Транспортная накладная в 2025 году: как правильно заполнить и отследить

Даже небольшая опечатка в транспортной накладной может обернуться серьезными проблемами с получателем груза и налоговой службой, а также грозит судебными разбирательствами. С помощью эксперта объясним, из каких разделов состоит этот документ, приведем образец его заполнения и перечислим ошибки, которые чаще всего допускаются при оформлении груза. Также вы узнаете, как отследить маршрут перевозчика в 2025 году и сколько нужно хранить транспортные накладные.

Что такое транспортная накладная

Транспортная накладная — это документ, который используется в процессе перевозки товаров. Она служит официальным подтверждением факта отправки и получения, а также содержит важную информацию о грузе, его отправителе, получателе и маршруте движения транспортного средства.

Когда и для чего нужна транспортная накладная

Транспортная накладная — важный документ в сфере логистики и грузоперевозок, так как обеспечивает прозрачность и законность сделок между участниками процесса. Перечислим самые важные ее функции.

1. Подтверждение перевозки: транспортная накладная служит доказательством того, что груз был передан перевозчику для транспортировки, а затем и получателю.

2. Информация о грузе: в накладной указываются данные о наименовании, количестве, весе и объеме перевозимого товара, его состоянии и упаковке.

3. Данные сторон: накладная содержит информацию об отправителе, получателе и перевозчике, что упрощает процесс идентификации всех участников сделки.

4. Правовые аспекты: этот документ может использоваться в качестве доказательства в случае споров между сторонами, например, если груз был поврежден или утрачен во время транспортировки.

Транспортная накладная необходима в следующих случаях:

• при отправке товаров от производителя к дистрибьютору или конечному потребителю;
• при международных перевозках, когда требуется соблюдение таможенных формальностей;
• в случаях, когда необходимо подтвердить факт передачи груза от одной стороны другой.

«Транспортная накладная — это ключевой документ, регулирующий грузоперевозки. Только при ее наличии договор перевозки может считаться официально заключенным, о чем свидетельствует статья 785 ГК РФ. Кроме того, если раздел 12 “Стоимость перевозки груза” заполнен, то транспортная накладная может использоваться в качестве документа, подтверждающего расходы на транспортировку, и принимается в налоговой службе. Такая практика наблюдается в большинстве случаев взаимодействия с ФНС», — рассказала Александра Малькова, ассистент кафедры управления транспортными комплексами Государственного университета управления.

Однако существуют ситуации, при которых наличие транспортной накладной необязательно, а ее отсутствие не влечет наказания:

• если продукция вывозится транспортом продавца при условии включения транспортных расходов в стоимость товара;
• когда покупатель сам забирает груз на личном транспорте.

«Но даже в этом случае все консультанты рекомендуют заполнить этот документ во избежание форс-мажора. В некоторых же ситуациях наличие накладной обязательно. Например, при перевозке таких грузов, как этиловый спирт, алкогольная и спиртосодержащая продукция», — дополнила эксперт (2).

Кто оформляет транспортную накладную

Транспортную накладную чаще всего оформляет отправитель груза, который может быть как физическим, так и юридическим лицом. В некоторых случаях это может быть также перевозчик, если он предоставляет услуги по оформлению документации, или грузополучатель, если он оформляет доставку купленного товара.

Важно, чтобы все данные в документе были корректными и полными, так как это влияет на дальнейшие процессы транспортировки и возможные претензии.

Как правильно заполнить транспортную накладную в 2025 году

По своей сути транспортная накладная — это своеобразная письменная транскрипция процесса перевозки. С ее помощью заинтересованные лица могут выяснить необходимые обстоятельства, а участники — аргументировать расходы.

Документ состоит из 12 разделов, которые содержат следующую информацию:

• сведения о сторонах, участвующих в процессе перевозки;
• данные о грузе и его характеристиках;
• количество товара;
• способ его упаковки;
• перечень сопроводительных документов на груз при их наличии;
• информацию об особых условиях перевозки;
• необходимые для понимания хода перевозки отметки участников;
• характеристику перевозчика и транспортного средства;
• стоимость перевозки груза или так называемую установленную плату в случае ее определения.

Чаще всего в процессе грузоперевозки участвуют три стороны: отправитель, перевозчик и получать. Расскажем, как правильно им заполнить накладную, чтобы избежать возможных проблем в будущем.

Отправителю груза

Чаще всего именно он формирует и заполняет транспортную накладную перед отправкой товара получателю. Приведем алгоритм действий, которые потребуются для этого.

1. Укажите название документа: «Транспортная накладная».

2. В шапке накладной нужно указать дату ее составления, номер документа и экземпляра, вписать номер заявки.

3. Заполните данные отправителя:

• полное название компании или ФИО физического лица;
• ИНН и адрес отправителя, включая индекс;
• контактные данные для связи.

4. Укажите данные получателя:

• полное название компании или ФИО физического лица;
• ИНН и полный почтовый адрес, включая индекс;
• контактные данные;
• адрес доставки груза.

