Что такое факсимиле простыми словами
Слово «факсимиле» произошло от латинского fac simile, что переводится как «делай подобное». Оно представляет собой предельно точно воспроизведенный оригинал подписи, монограммы, рисунка или любого другого графического изображения.
Факсимиле — это не только подпись руководителя в документе, это может быть и авторский рисунок, которым проштампованы книги из личной библиотеки. В документообороте чаще всего речь идет именно о подписи: ее факсимиле может иметь вид обычной печати с точной копией росчерка или быть цифровой копией, которую, как картинку, можно вставить в электронный документ.
Какие документы можно подписывать факсимиле, а какие нельзя
Несмотря на то, что сделать факсимиле просто и доступно, повсеместно оно не применяется. Возможно, это связано с тем, что в российском законодательстве отсутствует закон, который регламентировал бы использование таких копий.
Как поясняет старший преподаватель департамента правовых дисциплин университета «Синергия» Наталья Пшеничникова, существует несколько регулирующих актов, которые вводят категорический запрет на применение факсимильной подписи в некоторых группах документов.
«Согласно части 1 статьи 67 Трудового кодекса, все документы, связанные с кадровым делопроизводством и трудовыми отношениями, требуют исключительно оригинальной подписи. Министерство финансов установило запрет на использование факсимиле в налоговой отчетности и первичной документации, включая счета-фактуры, а Федеральная налоговая служба — при оформлении доверенностей и документов, влекущих финансовые обязательства», — отметила эксперт.
Перечислим, что нельзя подписывать факсимиле:
- документы, связанные с оформлением трудовых отношений (трудовые книжки, приказы, договоры
и т. д. ); - налоговую отчетность (отчетность и декларации);
- любые документы, влекущие финансовые обязательства (доверенности, аукционы, вексели и др.);
- документацию по кассовым операциям (счета-фактуры, расходные ордера, кассовые книги
и т. д. );
Можно подписывать факсимиле следующие документы:
- деловую переписку;
- внутренние документы, не касающиеся трудовых отношений и финансовых обязательств;
- документы сертификации, наградные бумаги
и т. п. ; - претензии и требования.
Как сделать и заказать факсимиле
С принципом изготовления факсимиле знаком каждый, кто ходил в школу в СССР: берешь ластик, рисуешь на нем желаемое графическое изображение — и штамп готов. Если это подпись, то требуется ее зеркальное отражение на носителе.
«Аналоговое» факсимиле можно заказать на предприятиях, выпускающих печати и штампы. Цифровое факсимиле можно сделать и самому.
Факсимильная подпись в виде штампа
Штамп с автографом лучше заказать на производстве. Расскажем, что для этого нужно.
1. Предоставить изготовителю подпись, факсимиле которой нужно получить.
2. Выбрать оснастку печати — ее рукоять. Она может быть автоматической со встроенной подушкой для чернил или ручной. Последнюю нужно опускать в плошку с чернилами.
3. Выбрать клише — оно представляет собой пластину из резины или полимера, на которой будет отражен ваш автограф.
4. Дать изготовителю время собрать штамп. На это потребуются примерно сутки.
5. Протестировать готовое факсимиле.
Электронное факсимиле
Цифровое факсимиле несложно изготовить самостоятельно в несколько этапов.
1. Отсканировать документ с вариантами подписи.
2. Открыть файл в программе Photoshop.
3. На левой панели инструментом Crop Tool выбрать нужную подпись, нажав Enter.
4. На левой панели правой кнопкой мыши нажать на инструмент Eraser (ластик), в выпавшем меню выбрать инструмент Magic Eraser (волшебный ластик).
5. Им кликнуть на белый фон, который находится вокруг подписи. Он станет серо-белым в квадратик.
6. Сохранить полученное изображение в формате png и не забыть, где оно лежит.
Как правильно использовать факсимиле
Чтобы узаконить факсимиле, необходимо предупредить партнеров (коллег, агентов, контрагентов и др.) о том, что вы используете этот способ подписания документов.
«В соответствии с Гражданским кодексом РФ, факсимильная подпись приобретает юридическую силу при условии документального согласования. Когда участники сделки письменно подтверждают возможность применения факсимиле, этот способ становится допустимой альтернативой собственноручной подписи. Ключевой момент — предварительная договоренность сторон об использовании такого клише, которая должна быть четко отражена в контракте», — разъяснила Наталья Пшеничникова.
Ограничения и риски при использовании факсимиле
Удобство факсимиле заключается в том, что оно дает возможность заверять документы от имени человека без его личного участия. В этом же состоит и риск его использования. Но если вы учли все пункты из предыдущих разделов, а также обеспечили надежное хранение факсимиле и определили круг лиц, которым открыт к нему доступ, никаких рисков при его использовании не возникнет.
Мнение эксперта о факсимиле
Наталья Пшеничникова считает факсимиле предельно простым и удобным инструментом, который существенно оптимизирует работу с документацией, особенно когда требуется поставить большое количество идентичных подписей.
Если нужно удостовериться, факсимильная подпись перед вами или оригинальная, эксперт советует учесть следующее: «Факсимиле имеет характерные особенности, которые выдают его искусственное происхождение: подпись выполнена с равномерным нажимом, имеет один цвет по всей длине и утолщенные края от печати. В разных документах такие подписи абсолютно идентичны по размеру и углу наклона, а мелкие детали и разрывы в них отсутствуют».
Если документ содержит отсканированную и распечатанную подпись, это можно определить двумя способами. Во-первых, при внимательном осмотре будет заметна пиксельная структура изображения. Во-вторых, в отличие от настоящей подписи, на обороте листа не останется следов давления пишущего инструмента".
Главное о факсимиле
Факсимиле было изобретено, с одной стороны, как способ размножить уникальное, а с другой — сделать множественное уникальным. Им пользуются не только руководители, главные бухгалтеры и другие специалисты, которым приходится часто и помногу подписывать идентичные документы, но также коллекционеры и творческие люди. Расскажем главное об этом предмете.
1. Факсимиле — это предельно точно воспроизведенный оригинал подписи, монограммы, рисунка или любого другого графического изображения.
2. Оно может быть в виде печати — автоматической или ручной, или в цифровом виде.
3. Факсимиле можно проштамповать документы внутренней переписки, соглашения или наградные бумаги, а также книги из собственной библиотеки, письма, открытки или свои картины.
4. Факсимиле запрещено использовать в налоговой отчетности, в работе кадровых специалистов, в доверенностях и всех документах, влекущих финансовую ответственность.
5. Если организация использует факсимиле, она должна предупредить об этом своих партнеров и контрагентов в письменном виде и получить их согласие.
6. Изготовить факсимильную печать можно самостоятельно, но проще заказать в специализированной организации. Цифровое изображение легко сделать самому.
7. Факсимиле — это доверие и ответственность, поэтому в организации необходимо точно определить круг лиц, имеющих доступ к «дублеру» подписи.
Список источников
1. Письмо Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 01.04.2004 года № 18−0−09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи».
2. Статья 160 Гражданского кодекса Российской Федерации.
3. Статья 67 Трудового кодекса Российской Федерации.
4. Указание Банка России от 11.03.2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
5. Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09. 2011 года № 4134/11.
Эксперт: Наталья Пшеничникова, старший преподаватель департамента правовых дисциплин университета «Синергия»
