Возврат товара поставщику в 2025 году: пошаговая инструкция

Отношения между юридическими лицами в сфере торговли требуют обязательного документального сопровождения. Особенно это касается покупки, продажи и доставки товарно-материальных ценностей. Свой набор документов предусмотрен и для ситуаций, когда покупатель получает свой заказ с дефектами или не таким, как указано в договоре. С помощью эксперта разъясним, как происходит возврат товара поставщику в 2025 году, какие для этого нужны документы и что делать, если продавец отказывается возвращать деньги за брак.

Когда и какие товары можно вернуть поставщику

Перечислим самые распространенные причины возврата товара поставщику.

1. Некачественные и бракованные товары

Это могут быть дефекты, которые появились при транспортировке груза, либо же производственный брак изделия.

2. Не соответствущие характеристикам, описанным в договоре

Товар может не соответствовать характеристикам, которыми он должен обладать по условиям договора. Расхождения могут возникнуть в цвете, внешнем виде, ассортименте, материале изготовления, размере изделия, сроке его годности и т. д. Например, это может быть замороженная продукция вместо охлажденной.

3. Непроданные товары

Речь идет о заранее согласованном возврате в течение определенного периода времени, когда имеется такая договоренность между сторонами. Условия сделки должны быть прописаны в договоре, товар можно вернуть до тех пор, пока не истек срок годности или гарантийный срок.

4. Поставщик нарушил сроки

Если товар привезли позже сроков, указанных в договоре поставки, его можно вернуть поставщику.

5. Отсутствуют документы

Если на товар нет необходимых сопроводительных документов, в том числе подтверждающих его происхождение и качество, покупатель имеет полное право от него отказаться.

6. Неверное количество или комплектность

Количество товара и единицы его измерения обязательно должны быть указаны в договоре поставки или купли-продажи. Если фактический вес или объем груза отличается от значений, указанных в документах, покупатель имеет право не принимать поставку.

7. Отсутствие или повреждение упаковки

Если по условиям договора продукт должен перевозиться и храниться в упаковке, поставщик обязан следить за ее наличием и целостностью.

«Возврат товара поставщику регулируется законодательством и договором поставки.

Например, можно вернуть товары, не соответствующие описанным в договоре характеристикам, или же товар может быть отозван с реализации по решению контролирующих органов. Для отдельных категорий товаров (например технически сложных) устанавливаются особые правила возврата», — рассказала Светлана Казанцева, кандидат экономических наук, доцент базовой кафедры торговой политики РЭУ им. Г. В. Плеханова.

Какими документами можно оформить возврат товара поставщику

Перечислим документы, с помощью которых можно оформить возврат товара поставщику.

1. Акт ТОРГ‑2 о выявленных недостатках (акт о расхождении по количеству и качеству): этот документ составляется комиссией, при этом желательно, чтобы одним из ее членов был представитель поставщика. В акте фиксируются выявленные нарушения. Можно приложить подтверждающие фото или видео, если документ оформляется в электронной форме.

2. Претензия (письмо о возврате): это обязательный документ, в котором покупатель указывает причину возврата, ссылаясь на договор поставки и прилагая подтверждения своих слов (например акт о выявленных недостатках).

3. Товарная накладная на возврат (форма ТОРГ-12): оформляется покупателем для передачи возвращаемого товара поставщику. В документе обязательно указывается количество изделий. Товарная накладная служит основанием для списания товара с учета покупателя и оприходования его в учете поставщика.

4. Счет-фактура на возврат: необходима для корректировки расчетов по НДС.

5. Соглашение о возврате (дополнительное соглашение к договору поставки): оформляется в том случае, если нарушения договора отсутствуют, но есть договоренность о возврате товара. В документе указываются условия этой процедуры.

Как оформить возврат товара поставщику: пошаговая инструкция

Если покупатель на этапе приемки обнаружил в товаре дефект или его несоответствие условиям, прописанным в договоре, он может просто не принимать поставку. Достаточно вычеркнуть в накладной испорченные позиции. Если же вернуть товар сразу невозможно, например, вы получили его по почте или груз привез посредник, либо же после приемки прошло время, потребуется документальное оформление возврата поставщику. Расскажем пошагово, как это сделать.

