, взвешивать и обмерять;
• документальная: проверяют всю документацию, сверяют фактические остатки с информацией на бумагах.

Выбор вида инвентаризации зависит от целей и задач, но чаще всего проводят смешанные проверки. К примеру, это может быть плановая обязательная документальная инвентаризация.

Проверка, по данным Федеральной налоговой службы, затрагивает основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные и прочие запасы, готовую продукцию, товары, деньги, кредиторскую и дебиторскую задолженности и другие финансовые активы.

Разберем подробнее семь основных категорий, которые подлежат инвентаризации, а также особенности их проверок.

Товарно-материальные ценности (ТМЦ)

Это основные активы организации, которые используют для производства продукции или оказания услуг. Это понятие включает сырье для производства, уже готовую продукцию, товары и даже разного рода запасы. При инвентаризации важно убедиться в наличии всех товарно-материальных ценностей, их целостности и актуальности.

Инвентаризационная комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет наличие ТМЦ — пересчитывает, перемеривает, перевешивает. Вносить в описи данные со слов материально ответственного специалиста нельзя.

Нюансы процедуры:

• если какие-то ценности поступают в компанию во время проверки, их нужно принять и занести в отдельную опись (п. 3.18 и 3.19 методических указаний по инвентаризации);
• если что-то нужно выдать (продать/отдать) в ходе инвентаризации, такие товарно-материальные ценности также прописывают в отдельном документе;
• если на момент инвентаризации часть ТМЦ находится в пути, не оплачена покупателями вовремя или хранится на складах сторонних организаций, информацию о них тоже вносят в отдельную опись (п. 3.21 методических указаний по инвентаризации).

Денежные средства и денежные документы

Во время подсчета денег учитывают наличные и безналичные средства, ценные бумаги и денежные документы (почтовые и вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Нюансы процедуры:

• если на момент инвентаризации какие-то деньги находятся в пути, сверяют суммы на счетах бухучета с данными квитанций банка или почтового отделения;
• для инвентаризации безналичных средств сверяют данные выписок банков с остатками сумм, числящихся на счетах по данным бухгалтерии.

Недвижимость

Все здания во время инвентаризации записывают по названиям, указывают их назначение, уникальный номер и основные характеристики. Также комиссия проверяет документы о принадлежности объекта. То же самое касается и природных ресурсов, например водоемов или земельных участков.

Если замечают что-то, чего раньше не было в учете, или в документах прописана неправильная/неактуальная информация, комиссия должна внести верные данные. Например, для зданий это могут быть сведения о том, из чего они построены, сколько в них этажей, какая площадь, когда были возведены. Для других объектов, например каналов или мостов, записывают размеры, из чего они сделаны и где расположены.

Если комиссия находит что-то новое, что раньше не учитывали, она оценивает стоимость объекта по текущим рыночным ценам и определяет уровень изношенности. Данные вносит в отдельные акты.

Нюанс процедуры: если какой-то объект отремонтировали, переделали или изменили его назначение, информация о нем обновляется. Например, к зданию пристроили новые помещения или снесли что-то, но это не указали в документах. В таком случае нужно определить, как это повлияло на стоимость объекта, и внести новые сведения в опись.

Нематериальные активы

В эту категорию входит все, что принадлежит компании, но не имеет физической формы (нельзя потрогать): патенты, товарные знаки, бренды, слоганы, разрешения и лицензии на разные виды деятельности, лицензии на программное обеспечение, сценарии, кинокартины и др.

При инвентаризации нематериальных активов комиссия проверяет документы на них — право на использование, правильность и своевременность постановки на баланс (п. 3.8 методических указаний по инвентаризации).

Оборудование

При инвентаризации оборудования проверяют наличие техники, соответствие ее инвентаризационных номеров заявленным, степень изношенности, год выпуска, мощность, назначение.

