Источник: Freepik
Рассмотрим, что такое докладная записка и за что отвечает, какие бывают ее виды, в каких ситуациях она оформляется и на кого. Также дадим пошаговую инструкцию по составлению этого документа и разберем, чем докладная записка отличается от объяснительной и служебной. В подготовке материала нам помогли два эксперта — Юлия Анисимова, директор Office Line ГК ANCOR, и Наталья Кухтарова, руководитель практики юридического аутсорсинга компании Bellerage.
Что такое докладная записка
Это служебный документ, который используется для передачи информации, анализа или предложений по определенной теме. Он предназначен для информирования руководства или коллег о текущей ситуации, проблемах, предложениях или результатах работы. Докладная записка может содержать факты, выводы и рекомендации.
Репутация у докладной записки скорее негативная — вероятно, из-за ассоциации с глаголом «доложить». К тому же на практике ее часто используют при возникновении проблемных ситуаций.
«Разновидностей обращений с помощью документа к руководителю, коллеге или даже подразделению множество. Цель бывает разной: от информирования, просьбы, жалобы до похвалы или благодарности. Один из важных инструментов — докладная записка. Она позволяет сотруднику сообщить руководству о важных рабочих моментах», — дополнила Юлия Анисимова.
Виды докладной записки
Бывают разные виды этого документа в зависимости от контекста. Например, по характеру записки — позитивная и негативная, по адресату — внутренняя и внешняя. Рассмотрим более подробно виды по последней характеристике.
Внутренняя
Такой документ направляется внутри организации. Его используют для информирования сотрудников или руководства о внутренних вопросах, таких как результаты работы, проблемы, предложения по улучшению процессов и т. д. В качестве примера можно привести докладную записку о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.
Внешняя
Как можно понять из названия, записка направляется за пределы организации. Обычно она используется для общения с внешними партнерами и другими организациями. Например, компании не хватает сотрудников на текущем этапе и она просит партнерскую фирму помочь в решении кадрового вопроса. Подписать документ должен руководитель.
Когда пишется докладная записка: основные ситуации и причины
Юлия Анисимова согласилась с тем, что на практике докладная записка чаще содержит негативный посыл: «Она используется в ситуациях нарушения трудовой дисциплины: опоздания, прогулы, невыполнение обязанностей, срыв сроков. Помимо этого, причиной могут быть технические неполадки, недостаток ресурсов, снижение качества выпускаемой продукции и брак. И, конечно, это разнообразные конфликты: нарушение правил внутреннего распорядка, финансовые или правовые нарушения, например кражи, мошенничество».
Но бывают и исключения, причем довольно частые. Это может быть благодарность сотруднику за усердную работу. Наталья Кухтарова отметила, что докладная необязательно связана с негативом: «Она может просто фиксировать положение дел, содержать факты, которые необходимо сообщить руководству. Речь может идти, в том числе, о достижении KPI, перевыполнении планов, благодарности коллективу или конкретным работникам».
Подведем небольшой итог и перечислим причины, по которым обычно пишут докладную:
- информирование: передача актуальной информации о состоянии дел, проекта или ситуации;
- анализ: оценка текущей ситуации и выявление проблем, сообщение о них;
- рекомендации: предложение решений сложных ситуаций или улучшений по конкретным вопросам;
- отчетность: подведение итогов работы за определенный период, например оценка выполнения KPI;
- обсуждение новых идей: выдвижение инициатив и предложений по развитию организации или проекта.
На кого можно составить докладную записку
Докладная записка может быть адресована различным категориям лиц в зависимости от ее содержания и цели. Между тем в классическом понимании это скорее иерархичный документ — он направляется от подчиненного руководителю. Конечно, бывают и исключения, но чаще всего они связаны с тем, что у рядовых сотрудников много вопросов к начальнику отдела, о которых они хотят сообщить директору.
Так, составить докладную можно на:
- руководство: директора, менеджера, начальника отделов;
- сотрудника: коллегу по работе или подчиненного;
- внешнего партнера: подрядчика, поставщика, другую организацию.
Как написать докладную записку
Расскажем пошагово, как написать докладную независимо от ее характера. Разобраться во всех тонкостях составления помогла Юлия Анисимова.
1. Определите цель и соберите информацию
Четко сформулируйте, зачем вы пишете докладную записку и кто будет ее читать. Это поможет вам сосредоточиться на нужной информации и стиле изложения. Далее соберите все необходимые данные, факты и выводы, которые вы хотите включить в документ. Убедитесь, что информация актуальна и точна.
2. Составьте структуру
В соответствии со строгими стандартами написания документа важно, чтобы обязательно была соответствующая структура с шапкой, объяснила эксперт. В ней должны быть следующие данные: «Кому», «От кого», «Дата и номер» в соответствии с принятой нумерацией внутри организации.
«В заголовке обязательно указывается целевое назначение. Например: "Докладная записка о...нарушении, предложении, инциденте"», — добавила Юлия Анисимова.
3. Разработайте основную часть
Подробно изложите информацию, используя четкие и логичные аргументы. Включите в текст факты, цифры и примеры для подкрепления своих выводов. Эксперт подчеркнула, что это основное содержательное поле, в котором четко, без эмоций и лишней окрашенности описывается суть проблемы с фиксацией фактов: кто, что, когда и где.
