Что такое система электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, благодаря которому реализуется цифровой подход к работе с документами. Она представляет собой целый комплекс программных и технических средств, позволяющих автоматизировать все процессы, связанные с движением документов внутри компании, — их создание, обработку, хранение и передачу в электронной форме.
Именно СЭД позволяет организовать и оптимизировать внутреннее делопроизводство компании, то есть деятельность, обеспечивающую документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Как работают системы электронного документооборота и в чем их функции
СЭД представляет собой пространство, в котором происходит оборот всех документов компании, — от накладных до технической документации. Система автоматизирует работу с бумагами и высвобождает время, которое ранее тратилось на рутинные операции.
Работает СЭД подобно единому механизму, в котором каждый элемент (документ) имеет свой маршрут. Все этапы, которые он проходит, строго фиксируются. Работа СЭД предполагает создание документов одним пользователем с последующей их отправкой другому участнику системы для обсуждения, ознакомления, согласования, корректировки или электронной подписи. Распечатка документа не требуется, он сохраняется в оригинальном виде.
С помощью СЭД можно:
- создавать документы в автоматическом режиме с помощью шаблонов;
- регистрировать, передавать и хранить электронные документы;
- переводить бумажные документы в цифровой вид;
- создавать карточки документов (форму со всей информацией о документе в системе ЭД);
- искать документы в единой централизованной базе;
- маршрутизировать документы (перемещать их к исполнителю по установленному маршруту);
- контролировать прием документов с последующим исполнением распоряжений, имеющихся в них;
- вести различные журналы (например учета трудовых книжек) и классификаторы (систематизированные перечни различной информации);
- рассылать уведомления сотрудникам;
- согласовывать документы;
- автоматически регистрировать входящую документацию;
- конвертировать электронные документы в другие форматы, совместимые с системой;
- работать с документами коллективно;
- формировать отчеты о движении документов и их исполнении.
Виды систем электронного документооборота
Помимо классической СЭД, в которой все документы и процессы отдельно взятой организации переводятся в электронный вид, существуют и другие принципиальные решения: клиент-серверные на основе баз данных компании, а также с применением облачных решений. Кроме того, СЭД также классифицируют по функционалу и выполняемым задачам. Рассмотрим каждый вид подробнее.
Традиционные системы
Эти автоматизированные системы документооборота — прямые последователи традиционного бумажного делопроизводства. Они могут внедряться в компаниях самого разного масштаба, имеют строгие правила и управление по вертикали. Подобные системы позволяют организовать внутренний электронный архив документов, их движение внутри организации, а также оптимизируют работу с входящей и исходящей корреспонденцией.
Электронные архивы
Такие системы предназначены для структурированного хранения документов разного вида и формата — текстов, графики, мультимедиа. Они надежны, но имеют функционал, недостаточный для полноценного документооборота. Зато позволяют хранить большие массивы данных и быстро искать нужные файлы. Обычно такие архивы входят в состав СЭД и редко используются отдельно от нее.
Workflow-системы
Система Workflow предусматривает автоматизацию не отдельно взятых функций и действий, а целых бизнес-процессов. Пользователь избавлен от необходимости думать над тем, как создать или получить документ, когда и кому его отправить — все делает система. Workflow-системы востребованы в компаниях, для которых одновременно характерны повторяющиеся бизнес-процессы и предусмотрен документооборот с простой структурой.
Коллаборативные системы
Такие системы легко адаптируются к разным форматам взаимодействия и позволяют подстраивать рабочие процессы под конкретные условия. В них отсутствует четкая иерархия и формализация потока работ, а их главная задача — обеспечить возможность выполнения групповых операций.
Системы с CRM-функциями
В системах с CRM-функциями, помимо документов, хранится информация о взаимодействии с клиентами и/или партнерами. В них предусмотрено ведение проактивных продаж с отражением истории взаимодействия, планирование работы и автоматизация операций, связанных с клиентами, — система сама занимается рассылкой информации через электронную почту и различные мессенджеры.
ECM-системы
В ECM-системах документы рассматриваются в качестве одного из элементов корпоративного контента, а не как главный и единственный инструмент управления. В них предусмотрены те же функции, что и в других СЭД, но они более гибкие, позволяют работать не только со структурированным, но и с неструктурированным контентом. Документооборот — только одна из функций ЕСМ-систем наряду с управлением файлами, записями, знаниями и web-контентом.
Гибридные системы
Они сочетают в себе возможности и преимущества нескольких видов систем. Алгоритм их работы имеет настраиваемый функционал и определяется внутри самой организации. В гибридных системах возможен как строгий, так и свободный порядок действий, они особенно востребованы в государственных структурах и крупных компаниях с четкой иерархией и правилами.
Требования к системам электронного документооборота
Требования к СЭД регламентированы законодательно, ознакомиться с их полным перечнем можно в приказе Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 года № 69 «Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов».
