Спецификация: виды и примеры заполнения

На любом этапе жизни продукта — при его создании, тестировании, производстве или продаже конечным потребителям — его сопровождает спецификация. Она детально описывает технические характеристики товара или программы и помогает определить его качество, надежность, соответствие стандартам и требованиями заказчика. В материале расскажем, какие виды спецификаций бывают, что они позволяют узнать о продукте, а также приведем образцы заполненных документов различного назначения.

Что такое спецификация простыми словами

Спецификация — это документ, в котором подробно описываются требования, характеристики и параметры объекта, процесса или системы. Она может использоваться в различных областях, таких как инженерия, программирование, строительство, производство и другие.

Спецификации служат основой для разработки, оценки и проверки соответствия продукта или услуги установленным требованиям.

Для чего нужна спецификация и что по ней можно определить

Спецификация помогает четко сформулировать требования к продукту или услуге, что позволяет избежать недопонимания между всеми участниками проекта или сторонами договора. Именно благодаря этому документу определяются необходимые ресурсы для создания и поддержания работоспособности изделия или программы.

Перечислим остальные функции спецификации:

• контроль качества: используется для проверки соответствия конечного продукта или услуги установленным требованиям и стандартам;
• детализация условий договора: документ содержит подробную информацию об обязательствах одной стороны перед другой, включая характеристики поставляемых изделий, их количество, стоимость и условия доставки;
• коммуникация: документ обеспечивает единое понимание свойств продукта всеми заинтересованными сторонами, включая разработчиков, клиентов и поставщиков;
• спецификация — важная часть проектной документации. Она может использоваться для последующих этапов разработки, а также для обучения новых сотрудников.

Расскажем, какую информацию содержит этот документ и что можно по нему определить.

1. Технические характеристики: в спецификации указаны детальные описания технических параметров продукта, таких как размеры, материалы, производительность и т. д.

2. Функциональные требования: прописываются функции и возможности, которые должен выполнять продукт или система.

3. Стандарты и нормы: включает ссылки на стандарты и нормативные документы, которым должен соответствовать продукт.

4. Сроки и этапы разработки: спецификация может содержать информацию о временных рамках реализации проекта и его ключевых этапах.

5. Оценка стоимости: на основе спецификации можно определить стоимость проекта или продукта с учетом всех необходимых ресурсов и материалов.

6. Количество и единицы измерения: в спецификации указывается необходимый объем товара, прописывается, в чем он измеряется, а также указывается стоимость одной единицы.

Какие бывают виды спецификации

Спецификации могут различаться в зависимости от области применения и целей, для которых они создаются. Перечислим основные их виды.

1. Техническая спецификация

Детализирует технические характеристики продукта или системы. Включает в себя информацию о материалах, размерах, производительности и других параметрах, необходимых для разработки или производства.

Например, в инженерии техническая спецификация может описывать детали конструкции механизма, включая допустимые нагрузки и условия эксплуатации.

2. Функциональная спецификация

Описывает функции и возможности продукта или системы. Она фокусируется на том, что продукт должен делать, а не на том, как это будет реализовано.

Например, при разработке программного обеспечения функциональная спецификация может включать описание пользовательских интерфейсов, бизнес-логики и взаимодействия с пользователем.

3. Спецификация требований

Этот вид документа обобщает все требования к проекту, в том числе функциональные и нефункциональные. Она служит основой для оценки и проверки соответствия конечного продукта заявленным характеристикам и стандартам.

Например, при проектировании систем документ может включать требования к безопасности, производительности и совместимости.

4. Спецификация дизайна

Описывает визуальные и эстетические аспекты продукта. Включает в себя графические элементы, цветовые схемы, шрифты и общие принципы дизайна.

В веб-дизайне спецификация может содержать макеты страниц и описание пользовательского опыта.

5. Спецификация тестирования

Этот документ описывает методы тестирования, которые могут использоваться для проверки соответствия продукта требованиям заказчика. Она включает в себя тестовые сценарии и критерии приемки.

Например, при разработке программного обеспечения спецификация может содержать список всех тестов, которые необходимо провести, чтобы убедиться в работоспособности приложения или программы.

6. Спецификация к договору

Служит дополнением к основному договору и содержит конкретные детали, которые могут быть важны для сторон, участвующих в сделке. Например, список поставляемых изделий и их стоимость. Спецификация может включать описание товаров или услуг, сроки исполнения, цены, условия доставки, гарантии и другие важные аспекты.

