Максимальный комфорт и безопасность: корпоративная банковская карта

Что такое корпоративная банковская карта

Корпоративная банковская карта представляет собой дебетовую карту, которая привязана к расчетному счету организации или ИП. С помощью этой карты можно совершать необходимые при ведении бизнеса расчеты. 

Корпоративная карта, суть которой состоит в том, что она представляет собой обычную банковскую карту, с рядом дополнительных функций, подходит для оплаты сотрудниками компании связанных с ее работой расходов.

Корпоративная карта, привязанная к счету бизнеса, позволяет удобно и быстро оплачивать товары и услуги как через POS-терминалы в магазинах и других торговых точках, так и в интернете, пользуясь онлайн-платежами. Еще одна опция, которую поддерживает корпоративная карта — снятие наличных в банкоматах. Таким образом, данная карта предоставляет ее обладателю широкий спектр возможностей для использования денежных средств, находящихся на расчетном счете компании или ИП.

Какие корпоративные карты бывают

Существует несколько видов корпоративных банковских карт, каждая из которых обладает своими особенностями и предназначена для решения определенных задач. 

Основные виды корпоративных карт:

• Дебетовая карта. Обычная корпоративная карта, наличные и безналичные траты с которой удобно контролировать в рамках доступных на счете средств ИП или компании
• Корпоративная карта кредитная. Предоставляет возможность использовать заемные средства банка в пределах установленного лимита. Удобна для покрытия непредвиденных расходов и временного дефицита оборотных средств
• Карта с функцией овердрафта. Корпоративная карта, оформить которую можно в большинстве крупных банков. Дает возможность компании проводить операции, даже если на счете недостаточно средств. При этом ограничение на перерасход устанавливается на заранее оговоренную сумму. Это особенно ценно в ситуациях, когда требуется краткосрочное финансирование для поддержания текущей операционной деятельности или для покрытия внезапных расходов
• Карта для командировок. Специальная карта, с дополнительными сервисами для путешествий, предназначенная для оплаты командировочных расходов
• Закупочная (платежная) карта. Используется для оплаты поставок и закупок товаров, услуг. Удобный инструмент для крупных торговых компаний и производств

Оформление корпоративной карты

Процесс оформления корпоративной карты включает в себя несколько этапов, каждый из которых требует внимательного подхода и подготовки соответствующих документов.  

Если бизнесу понадобилась корпоративная карта, оформить ее можно, выполнив следующие шаги:

1. Выберите банк. Руководствуйтесь анализом условий и тарифов, которые предлагают различные финансовые учреждения. Взвесьте плюсы и минусы, чтобы выбрать оптимальный вариант.

2. Подайте заявку. Для этого заполните стандартный бланк на выпуск корпоративной карты. Обычно это можно сделать непосредственно в отделении кредитной организации или через сервисы интернет-банкинга.

3. Подготовьте документы. Чтобы оформить карту, необходимо предоставить учредительные документы компании, приказ о назначении лиц, ответственных за использование карт, и другие документы, требуемые банком. ИП предоставляет документы о регистрации индивидуального предпринимателя и данные паспорта. Полный список необходимых бумаг уточняйте в отделении или на сайте кредитной организации.

4. Заключите договор. После одобрения заявки заключается договор на обслуживание корпоративных карт. Важно внимательно ознакомиться со всеми условиями, тарифами и возможными ограничениями.

5. Получите карты. После успешного заключения договора банк выпустит корпоративные карты и передаст их ответственным лицам.

На что можно тратить деньги с карты: правила для ИП и юрлиц

Законодательство четко регламентирует использование средств с корпоративной карты. Корпоративная карта для ИП и юридических лиц имеет разные правила использования и ограничения.

Корпоративная карта индивидуального предпринимателя подходит для:

• Оплаты поставок товаров и услуг для бизнеса

• Уплаты за аренду помещений и оборудования

• Командировочных и транспортных расходов

• Расходов на рекламу и маркетинг

• Уплаты налогов и взносов

Корпоративная карта для юридических лиц подходит для:

• Оплаты командировочных расходов сотрудников

• Расходов на приобретение материалов и услуг

• Представительских расходов

• Оплаты административных и хозяйственных нужд

• Выплаты вознаграждений и бонусов

Корпоративная карта, расходы по которой требуют строгой отчетности, поможет избежать налоговых рисков и обоснует необходимость трат перед налоговыми органами.

