Источник: Freepik
Своевременная и точная диагностика — основа здоровья. Это относится как к организму человека, так и к эффективности работы бизнеса. Внутренний аудит — это своеобразная «рентген-диагностика», помогающая компаниям заглянуть «внутрь себя», вовремя обнаружить риски и развиваться без сбоев. В материале объясним, как организовать эффективную систему внутреннего аудита на предприятии.
Что такое внутренний аудит и его отличие от внешнего
Это проверка внутри компании, которую проводят сотрудники самой организации или специально назначенные специалисты, чтобы убедиться в правильности работы процессов и финансовых потоков. Внутренний аудит позволяет не только контролировать соблюдение нормативов и стандартов, но и прогнозировать риски, а также находить новые возможности для оптимизации и улучшения управляемости бизнесом.
Внешний аудит проводится независимыми и объективными специалистами извне. Они проверяют компанию с целью подтверждения достоверности финансовой отчетности для заинтересованных лиц: акционеров, инвесторов, государственных органов.
Основные различия:
- внутренний аудит делают сотрудники компании, внешний — сторонние эксперты;
- внутренний аудит направлен на улучшение работы компании, внешний — на подтверждение достоверности отчетности для заинтересованных лиц;
- внутренний аудит может проводиться регулярно, в любое время, с любой периодичностью, а внешний чаще всего обязателен раз в год.
Цель и задачи внутреннего аудита
Внутренний аудит направлен на поддержку устойчивого развития и стабильности компании через оценку ее деятельности. Он помогает руководству оптимизировать операционные процессы, обеспечить соблюдение внутренних процедур, эффективно управлять рисками.
Основные задачи внутреннего аудита включают:
- оценку эффективности управления рисками;
- проверку соблюдения внутренних инструкций и процедур;
- анализ эффективности операций;
- обеспечение достоверности финансовой отчетности;
- выявление возможностей для оптимизации и улучшения работы;
- контроль за соблюдением законодательства;
- помощь руководству в принятии решений.
Для чего проводится внутренний аудит в компании
Внутренний аудит нужен для того, чтобы руководство лучше понимало, насколько эффективно функционируют различные процессы внутри организации. Это своего рода проверка «здоровья» компании: аудиторы смотрят, где есть слабые места, какие риски существуют и как можно улучшить работу. По результатам аудита руководство получает рекомендации, как сделать компанию более устойчивой и успешной.
Как внутренний аудит помогает в управлении и снижении рисков
Внутренний аудит играет ключевую роль в управлении компанией и снижении рисков благодаря нескольким важным функциям.
1. Идентификация рисков: аудиторы находят потенциальные угрозы, такие как финансовые убытки, правовые нарушения или сбои в операциях.
2. Оценка качества контроля: аудит проверяет, насколько существующие системы контроля (например финансовая отчетность, процедуры безопасности) эффективны в предотвращении ошибок и мошенничества.
3. Соблюдение нормативных требований: систематический аудит обеспечивает соответствие деятельности компании законодательным нормам и стандартам.
4. Снижение финансовых потерь: выявляя неэффективные расходы и ошибки в учете, аудит помогает избежать ненужных затрат и финансовых санкций, уменьшает риск штрафов и судебных разбирательств.
5. Рекомендации по улучшению: после выявления проблем аудиторы предлагают конкретные действия для устранения недостатков и укрепления внутренней структуры компании.
6. Повышение прозрачности: регулярный аудит способствует открытости и честности во всех аспектах деятельности компании, что снижает вероятность конфликтов.
Где применяется внутренний аудит
Источник: Freepik
Внутренний аудит применяется в различных отраслях экономики, особенно там, где требуется постоянный мониторинг и анализ.
Внутренний аудит на предприятии и производстве
Способствует улучшению работы организации и повышению ее эффективности. Включает следующие аспекты:
- анализ производственных процессов на предмет эффективности и качества;
- оптимизация использования ресурсов;
- обеспечение соответствия продукции стандартам качества;
- оценка рисков;
- контроль за соблюдением норм и стандартов;
- оптимизация рабочих процессов;
- улучшение финансовой отчетности;
- поддержка стратегического планирования;
- обучение и развитие сотрудников;
- повышение культуры ответственности.
