Машиночитаемая доверенность (МЧД) в 2024 году: особенности, правила оформления и преимущества для бизнеса

Это электронный аналог бумажной доверенности. В нем обязательно должна быть указана следующая информация:

• данные доверителя;
• сведения о сотруднике, на которого оформляется машиночитаемая доверенность;
• перечень полномочий, которые специалист имеет право выполнять от лица компании.

Документ выпускают в специальном формате xml, который автоматически распознают электронные системы и сервисы.

До 1 сентября 2023 года подписать документы от имени компании можно было с помощью специальной электронной подписи. Этот сертификат оформляли на юридическое лицо и указывали в нем данные организации.

Федеральный закон № 536 ввел новый порядок подписания документов. Теперь сотрудники заверяют их с помощью сертификата электронной подписи (ЭП) физического лица, а их полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность.

Чтобы все организации успели оформить МЧД, правительство ввело переходный период. Ранее выданные электронные подписи юридических лиц действуют только до 1 сентября 2024 года, после этого срока компания обязана следовать новым правилам.

Константин Чупырь, налоговый юрист и налоговый консультант, член Палаты налоговых консультантов России, объяснил, зачем ввели МЧД: «Такая доверенность позволит автоматизировать и ускорить проверку полномочий подписанта, а это способствует дальнейшему развитию электронного документооборота (ЭДО). Благодаря МЧД информационные системы смогут обрабатывать документы без участия человека».

Машиночитаемые доверенности также ввели для повышения безопасности использования электронных подписей. Раньше заверить документы компании в электронном виде можно было двумя способами.

1. Использовать сертификат электронной подписи юридического лица. Это довольно безопасный способ, но у него есть минус: не всегда возможно проверить полномочия сотрудника. Заверять документы с помощью такого сертификата можно до истечения срока его действия.

2. Использовать дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Это небезопасный способ, потому что работник, имея доступ к ключу директора, может самовольно выполнять от его имени любые действия. Например, перевести финансовые средства организации на личный счет.

«Новая схема работы с машиночитаемой доверенностью — более безопасный вариант. В этом случае сотрудник подписывает документы с помощью сертификата электронной подписи физического лица, в котором есть только его личные данные. А чтобы подтвердить полномочия, работник прикладывает к подписи МЧД», — дополнил Константин Чупырь.

Машиночитаемая доверенность требуется всем сотрудникам, которые подписывают документы от имени юридического лица. Например, с ее помощью они могут передать отчетность в ФНС или оформить сделку с недвижимостью в Росреестре. Сертификат не понадобится, если руководитель или индивидуальный предприниматель подписывают все документы лично и не передают полномочия другим лицам.

Константин Чупырь отмечает: «Требование использовать машиночитаемые доверенности установлено в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ “Об электронной подписи”. Поэтому вопрос, можно ли не придерживаться новых правил, не стоит. Переход на МЧД должен быть обязательным, потому что в ином случае это грозит нарушением закона».

В Федеральном законе № 63-ФЗ описаны порядок и требования к МЧД, но единый формат новой доверенности не указан. Из-за этого возникло несколько разных типов МЧД. Основные формы можно посмотреть на сайте «Госуслуги», а мы расскажем подробнее о каждой.

Для ФНС России

При сдаче отчетности в налоговую службу используют доверенность формата 5.01. Оформить такой сертификат можно на сайте ФНС с помощью специального сервиса. Для этого нужно заполнить сведения о доверенности, доверителе, уполномоченном лице и перечне его прав. Документ можно сохранить в черновиках и вернуться к нему в любой момент.

Кроме того, доверенность для ФНС оформляют различные сторонние сервисы. В этом случае на сайте ведомства можно проверить, соответствует МЧД требуемому формату или нет.

Для СФР России

Собственный формат доверенности ввел Социальный фонд России. Оформить ее можно на сайте СФР, заполнив в специальном сервисе нужные поля:

• период действия;
• перечень полномочий;
• данные доверителя и уполномоченного.

В сервисе есть подсказки, а на сайте — пошаговая инструкция, как правильно внести информацию в нужных вкладках.

МЧД формата 002

Такой тип доверенности используют в электронном документообороте между контрагентами — разными компаниями при B2B-взаимодействии. Кроме того, МЧД формата 002 принимают некоторые государственные организации: ФГИС Росаккредитация, ЕГАИС (частично) и др.

