ERP-система: путь к эффективному управлению бизнесом

ERP (Enterprise Resource Planning) — это система, которая помогает организациям управлять своими ресурсами. Она координирует различные процессы в компании — от финансов до управления запасами. ERP-система объединяет данные разных подразделений организации на единой платформе.

Они помогают управлять различными аспектами бизнеса, включая финансы, производство, снабжение с помощью единой платформы. Такие системы экономят время и снижают вероятность ошибок. Например, вместо того чтобы вручную вводить данные о продажах в нескольких таблицах, сотрудники могут использовать одну систему, которая автоматически обновляет всю необходимую информацию.

Основные цели этих программ:

• повысить эффективность повседневной деятельности: автоматизация рутинных задач снижает время выполнения операций и сокращает количество ошибок;
• централизовать данные: вся информация хранится в одной системе, которая обеспечивает их доступность и актуальность для всех подразделений.
• помочь в принятии решений: аналитические инструменты ERP-систем позволяют быстро получать отчеты и прогнозы, необходимые в управленческой деятельности;
• оптимизировать ресурсы: инструменты ERP-систем позволяют эффективно распределять ресурсы и контролировать затраты.

В результате внедрения ERP-систем компании могут достичь согласованности в работе подразделений, улучшить взаимодействие между ними и повысить свою конкурентоспособность.

Развитие ERP-систем охватывает несколько десятилетий — от попыток автоматизации управления запасами до современных облачных решений.

1. Начало (1960-е годы). Компании начали использовать системы управления производственными процессами (MRP — Material Requirements Planning). Эти системы были разработаны для оптимизации управления запасами и планирования производства. Основная цель MRP заключалась в том, чтобы обеспечить наличие необходимых материалов в нужное время и минимизировать издержки на их хранение.

2. Эволюция в MRP II (1980-е годы). Концепция была расширена до MRP II (Manufacturing Resource Planning). Она включала не только управление материалами, но и ряд других функций, таких как управление финансами, человеческими ресурсами и производственными процессами. MRP II позволяла компаниям интегрировать различные аспекты бизнеса и при этом улучшать их координацию и планирование.

3. Появление ERP-систем (1990-е годы). Компании начали осознавать потребность интеграции всех бизнес-процессов в единую систему. ERP-системы включали модули для управления финансами, закупками, производством, распределением и продажами. В это время на рынке начали появляться такие компании, как SAP, Oracle и PeopleSoft, которые предлагали комплексные решения для автоматизации бизнеса.

4. Расширение функциональности и доступности (2000-е годы). ERP-системы начали активно внедрять облачные технологии и SaaS-модели (Software as a Service). Это сделало ERP более доступными для малых и средних предприятий, так как компании могли избежать крупных первоначальных инвестиций в инфраструктуру. Кроме того, облачные решения обеспечили гибкость и возможность масштабирования.

5. Интеграция новых технологий (2010-е годы). С развитием мобильных устройств, аналитики больших данных и Интернета вещей (IoT) ERP-системы стали более многофункциональными. Появилась возможность анализа данных в реальном времени, что помогло компаниям принимать более обоснованные решения. Также возросло внимание к пользовательскому опыту: интерфейсы стали более понятными и удобными.

6. Современные тенденции (2020-е годы и далее). Сегодня ERP-системы продолжают развиваться с акцентом на искусственный интеллект и машинное обучение. Эти технологии позволяют автоматизировать рутинные задачи, прогнозировать потребности и улучшать клиентский сервис. Кроме того, наблюдается рост интереса к специализированным ERP-решениям для различных отраслей, таких как производство, розничная торговля и здравоохранение.

История развития ERP-систем — эволюция от простых инструментов управления запасами до сложных интегрированных решений, охватывающих практически все аспекты бизнеса. С каждым новым этапом технологии становятся более доступными и функциональными. Это дает возможность компаниям наращивать свою эффективность и быстро адаптироваться к меняющимся условиям рынка.

