Как открыть кафе с нуля в 2024 году: пошаговая инструкция для предпринимателей

Запустить свой бизнес в сфере общественного питания — непростая задача, но с правильным планированием и прагматичным подходом шансы на успех значительно увеличиваются. В этой статье мы расскажем, как открыть кафе с нуля в 2024 году. Здесь вы найдете всю необходимую информацию для уверенного старта и дальнейшего развития вашего заведения — от оформления документов и построения маркетинговой стратегии до выбора подходящего местоположения и разработки меню.

Что нужно знать для открытия собственного кафе

Для регистрации кафе необходимо выбрать соответствующий код из «Общероссийского классификатора видов экономической деятельности» (ОКВЭД), систему налогообложения, определиться с форматом заведения и просчитать начальные затраты. В таблице собрали информацию, которая поможет понять, как открыть кафе, с чего начать.

Ниже рассказываем подробнее, как открыть кафе. Пошаговая инструкция поможет разобраться в нюансах открытия такого бизнеса, подбора персонала, закупок и продвижения заведения.

Шаг 1. Создать бизнес-план для кафе

Дает более четкое понимание того, как открыть кафе бизнес план. Его составление предполагает детализацию начальных вложений, ежемесячных расходов, а также анализ конкурентных преимуществ и уязвимых мест. В документе следует предусмотреть сценарии выхода на окупаемость как при оптимистичном, так и при пессимистичном развитии событий. Это позволит более точно оценить финансовые потребности и подготовиться к различным сценариям развития бизнеса.

При выборе формата и концепции бизнеса необходимо учитывать три ключевых аспекта:

Личный интерес и опыт. Легче анализировать рынок и отслеживать актуальные тенденции в области, которая вам интересна и в которой вы обладаете базовыми знаниями. Например, если предприниматель увлекается пиццей, он, вероятно, посещал разные пиццерии, понимает их слабые и сильные стороны, такие как недостаток сыра в блюде или быстрая потеря тепла у пиццы навынос в картонной упаковке.

Финансовые ресурсы. Расходы на открытие различных видов заведений могут значительно различаться. Например, запуск кафе-кондитерской потребует больше вложений по сравнению с блинной из-за высокой стоимости оборудования для выпечки тортов и эклеров. Кроме того, поиск и обучение квалифицированного кондитера может оказаться сложнее, чем обучение работника для приготовления блинов.

На начальном этапе не требуется идеальный бизнес-план, если его не планируется представлять инвесторам или финансовым учреждениям. Рассматривайте документ скорее как собственный ориентир. В бизнес-план рекомендуется включить следующие пункты:

Определите формат

Прежде чем запустить бизнес в сфере общественного питания, необходимо тщательно продумать, как и где открыть кафе, определить его формат и концепцию. От этого будут зависеть состав меню, целевая аудитория, ценовая политика и местоположение заведения. Полезно изучить местный рынок, посещая как можно больше кафе и ресторанов.

Комментирует основатель юридической компании RetailTrusts Лада Булавицкая:

"В России на данный момент действует ГОСТ 30389–2013, который определяет типы объектов общественного питания и предъявляемые к ним требования. В частности, он выделяет следующие различия в ассортименте:

Кафе:

• Блюда, десерты и напитки собственного производства, включая фирменные и национальные, а также блюда из полуфабрикатов промышленного изготовления, с учетом специализации заведения.

• Небольшой выбор алкогольных и безалкогольных напитков.

• Дополнительные товары: табачные изделия, фирменные сувениры, печатная продукция.

Предприятие быстрого обслуживания:

• Узкий ассортимент блюд и кулинарных изделий, которые готовятся из полуфабрикатов высокой степени готовности (мясные, рыбные, из птицы и т. д.) или из полуфабрикатов промышленного производства.

• Безалкогольные напитки.

Кафетерий:

• Ограниченный ассортимент преимущественно холодных блюд, которые готовятся из полуфабрикатов высокой степени готовности, в том числе промышленного производства.

• Горячие и холодные напитки.

Как видно из классификации, установленной действующим законодательством, основное отличие кафе от кафетерия заключается в том, что в кафе можно продавать алкогольные напитки. Это, в свою очередь, может привести к более высоким доходам, но также влечет за собой более сложную систему выбора локации и обязательное получение алкогольной лицензии", — пояснила эксперт.

Распланируйте финансы

Процесс финансового планирования включает в себя следующие действия:

1. Определите необходимый объем инвестиций.

2. Подсчитайте постоянные и переменные затраты.

3. Рассчитайте точку безубыточности и срок окупаемости.

4. Определите ценовую политику и стратегии прибыльности.