Внутренний аудит бухгалтерского учета
Внутренний аудит бухгалтерии и финансов необходимо проводить на основании п. 1 ст. 19 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Этот процесс включает:
- проверку правильности ведения бухгалтерского учета;
- оценку точности финансовой отчетности;
- контроль за соблюдением налогового законодательства и нормативных актов;
- улучшение процессов и процедур;
- снижение рисков.
Логистика и снабжение
Процедура включает в себя оценку эффективности цепочки поставок, контроль за закупочными процессами и хранением товаров, а также минимизацию издержек на транспортировку и складирование.
Информационная безопасность
Внутренний аудит в этой сфере обеспечивает проверку защищенности данных и IT-систем, оценку их соответствия требованиям кибербезопасности, разработку мер по предотвращению утечек информации.
Маркетинг и продажи
В рамках внутреннего аудита проводится анализ маркетинговых стратегий и рекламных кампаний, оценивается эффективность каналов продаж, определяется целевая аудитория, изучается спрос на продукцию.
Управление персоналом
Специалисты анализируют кадровые процессы, такие как наем, обучение, увольнение, проверяют соблюдение трудового законодательства, изучают систему мотивации сотрудников и уровень их удовлетворенности работой.
Экология и охрана труда
В ходе внутреннего аудита проверяется соблюдение экологического законодательства, оцениваются условия труда и его безопасность для работников, а также внедряются мероприятия по снижению негативного воздействия на окружающую среду.
Корпоративное управление
Специалисты анализируют корпоративную культуру и этику, оценивают поддержание высоких стандартов корпоративного управления и вероятность достижения стратегических целей компании.
Порядок и этапы проведения внутреннего аудита
Проведение внутреннего аудита — это комплексная процедура, включающая несколько ключевых этапов. Рассмотрим каждый из них подробно.
1. Подготовка и планирование
Этот этап включает следующие действия:
- определение целей и задач аудита, они зависят от специфики бизнеса и текущего состояния дел в компании;
- выбор объектов аудита: определяются подразделения, отделы или процессы, которые будут проверять эксперты;
- составление плана аудита: разрабатывается детальный график проверок, назначаются ответственные лица, определяется методология сбора данных и их анализа;
- назначение команды аудиторов: формируется группа специалистов, обладающих необходимыми знаниями и опытом. Важную роль играют независимость и компетентность членов команды.
2. Проведение аудита: сбор данных и анализ
Далее начинается непосредственная работа по сбору и анализу информации:
- сбор данных: аудиторы собирают сведения различными способами: интервью с сотрудниками, изучение документов, наблюдение за процессами, выборочные проверки, тестирование транзакций и другие;
- анализ собранной информации с целью выявления несоответствий, отклонений от норм и потенциальных рисков;
- на основании проведенного анализа выявляются недостатки в процессах, нарушения нормативных актов, а также возможные риски.
3. Формирование отчета и представление результатов
На этой стадии готовится аудиторское заключение. Отчет содержит описание проведенной работы, результаты анализа, выявленные проблемы и предложения по их устранению. Далее документ передается руководству, которое принимает решение о внедрении предложенных мер. Если требуются изменения в политике или процессах, они вносятся в соответствующие регламенты и инструкции.
Как организовать систему внутреннего аудита в компании
Источник: Freepik
Приведем пошаговый план по созданию эффективной системы внутреннего аудита.
1. Создание отдела (службы) внутреннего аудита. Он может быть единым или состоять из нескольких подразделений, каждое из которых специализируется на определенной сфере деятельности предприятия (финансы, производство, логистика и т. д.). Главный аудитор подчиняется непосредственно высшему руководству компании.
Работа службы внутреннего аудита должна вестись на основе:
- Федерального закона от 30 декабря 2008 года № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»;
- рекомендаций по организации контроля, предусмотренных ст. 19 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также письмом Минфина России от 28 апреля 2023 года № 02-10-13/40269 «О направлении методических рекомендаций по организации внутреннего финансового аудита»;
- нормативных документов, регламентирующих вопросы внутреннего контроля на конкретном предприятии.