«Важно, чтобы были приложены факты, описана доказательная база», — дополнила Юлия Анисимова.
4. Напишите завершение
Подведите итоги изложенного. Укажите на основные выводы и результаты анализа. А если ваша записка предполагает предложения по улучшению ситуации или решению проблемы, четко сформулируйте их в отдельном разделе.
«В завершающем абзаце важно предложить варианты решения. Желательно, чтобы ваше видение и анализ ситуации, а также предложения по решению были изложены без эмоций, корректно и понятно. Минимизируйте личное отношение, не увлекайтесь частыми деепричастными оборотами и прилагательными, выражающими эмоции. В финале — предложения по решению, заключительное слово, дата, подпись», — заключила Юлия Анисимова.
5. Проверьте оформление и отдайте документ
Перечитайте текст на наличие ошибок и неточностей. Убедитесь, что структура логична, а язык ясен и понятен. Также проверьте, что документ оформлен в соответствии с корпоративными стандартами: шрифт, отступы, нумерация страниц и т. д.
Как передавать докладную, объяснила эксперт: «Оригинал докладной записки передают руководителю или иному должностному лицу через службу секретариата с обязательной внутренней регистрацией и визированием. То же самое можно сделать онлайн через электронную почту, если это принято в организации».
Образец докладной записки
В процессе составления докладной можете ориентироваться на этот образец.
Источник: secrets.tbank.ru
Чем отличается докладная записка от служебной и объяснительной
Определение докладной записки мы дали выше, повторим обобщенно ее цель: чаще всего она идет от сотрудника руководству с целью информировать о проблеме или выступить с каким-то предложением.
Наталья Кухтарова напомнила, что, согласно приказу Роспотребнадзора от 24.12.2020 года № 867 «Об утверждении инструкции по делопроизводству», докладная записка — это документ, адресованный вышестоящему руководителю. Он содержит изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя (1).
Служебная же записка используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями или руководителями, не находящимися в прямом подчинении. Как отметила Юлия Анисимова, она носит более нейтральный характер и чаще всего используется для «горизонтального» общения между отделами. Например, это может быть документ о выделении дополнительного бюджета на маркетинг.
«Разница между объяснительной и докладной запиской еще проще. Она заключается в инициаторе подготовки документа. Докладная записка делается по инициативе работника, а объяснительная — по требованию работодателя или руководства, то если именно работодатель требует каких-либо объяснений», — пояснила Наталья Кухтарова.
Источник: Freepik
Мнение экспертов
Юлия Анисимова выделила несколько аспектов, анализируя эффект от докладных записок.
«Во-первых, официально написанная докладная четко фиксирует проблему и мнение сотрудника по этому поводу. В спорных ситуациях наличие подобного документа подкрепляет слова работника, особенно если в тексте хватает фактуры. Это же позволяет оперативнее разрешить проблему, потому что уже есть предлагаемые варианты решения. Во-вторых, написание докладной помогает работникам абстрагироваться от ситуации, переложить эмоции на бумагу. А избавившись от них, трезво проанализировать проблему и способы ее решения», — отметила эксперт.
Она также добавила, что многими сотрудниками докладная записка до сих пор трактуется как жалоба, донос. Но нужно помнить, что руководство обязано отреагировать на официальный документ, и именно поэтому важно использовать его с умом, прибегая к нему в сложных ситуациях, не добавляя излишних эмоций, а сохраняя только самую суть.
Наталья Кухтарова считает, что сложно однозначно оценить эффективность этого инструмента: «С одной стороны, это устоявшийся способ формальной коммуникации между работником и работодателем. С другой, у докладной есть имидж негативного документа, так что его следует использовать обдуманно».
Главное о докладной записке
Докладная записка, несмотря на неоднозначное отношение к ней, — важный инструмент делового общения, который помогает поддерживать эффективный информационный обмен внутри и вне организации. Собрали самое важное, что нужно о ней запомнить.
1. Докладная записка служит для информирования о проблеме, анализа ситуации или предложений по улучшению.
2. Структура документа включает заголовок, основную часть, заключение и рекомендации, если таковые есть.
3. Основа любой докладной записки — это достоверные факты и обоснования выводов, нужна конкретика без лишних эмоций. Лучше подтвердить факты. Например, с помощью фото или документов.
4. Важно обращать внимание на оформление. Документ должен соответствовать корпоративным стандартам.
5. Докладные записки бывают внутренние (вышестоящему руководству) и внешние (например подрядчику или партнеру).
Список источников:
1. Приказ Роспотребнадзора от 24.12.2020 года № 867 «Об утверждении инструкции по делопроизводству».
2. Евтушенко О. А. Научная статья «Письменное воплощение административного дискурса: служебные, докладные, объяснительные записки». Журнал «Ученые записки Петрозаводского государственного университета». 2017.
3. Приказ ФНС России от 29.12.2022 года № ЕД-7-10/1289@ «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы».
Автор: Ася Дугнист
Эксперты:
Юлия Анисимова, директор Office Line, ГК ANCOR
Наталья Кухтарова, руководитель практики юридического аутсорсинга компании Bellerage