Шаг 2. Поиск местоположения и оформление документов для кафе

Перед выбором локации главное заранее определиться с концепцией будущего заведения, так как от этого будет зависеть через какую призму рассматривать помещение. К примеру, если в планах открытие кафе-бара с танцевальной площадкой, нужно учитывать интересы соседей.

Если предприниматель размышляет, как открыть кафе домашнее, есть смысл заранее присмотреться к другим семейным заведениям в выбранном районе, изучить меню и минимизировать пересечения в блюдах, чтобы привлечь будущих посетителей уникальной кухней.

Другие важные критерии выбора места:

• Высокая проходимость.

• Близость к целевой аудитории.

• Стоимость аренды и условия договора.

Выбор идеального места для будущего кафе

Лада Булавицкая считает, что первым и основным правилом при выборе места для открытия в розничной торговле и сфере общественного питания является наличие требуемого количества трафика, а именно того потока людей в радиусе вашего помещения, которые могут в перспективе стать вашими клиентами или гостями."

По словам эксперта, существует много способов оценки трафика количественно и качественно, так как будущий товарооборот определяет не только число людей, но и соответствие целевой аудитории проекту. Не стоит забывать и об анализе конкурентной среды. Одним словом, это называется «геоаналитика», пояснила она.

В зависимости от вашего бюджета и поставленных задач можно провести такой анализ своими силами, либо заключить договор на проведение геоаналитики с компаниями, специализирующимися в этой сфере. Такие компании могут привлекать для аналитики данные недоступные простым пользователям. Например, с применением технологий анализа big data и мощных AI-моделей искусственного интеллекта, который уже проник и в эту сферу.

«Если говорить о самостоятельной оценке, то она производится ручным подсчетом количества людей, входящих в уже известное помещение или проходящих мимо», — заключила Булавицкая.

Сбор всех необходимых документов

Документы, которые понадобятся, чтобы открыть кафе:

1. Договор аренды коммерческого помещения. Можно разработать собственный документ, воспользоваться шаблоном из интернета или применить типовой договор, предоставленный арендодателем.

2. Договор с региональным оператором для организации вывоза мусора.

3. Паспорт безопасности на объект. Необходим только в определенных случаях, например, в Москве — для заведений с количеством мест от 100. Документ разрабатывается собственником бизнеса, руководителем кафе или владельцем помещения в соответствии с постановлением Правительства РФ от 19.10.2017 № 1273.

4. Лицензия на продажу алкоголя. Выдается по заявлению в региональное ведомство, которое занимается лицензиями. Информацию о нем можно найти на портале госуслуг либо на сайте администрации субъекта РФ. Индивидуальным предпринимателям такая лицензия не выдается.

5. Договор с государственным или частным посредником для воспроизведения музыки. Государственные лицензии выдают ВОИС (Всемирная организация интеллектуальной собственности) и РАО (Российское авторское общество).

6. Документы для «Уголка потребителя»:

• Фирменное наименование, адрес и режим работы кафе;

• Копия записи ЕГРЮЛ для ООО или ЕГРИП для ИП;

• Копия лицензии на алкоголь;

• Контакты контролирующих органов;

• Закон «О защите прав потребителей»;

• Правила оказания услуг общепита;

• Книга отзывов и предложений.

7. Трудовые договоры с сотрудниками разрабатываются самостоятельно в соответствии с требованиями законодательства.

8. Для получения медицинских книжек необходимо направить сотрудников в городской центр гигиены и эпидемиологии.

Ремонтные работы и создание дизайна

При создании дизайна кафе важно учитывать:

• Тематику заведения.

• Эстетичность и удобство.

• Легкость в уборке и поддержании чистоты.

Шаг 3. Закупка оборудования и товаров

Список минимально необходимого оборудования

• Кухонное оборудование (плиты, холодильники, посудомоечные машины).

• Барное оборудование (кофемашина, миксер).

• Мебель (столы, стулья).

• Скатерти, посуда и столовые приборы.

Выбор поставщиков

Поставщики должны удовлетворять следующим критериям:

• Соответствие санитарным нормам.

• Конкурентные цены.

• Постоянные и своевременные поставки.

Чтобы оптимизировать закупки продуктов, упаковочных материалов и посуды, рекомендуется обращаться к оптовым поставщикам. Обычно это более экономичный вариант по сравнению с покупкой в розничных сетях.

Многие оптовые компании также предлагают доставку продукции в кафе по заранее согласованному графику, что позволяет избежать необходимости самостоятельного выезда.

Для того, чтобы ознакомиться с ассортиментом и производителями, можно посетить местных производителей или специализированные бизнес-выставки. Если это невозможно, то следует заказать образцы продукции.

