С каждым годом электронный документооборот внедряется во все большем количестве экономических сфер и компаний. Его работу невозможно представить без электронной подписи: она позволяет сдавать отчетность онлайн, участвовать в госзакупках, оперативно взаимодействовать с контрагентами, а также обеспечивает юридическую значимость цифровых документов. Но, как и любой другой инструмент, электронная подпись имеет определенный срок действия. Детально разъясним, как перевыпустить сертификат КЭП физическим и юридическим лицам, когда нужно это делать и приведем пошаговую инструкцию по продлению электронной подписи ИП онлайн.
Срок действия электронной подписи
Бизнесмены и руководители предприятий чаще всего используют квалифицированную электронную подпись (КЭП), так как она дает массу возможностей:
- подписание документов с контрагентами онлайн;
- регистрация онлайн-кассы;
- работа с «Честным знаком»;
- сдача отчетности в ФНС и СФР онлайн;
- участие в тендерах и госзакупках.
Сертификаты квалифицированной электронной подписи имеют ограниченный срок действия: у директоров ООО и индивидуальных предпринимателей (ИП) они действительны в течение 15 месяцев. Для сотрудников компаний, обычных граждан и ИП с машиночитаемой доверенностью сертификат будет действовать не больше года. Но если этот срок не истек, документ можно продлить онлайн. Если же он просрочен, придется оформлять КЭП заново, поэтому важно следить за актуальностью своей электронной подписи.
Новое оформление КЭП онлайн возможно только для юрлиц и ИП по биометрии, во всех остальных случаях владельцу придется лично посетить аккредитованный удостоверяющий центр (АУЦ) либо налоговую. Но есть и хорошая новость: в случае просрочки другой токен покупать не нужно — новую КЭП можно записать на старый.
Сертификат КЭП продлевают на тот же срок, на который выдавался прежний. Это может быть 1 год или 15 месяцев.
Когда нужно продлевать электронную подпись
Перечислим ситуации, при которых не обойтись без перевыпуска сертификата КЭП.
1. Заканчивается срок действия текущего сертификата квалифицированной электронной подписи (КЭП).
2. Изменились персональные данные владельца подписи.
3. Изменились реквизиты компании или ИП, на которые оформлен сертификат КЭП. Это может быть реорганизация, новые название, руководитель или юридический адрес.
4. Потерялся или сломался токен. Это usb-носитель, на котором хранится ключ сертификата электронной подписи.
Из всех перечисленных ситуаций продлить КЭП онлайн получится только в первом случае. Во всех остальных потребуется новая процедура оформления сертификата КЭП с полным перечнем документов. Физлицам для этого потребуется обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, а руководителям предприятий или ИП — в налоговую или к доверенному лицу удостоверяющего центра ФНС России.
Как и где продлить электронную подпись физлица
Сотрудники компаний и физические лица могут продлить срок действия сертификата КЭП только в аккредитованном удостоверяющем центре (АУЦ) при личном визите или в приложении «Госключ» онлайн.
В АУЦ
Уведомление о скором окончании срока действия сертификата КЭП удостоверяющий центр присылает владельцу электронной подписи за месяц. Чтобы продлить документ, нужно посетить АУЦ лично с паспортом и токеном.
Конкретный список требуемых документов и порядок продления сертификата различаются в зависимости от удостоверяющего центра — эту информацию лучше уточнить заранее в организации, которую вы планируете посетить.
В приложении «Госключ»
Можно продлить КЭП в приложении «Госключ». Для этого найдите в меню «Настройки», после этого нажмите на кнопку «Мои сертификаты» и выберите вариант «Продлить сертификат».
Как продлить электронную подпись ИП: пошаговая инструкция
Уведомление о скором истечении срока действия сертификата КЭП придет в личный кабинет компании или ИП за две недели до этого события. Для продления документа руководителю или предпринимателю необходимо обратиться в инспекцию ФНС до того, как сертификат станет просроченным. Электронная подпись продлевается бесплатно.
ИП и руководители компаний могут продлить КЭП только в налоговой или у доверенного лица удостоверяющего центра (УЦ) ФНС России. Также возможен онлайн-вариант — через личный кабинет налогоплательщика. Приведем алгоритм действий для последнего случая.