Отметим, что каждая компания в зависимости от особенностей ее деятельности может определять собственные параметры СЭД. Вместе с тем к системам электронного документооборота предъявляют несколько общих требований, начиная от возможности регистрации документов, заканчивая их электронной подписью.
Индивидуальные требования к СЭД могут касаться:
- создания, согласования и утверждения документов;
- контроля исполнительской дисциплины;
- протоколирования действий;
- обсуждения документов;
- делегирование полномочий в части исполнения документов
и т. д.
СЭД, помимо перечисленных требований, необходимо соответствовать концепции развития всей IT-инфраструктуры компании, поэтому она должна предполагать масштабируемость, расширение функционала и возможность интеграции в единое информационное пространство.
Плюсы и минусы внедрения СЭД в организации
Внедрение СЭД предусматривает ряд серьезных тактических и стратегических преимуществ для всей IT-структуры предприятия, а также для руководителей и рядовых пользователей.
Плюсы:
- оптимизируются бизнес-процессы, движение документов ускоряется и становится прозрачным для всех участников СЭД;
- экономится время на рутинных операциях, сокращаются трудозатраты;
- снижаются затраты — не нужно платить за курьерскую доставку, тратить деньги на бумагу, картриджи, папки и прочие расходники;
- повышается безопасность — электронный документ нельзя физически потерять или повредить, а передача данных защищена шифрованием;
- упрощается подача документов в государственные контролирующие органы (документация с электронной подписью имеет юридическую значимость, ее можно подавать в суды и другие госорганы);
- экономится площадь — для электронных документов не требуется отдельное архивное помещение, все они сохраняются на сервере;
- уменьшается количество ошибок — сервис сигнализирует исполнителю о некорректном формате документа;
- улучшается исполнительская дисциплина — СЭД помогает руководителям контролировать весь процесс работы и соблюдение сроков;
- обеспечивается конфиденциальность и сохранность информации — с помощью настроек контролируется доступ сотрудников к документам, а единая база позволяет архивировать данные и восстанавливать их.
Использование СЭД в компаниях, особенно небольших, имеет и ряд недостатков. Однако наметившиеся тенденции позволяют сделать вывод, что уже в обозримом будущем электронный документооборот на предприятиях будет скорее правилом, нежели исключением.
Минусы:
- высокая стоимость внедрения;
- затраты на сопровождение системы;
- необходимость обучения персонала;
- риски повреждения базы данных и проблема сохранности информации;
- необходимость дублирования электронных документов в бумажной версии, которая может возникать при работе с контрагентами;
- проблема разграничения прав доступа к документам.
Как выбрать СЭД для организации
Выбор СЭД — ответственная задача, при решении которой нужно учесть множество нюансов. Приведем инструкцию, как выбрать систему электронного документооборота правильно.
1. Определите, какие СЭД предстоит решать задачи, какие виды документов будут обрабатываться и в каком объеме, а также на какие подразделения компании будет распространяться система и какие специфические функции ей необходимы.
2. Выберите несколько вариантов и сравните компетенции поставщиков продукта. В первую очередь обращайте внимание на качество сайтов. Выясните также, выступает ли компания разработчиком или только продает СЭД. Поинтересуйтесь специализацией поставщика, оцените его репутацию и опыт в реализации проектов.
3. Протестируйте демоверсию продукта, чтобы понять, насколько он удобен в использовании. Ищите вариант с простым и интуитивно понятным интерфейсом.
4. Изучите отзывы реальных пользователей. Поинтересуйтесь, какие СЭД выбирают компании в вашем секторе.
5. Проанализируйте, насколько безопасна система. Обратите внимание на качество шифрования, поддержку электронных подписей и особенности создания резервных копий.
Для многих компаний важна также стоимость. Цена во многом зависит от функционала СЭД и масштаба компании. Оценить выгоду приобретения поможет сравнение затрат на электронный и бумажный документооборот.
Главное о системах электронного документооборота
СЭД — перспективное решение для компаний разной капитализации и сферы деятельности. Она позволяет не только сэкономить время и решить проблемы с информационной безопасностью, но и интегрироваться в сервисы внешнего ЭДО.
1. СЭД — это многофункциональная программа, с помощью которой делопроизводство и документооборот в компании переходит на новый, более современный и перспективный уровень, позволяющий оптимизировать множество процессов, сэкономить время и бумагу.
2. Наряду с общими требованиями к СЭД, у каждой компании в вопросах организации рабочих процессов есть и индивидуальные. Они могут касаться особенностей создания, согласования, утверждения документов и ряда других действий в системе документооборота.
3. Каждая компания сама решает, когда и какую именно СЭД внедрить у себя на производстве. Электронные системы особенно важны для бизнеса, который сопровождается большими потоками входящей, исходящей и внутренней документации.
Список источников
1. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8−2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу».
2. Приказ Федерального архивного агентства от 15.06.2020 года № 69 «Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов».
3. Меркурьева Н. Статья «Требования к системам электронного документооборота». Электронный журнал «Управляем предприятием» № 05 (16), май 2012.