Поиск поставщиков также можно осуществлять через интернет. Для этого подойдут доски объявлений, например, Авито, группы в социальных сетях, платформы 2ГИС или Яндекс Карты. Также стоит обратить внимание на маркетплейс Cezyo.PRO и базы данных поставщиков, например, ОптЛист и Поставщики.ру.

Чтобы проверить надежность контрагентов, следует воспользоваться специализированными сервисами, которые предоставляют информацию о стадии банкротства или невыполнении обязательств поставщиком в прошлом.

Закупки товаров

Для начала деятельности рекомендуется закупать минимальные объемы товаров, избегая накопления больших запасов. Это позволит определить востребованность различных позиций в меню и сделать корректировки. Через несколько месяцев станет ясно, какие товары требуются, в каком количестве и на какой период они рассчитаны, что даст возможность оптимизировать закупки по уточненным спискам.

Продукты длительного хранения, такие как специи, макароны и крупы, можно приобретать заранее — даже за пару месяцев до начала работы, поскольку их срок годности превышает год.

Скоропортящиеся товары, включая молочные продукты, овощи, фрукты и мясо, следует заказывать непосредственно перед открытием. Чтобы проверить скорость доставки и качество продуктов, рекомендуется сделать тестовый заказ у поставщиков заранее. Это поможет не только протестировать процесс приемки товаров, но и оценить вкусовые и качественные характеристики продукции.

Шаг 4. Наем персонала и процесс обучения

Таблица должностей в кафе и их обязанностей:

Для оптимизации кадрового состава следует исходить из необходимых функций, которые он будет выполнять. Иногда нет необходимости назначать отдельного сотрудника на каждую задачу, особенно если кафе маленькое.

Одному человеку под силу одновременно убирать столы, зал и мыть посуду. Другой работник может заниматься приготовлением блюд и контролем поставок, а третий — принимать заказы и подавать их гостям заведения.

Шаг 5. Разработка меню и открытие кафе

Процесс разработки меню предусматривает:

• Подбор ассортимента блюд и напитков.

• Разработку технологических карт.

• Калькуляцию себестоимости и цен.

Нюансы открытия кафе:

• Между завершением ремонта и официальным открытием рекомендуется провести «тестовый» запуск.

• Можно организовать праздничное открытие с акциями и спецпредложениями.

Шаг 6. Маркетинг и продвижение кафе

Первые посетители могут прийти в заведение случайно — просто проходить мимо, заметить яркую вывеску и зайти внутрь. Если им понравится сервис и атмосфера, они, возможно, вернутся и порекомендуют это место своим знакомым. Это пример естественного или органического продвижения.

Другие каналы продвижения кафе

Социальные сети и интернет-маркетинг. Вы можете заранее рассказать о том, как открываете свое кафе. Это привлечет внимание людей, которые следят за успехами из любопытства. Делитесь историями о поиске помещения, ремонте или покажите процесс создания арт-объектов на стенах. К моменту открытия заведение уже обрастет потенциальными поклонниками и гостями.

Традиционные медиа (радио, газеты). Местные журналы, газеты, телевизионные каналы и различные каналы на видеохостингах всегда в поиске интересных тем для публикаций. Вы можете отправить им письмо с предложением рассказать о вашем новом месте.

Также вы можете написать в местные тематические группы в социальных сетях. Их читатели могут оказаться вашей целевой аудиторией.

Зарегистрируйте заведение на цифровых картах. Пользователи часто обращаются к сервисам, таким как 2ГИС и Яндекс Карты, чтобы найти интересные места для посещения. Некоторые заведения предпочитают регистрироваться на картах только через месяц после открытия. Это позволяет им исправить возможные ошибки и недочеты в работе, а также уменьшить вероятность получения низких оценок от посетителей.

Шаг 7. Управление бухгалтерией и налоговой отчетностью

Организация бухгалтерии и налоговой отчетности в кафе предусматривает несколько ключевых этапов. Предлагаем вашему вниманию следующее руководство:

Обратитесь к профессионалам. Рассмотрите возможность нанять профессионального бухгалтера в штат или использовать его услуги на аутсорсе. Консультируйтесь с налоговыми консультантами для эффективного управления налогами.

Автоматизируйте процессы. Используйте бухгалтерские программы или облачные решения для автоматизации учета. Внедрите системы для учета продаж и затрат (например, POS-системы).

Организуйте документооборот. Установите четкие процедуры для сбора и хранения первичных документов: чеков, счетов-фактур, соглашений. Регулярно обновляйте документацию, чтобы избежать ошибок.