1. Составьте акт ТОРГ‑2

Этот документ о выявлении некачественного товара составляется в свободной форме. Он считается основанием для оформления претензии поставщику. Документ составляется специальной комиссией, в состав которой должны входить работники предприятия с соответствующими профессиональными компетенциями, а также представители поставщика. Членом такой комиссии может стать эксперт со стороны.

В документе нужно указать:

• состав комиссии;
• ссылку на приказ или распоряжение директора о ее создании;
• реквизиты накладной и договора поставки;
• наименования и реквизиты сторон сделки;
• характеристики товара: название, модель, количество, цена и дата приемки;
• найденные дефекты;
• условия гарантийного обслуживания;
• конкретные действия, которые покупатель ждет от поставщика: ремонт, замена, списание, возврат и т. д.

2. Составьте претензию о возврате товара

Документ оформляют в свободной форме. Он должен содержать следующую информацию:

• наименование и реквизиты сторон;
• реквизиты договора;
• реквизиты сопроводительных документов на товар;
• наименование, количество и стоимость товара;
• найденные в нем дефекты;
• ссылки на законодательство;
• требования к поставщику: замена, возврат, дополнительная поставка, уменьшение стоимости поставки и т. д.

3. Оформите накладную ТОРГ‑12

После одобрения поставщиком возврата покупатель должен оформить накладную по форме ТОРГ‑12 с отметкой: «Возврат товара». Этот процесс называется обратной реализацией, так как по сути вы продаете поставщику приобретенный у него товар.

Документ должен содержать следующую информацию:

• название и дату составления;
• наименования и реквизиты сторон;
• сведения о договоре, на основании которого оформлена возвратная накладная;
• сведения о товаре;
• данные транспортной накладной;
• подписи ответственных сотрудников.

Накладная оформляется в двух экземплярах. Один остается у покупателя, второй отправляется к поставщику.

4. Дождитесь возврата денег

После оформления и отправки всех необходимых документов остается только дождаться возврата отданных за товар денег от поставщика на ваш расчетный счет. Если поставщик отказывается от своих обязательств, покупатель имеет право отстаивать свои права в суде.

Сроки возврата товара поставщику

Если у товара есть срок годности или гарантийный срок, то вернуть его покупатель обязан до его окончания. Если срок годности не ограничен, законодательство разрешает оформить возврат покупки в течение двух лет. Но в договоре купли-продажи могут быть прописаны иные сроки — все зависит от договоренности сторон сделки.

Какой товар нельзя вернуть поставщику

Законодательство предусматривает ряд ситуаций, когда покупатель не имеет права вернуть товар поставщику. Перечислим самые распространенные:

• с истекшим сроком годности;
• с истекшим гарантийным сроком;
• если после приемки товара прошло более двух лет.

Кроме того, постановлением Правительства РФ от 31 декабря 2020 года № 2463 утвержден перечень невозвратных непродовольственных товаров надлежащего качества, которые нельзя вернуть по желанию покупателя. В него входят:

• товары для профилактики и лечения заболеваний в домашних условиях;

• предметы личной гигиены;
• парфюмерно-косметические товары;
• текстильные товары, отпускаемые на метраж;
• кабельная продукция, отпускаемая на метраж;
• швейные и трикотажные изделия, относящиеся к группе бельевых;
• чулочно-носочные изделия;
• изделия и материалы, полностью или частично изготовленные из полимерных материалов и контактирующие с пищевыми продуктами;
• товары бытовой химии;
• пестициды и агрохимикаты;
• бытовая мебель, которая входит в состав гарнитура или комплекта;
• ювелирные и другие изделия из драгоценных металлов и (или) драгоценных камней;
• автомобили и мотовелотовары, прицепы, прогулочные суда и иные плавсредства бытового назначения;
• технически сложные товары бытового назначения, в том числе часы наручные и карманные;
• гражданское оружие;
• животные и растения;
• непериодические издания.