ERP-системы можно классифицировать по различным критериям, включая размер компании, отраслевую принадлежность, архитектуру и функциональные возможности. Рассмотрим подробнее в таблицах виды этих программ.

Классификация ERP-систем по размеру компании.

Также ERP-системы делятся по отраслевой принадлежности.

Кроме того, системы делятся по видам организации, архитектуре.

Помимо этого, ERP-системы можно классифицировать по функциональным возможностям.

Понимание возможностей различных видов ERP-систем поможет вам сделать осознанный выбор и в дальнейшем эффективно управлять своими бизнес-процессами.

Структура ERP-систем объединяет функциональные области — финансы, производство, продажи, управление персоналом и т. д. в единую информационную среду. Рассмотрим подробнее.

Базовая архитектура

Обеспечивает взаимодействие между различными модулями.

Ее основные компоненты:

• клиентский интерфейс: пользовательский доступ к системе через веб или мобильные приложения;
• слой приложений: обрабатывает бизнес-логику и управляет функциональными модулями (финансы, HR, производство и т. д.);
• база данных: централизованное хранилище, обеспечивающее доступ и безопасность информации;
• интеграционные интерфейсы: позволяют ERP взаимодействовать с другими системами и сторонними приложениями;
• аналитика и отчетность: инструменты для анализа данных и создания отчетов, поддерживающие принятие решений;
• безопасность: механизмы защиты данных и контроля доступа, включая аутентификацию и шифрование.

Эти компоненты базовой архитектуры помогут обеспечить эффективное управление бизнес-процессами.

Модули управления

Это специализированные компоненты ERP-системы, которые отвечают за конкретные функции бизнеса, например, за управление производством, финансами, закупками, продажами и человеческими ресурсами. Каждый модуль может функционировать независимо, но при этом все они связаны через базовую архитектуру.

Выделяют несколько видов модулей, рассмотрим их подробнее в таблицах.

Финансовый модуль в ERP-системах.

Также система может включать модуль управления запасами.

Следующий модуль — управление производством.

Также выделяют модуль управления персоналом (HR).

Существует также модуль управления продажами и CRM:

• управление клиентами: хранение информации о потребителях;
• автоматизация продаж: управление процессом от заявки до закрытия сделки;
• маркетинговые кампании: планирование и анализ эффективности маркетинговых мероприятий.

Выделяют модуль управление проектами:

• планирование: определение целей, сроков и ресурсов для выполнения проектов;
• мониторинг выполнения: отслеживание прогресса, управление рисками и изменениями;
• отчетность: генерация отчетов о ходе выполнения и использовании ресурсов.

Заключительный модуль — управление цепочкой поставок (SCM):

• планирование поставок: оптимизация логистики, управление поставщиками и распределением товаров;
• управление транспортом: планирование маршрутов доставки, отслеживание грузов;
• анализ цепочки поставок: оценка эффективности.

Все используемые модули ERP-системы связаны между собой, что обеспечивает единую базу данных и согласованность.

Александр Панин, директор по развитию бизнеса группы ИТ-компаний TeamIdea, добавил: «Сегодня для компаний, как правило, в приоритете автоматизация трех основных блоков процессов: управление закупками, сбыт и финансы. Именно в них формируются результаты для эффективного управления предприятием. Дополнительные модули управления — производство, техобслуживание и ремонт, казначейство и т. д. — могут потребоваться в зависимости от специфики или формы бизнеса».

На рынке представлено значительное количество ERP-систем. Многие из них располагают уникальными функциями и возможностями адаптации под конкретные бизнес-процессы. Например, SAP известна своей мощной аналитикой, в то время как Microsoft Dynamics 365 предлагает удобный интерфейс и интеграцию с другими продуктами Microsoft. Вот несколько примеров программ, получивших распространение в России.

1. 1С: ERP Управление предприятием: одна из самых популярных в России. Предлагает большой перечень функциональных возможностей, в том числе управление финансами, производственными процессами и продажами, мониторинг целевых показателей.