Нюансы процедуры:

• если какое-то оборудование будет в другом месте во время проверки или принадлежащая компании фура будет в рейсе, их инвентаризацию нужно провести заранее;
• если комиссия обнаружила непригодное для использования оборудование, она должна прописать в отдельной описи причину (кто-то испортил, полностью износилось и т. д.);
• если на момент инвентаризации какое-то оборудование находится в аренде или на хранении у другой организации, это также прописывают в отдельной описи.

Животные

Они тоже подлежат инвентаризации. Например, коровы или куры на ферме.

Комиссия проверяет номер животного (бирка), кличку, год рождения, породу, упитанность, вес и первоначальную стоимость.

Нюансы процедуры:

• крупный рогатый скот, свиней, рабочий скот, особо ценных овец и других животных вписывают в документ индивидуально. К молодняку этих животных применяют то же правило;
• для животных, которых выращивают на мясо или держат группами, делают общий учет. Прописывают только их количество и вес по каждой группе.

Незавершенное производство

Представьте, что компания производит какое-то оборудование. В ходе инвентаризации комиссия проверит, сколько оборудования уже собрали, какое количество изделий находится в процессе сборки, а по каким заказам сборку приостановили или вообще отменили. Все эти категории вносят в разные описи.

Нюансы процедуры:

• перед инвентаризацией надо отнести на склад ненужные материалы, покупные детали и полуфабрикаты, готовые детали;
• детали с браком вносят в отдельные описи;
• если производство связано с разными смесями или массами, то в отдельном документе указывают общий вес этой смеси и материалы, из которых она состоит;
• если речь идет о стройке, то в отдельной описи уточняют, какие объекты или их части пока не достроили, какие виды работ не завершили.

Существует приказ Минфина РФ от 13.06.1995 года № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». В нем прописано, что для проведения инвентаризации нужна специальная инвентаризационная комиссия. Ее состав утверждает руководитель юридического лица. В нее может входить бухгалтер, человек из администрации организации, экономист, техник или инженер, представитель независимой аудиторской компании.

Состав может различаться на разных предприятиях. Объединяет их один факт: если во время инвентаризации не будет хотя бы одного члена комиссии, результаты такой проверки могут признать недействительными.

Кандидат экономических наук, доцент, заведующий кафедрой государственных и муниципальных финансов РЭУ им. Г. В. Плеханова Михаил Косов уточнил, что в небольших компаниях, где нет возможности сформировать специальную комиссию, можно обойтись без нее.

«В компаниях, где работает только руководитель и бухгалтер, они могут самостоятельно проводить инвентаризацию. Это допускается в соответствии с положениями нового стандарта по инвентаризации ФСБУ 28/2023, если юрлицо заключило договор с аудиторами или не имеет других сотрудников. Если есть материально ответственные лица (например заведующий складом или продавец), то они должны участвовать в инвентаризации, но не могут быть частью специальной инвентаризационной комиссии. Однако в небольших компаниях они могут быть вовлечены в этот процесс для обеспечения его прозрачности и точности», — отметил эксперт.

Михаил Косов пояснил, что небольшие компании могут привлекать к инвентаризации независимых аудиторов. Когда речь идет о небольшом числе сотрудников, это особенно актуально.

Инвентаризация — процесс сложный и многоступенчатый. Для простоты понимания представим его в формате шести этапов.

1. Создаем инвентаризационную комиссию

Руководитель компании издает приказ/постановление/распоряжение, в котором прописывается состав комиссии, обязательства, сроки и причины проведения инвентаризации, а также указывается, что будут проверять.

Важно помнить следующее:

• тот, кто отвечает за сохранность имущества, в состав комиссии входить не может, но должен присутствовать при инвентаризации;
• в команде для проверки должно быть минимум два человека;
• все члены комиссии подписывают приказ, подтверждая свое согласие.

2. Собираем документы

До начала инвентаризации комиссия должна получить все последние документы о приходах и расходах. Председатель их проверяет и ставит свою подпись.

Также важно получить расписку от материально ответственных сотрудников.

