Перечисление зарплаты сотрудникам: как правильно организовать начисления и выплаты

Выплата заработной платы включает в себя не только расчет и выплату вознаграждений сотрудникам, но и выполнение различных юридических и налоговых требований.

С развитием цифровых технологий и автоматизации компании все больше используют инновационные решения, чтобы сделать процесс выплаты зарплаты максимально эффективным и прозрачным. В статье рассмотрим основные этапы выплаты заработной платы и предложим лучшие практики для оптимизации этого важного процесса.

Порядок перечисления заработной платы сотрудникам

Схематично порядок перечисления зарплаты в банк на счета работников и выдачи ее наличными на руки выглядит следующим образом:

Информация, которая должна быть отражена в расчетном листке

Расчетный листок сотрудника — это документ, который содержит информацию о доходах и удержаниях за отработанный период, обычно за месяц. В расчетном листке подробно описаны все элементы, из которых складывается заработная плата и различные удержания — налоги, страховые взносы и прочие вычеты.

Основные элементы, которые указывают в расчетном листке:

• Полное название предприятия и его реквизиты.

• ФИО сотрудника и его табельный номер.

• Период, за который производится начисление зарплаты.

• Размер основной заработной платы.

• Размеры дополнительных выплат и премий (если имеются).

• Сумма налогов и других обязательных удержаний.

• Размер удержаний из заработной платы с указанием их оснований (например, алименты, штрафы, кредит).

• Сумма к получению (после вычета всех налогов и удержаний).

• Дата выплаты заработной платы.

• Подпись ответственного лица от бухгалтерии (для бумажной версии расчетного листка).

Место выплаты зарплаты

Есть два основных способа выплаты зарплаты, от которых зависит форма предоставления работнику денежных средств:

Наличными через кассу организации

Выплата зарплаты наличными представляет собой традиционный способ расчетов с сотрудниками. Обычно такая практика применяется в небольших организациях, где отсутствует возможность или необходимость в более сложных схемах выплат.

Выдача денег производится через кассу предприятия. Работодатель должен заранее подготовить необходимую сумму денег и организовать процесс выдачи, учитывая законодательные нормы. Основные преимущества этого способа включают простоту и отсутствие дополнительных затрат на банковские операции. Однако, необходимо учитывать, что требуется строгое ведение кассовой документации и обеспечение безопасности при хранении и транспортировке наличных денежных средств.

Безналично путем перечисления работнику на его банковский счет

В современном мире все больше компаний переходят на безналичное перечисление заработной платы, что обеспечивает простоту, безопасность и прозрачность финансовых операций. В этом случае работодатель производит перечисление зарплаты на карту сотруднику. При этом к карте должен быть привязан зарплатный счет.

Порядок перечисления по зарплатному проекту

Зарплатный проект — это форма сотрудничества между организацией и банком, при которой банк открывает счета для всех сотрудников компании и обеспечивает их обслуживание на льготных условиях.

В данном случае работодатель заключает договор с определенным банком, который берет на себя обязательства по перечислению зарплат. Такой подход позволяет значительно упростить процесс выплат и минимизировать ошибки при переводах. Сотрудникам предоставляется возможность не только получать заработную плату на личный счет, но и пользоваться разнообразными банковскими продуктами на выгодных условиях, включая кредиты и накопительные программы.

Порядок перечисления без зарплатного проекта

В тех случаях, когда организация не использует зарплатный проект, процесс перечисления также осуществляется безналичным путем, но напрямую на индивидуальные счета сотрудников в различных банках. При этом, сотрудники сами выбирают банк, в котором они хотят обслуживаться, и предоставляют работодателю для перечисления зарплаты заявление и реквизиты счета.

Такой подход требует дополнительного времени и усилий со стороны бухгалтерии для обработки данных и проведения множества отдельных платежей. Несмотря на это, данный метод предоставляет сотрудникам большую степень свободы при выборе банковских услуг.

Нюансы перечисления зарплаты на карту третьему лицу

Иногда возникают ситуации, когда сотрудник по различным причинам желает, чтобы работодатель осуществил перечисление зарплаты третьему лицу. Законодательство допускает такую возможность. Перечисление зарплаты на карту другого человека требует письменного заявления от работника. В документе должны быть четко указаны реквизиты счета третьего лица и причины такого решения.

Работодатель, в свою очередь, обязан убедиться в подлинности заявления и соблюдении всех норм конфиденциальности. Важно понимать, что ответственность за правильность предоставленных данных и возможные финансовые риски ложатся на лицо, которое инициирует такую операцию.

Особенности перечисления зарплаты нерезидентам и иностранцам

Особенности перечисления заработной платы иностранным гражданам и нерезидентам в 2024 году включают следующие аспекты:

Форма перечисления. Перечисление зарплаты нерезиденту РФ возможно только в безналичной форме. Наличные поступления зарплаты доступны лишь иностранным работникам с видом на жительство (ВНЖ), являющимся резидентами РФ. Иностранным гражданам без ВНЖ зарплата выплачивается исключительно в безналичной форме.

Валюта начисления. В 2024 году перечисление зарплаты иностранцу, как и гражданам РФ, возможно исключительно в национальной валюте — российских рублях (согласно ст. 131 Трудового кодекса).

Выплата наличными. Выплата зарплаты наличными нерезидентам РФ считается нарушением валютного законодательства, за что предусмотрена административная ответственность.

Размер заработной платы. Зарплата иностранных работников, для которых не установлен минимальный размер оплаты труда, должна быть не меньше федерального МРОТ. В 2024 году он составляет 19 242 рубля.

Налог на доходы физических лиц. С 2024 года ставка НДФЛ для резидентов и нерезидентов РФ составляет 13−15%. Российские организации или обособленные подразделения иностранных компаний обязаны удерживать этот налог из заработной платы, если оформлен трудовой договор.

