Источник: Freepik
При подписании трудового договора и работник, и работодатель берут на себя обязанности и определяют права. Детально перечень рабочих задач нового сотрудника прописывается в должностной инструкции. С помощью эксперта объясним, какие ее виды встречаются в российских компаниях, как грамотно ее разработать в 2025 году и внести исправления. Также в материале вы найдете образец должностной инструкции и узнаете, нужно ли вести учет таких документов.
Что такое должностная инструкция
Это официальный внутренний документ организации с подробным описанием требований к работе сотрудника, его должностных обязанностей и прав, обеспеченных трудовым законодательством. Должностные инструкции (ДИ) могут быть как общими для ряда специалистов с описанием их функций, ответственности и порядка подчинения, так и разработанными индивидуально для отдельных сотрудников.
Согласно статье 47 Федерального закона №79-ФЗ, для госструктур ДИ обязательны. Для частных организаций Трудовым кодексом РФ их разработка не предусмотрена. Однако в ряде случаев именно должностная инструкция позволяет разрешить конфликты и защитить права как работодателя, так и работника (1).
Виды должностных инструкций для специалистов
Как правило, ДИ разрабатываются для всех должностей, указанных в штатном расписании. В зависимости от рода деятельности компании и уровня ответственности сотрудника должностные инструкции делятся на четыре вида.
Общие
Составляются на основании типовых нормативных актов для таких стандартных позиций, как бухгалтер, HR-специалист или юрист.
Специальные
Создаются с учетом особенностей определенной отрасли для таких узкопрофильных специалистов, как инженеры или врачи.
Индивидуальные
Такие ДИ адаптированы под конкретные условия организации и включают определенные требования к работе с учетом специфики деятельности.
Для руководящих должностей
Разрабатываются для руководства компании, включая генерального директора, начальников отделов и главного бухгалтера.
Как разработать должностную инструкцию в организации
При разработке ДИ важно максимально разграничить ответственность работодателя и сотрудника, исключить риски неисполнения работником своих обязанностей, а также защитить интересы обеих сторон. Все формулировки должны быть четко, подробно и понятно прописаны.
Как отмечает Алина Неретина, старший юрист компании «Юнистафф Пейрол Компани» (ГК ANCOR), работодатель сам определяет порядок оформления должностных инструкций и назначает ответственных сотрудников для их разработки.
«На практике их поручают создать руководителям структурных подразделений, юристам, HR-отделу. Причем должностная инструкция может разрабатываться на должность или быть индивидуальной, если обязанности работников на одной должности в чем-либо различаются. Хоть ДИ и не является обязательным документом, рекомендуется ее иметь, иначе в случае суда с работником сложно будет доказать невыполнение им должностных обязанностей», — пояснила эксперт.
Рассмотрим базовые разделы этого документа.
1. Общие положения
Прописываются компетенции, требования к должности с описанием рабочего места, указанием подчиненности и порядка замещения работника.
2. Функциональные обязанности
Детально описываются функции конкретного сотрудника, перечисляются его рабочие обязанности.
3. Должностные обязанности
Прописываются общие обязанности, взятые из статьи 21 Трудового кодекса РФ (2). В частности, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и требования по охране и безопасности труда, выполнять установленные нормы.
4. Права работника
Указываются права сотрудника в соответствии с занимаемой им должностью.
5. Ответственность работника
Прописывается ответственность за неисполнение должностных обязанностей, указанных в ДИ.
6. Порядок ознакомления с ДИ
Если должностная инструкция — приложение к трудовому договору, работник расписывается в договоре, один экземпляр которого хранится у работодателя. Если это отдельный документ, сотрудник ставит подпись в листе или журнале ознакомления с ДИ.
7. Порядок изменения ДИ
Указывается алгоритм действий работодателя при пересмотре и внесении изменений в ДИ.
8. Приложения к ДИ
Это может быть лист согласования ДИ или ознакомления с документами, необходимыми для конкретной работы.
При разработке документа Алина Неретина рекомендует изучить нормативную базу и требования к должности. Например, узнать, обязательно ли применение профстандартов в соответствии со статьей 195.2 ТК РФ.
«Не стоит скачивать из интернета типовые ДИ. Безусловно, часть обязанностей может быть общей, но ведь в каждой компании своя специфика. Ответственный за разработку документа может провести опрос самого работника, его руководителя о фактически выполняемых обязанностях», — посоветовала эксперт.
Образец должностной инструкции 2025 года
В качестве образца приведем должностную инструкцию специалиста по связям с общественностью.
Источник: Гарант
Источник: Гарант
Правила внесения изменений в должностную инструкцию
В случае изменения условий трудового договора, например режима работы, оплаты труда, содержания и объема обязанностей сотрудника, нужно внести изменения и в должностную инструкцию. Порядок этой процедуры зависит от формата составления документа. Если ДИ — частью трудового договора, то работник подписывает дополнительное соглашение. Если это отдельный документ, то издается приказ об изменении ДИ. С ним сотрудника надо ознакомить под роспись.
При изменении условий трудового договора работника надо уведомить минимум за два месяца. Если корректировка ДИ приведет к изменению трудовых функций, необходимо получить письменное согласие сотрудника. Без него вносить изменения можно только в случае чрезвычайной ситуации.