В расписке важно зафиксировать, что:

• они сдали все документы в бухгалтерию или комиссии;
• все поступившие ценности учтены (оприходованы);
• все выбывшее имущество списано.

3. Проверка имущества и документов

Комиссия пересчитывает и проверяет:

• материальное имущество (оборудование, товары на складе, деньги в кассе, акции);
• арендованное имущество;
• нематериальные активы (права на что-то, инвестиции);
• долги.

После проверки все данные заносят в специальные описи. Сотрудники, отвечающие за имущество, должны подписать эти документы, подтверждая, что они присутствовали при проверке.

4. Сравнение данных в описях и бухгалтерских документах

Если при сравнении находят расхождения, составляют специальный документ — сличительную ведомость.

Важно: для фиксации результатов инвентаризации используют множество бланков. Это описи, сличительные ведомости, акты инвентаризации отгруженных ТМЦ, акты инвентаризации налички в кассе, ценных бумаг, товара на складе и др.

5. Подведение итогов инвентаризации

Комиссия обсуждает все найденные расхождения и записывают их в протокол. Если все данные сошлись, это также заносят в протокол.

Можно использовать специальный документ (унифицированная форма ИНВ-26), в котором прописывают:

• что нашли лишнего;
• чего не хватает;
• как это исправить.

Все заполненные документы, включая списки и ведомости, отдают руководителю компании для вынесения решения и составления приказа. В нем он утверждает результаты и прописывает, как исправить ошибки, которые нашли во время инвентаризации. После все документы отдают в бухгалтерию.

6. Внесение результатов инвентаризации в бухгалтерские документы

Все, что выявила инвентаризация, записывают в бухгалтерские документы за тот период, когда была проведена проверка. Если речь идет о годовой инвентаризации, информацию вносят в годовую отчетность.

Важно: если находят испорченное или устаревшее имущество, его списывают с учета. То же самое делают и с долгами, по которым прошел срок исковой давности. Таким образом, все найденные несоответствия исправляются, а компания получает точную картину состояния своего имущества и долгов.

Разберемся, когда нужно проводить инвентаризацию.

Базовые правила:

• руководитель компании сам решает, когда проводить проверку и на каком основании;
• можно прописать конкретные даты в документах компании;
• для годовой инвентаризации обычно выделяют время с 1 октября по 31 декабря, но проверку проводят по состоянию на 31 декабря включительно.

Важно учитывать, что основное имущество (оборудование, здания) нужно проверять минимум раз в три года. Сроки обязательной инвентаризации можно продлить, если что-то не успеваете. Для этого достаточно приказа руководителя. Но главное — успеть завершить годовую инвентаризацию до того, как будете подписывать годовую отчетность, потому что результаты проверки влияют на эти документы.

Когда комиссия завершила основную работу, учла все приходы и расходы, пересчитала и перепроверила все имущество, важно правильно обработать полученную информацию.

1. Все данные нужно занести в специальные описи. Сотрудники, отвечающие за имущество, должны подписать эти документы, подтверждая, что они присутствовали при проверке.

2. Сравнить данные инвентаризации с данными бухгалтерского учета и выявить расхождения. В сличительной ведомости важно указать все излишки и недостачи.

3. Проанализировать причины выявленных расхождений и прописать меры по их устранению.

4. Списать имущество, которое считается морально устаревшим или непригодным к использованию по любым другим причинам.

5. Списать недостачу в пределах нормы.

6. Записать недостачу, выходящую за пределы нормы, на счет виновных сотрудников.

7. Утвердить результаты инвентаризации и оформить соответствующий приказ.

8. Зафиксировать результаты инвентаризации в бухгалтерском учете и годовой отчетности.