Мнение эксперта о возврате товара поставщику

Светлана Казанцева рассказала о трудностях, с которыми покупатели чаще всего сталкиваются, когда пытаются оформить возврат поставщику.

1. Отказ принимать товар: поставщик может не соглашаться с претензией покупателя, ссылаясь на отсутствие оснований для возврата, неправильное оформление документов или другие причины. Например, он может отказать в возврате чайников, если был контакт с водой при попытке включения.

2. Разногласия по качеству товара: оценка качества изделия может быть субъективной, и у сторон могут возникнуть разногласия по поводу наличия дефектов или их влияния на потребительские свойства. В этом случае может быть назначена платная независимая экспертиза, чаще всего ее оплачивает заинтересованная в возврате сторона.

3. Умышленное затягивание сроков возврата денежных средств.

4. Сложность в обратной отправке товара поставщику.

Если поставщик отказывается от возврата товара, покупателю необходимо сделать следующее.

1. Собрать все необходимые доказательства (акты, заключения экспертиз, фотографии, видеозаписи и т. д.).

2. Направить поставщику повторную претензию, в которой нужно четко и аргументированно изложить свою позицию, ссылаясь на закон и договор поставки. Желательно сделать это в формате заказного письма с уведомлением о вручении.

3. При отсутствии реакции поставщика на повторную претензию можно обратиться в суд с иском о возврате товара и взыскании убытков.

Главное о возврате товара поставщику в 2025 году

Подведем итоги материала и расскажем, что стоит знать о процедуре возврата товара поставщику.

1. Чаще всего товары поставщику возвращают по следующим причинам:

• некачественные и бракованные товары;
• товары не соответствуют характеристикам, описанным в договоре;
• непроданные товары;
• поставщик нарушил сроки доставки;
• отсутствуют сопроводительные документы;
• неверное количество или комплектность товара;
• отсутствие или повреждение упаковки.

2. Оформить возврат товара поставщику можно с помощью следующих документов:

• акт ТОРГ‑2 о выявленных недостатках;
• претензия;
• товарная накладная на возврат (форма ТОРГ-12);
• счет-фактура на возврат;
• соглашение о возврате.

3. Процедура оформления возврата товара поставщику состоит из четырех основных этапов:

• составление акта ТОРГ‑2;
• составление претензии;
• оформление накладной ТОРГ‑12;
• ожидание возврата денег.

4. Если у товара есть срок годности или гарантийный срок, то вернуть его покупатель обязан до его окончания. Если срок годности не ограничен, законодательство разрешает оформить возврат покупки в течение двух лет.

5. Если поставщик отказывается от возврата товара, покупателю необходимо собрать все необходимые доказательства, направить повторную претензию, а при отсутствии реакции — обратиться в суд.

Список источников:

1. Гражданский кодекс РФ.

2. Письмо Минфина России от 10.04.2019 года № 03-07-09/25208.

3. Закон РФ от 07.02.1992 года № 2300-1 «О защите прав потребителей».

4. Федеральный закон от 28.11.2018 года № 446-ФЗ «О внесении изменений в статью 5 Федерального закона "О развитии сельского хозяйства" и Федеральный закон "Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации"».

5. Публикация «Какие товары вернуть нельзя? Отвечаем на вопросы подписчиков» на официальном сайте Роскачества. 2020.

6. Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 года № 2463 «Об утверждении Правил продажи товаров по договору розничной купли-продажи, перечня товаров длительного пользования, на которые не распространяется требование потребителя о безвозмездном предоставлении ему товара, обладающего этими же основными потребительскими свойствами, на период ремонта или замены такого товара, и перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих обмену, а также о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».

Автор: Оксана Артемова

Эксперт: Светлана Казанцева, кандидат экономических наук, доцент базовой кафедры торговой политики РЭУ им. Г. В. Плеханова