МЧД формата 003

Этот тип доверенности еще называют единым. Его разработало Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ совместно с ФНС, Федеральным казначейством, Банком России и Федеральной нотариальной палатой. Формат носит рекомендательный характер, но на нее перешли многие контрагенты и госучреждения, например Центробанк, Росреестр, Министерство труда и др.

Машиночитаемая доверенность во многом повторяет свой бумажный аналог. Оформлять ее можно не только на сотрудников организации, но и на третьих лиц. Главное, чтобы у них был сертификат электронной подписи физического лица.

Подробнее об оформлении МЧД рассказал Константин Чупырь: «Приказ Министерства цифрового развития России № 857 утвердил единые требования, которым должна соответствовать машиночитаемая доверенность. Отдельные предписания могут предъявлять также операторы федеральных государственных информационных систем». Перечислим общие требования.

1. Формат машиночитаемой доверенности единый — xml.

2. Доверенность подписывают не обычной, а усиленной квалифицированной электронной подписью в формате XMLDSIG.

3. МЧД должна содержать следующие данные:

• наименование и номер;
• сведения о доверителе (ФИО, ИНН, реквизиты ИП или юридического лица);
• сведения об уполномоченном лице (ФИО, дата рождения, паспортные данные, номер ИНН и СНИЛС);
• дату;
• срок действия;
• перечень полномочий доверенного лица;
• идентификаторы полномочий в соответствии со специальным классификатором. Ознакомиться с ним можно на сайте «Госуслуги». Если полномочию пока не присвоен специальный код, необходимо описать его текстом;
• сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получить информацию о досрочном прекращении действия доверенности;
• усиленную квалифицированную ЭП;
• указание на право передоверить МЧД другому лицу согласно статье 187 Гражданского кодекса РФ.

По словам Константина Чупыря, переход на использование машиночитаемых доверенностей включает два этапа: «Сначала необходимо получить сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП) для руководителя и сотрудника. Усиленной КЭП директор компании будет подписывать саму доверенность, а КЭП физического лица понадобится работнику, чтобы осуществлять переданные ему полномочия».

Оформить такой сертификат можно только в удостоверяющем центре, у которого есть аккредитация Минцифры. Полный список таких центров можно посмотреть на сайте ведомства. После оформления документа его запишут на специальный ключевой носитель — USB-токен. Использовать его может только владелец подписи, чьи данные указаны в сертификате.

Следующий этап — получение машиночитаемой доверенности. Сделать это можно несколькими способами, перечислим их.

Через Госуслуги

Необходимо зайти в личный кабинет юридического лица или ИП. Оформить доверенность может администратор, но подписать или отменить действующий сертификат имеет право только руководитель.

Порядок действий будет такой:

• выберите раздел «Доверенности» и нажмите кнопку «Создать»;
• укажите сотрудника или третье лицо, на имя которого будет оформлена доверенность, у него должна быть подтвержденная учетная запись на портале госуслуг;
• выберите полномочия, которыми будет обладать доверенное лицо;
• передайте доверенность на подпись или сразу подпишите сертификат усиленной КЭП.

Через сервисы ЭДО

Если компания пользуется одной из крупных систем электронного документооборота, можно оформить через нее машиночитаемую доверенность. Такая возможность предусмотрена, например, в сервисах «Контур», «1C.Бухгалтерия», «Сбис» и др.

Через собственную систему

Если в компании настроен собственный электронный документооборот, можно оформить доверенность в нем. Для этого необходимо скачать нужный формат МЧД с сайта «Госуслуги», чтобы документ соответствовал принятым требованиям.

После оформления использовать машиночитаемую доверенность можно двумя способами.

1. Подписать документы электронной подписью физического лица и приложить к нему МЧД. Для этого нужно найти сертификат в системе и отправить его вместе с остальными бумагами.

2. Если МЧД хранят на стороннем сервисе, можно указать только ее номер, по которому получатель сможет проверить срок действия документа, подпись руководителя и перечень полномочий. Присылать сведения о доверенности можно в каждом отдельном случае, если документооборот не слишком объемный, или заключить с контрагентом договор и прописать в нем номер МЧД и хранилище, в котором она находится.

Если сотрудник перешел в другой отдел или уволился, пользоваться доверенностью ему больше нельзя. В таком случае руководитель должен отозвать МЧД. Для этого необходимо направить заявление в информационную систему, где хранится документ: образец заявки нужно запросить напрямую, потому что у каждого хранилища свои требования.