«Трудовую функцию работника без его согласия менять запрещено. Работодатели часто проигрывают суды по этому вопросу. Удобнее формировать должностную инструкцию как отдельный документ, а не приложение к договору. Порядок внесения изменений при этом определяется самим работодателем. Это указано и в письме Минтруда России от 25 апреля 2022 года № 14-2/ООГ-2707, и в письме Роструда от 27 мая 2022 года № ПГ/13204-6-1. На практике часто издается приказ о внесении изменений в должностную инструкцию и утверждается обновленный документ. При этом работник обязательно должен быть с ним ознакомлен», — предупредила Алина Неретина.
Учет должностных инструкций
Расскажем о правилах ознакомления с должностными инструкциями и их хранения в организации. После разработки, утверждения документа и ознакомления с ним сотрудника следуют два основных этапа работы с ДИ.
1. Должностную инструкцию подписывает сотрудник, для которого она предназначена, и руководитель компании. Документ составляется в двух экземплярах — один отдается работнику, другой остается у работодателя.
2. Для фиксации подписания и передачи документа заводится журнал ознакомления с должностной инструкцией, в котором работник тоже расписывается. Зачастую на этом процесс работы с документом заканчивается.
Сроки хранения ДИ указаны в статье 22.1 Федерального закона от 22.11.2004 года № 125-ФЗ (3). Началом срока хранения считается не дата создания документа, а 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
К примеру, индивидуальные должностные инструкции должны храниться 50 лет, если делопроизводство по ним завершилось после 1 января 2003 года, и 75 лет, если до 1 января 2003 года. Типовые ДИ хранятся три года после замены их новыми.
При этом обязательная регистрация ДИ законом не предусмотрена. Тем не менее наличие журнала регистрации и ознакомления с ДИ в ряде спорных случаев может заметно упростить задачу по их решению (3).
Советы эксперта
Источник: Freepik
«При разработке должностной инструкции первоочередное внимание обращайте на нормативные требования к должности. Даже если применение профстандартов необязательно, работодатель может ими воспользоваться — это достаточно удобно», – считает Алина Неретина.
Также эксперт посоветовала учитывать структуру документа. В нем могут быть следующие разделы:
- общие положения: указывается, для какой должности разработана должностная инструкция, какими документами руководствуется сотрудник в своей работе, детализируются требования к его квалификации;
- возможно указать вертикальные взаимосвязи — кто является вышестоящим и непосредственным руководителем. И горизонтальные взаимосвязи — с какими отделами, должностями и по каким вопросам сотрудник должен взаимодействовать.
«”Должностные обязанности” — самая важная часть ДИ. Рекомендуется в их перечень добавить общую формулировку: “Работник обязан выполнять иные распоряжения непосредственного руководителя, не предусмотренные настоящей должностной инструкцией, однако относящиеся к должности и вытекающие из нее”», — дополнила Алина Неретина.
Эксперт отметила, что права сотрудника, как правило, имеют общие формулировки. Пример: «Работник вправе вносить предложения, касающиеся изменения и улучшения способов и методов работы, организации работы в рамках полномочий своей должности».
Для раздела «Ответственность» в качестве примера эксперт привела следующую формулировку: «Работник несет ответственность за правонарушения и проступки, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ».
Главное о должностных инструкциях в 2025 году
Должностная инструкция — это внутренний документ организации с подробным описанием требований к работе сотрудника, его обязанностей и прав. Для частных организаций Трудовым кодексом РФ разработка ДИ не предусмотрена. Однако в ряде случаев именно она позволяет разрешить конфликты и защитить права как работодателя, так и работника. Расскажем, что еще надо помнить об этом документе.
1. В зависимости от рода деятельности компании и уровня ответственности сотрудника должностные инструкции делятся на общие и специальные, индивидуальные и для руководящего состава.
2. Хотя ДИ и не является обязательным документом, рекомендуется ее иметь, иначе в случае суда с работником сложно будет доказать невыполнение им должностных обязанностей. При этом все формулировки должны быть четко, подробно и понятно прописаны.
3. Эксперт рекомендует при разработке документа изучить нормативную базу и требования к должности. Например, обязательно ли применение профстандартов. И не рекомендует скачивать типовые ДИ из интернета, поскольку в каждой компании своя специфика.
4. При изменении условий трудового договора работника надо уведомить минимум за два месяца. Если корректировка ДИ приведет к изменению трудовых функций, необходимо получить письменное согласие сотрудника.
5. Обязательная регистрация ДИ законом не предусмотрена. Тем не менее наличие журнала регистрации и ознакомления с ДИ в ряде спорных случаев может заметно упростить задачу по их разрешению.
6. «Должностные обязанности» — самая важная часть должностной инструкции. Эксперт рекомендует добавить в их перечень общую формулировку: «Работник обязан выполнять иные распоряжения непосредственного руководителя, не предусмотренные настоящей должностной инструкцией, однако относящиеся к должности и вытекающие из нее».
Список источников:
1. Федеральный закон от 27.07.2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».
2. Статья 21 «Основные права и обязанности работника» Трудового кодекса РФ.
3. Федеральный закон от 22.11.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Автор: Наталия Чернышова
Эксперт: Алина Неретина, старший юрист компании «Юнистафф Пейрол Компани», ГК «ANCOR»