2. Галактика ERP: российская ERP-система, ориентированная на средний и крупный бизнес. Охватывает все ключевые области управления — от финансов до логистики.

3. Парус: ERP-система ориентирована на крупные предприятия и государственные структуры. Включает в себя модули для управления финансами, кадрами, производством и проектами.

4. Битрикс24: создавался как CRM, но также включает элементы ERP, такие как управление проектами, документооборот и финансовый учет.

5. Odoo: ERP-система с открытым исходным кодом используется в ряде стран, в том числе в России, и адаптирована под локальные требования. Предлагает модульный подход к управлению бизнесом.

Выбор подходящей системы зависит от специфики бизнеса, его масштабов и требований к функционалу.

Как и любая другая технология, ERP-системы имеют свои плюсы и минусы. Выделяют следующие преимущества использования этих программ.

1. Интеграция данных: объединение информации от разных подразделений (финансов, продаж, производства и т. д.) в единую базу облегчает работу и сокращает вероятность ошибок.

2. Улучшенные аналитика и отчетность: инструменты анализа данных и генерации отчетов помогают руководству принимать обоснованные решения.

3. Соблюдение стандартов и нормативов: автоматизация процессов отчетности и контроля помогает компаниям соблюдать законодательные требования и стандарты отрасли.

4. Гибкость и масштабируемость: современные ERP-системы могут легко адаптироваться к изменениям в бизнесе и масштабироваться по мере роста компании.

5. Управление рисками: инструменты мониторинга и анализа помогают выявлять потенциальные риски и принимать меры для их минимизации.

Существуют также некоторые недостатки в использовании ERP-систем.

1. Высокие затраты на внедрение: возможно потребуются значительные инвестиции в программное обеспечение и обучение персонала.

2. Сложность внедрения: нужны время и ресурсы на адаптацию системы под специфические нужды бизнеса.

3. Необходимость обучения персонала: сотрудники должны пройти обучение для работы с новой системой, для этого потребуются дополнительные затраты времени и ресурсов.

4. Риск зависимости от конкретного поставщика ERP-системы, в том числе угрозы прекращения поддержки и обновлений, а также изменения цен.

5. Обновления и поддержка могут потребовать дополнительных ресурсов.

6. Потенциальные проблемы с безопасностью: существует угроза кибератак или утечки информации.

Владимир Оглоблин, доцент кафедры организационного проектирования систем управления ИГСУ РАНХиГС, отметил: «К недостаткам ERP-систем можно отнести их высокую стоимость. Например, молодой стартап просто не выдержит финансовой нагрузки от использования системы».

В конечном итоге понимание достоинств и недостатков ERP-систем позволит компании эффективно использовать их потенциал для достижения поставленных бизнес-целей.

Этот процесс подразумевает создание единой информационной среды, в которой различные подразделения компании могут свободно обмениваться данными о финансах, продажах, запасах, логистике.

Цели интеграции:

• оптимизация бизнес-процессов: интеграция позволяет автоматизировать процессы, улучшая их эффективность и снижая затраты;
• повышение прозрачности: система предоставляет полную картину бизнес-процессов, что помогает в управлении и контроле;
• устранение изолированных данных: интеграция помогает устранить ситуации, когда информация хранится в отдельных системах и не доступна смежным подразделениям;
• улучшение качества данных: объединение информации в одной системе уменьшает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом и дублированием.

Этапы интеграции ERP-систем включают:

• оценку существующих бизнес-процессов и систем для выявления потребностей в интеграции;
• формулирование требований к ERP-системе с учетом специфики бизнеса и целей интеграции;
• выбор ERP-системы, которая наилучшим образом соответствует потребностям компании;
• разработку детального плана внедрения — сроки, ресурсы и ответственные лица;
• настройку системы в соответствии с требованиями бизнеса;
• тестирование интегрированной системы для выявления возможных ошибок и недочетов;
• обучение сотрудников работе с новой системой;
• запуск и переход на новую систему, мониторинг работы для обеспечения ее стабильности;
• обеспечение технической поддержки пользователей и регулярного обновления системы.