2. Разработка политики и процедур внутреннего аудита. Важно определить цели, задачи и принципы работы службы внутреннего аудита, зафиксировать количество и порядок проведения проверок, права и обязанности аудиторов, а также их взаимодействие с другими подразделениями компании.
3. Планирование и проведение аудитов. Служба внутреннего аудита разрабатывает годовой план проверок, который утверждается руководством. В течение года проводятся регулярные плановые и внеплановые проверки, по итогам которых формируются отчеты с рекомендациями. Отдел внутреннего аудита контролирует их выполнение.
4. Автоматизация внутреннего контроля. Программные решения позволяют вести учет всех проверок, отслеживать выполнение рекомендаций, анализировать большие объемы данных и оперативно получать отчеты. Программы для автоматизации внутреннего аудита могут интегрироваться с другими системами управления компанией (ERP, CRM и т. д.), что упрощает доступ к необходимой информации и ускоряет процесс проверки.
5. Обратная связь и сотрудничество. Важно наладить эффективную обратную связь между службой внутреннего аудита и руководителями проверяемых подразделений. Это поможет быстрее внедрять рекомендации и улучшать процессы.
Результаты внутреннего аудита и их значение для бизнеса
Рассмотрим, как результаты аудита можно применить в работе компании.
1. Использование выводов внутреннего аудита в практической деятельности:
- анализ найденных недостатков и разработка плана корректирующих действий, который должен включать сроки их выполнения и список ответственных лиц;
- мониторинг исполнения плана: для этого можно проводить промежуточные проверки, собрания с ответственными лицами и составлять отчеты;
- оценка эффективности принятых мер: после выполнения плана следует провести повторный аудит или самооценку, чтобы убедиться, что выявленные проблемы удалось устранить.
2. Влияние выводов аудита на улучшение процессов:
- выводы аудита часто указывают на неэффективность определенных процессов, например на дублирование функций, излишнюю бюрократию или отсутствие четких инструкций, недостаточную автоматизацию и цифровизацию;
- на основании выводов аудита можно организовать обучение и повышение квалификации сотрудников, что приведет к улучшению качества выполняемой ими работы;
- результаты аудита помогают лучше понимать существующие риски и управлять ими, включая разработку сценариев реагирования, создание резервных планов и регулярный мониторинг ключевых показателей.
3. Принятие управленческих решений на основе выводов аудита:
- финансовое планирование: аудит может показать, что некоторые направления работы компании требуют дополнительных вложений, тогда как другие траты, наоборот, можно сократить. Это поможет более рационально распределять ресурсы;
- инвестиционная политика: основываясь на выводах аудита, руководство может принять решение о вложении средств в развитие тех направлений, которые показали наибольший потенциал роста, либо отказаться от инвестиций в менее перспективные проекты;
- стратегическое планирование: понимание сильных и слабых сторон компании позволяет более точно формулировать стратегию развития;
- периодические аудиты помогают отслеживать, насколько успешно реализуется выбранная стратегия. Если возникают отклонения — это сигнал для внесения корректировок в планы.
Пример 1. В результате аудита было выявлено, что учет товарных остатков ведется недостаточно точно, что приводит к недостаче. Решение: внедрить систему автоматического учета товаров с использованием штрих-кодов и регулярные инвентаризации.
Пример 2. Аудит показал, что маркетинговые расходы превышают доходы от рекламы. Решение: провести анализ эффективности рекламных каналов, отказаться от наименее эффективных и перераспределить бюджет в пользу более результативных инструментов продвижения.
Пример 3. Обнаружено, что отдел продаж работает неэффективно из-за низкой мотивации сотрудников. Решение: ввести систему бонусов за выполнение планов продаж, организовать регулярные тренинги по технике переговоров и улучшению клиентского сервиса.
Список источников
1. Раздел «Стандарты и правила внутреннего финансового аудита» на официальном сайте Министерства финансов Российской Федерации.
2. Раздел «Внутренний контроль и внутренний аудит» на официальном сайте Казначейства России.
3. Раздел «Внутренний аудит» на официальном сайте Банка России.
Автор: Ольга Ковика