5. Опишите груз:

• наименование товара;
• его состояние;
• способ упаковки;
• количество товара;
• перечень опасных веществ;
• маркировка;
• единицы измерения груза (например кг, м³ и т. д.);
• вес груза без упаковки (нетто) и с упаковкой (брутто);
• объявленную ценность можно не указывать.

6. Укажите условия перевозки:

• способ перевозки (автомобильный, железнодорожный, воздушный и т. д.);
• условия доставки (например «доставка до двери», «самовывоз» и т. д.).

7. Укажите условия оплаты за перевозку (например предоплата, оплата при доставке).

8. Впишите реквизиты сопроводительных документов, если они есть. Это могут быть сертификаты качества, удостоверения на груз, документы, предусмотренные санитарными, таможенными и карантинными нормами.

9. Укажите дополнительные сведения: информацию о специальных условиях хранения или транспортировки (например необходимость соблюдения температурного режима или карантинных норм).

10. Впишите данные лица, осуществляющего погрузку, и адрес места погрузки. Укажите дату и время прибытия и отбытия машины.

11. Опишите состояние груза, укажите его массу и число занятых мест.

12. Впишите информацию в раздел 12 «Стоимость перевозки груза», чтобы сделать накладную первичным документом учета. Грузоотправитель указывает сведения о должностном лице, которое подписывает накладную, ставит его подпись, прописывает реквизиты договора перевозки.

13. Документ обязательно должен содержать подписи отправителя, перевозчика и получателя с датой подписания. Печать в накладной не нужна, но ее наличие ошибкой не будет.

14. Перед отправкой груза проверьте все заполненные данные на наличие ошибок. Сделайте несколько экземпляров накладной для всех сторон, участвующих в сделке.

Перевозчику

В некоторых случаях транспортную накладную может оформлять перевозчик груза, если он предоставляет такие услуги. Со своей стороны он должен внести в документ сведения об условиях транспортировки.

1. Заполните раздел о перевозчике в поле 6:

• название транспортной компании;
• ИНН и адрес перевозчика, включая индекс;
• контактные данные;
• ФИО водителя, номер и дату выдачи водительского удостоверения.

2. Опишите транспортное средство, на котором будут везти груз: тип, марка, госномер, вместимость. Это делается в разделе 7. В поле «Тип владения» укажите цифру, соответствующую типу владения техникой:

• 1 — в собственности;
• 2 — в совместной собственности супругов;
• 3 — аренда;
• 4 — лизинг;
• 5 — в безвозмездном пользовании.

3. В разделе 12 перевозчик прописывает стоимость услуг без НДС, ставку налога, его сумму и общую стоимость услуг. Также он указывает свои реквизиты и реквизиты договора перевозки.

4. Поставьте подписи в поле 8 на этапе погрузки и в поле 10 —на этапе разгрузки.

Получателю груза

Грузополучатель должен заполнить раздел 10 «Выдача груза» в присутствии перевозчика. Расскажем, что ему нужно сделать:

• проверить корректность информации, указанной в накладной;
• внести сведения в раздел 10: дату, описание, состояние и вес товара, число грузовых мест, дату и время прибытия и выбытия автомобиля;
• подписать накладную, подтверждая получение груза;
• получить на руки свою копию транспортной накладной.

С 1 марта 2022 года транспортную накладную можно оформлять в электронной форме. Для этого все участники процесса грузоперевозки должны перейти на электронный документооборот (4).

Образец заполнения транспортной накладной в 2025 году

Приведем образец заполнения транспортной накладной.

Сколько экземпляров транспортной накладной должно быть

Количество экземпляров транспортной накладной зависит от числа сторон, участвующих в сделке. Обычно их три:

• для отправителя;
• для перевозчика;
• для получателя.

При необходимости могут быть созданы дополнительные копии для других заинтересованных сторон.

Транспортная накладная оформляется на каждую машину. Если ее будут использовать как первичный учетный документ, нужен будет еще один экземпляр для грузоотправителя. Все документы должны быть оригиналами.

Что делать, если в транспортной накладной допущена ошибка

«Ошибка в транспортной накладной может стать причиной занижения стоимости перевозки из-за неправильных сведений о грузе или вызвать проблемы с налоговым учетом. При проверке накладных и обнаружении в них ошибки ФНС может посчитать расходы на перевозку неподтвержденными, что приведет к штрафам и прочим взысканиям. Также при указании неверного количества или веса груза в случае нанесения ущерба доказать ошибочность этих данных будет проблематично, так как изначальные характеристики груза, например до аварии, будут узнавать как раз по транспортной накладной», — рассказала Александра Малькова.

Ошибки в транспортной накладной связаны не только с финансовыми рисками, но и с рисками в области безопасности. Так, если в документе будет занижен вес груза, то для перевозки могут выбрать неподходящий по вместимости транспорт. Перегруз осей машины повлечет как минимум повышенный риск заносов, а как максимум — высокую вероятность поломок в пути.

«В случае неисправления ошибок на отправителя налагается штраф, если накладная содержит неверные наименование груза, его свойства и сведения о нем, а также ошибки при заполнении раздела особых отметок», — дополнила эксперт.