7. Спецификация к счету

Это документ, который детализирует информацию о выставленном счете. Она служит для уточнения данных о товарах или услугах, за которые выставлен счет, и их стоимости. Такая спецификация может использоваться в бухгалтерском учете, а также для контроля финансовых операций.

Как правильно заполнить спецификацию

Спецификация помогает четко определить права и обязанности сторон сделки, а также обеспечивает прозрачность финансовых операций. Правильное составление этого документа исключает риски недопонимания и конфликта между участниками рыночных отношений. Расскажем, как правильно оформить документ.

1. Определите цель спецификации, а также круг заинтересованных лиц, для которых она составляется.

2. Соберите информацию о продукте или системе, включая требования заказчика или производителя.

3. Структурируйте документ: разделите спецификацию на логические разделы, такие как введение, технические характеристики, функциональные требования и т. д.

4. Формулируйте требования четко и однозначно, избегая двусмысленностей.

5. Включите примеры и иллюстрации: при необходимости добавьте схемы или графики, чтобы сделать информацию более понятной.

6. Проверьте документ на соответствие стандартам в вашей области (например ISO или IEEE).

7. Обсудите спецификацию с командой или заинтересованными сторонами для получения обратной связи и внесения необходимых правок.

8. Спецификации могут изменяться по мере развития проекта, поэтому регулярно обновляйте документ с учетом новых данных.

Законодательство России не предусматривает строгих требований к внешнему виду и содержанию спецификации. Перечислим основные структурные элементы, которые чаще всего включает этот документ:

• номер договора и дата его подписания;
• номер спецификации и ее наименование;
• полные юридические наименования сторон, заключивших договор;
• точные названия товаров или предоставляемых услуг;
• единицы измерения продукции;
• количество товара;
• стоимость единицы продукции или услуги;
• общая стоимость всей партии или оказанных услуг;
• сроки поставки товаров или выполнения услуг;
• условия и порядок оплаты;
• реквизиты и подписи сторон договора;
• печать нужна только в том случае, если это прописано в уставе компании.

Примеры заполненной спецификации

Приведем несколько примеров заполненной спецификации. Начнем с документа к договору поставки товара, который содержит наименование, количество и ассортимент продукции.

Приведем другой пример — техническую спецификацию на изготовление, поставку и установку информационных стендов.

А так выглядит спецификация на поставку учебников.

И последний пример — спецификация к договору купли-продажи.

Главное о спецификации

Подведем итоги материала и расскажем главное о спецификации.

1. Это документ, в котором подробно описываются требования, характеристики и параметры объекта, процесса или системы.

2. Спецификация помогает четко сформулировать требования к продукту или услуге, что позволяет избежать недопонимания между всеми участниками проекта или договора.

3. Спецификации могут различаться в зависимости от области применения и целей, для которых они создаются:

• техническая спецификация;
• функциональная спецификация;
• спецификация требований;
• спецификация дизайна;
• спецификация тестирования;
• спецификация к договору;
• спецификация к счету.

4. Законодательство России не предусматривает строгих требований к внешнему виду и содержанию спецификации. Перечислим основные структурные элементы, которые чаще всего включает этот документ:

• номер договора и дата его подписания;
• номер спецификации и ее наименование;
• полные юридические наименования сторон, заключивших договор;
• точные названия товаров или предоставляемых услуг;
• единицы измерения продукции;
• количество товара;
• стоимость единицы продукции или услуги;
• общая стоимость всей партии или оказанных услуг;
• сроки поставки товаров или выполнения услуг;
• условия и порядок оплаты;
• реквизиты и подписи сторон договора;
• печать нужна только в том случае, если это прописано в уставе компании.

Список источников:

1. Чиркова А. Ю., Бахтизин В. В. Научная статья «Метод повышения качества спецификации требований к программному средству». Журнал «Доклады Белорусского государственного университета информатики и радиоэлектроники». 2015.

2. Сорокин А. И. Научная статья «Спецификация: история и реальность». Международный научно-исследовательский журнал. 2014.

3. Методические рекомендации по составлению спецификации оборудования, изделий и материалов МР 21.01—95. Минстрой России. 1995.

 Автор: Оксана Артемова