Для проведения инвентаризации и оформления результатов могут понадобиться следующие документы:

• приказ;
• книга контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации;
• акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации;
• книга учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации;
• ведомость результатов, выявленных инвентаризацией;
• инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1 по ОКУД 0309001);
• инвентаризационный ярлык (форма № ИНВ-2 по ОКУД 0309002);
• инвентаризационная опись ТМЦ (форма № ИНВ-3 по ОКУД 0309003);
• акт инвентаризации отгруженных товаров (форма № ИНВ-4 по ОКУД 0309004);
• инвентаризационная опись ТМЦ, принятых (сданных) на ответственное хранение (форма № ИНВ-5 по ОКУД 0309005);
• акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути (форма № ИНВ −6 по ОКУД 0309006);
• акт инвентаризации незаконченных ремонтов (форма № ИНВ −10 по ОКУД 0309009);
• акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма № ИНВ-11 по ОКУД 0309010);
• акт инвентаризации наличных денег (форма № ИНВ-15 по ОКУД 0309014);
• инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16 по ОКУД 0309015);
• акт инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками (форма № ИНВ-17 по ОКУД 0309016);
• справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18 по ОКУД 0309017);
• сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма № ИНВ-19 по ОКУД 0309018).

Михаил Косов рассказал о пяти основных ошибках при проведении инвентаризации.

1. Неправильная организация процесса. Она может проявляться в неадекватном планировании, неверном определении сроков и состава инвентаризационной комиссии.

2. Из первого пункта вытекает еще одна ошибка — некорректное определение состава комиссии. В нее нельзя включать материально ответственных лиц, при этом они должны участвовать в проверке.

3. Фиктивная инвентаризация тоже встречается нередко, когда ее проводят только на бумаге. Это может привести к искажению бухгалтерской отчетности и проблемам с налогообложением.

4. Некорректное оформление документов: отсутствие подписей материально ответственных лиц и членов комиссии может поставить под сомнение достоверность результатов инвентаризации.

5. При проведении инвентаризации часто не учитывают физическое состояние активов. Из-за этого в отчетность могут попасть непригодные для использования объекты.

«Некорректные данные бухгалтерского учета могут привести к проблемам с налоговой и дополнительным штрафам, а ошибки в ходе инвентаризации — к искажению финансовых показателей компании. Последнее затруднит принятие стратегических решений. А если при инвентаризации найдут серьезные ошибки, это негативно скажется на деловой репутации и повлияет на доверие инвесторов и партнеров», — уточнил Михаил Косов.

Для некоторых ценностей есть норма недостачи. Если комиссия решит, что показатель находится в пределах нормы, руководитель может списать нехватку. К примеру, если на производстве пролилась краска или на складе испортилась небольшая часть продуктов. В таких случаях потери включают в расходы компании.

Если потери больше допустимых норм или что-то сильно испорчено, есть два пути.

1. Когда понятно, кто виноват, потери вычитаются из зарплаты этого сотрудника.

2. Когда виновника не нашли или суд отказал во взыскании, потери включаются в расходы компании.

На инвентаризации сильно сказался технологический скачок — развитие технологий и появление новых программ. Об этом рассказал заведующий кафедрой государственных и муниципальных финансов РЭУ им. Г. В. Плеханова Михаил Косов.

Эксперт уверен, что за последние пять лет в России процесс проведения инвентаризации стал более эффективным и гибким. Причина тому — внедрение электронного документооборота и развитие технологий искусственного интеллекта. Это повлияло на скорость, достоверность и эффективность инвентаризации.

«За счет внедрения систем электронного документооборота российские организации получили возможность оформлять результаты инвентаризации как на бумаге, так и в электронном виде. Это существенно упрощает процессы хранения и поиска документов, снижает риск их утери, позволяет автоматизировать процесс документирования. Помимо этого, электронные системы автоматизируют многие процессы учета, включая саму инвентаризацию, что сокращает применение ручного труда и снижает вероятность совершения ошибок при подсчете и оформлении результатов. Иными словами, электронные системы минимизируют человеческий фактор», — добавил эксперт.

Также Михаил Косов отметил положительное влияние технологий искусственного интеллекта на процесс инвентаризации. Внедрение ИИ помогло ускорить обработку больших объемов данных. Благодаря этому можно быстрее выявлять несоответствия в процессе инвентаризации. Это, в свою очередь, сделало контроль более эффективным и снизило риск недостач и технических ошибок.