Если ошибка замечена вовремя и еще есть возможность ее исправить, то необходимо следовать установленному алгоритму.

1. Зачеркнуть ошибку одной чертой, чтобы надпись оставалась читаемой.

2. Указать верную информацию.

3. Написать «Исправлено» и проставить дату, когда были внесены изменения.

4. Исправленный документ необходимо заверить подписями грузоотправителя и перевозчика с расшифровкой (3).

Отслеживание транспортных накладных

«Сегодня колоссальная часть всех процессов идет в онлайн-формате через различные сервисы, что позволяет собрать всю необходимую информацию в одном месте, соединить участников, в том числе решив проблему разницы часовых поясов. Существует группа сервисов и по отслеживанию груза по транспортным накладным. Для этого необходимо убедиться, что документ заполнен верно и его номер указан одинаково во всех экземплярах. В онлайн-сервисе необходимо ввести номер накладной. Так можно узнать не только местонахождение груза, но и его статус. Например, прохождение таможни, ввоз в страну и другие этапы», — рассказала Александра Малькова.

Срок хранения транспортных накладных

Срок хранения транспортных накладных варьируется в зависимости от законодательства разных стран и внутренних правил компаний.

В России такие документы должны храниться пять лет с момента завершения перевозки. Этот срок может быть увеличен в зависимости от условий контракта или особенностей сделок. Это необходимо для обеспечения возможности проверки и разрешения возможных споров, связанных с перевозкой товаров.

Мнение эксперта о транспортной накладной

Александра Малькова рассказала о наиболее частых ошибках, которые допускаются при заполнении транспортных накладных.

«Самые распространенные ошибки — несоответствие номенклатуры товаров в накладной и в других сопроводительных документах, что не позволяет считать их одним комплектом. Также довольно часто встречается незаполнение каких-то разделов или их частей, например марки и госномера автомобиля. А указание незарегистрированного или неподходящего по характеристикам транспорта может и вовсе привести к штрафам и увеличению размера налогов. Чаще всего ошибки допускаются из-за человеческого фактора, а именно невнимательности», — отметила эксперт.

Еще одна группа причин — халатность или лень ответственного лица. Так, если при заполнении человек не проверит корректность пункта разгрузки и укажет сомнительный адрес, то у инспекторов появятся веские основания считать перевозку фиктивной или совершенной исключительно на бумаге. Те же выводы можно сделать в случае, если перевозчик откажется подтверждать факт знакомства (контакта или переговоров) с грузополучателем.

Главное о транспортной накладной

Подведем итоги материала и перечислим ключевые моменты, которые стоит знать при работе с транспортными накладными.

1. Транспортная накладная — это документ, который используется в процессе перевозки товаров. Она служит официальным подтверждением факта отправки и получения, а также содержит важную информацию о грузе, его отправителе, получателе и маршруте движения транспортного средства.

2. Транспортная накладная необходима в следующих случаях:

• при отправке товаров от производителя к дистрибьютору или конечному потребителю;
• при международных перевозках, когда требуется соблюдение таможенных формальностей;
• в случаях, когда необходимо подтвердить факт передачи груза от одной стороны другой.

3. Существуют ситуации, при которых наличие транспортной накладной необязательно, а ее отсутствие не влечет наказания:

• если продукция вывозится транспортом продавца при условии включения транспортных расходов в стоимость товара;
• когда покупатель сам забирает груз на личном транспорте.

4. Транспортную накладную чаще всего оформляет отправитель груза, который может быть как физическим, так и юридическим лицом.

5. Документ состоит из 12 разделов, которые содержат следующую информацию:

• сведения о сторонах, участвующих в процессе перевозки;
• данные о грузе и его характеристиках;
• количество товара;
• способ его упаковки;
• перечень сопроводительных документов на груз при их наличии;
• информацию об особых условиях перевозки;
• необходимые для понимания хода перевозки отметки участников;
• характеристику перевозчика и транспортного средства;
• стоимость перевозки груза или так называемая установленная плата в случае ее определения.

6. Обычно оформляется три экземпляра транспортной накладной — для отправителя, перевозчика и получателя. Все документы должны быть оригиналами.

7. Если ошибка замечена вовремя и еще есть возможность ее исправить, то необходимо следовать установленному алгоритму:

• зачеркнуть ошибку одной чертой, чтобы надпись оставалась читаемой;
• указать верную информацию;
• написать «Исправлено» и проставить дату, когда были внесены изменения;
• исправленный документ необходимо заверить подписями грузоотправителя и перевозчика с расшифровкой.

8. В России транспортные накладные должны храниться пять лет с момента завершения перевозки.

Список источников:

1. Статья 785 «Договор перевозки груза» Гражданского кодекса РФ.

2. Федеральный закон от 22.11.1995 года № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции».

3. Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом».

4. Приказ ФНС России от 09.12.2021 года № ЕД-7-26/1065@ «Об утверждении форматов электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда».

5. Федеральный закон от 08.11.2007 года № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Автор: Оксана Артемова

Эксперт: Александра Малькова, ассистент кафедры управления транспортными комплексами Государственного университета управления