Сроки выплаты заработной платы

Согласно статье 136 Трудового кодекса, заработная плата должна выплачиваться не реже одного раза каждые полмесяца. При этом зарплата за текущий месяц должна быть выплачена не позднее 15-го числа следующего месяца.

• Работодатели обязаны устанавливать конкретные даты выплат. Эти даты определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором.

• Таким образом, аванс за первую половину месяца должен быть выплачен с 16 по 30 (31) число текущего месяца, а окончательный расчет заработной платы за месяц — с 1 по 15 число следующего месяца. Эти требования изложены в письме Минтруда РФ от 21 сентября 2016 года № 14−1/В-911.

• Если дата выплаты заработной платы совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, то она должна производиться накануне.

• Оплату отпуска производят не позднее чем за три дня до его начала.

• За задержку выплаты заработной платы предусмотрена ответственность.

Комментарий эксперта

Менеджер продукта «Зарплатный проект» в банке «Точка» Ангелина Гаврилова напомнила о следующих важных моментах перечисления выплат работникам:

Перечисление з/п по зарплатному проекту и без него

Выбор между перечислением заработной платы по зарплатному проекту и без него зависит от того, насколько компания хочет автоматизировать процесс выплаты зарплаты. С помощью зарплатного проекта удобно одним реестром отправлять деньги на счета физических лиц — сотрудников компании. К тому же, обычно в банках это стоит дешевле, чем делать выплаты отдельными платежками.

Иногда перечисление без зарплатного проекта дает больше гибкости сотрудникам, так как не у всех банков есть возможность выплачивать на любые карты без комиссии. При этом такой формат выплат создает дополнительные сложности для бухгалтерии и может увеличить сроки зачисления денег.

О плюсах и минусах каждого из вариантов ниже:

Перечисление заработной платы по зарплатному проекту

Зарплатный проект — это услуга, предоставляемая банками, которая позволяет работодателю централизованно перечислять заработную плату на счета сотрудников в выбранном банке. Для этого работодатель должен заключить договор с банком.

Порядок перечисления

• Работодатель собирает информацию о сотрудниках, включая их банковские реквизиты.

• В день выплаты зарплаты работодатель передает банку реестр с суммами для каждого сотрудника.

• Банк автоматически распределяет средства на счета сотрудников в соответствии с реестром.

Плюсы

• Удобство для бухгалтерии: меньше бумажной работы и оперативная обработка платежей.

• Снижение ошибок: меньше риск человеческого фактора, так как процесс автоматизирован.

• Бонусы для сотрудников: некоторые банки предоставляют льготные условия обслуживания, например, бесплатное снятие наличных в банкоматах, кэшбэк и т. д.

Минусы

Ограничение выбора: сотрудники могут быть вынуждены использовать определенный банк, что не всегда удобно. Но несколько банков предлагают подключение зарплатного проекта с возможностью выплаты зарплаты на карты сторонних банков.

Перечисление заработной платы без зарплатного проекта

Перечисление заработной платы без зарплатного проекта предполагает, что зарплата может быть перечислена на любые банковские счета сотрудников, указанные ими, независимо от банка, с которым работает работодатель. На каждого сотрудника создается отдельная платежка.

Порядок перечисления

1. Сотрудники предоставляют работодателю реквизиты своих банковских счетов.

2. Бухгалтерия компании формирует отдельные платежные поручения на каждую выплату заработной платы. Платежи осуществляются через банк работодателя, но на счета в различных кредитных организациях.

Плюсы

• Свобода выбора. Сотрудники могут выбирать любой банк для получения зарплаты.

• Гибкость. Возможность использования нескольких счетов для зачисления зарплаты (например, основного и дополнительного).

Минусы

• Увеличение трудозатрат для бухгалтерии: необходимость формирования множества платежных поручений и контроля за правильностью реквизитов.

• Возможные задержки: в зависимости от межбанковских расчетов, зачисление средств на счета сотрудников может занять больше времени.

• Дополнительные комиссии: при перечислении заработной платы в другие банки могут взиматься комиссии.

Памятка бухгалтерам и сотрудникам: что важно помнить о перечислении зарплаты

Основные этапы:

• Сбор информации о рабочем времени и выполненных задачах: учет рабочего времени, отпусков, больничных.

• Расчет заработной платы: учет основных ставок, премий, налогов, удержаний.

• Подготовка платежных документов: формирование ведомости, проверка данных.

• Перечисление средств: подача реестра в банк, перевод на счета работников.

• Формирование и выдача расчетных листков: предоставление сотрудникам информации о начислениях и удержаниях.

Содержание расчетного листка:

• Название предприятия,

• ФИО сотрудника,

• период начисления,

• размер заработной платы,

• дополнительные выплаты,

• налоги и удержания,

• размер суммы к получению,

• дата выплаты,

• подпись ответственного лица.

Место выплаты зарплаты:

• Наличными в кассе организации.

• Безналично на банковский счет работника.

Перечисление зарплаты третьему лицу:

Работодатель вправе перечислять зарплату третьему лицу по письменному заявлению изъявившего такое желание сотрудника с указанием реквизитов перевода.

Перечисление зарплаты нерезидентам:

Только в безналичной форме и в рублях, с соблюдением минимального размера оплаты труда и удержанием НДФЛ.

Сроки выплаты зарплаты:

• не реже одного раза в полмесяца — аванс и заключительная выплата;

• основные даты выплаты определяются трудовым договором.

Автор: Виктория Воропаева

Эксперт: менеджер продукта «Зарплатный проект» в банке «Точка» Ангелина Гаврилова