Плюсы корпоративной банковской карты

Корпоративная карта, оформить которую можно во многих кредитных учреждениях, дает бизнесу ряд преимуществ. Среди них можно выделить следующие:

• Удобство и оперативность платежей. Сотрудники могут быстро и без лишних сложностей совершать необходимые платежи
• Контроль и отчетность. Легко отслеживать расходы и формировать отчетность с помощью онлайн-банкинга или специального программного обеспечения
• Разделение личных и корпоративных расходов. Прозрачность ведения бухгалтерии позволяет избежать путаницы между личными и деловыми тратами
• Кэшбэк и бонусы. Многие банки предлагают программы лояльности с кэшбэком и бонусами за корпоративные расходы
• Гибкость в управлении лимитами. Возможность устанавливать индивидуальные лимиты расходов для каждой карты

Минусы корпоративной карты

Как и любой финансовый инструмент, корпоративная банковская карта имеет свои недостатки:

• Комиссии и плата за обслуживание. Некоторые банки взимают значительные комиссии за обслуживание корпоративных карт
• Риск нецелевого использования денег. Требуется строгий контроль для предотвращения несанкционированных или личных расходов
• Ограничения по операциям. В некоторых случаях могут быть установлены лимиты на определенные виды транзакций при использовании карты
• Сложности в управлении. Неправильное управление картами и несвоевременный контроль за расходами могут привести к финансовым потерям для компании

Мнение эксперта

Тему комментирует лидер продукта “Бизнес-карты” в банке Точка Денис Прокопович:

Плюсы корпоративной карты. Бизнес-картой можно пользоваться как обычной дебетовой — в этом ее ключевое преимущество. Не нужно выводить деньги на другие счета или кому-то переводить.

Если у вас ИП, то бизнес-картой можно оплачивать абсолютно все: покупки в супермаркетах, такси, и авиабилеты.

Если у вас ООО, то лучше оплачивать только бизнес-расходы. Поход в ресторан, конечно, оплатить тоже можно, но в таком случае нужно записать его  как представительские расходы и обязательно сфотографировать чек.

Из неочевидных плюсов бизнес-карты — расходы по ней не уменьшат лимиты на снятие наличных и переводы. А еще ее удобно давать сотрудникам, особенно, если купить что-то нужно срочно. Например, если в вашем кафе закончилось молоко, то оплатить его можно бизнес-картой. 

Корпоративная карта как безопасный инструмент. Бизнес-карты помогают сделать прозрачными все операции. Налоговая может начать задавать вопросы, если предприниматель будет выводить все деньги с расчетного счета на счет для физлиц. В случае с корпоративной картой, все деньги тратятся напрямую со счета.

Конечно, с бизнес-картой комфортнее учитывать расходы своей компании: почти во всех крупных банках есть отдельный раздел, где можно посмотреть траты и их категории. Это особенно удобно, если картой пользуются несколько сотрудников. 

Как не надо пользоваться корпоративной картой. Во-первых, не стоит пренебрегать программой лояльности, которая есть почти у всех банков. Кто-то готов предложить кешбэк или скидки на внутренние продукты. У кого-то можно зарабатывать на покупках сразу в рублях. 

Во-вторых, не нужно тратить деньги бездумно. Не забывайте, что если у вас ООО, то оплачивать можно только целевые расходы для компании. А после — бухгалтеру нужно будет отдать все чеки. 

В-третьих, не надо себя ограничивать и бояться. Мы часто замечаем, что клиенты заказывают карту, а потом им кто-то говорит, что это опасно. Наоборот, это очень хороший инструмент: и для налоговой прозрачно, и траты можно спокойно учитывать, и сотрудникам раздавать. 

Чек-лист: что нужно знать про корпоративные банковские карты

Выбор банка и типа карты. Проанализируйте рынок банковских услуг перед выбором кредитной организации и типа карты, учитывая потребности вашего бизнеса.

• Ознакомление с условиями договора. Внимательно изучите условия и тарифы обслуживания карт
• Подготовка документов. Своевременно подайте все необходимые для оформления карты документы
• Контроль расходов. Настройте системы контроля и отчетности для отслеживания всех расходов по карте
• Обучение сотрудников. Проведите инструктаж для сотрудников о правилах использования корпоративных карт
• Регулярный аудит. Периодически проводите внутренний аудит использования карт для предотвращения нецелевых расходов
• Программы лояльности. Изучите возможности использования программ лояльности и кешбэка для снижения расходов компании

Корпоративная банковская карта — это не просто финансовый инструмент, а эффективный способ оптимизации бизнес-процессов и управления корпоративными финансами. Правильное использование этих карт способствует улучшению прозрачности расходов, улучшению отчетности и повышению эффективности работы всей компании.

Виктория Воропаева