По словам Александра Панина, современная ERP-система должна быть тесно интегрирована с другими блоками управления, такими как MES-система (система управления производственными процессами), CRM/SRM-системы (системы управления взаимоотношениями с клиентами / поставщиками), «Кассы», «Управление складами» и пр.

«Во-первых, системы должны работать синхронно, используя одни и те же объекты. Например, склад не может эффективно работать, если в автоматическом режиме не видит клиентов, заказы и товары в ERP. Интеграция MES и ERP особо важна для производственных предприятий, а своевременный обмен между кассовыми модулями и ERP — залог эффективности любой ритейл-компании. Во-вторых, чтобы руководство могло своевременно и эффективно принимать решения, ему необходимо видеть всю информацию о состоянии цепочек бизнес-процессов в онлайн-режиме», — пояснил эксперт.

Прежде чем говорить о необходимости внедрения ERP-системы в вашей компании, необходимо провести тщательный анализ потребностей бизнеса. Приведем несколько основных аспектов, которые помогут определить, нужна ли вашей организации ERP-система.

1. Оценка текущих бизнес-процессов

Изучите, как в настоящее время организованы бизнес-процессы: есть ли узкие места, часто ли возникают ошибки, как происходит обмен информацией между отделами?

Выявите основные проблемы, с которыми сталкивается ваша организация. Это могут быть проблемы с управлением запасами, недостаточная видимость данных, сложные процессы отчетности и т. д.

2. Объем и сложность операций

Для малых предприятий может быть достаточно простых систем учета, тогда как для крупных организаций со множеством подразделений и сложными операциями ERP-система может стать необходимостью. Если ваша компания обрабатывает большое количество транзакций или имеет сложные цепочки поставок, ERP-система поможет автоматизировать и оптимизировать эти процессы.

3. Потребности в интеграции

Если в вашей компании используются несколько различных программ и систем для управления аспектами бизнеса (финансы, продажи, склад и т. д.), это может привести к проблемам с интеграцией данных и увеличению времени на выполнение задач. ERP-система предоставляет единую платформу для управления всеми процессами — это упрощает доступ к данным и улучшает взаимодействие между подразделениями.

4. Стратегические цели

Если ваша организация планирует расширение или выход на новые рынки, ERP-система поможет справиться с увеличением объема операций и обеспечит необходимую гибкость. Если главная цель — совершенствовать обслуживание клиентов, ERP-система может улучшить управление заказами, запасами и логистикой.

5. Финансовые аспекты

Оцените стоимость внедрения ERP-системы и сравните ее с потенциальными выгодами. Учтите не только первоначальные инвестиции, но и затраты на обучение персонала, поддержку и обновления. Сравните затраты на текущие процессы с потенциальной экономией, которую может предоставить ERP-система за счет автоматизации и оптимизации.

6. Технологическая готовность

Оцените вашу текущую IT-инфраструктуру: готова ли она к внедрению ERP-системы, нужно ли обновление оборудования или программного обеспечения?

Убедитесь, что ваши сотрудники готовы к обучению и адаптации к новым технологиям. Важно оценить их уровень компьютерной грамотности и готовность к изменениям.

7. Конкуренция

Изучите, используют ли ваши конкуренты ERP-системы и как это влияет на их бизнес-процессы. Вы сможете понять, насколько важно для вашей компании внедрение подобной системы для сохранения конкурентоспособности.

Решение о внедрении ERP-системы должно основываться на комплексном анализе перечисленных факторов. Привлечение внешних консультантов или проведение внутреннего аудита поможет вам уточнить представление о реальных потребностях вашей организации и о том, насколько целесообразно внедрение ERP-системы в текущих условиях.

Эксперты выделили несколько важных моментов, которые необходимо учесть при работе с ERP-системами.

