Источник: Freepik
В процессе деловой коммуникации для выражения просьб и предложений часто используется письмо-обращение. Оно может быть адресовано как отдельным лицам, так и организациям. Важность правильного оформления письма-обращения трудно переоценить: от этого зависит успешность коммуникации с партнером и его реакция на содержание сообщения. В материале рассмотрим ключевые моменты, которые помогут грамотно написать такой документ, а также дадим образец и перечислим распространенные ошибки отправителей.
Что такое письмо-обращение
Это официальный документ, который направляется конкретному лицу, организации или органу государственной власти с целью выражения просьбы, предложения или передачи иной информации. Обычно оно имеет строго определенный формат и структуру, что делает его удобным для восприятия и обработки.
Когда используют письмо-обращение
Письмо-обращение — важный инструмент деловой коммуникации, поскольку помогает установить формальные отношения и поддерживать профессиональный имидж. Перечислим ситуации, в которых оно используется чаще всего:
- деловая переписка: для общения с партнерами, клиентами или государственными учреждениями;
- запросы: для получения информации, разъяснений или поддержки;
- жалобы и обращения: для выражения недовольства по поводу услуг или товаров;
- предложения: для представления новых идей или инициатив;
- заказ образцов продукции;
- предложение совместного сотрудничества.
Как написать письмо-обращение: особенности оформления
Написание письма-обращения требует соблюдения определенных правил и структуры. Единый образец законодательством не предусмотрен, поэтому каждая компания самостоятельно разрабатывает шаблон такого документа в фирменном стиле. Тем не менее он должен быть составлен по определенным правилам. Представим пошаговое руководство по грамотному оформлению письма-обращения.
1. В верхней части письма укажите свои контактные данные:
- ФИО или название организации;
- ИНН;
- адрес;
- телефон;
- адрес электронной почты.
Затем следует написать дату составления письма и его исходящий номер.
2. Укажите реквизиты адресата:
- ФИО;
- должность;
- название организации;
- ИНН компании;
- адрес организации.
3. Письмо-обращение не имеет названия документа и начинается с формального обращения с указанием имени и отчества получателя. Например: «Уважаемый(ая) [ФИО/должность]!». Если адресат вам не знаком, можно использовать более общее обращение. Например: «Уважаемые господа!».
4. В первом абзаце кратко представьтесь и укажите цель вашего обращения. Например: «Меня зовут [ваше имя], я [ваша должность или роль]. Я обращаюсь к вам по поводу...».
5. В основной части письма подробно изложите суть вашего обращения. Убедитесь, что информация представлена логично и последовательно. Используйте абзацы для разделения различных аспектов вашего сообщения. При написании придерживайтесь официального делового стиля и вежливого тона.
6. В завершение письма подведите итоги и укажите, что вы ожидаете от адресата. Например: «Буду признателен за вашу помощь в этом вопросе» или «Надеюсь на скорый ответ». Если действий требуется несколько, их стоит пронумеровать.
7. Завершите письмо фразой вежливости. Например: «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». После этого оставьте место для вашей подписи, если это бумажное письмо, и напишите свое полное имя, должность и контактную информацию.
8. Если вы прилагаете какие-либо документы, укажите это в конце письма: «Приложение: [название документа]».
9. В идеале лучше оформить письмо на фирменном бланке организации.
Образец письма-обращения
Приведем пример письма-обращения, опубликованного на официальном сайте Онохойского детского сада «Солнышко», расположенного в Республике Бурятия.
Частые ошибки при оформлении письма-обращения
Исключив распространенные ошибки при составлении письма-обращения, можно повысить эффективность деловой переписки. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание при подготовке документа.
1. Неправильный формат: например, отсутствие шапки или неверное размещение данных об адресате.
2. Ошибки в имени и должности адресата могут создать негативное впечатление и испортить репутацию отправителя.
3. Отсутствие приветствия: начало письма без формального обращения к адресату выглядит неуважительно.
4. Слишком длинные или запутанные предложения: неясность в изложении мысли может привести к недопониманию.
5. Игнорирование структуры: неправильное распределение информации по разделам (введение, основная часть, заключение) делает письмо трудным для восприятия.
6. Неуместный тон: использование слишком неформального языка в официальном письме может показаться неуважительным.
7. Отсутствие подписи: неуказание имени отправителя и его контактной информации может затруднить дальнейшую коммуникацию.
8. Ошибки в грамматике и пунктуации: наличие опечаток и грамматических ошибок снизит уровень доверия к отправителю и испортит его репутацию.
9. Неясная цель обращения: письмо должно четко указывать, что именно ожидает отправитель от адресата.
10. Неаккуратность: использование разных шрифтов, цветов и стилей может отвлечь от содержания сообщения.
Список источников:
1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
2. Лекция № 5 «Письменная форма деловой коммуникации». Кубанский государственный университет (филиал в г. Славянске-на-Кубани).
3. Тарасова К. П. Научная статья «Пунктуационная и орфографическая вариативность написания обращений: современная практика электронной переписки и ее диахронический анализ». Журнал «Успехи в химии и химической технологии». 2021.
Автор: Оксана Артемова