1. Вставьте в компьютер токен с электронной подписью, срок действия которой истекает.
2. Войдите в личный кабинет налогоплательщика компании или ИП по действующей КЭП.
3. Выберите сервис «Перевыпустить сертификат электронной подписи». После этого система предложит оформить заявление. Заполните документ актуальной информацией.
4. Подпишите заявление действующим сертификатом КЭП и и направьте запрос на продление документа. Новый сертификат запишут на тот же носитель, что и прежний. Весь процесс занимает несколько минут.
При личном посещении инспекции ФНС потребуется заполнить заявление на перевыпуск КЭП. С собой нужно взять паспорт, СНИЛС и токен. Сотрудник налоговой запишет новый сертификат КЭП на старый или новый токен. Процедура длится несколько минут.
В 2024 году ФНС и Центр биометрических технологий реализовали возможность оформления электронной подписи онлайн по биометрии без личного визита в налоговую инспекцию (3). Услуга доступна юридическим лицам и ИП в рамках реализации сервиса «Старт бизнеса онлайн». Для этого потребуется следующий алгоритм действий.
1. Убедитесь, что у вас есть подтвержденная учетная запись на сайте «Госуслуги».
2. Зарегистрируйтесь в Единой биометрической системе (ЕБС). Это можно сделать в одном из банков, список которых опубликован на сайте «Госуслуги».
3. Приготовьте компьютер с камерой, микрофоном и установленными на нем средствами электронной подписи.
4. Также вам потребуется электронный носитель (токен) для записи ключей электронной подписи. Он должен быть сертифицирован ФСБ России или ФСТЭК России.
5. Электронная подпись оформляется в личном кабинете налогоплательщика на официальном сайте ФНС России. Юридическим лицам потребуется раздел «Выпустить сертификат ЭП с помощью ЕСИА и ЕБС», а индивидуальным предпринимателям нужно будет сделать четыре перехода:
- сначала в раздел «Услуги. Сервисы»;
- затем нужен раздел «Получение КЭП»;
- третий переход — к кнопке «Получить сертификат ЭП»;
- завершающее действие — раздел «Дистанционно с использованием биометрии».
6. Авторизуйтесь в личном кабинете ФНС через сайт «Госуслуги» и подтвердите свою личность через ЕБС.
7. Проверьте актуальность данных, указанных в предзаполненном заявлении на получение сертификата.
8. Сформируйте ключи электронный подписи, дождитесь выпуска сертификата и запишите его на электронный носитель (токен).
Главное о продлении электронной подписи
Подведем итоги материала и расскажем вкратце, что нужно сделать для продления квалифицированной электронной подписи.
1. Сертификат КЭП перевыпускают не только в тех случаях, когда истекает срок его действия, а также при смене персональных данных владельца подписи, реквизитов юрлица или ИП, на которые оформлен документ, а также при потере или поломке токена.
2. Индивидуальные предприниматели и директора предприятий оформляют сертификат КЭП в налоговой или у ее доверенного лица. Сотрудники компаний и физлица — в аккредитованном удостоверяющем центре или в приложении «Госключ».
3. Сертификат КЭП, выданный в налоговой или у ее доверенного лица, действует 15 месяцев. Документ, оформленный в АУЦ и в приложении «Госключ», — в течение 12 месяцев.
4. При продлении прежний сертификат КЭП должен действовать, чтобы заверить заявление и другие документы. Если же он уже просрочен, придется собирать пакет документов и получать КЭП заново.
5. В 2024 году ФНС и Центр биометрических технологий реализовали возможность оформления электронной подписи онлайн по биометрии без личного визита в налоговую инспекцию. Услуга доступна юридическим лицам и ИП в рамках реализации сервиса «Старт бизнеса онлайн».
Список источников:
1. Федеральный закон от 06.04.2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
2. Раздел «Удостоверяющий центр ФНС России» на официальном сайте Федеральной налоговой службы России.
3. Новость «Юрлица и индивидуальные предприниматели теперь могут дистанционно оформить электронную подпись без обращения в удостоверяющий центр» на официальном сайте Федеральной налоговой службы России. 2024.
4. Список аккредитованных удостоверяющих центров на официальном сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.