«ИИ также может анализировать исторические (ретроспективные) данные, чтобы спрогнозировать потенциальные проблемы в организации в процессе проведения инвентаризации. На основании этого руководство может принимать соответствующие превентивные меры и одновременно с этим оптимизировать процесс», — уверен эксперт.

С 1 апреля 2025 года приказ Минфина РФ от 13.06.1995 года № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» утратит силу. На смену ему придет приказа Минфина РФ от 27.04.2023 года № 189 «О признании утратившими силу приказа Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года № 49 и отдельного положения приказа Министерства финансов РФ от 8 ноября 2010 года № 142н».

Федеральный стандарт бухгалтерского учета 28/2023 «Инвентаризация» вводит новые определения и уточняет порядок проведения инвентаризационных мероприятий. Что это значит, разъяснил Михаил Косов.

«Основное изменение — введение новых терминов в ФСБУ 28/2023: “объекты инвентаризации”, “фактическое наличие объектов”, “документы инвентаризации”, “результаты инвентаризации”. Эти определения помогают конкретизировать сферу применения и порядок проведения инвентаризаций. Также уточнили понятие квалификации результатов инвентаризации, которое включает определение категорий, таких как излишки, поврежденные активы, пересортица и обоснованность признания дебиторской задолженности», — рассказал эксперт.

Важно отметить, что новый стандарт не содержит особых требований к составу специальной инвентаризационной комиссии, но запрещает включать в нее материально ответственных за проверяемые объекты лиц. Хотя в некоторых случаях можно обойтись без специальной инвентаризационной комиссии. Например, если в компании работает только руководитель и главный бухгалтер.

Расскажем, что важно запомнить об инвентаризации, чтобы этот процесс прошел без стресса.

1. Это неотъемлемая часть бухгалтерского учета.

2. Инвентаризация необходима для прозрачного ведения бизнеса, беспроблемных отношений с налоговой, учета и контроля имущества и эффективного управления им.

3. Можно выделить девять видов инвентаризации:

• обязательную;
• добровольную;
• плановую;
• внеплановую;
• внезапную;
• полную;
• частичную;
• натуральную;
• документальную.

Выбор нужной зависит от целей и задач.

4. Инвентаризация затрагивает вообще все, что есть в компании, но если отметить основные категории, которые проверяют, их будет семь:

• товарно-материальные ценности;
• деньги и денежные документы;
• недвижимость;
• нематериальные активы;
• оборудование;
• животные;
• незавершенное производство.

5. Проводит инвентаризацию специальная инвентаризационная комиссия, в составе которой должно быть минимум два человека, а в идеале — кто-то из администрации компании, бухгалтер и несколько других специалистов (экономист, техник, инженер).

6. Материально ответственное лицо не может быть частью комиссии, но обязано присутствовать при инвентаризации.

7. При обнаружении расхождений результатов проверки с информацией в документации нужно фиксировать все — не только недостачи, но и избыток.

8. Недостачу в пределах нормы можно списать. Но если показатель выходит за черту нормы, недостачу должен компенсировать виноватый за ее образование.

9. Сроки инвентаризации и частота ее проведения могут быть разными, но важно помнить о том, что годовую инвентаризацию обычно проводят с 1 октября по 31 декабря, а основное имущество (оборудование, здания) нужно проверять минимум раз в три года.

10. С 1 апреля 2025 года утрачивает силу приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

11. Внедрение технологий искусственного интеллекта в процесс инвентаризации значительно ускоряет его, позволяет исключить большинство ошибок и неточностей, в том числе человеческий фактор.

1. Раздел «Инвентаризация» на официальном сайте Федеральной налоговой службы.

2. Федеральный закон от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

3. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 года № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Эксперт: Михаил Косов, кандидат экономических наук, доцент, заведующий кафедрой государственных и муниципальных финансов РЭУ им. Г. В. Плеханова