«Внедрение ERP-систем представляет собой отдельный крупномасштабный проект, требующий от команды серьезных финансовых и временных затрат. С одной стороны, сама инициация такого проекта позволяет навести порядок в бизнес-процессах, с другой — автоматизация бардака может создать “автоматизированный бардак”», — отметил Владимир Оглоблин.

По словам Александра Панина, изначально нужно ознакомиться с продуктами на рынке. Сегодня достаточно много предложений от вендоров, и практически все системы представлены на демостендах, которые помогут определиться с выбором. Далее необходимо сформировать интеграционную модель (ландшафт) и верхнеуровневые блоки процессов. Это поможет определить, какие модули управления необходимы прямо сейчас, а что можно оставить на последующие очереди внедрения. Важнейшим этапом подготовки считается разработка плана проекта совместно с выбранным интегратором, это позволит тщательно спланировать все мелочи проекта.

«Принятие решения о внедрении ERP-систем должно базироваться на экономических показателях и факторах, прежде всего на сравнении стоимости риска и внедрения. К сожалению, известны примеры, когда предприниматели и собственники попадали под очарование возможностей визуализации тех или иных систем, что создавало у них иллюзию контроля, и покупали системы с избыточным функционалом. Или, например, впоследствии выяснялось, что рынок труда экспертов и IT-специалистов для этой системы ограничен, а стоимость услуг по сопровождению существенно выше, чем у других систем», — рассказал Владимир Оглоблин.

Также эксперт добавил, что важно проводить анализ и сравнение систем, общаться с разными поставщиками и «внедренцами», изучать опыт других команд, стараться идти небольшими шагами.

«Кроме того, внедрение любой системы подразумевает изменение поведения сотрудников, появление дополнительных обязанностей и необходимость выделения времени на адаптацию и обучение новым инструментам. Всегда остается риск недооценки уровня сопротивления работников подобным изменениям и трансформациям», — подчеркнул Владимир Оглоблин.

Александр Панин отметил, что переход на новую ERP-систему — это стресс для персонала.

«Чем раньше пользователи получат помощь и поддержку, тем быстрее освоят работу с системой и адаптируются к новым условиям», — подытожил спикер.

По словам Александра Панина, ERP-системы позволяют выявлять и снижать издержки, сокращать время принятия решений, улучшать качество и сервис, видеть взаимосвязь изменяемых элементов, снижать брак и затраты. Особенно это может быть значимо для холдинговых структур с разными бизнес-юнитами и направлениями деятельности.

Подводя итог, перечислим основные аспекты развертывания и использования ERP-систем в компаниях.

1. ERP (Enterprise Resource Planning) — это интегрированная система для управления бизнес-процессами.

2. Основные ее функции:

• управление финансами;
• запасами;
• производством;
• проектами;
• человеческими ресурсами.

3. Преимущества: интеграция данных, улучшение процессов, повышение прозрачности и снижение затрат.

4. Процесс внедрения:

• анализ потребностей;
• выбор системы;
• планирование;
• тестирование;
• запуск;
• обучение пользователей;
• обратная связь.

5. Вызовы внедрения:

• высокие затраты;
• сложность настройки;
• возможное сопротивления изменениям.

В условиях современного рынка ERP-системы помогают бизнесу расти и развиваться. С правильным подходом они могут стать не просто инструментом управления, а стратегическим активом компании.

Список источников:

1. «1С:ERP Управление предприятием», сайт компании «Фирма 1С».

2. Статья «Обзор российского рынка ERP-систем» на сайте компании WiseAdvice-IT.

3. Статья «Что такое Битрикс24?» на сайте компании «Битрикс24».

Автор: Николай Силкин

Эксперты: Александр Панин, директор по развитию бизнеса группы ИТ-компаний TeamIdea;

Владимир Оглоблин, доцент кафедры организационного проектирования систем управления ИГСУ РАНХиГС, HR-эксперт, кандидат социологических наук