Руководитель может поручить выпуск МЧД другому сотруднику. Заверять такую доверенность у нотариуса не нужно, но, если специалист решит передать это полномочие другому лицу, ему потребуется обратиться к нотариусу, чтобы подтвердить законность своих действий.

Выпущенные доверенности регистрируют в специальном распределенном реестре ФНС России. На июль 2024 года в системе хранится почти 1,2 млн МЧД.

В реестре можно проверить подлинность и верность указанных в машиночитаемой доверенности сведений на случай, если сотрудник решил обмануть компанию и совершить сделку, на которую у него нет полномочий. Основные показатели МЧД портал ФНС сверяет автоматически. Для этого нужно:

• зайти на сайт реестра;
• перейти во вкладку «Проверить статус доверенности»;
• ввести в специальное окошко уникальный номер МЧД;
• узнать ее статус и срок действия.

Затем необходимо открыть карточку доверенности и посмотреть остальные сведения. В первую очередь нужно проверить:

• срок действия сертификата;
• принадлежит ли заверяющая подпись руководителю компании;
• верно ли указаны данные уполномоченного лица.

На основе реестра ФНС работают многие информационные системы, поэтому проверить статус доверенности также можно с их помощью.

Если МЧД не зарегистрирована на портале, можно поискать информацию о ней в другой системе. Для этого нужно открыть файл с доверенностью в любом редакторе и найти строчку «СведСистОтм». В ней указана ссылка, по которой содержатся сведения об МЧД.

Об особенностях машиночитаемой доверенности рассказал Константин Чупырь.

«Это аналог бумажной доверенности, которая сформирована в виде понятного компьютеру документа. На МЧД переходят системы алкогольной отчетности: ЕГАИС РАР, системы маркировки “Честный знак”, банки, нотариальные конторы и другие организации. Кроме того, такую доверенность можно применять при документообороте между несколькими частными компаниями», — отметил эксперт.

По общему правилу при подписании электронных документов доверенность предоставляется в составе пакета бумаг. Хранятся МЧД в одной из информационных систем. ФНС России создала самое крупное в стране хранилище для машиночитаемых доверенностей.

«Нотариально заверенные доверенности тоже имеют некоторые функции машиночитаемых. С 29 декабря 2020 года на большинстве нотариальных документов появилась специальная маркировка — QR-код. Его размещают в правом нижнем углу, чтобы обеспечить дополнительную защиту от подделок. Проверить подлинность бумаги можно с помощью специального приложения на смартфоне», — дополнил Константин Чупырь.

QR-код содержит основные данные документа:

• информацию о заявителях или их представителях;
• дату совершения нотариального действия;
• тип этого действия;
• регистрационный номер;
• ФИО нотариуса;
• нотариальный округ, в котором работает юрист.

«По сути это предшественник МЧД. Но нотариальные доверенности, точнее сведения о них, хранятся у нотариусов, а машиночитаемые — в налоговом органе», — заключил эксперт.

Кратко подведем итоги и выделим основные моменты, на которые нужно обратить внимание при работе с машиночитаемыми доверенностями.

1. МЧД — это электронный аналог обычной бумажной доверенности, который распознают электронные сервисы.

2. МЧД выдают на имя сотрудников, которые исполняют полномочия от лица компаний или ИП: подписывают документы, отчеты, сделки и т. д.

3. Установленной формы машиночитаемой доверенности нет, поэтому в разных ведомствах могут использовать собственные типы МЧД или форму 003, рекомендованную Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.

4. Оформить МЧД можно через портал госуслуг, на сайтах ФНС, СФР, с помощью сторонних сервисов или собственной системы ЭДО.

5. Большинство МЧД хранятся в распределенном реестре ФНС России, там же можно проверить их подлинность.

6. Чтобы воспользоваться МЧД, сотрудник должен подписать документ электронной подписью физического лица и приложить к бумагам доверенность или ее номер в информационном хранилище.

1. Федеральный закон от 19.12.2022 года № 536-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

2. Федеральный закон от 04.08.2023 года № 457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

3. Федеральный закон от 06.04.2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

4. Приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.08.2021 года № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи».

5. Гражданский кодекс Российской Федерации.

Автор: Яна Шапошина

Эксперт: Константин Чупырь, налоговый юрист и налоговый консультант, член Палаты налоговых консультантов России