Ведите учет систематически. Обеспечьте своевременный учет поступлений и расходов, включающих закупку продуктов, оплату труда сотрудников и коммунальные платежи, а также полученной выручки. Регулярно проводите инвентаризацию товарных остатков.

Регулярно занимайтесь налоговой отчетностью. Составьте график подачи налоговой отчетности с учетом всех необходимых деклараций. Следите за актуальными изменениями в налоговом законодательстве и используйте возможности оптимизации налоговой нагрузки.

Управляйте персоналом. Ведите учет заработной платы, отпусков, компенсаций и страховых взносов. Поддерживайте связь с сотрудниками для своевременной подачи налоговых форм.

Контролируйте финансовые потоки. Постоянно следите за движением денежных средств и прогнозируйте финансовые потоки. Анализируйте финансовые показатели для оценки рентабельности и корректировки стратегий.

Проводите проверки. Регулярно организуйте внутренние аудиты для выявления ошибок и оценки эффективности учетной системы, поддерживайте высокую готовность к внешним проверкам.

Шаг 8. Планирование расширения и франшизы

Расширение бизнеса в сфере общепита и разработка франшизы требуют тщательной подготовки и продуманной стратегии. Это сложный, но потенциально выгодный процесс. Вот основные шаги, которые помогут успешно реализовать данную задачу:

Оцените текущий бизнес. Изучите текущие показатели: выручка, прибыльность, посещаемость и отзывы клиентов. Определите уникальные предложения и конкурентные преимущества вашего кафе.

Проанализируйте рынок. Изучите конкурентов, разберитесь, какие стратегии используют успешные предприниматели. Определите основные тенденции в индустрии общепита и франчайзинга.

Выберите модель расширения. Решите, будете ли вы открывать новые точки самостоятельно или через франшизу, рассмотрите возможность комбинировать обе стратегии.

Разработайте бизнес-план. Подсчитайте потенциальные расходы и определите бюджет для расширения. Установите цели и KPI для новых точек или франшиз.

Создайте франчайзинговый пакет. Разработайте детализированный операционный план и руководство для франчайзи. Подготовьте юридические документы, включая договор франчайзинга. Создайте план по привлечению потенциальных франчайзи, определите каналы рекламы и продвижения вашей франшизы.

Запустите новые точки. Начните с пилотного проекта, чтобы отточить процесс и выявить возможные проблемы. Обеспечьте качественное обучение для новых сотрудников или франчайзи.

Оказывайте поддержку. Регулярно проводите аудиты и обучающие мероприятия. Создайте систему обратной связи для франчайзи и клиентов.

Сколько стоит открыть кафе

Выше мы уже рассказали, как открыть кафе. Сколько стоит запуск такого бизнеса — считаем в таблице.

Комментарий эксперта

Лада Булавицкая считает, что к согласованию коммерческих условий, особенно, если речь идет о крупном девелопере, нужно подходить с особой серьезностью:

«Первое что нужно иметь в виду и о чем, как правило, не знают начинающие предприниматели — что коммерческие условия аренды — это не только размер арендной платы», — отмечает она.

Говорить о средних ставках аренды для кафе не является уместным, так как приемлемая ставка будет зависеть от концепции, трафика, локации. Поэтому важно учитывать предельно допустимую долю арендной нагрузки в обороте.

При этом вы должны четко понимать, что для сетей расходы на аренду — это вторая статья затрат после фонда оплаты труда. Работа по уменьшению арендной нагрузки по уже действующим объектам — это сложная и кропотливая работа, которая будет занимать у вас массу ресурсов. Ваша задача на этапе открытия — минимизировать риски того, что этой работой вам придется заниматься после того, как запустится бизнес.

Основные моменты по пунктам

• Анализируйте арендные ставки, оценивая долю аренды в обороте.

• Создайте финансовую модель с пессимистичным и плановым прогнозами.

• Арендная плата может включать фиксированную часть, процент с оборота и другие расходы. Все это должно быть учтено в финансовой модели.

• Запрашивайте документы на объект недвижимости. Для алкогольной лицензии необходим долгосрочный зарегистрированный договор аренды (ДДА).

• Если вы не получили лицензию, арендная плата должна быть ниже.

• Оформляйте согласования через BTS (built-to-suit) или соглашение о намерениях, уделяя внимание всем деталям. «Built to suit» — это термин, который используется для описания здания или помещения, которое создается с учетом конкретных требований и максимально соответствует целям и задачам будущего пользователя.

• Учтите дополнительные платежи, которые могут быть включены после согласования BTS.

• Торгуйтесь, но подкрепляйте переговоры аргументами.

• Долгосрочные договоры предпочтительны, особенно для алкогольных лицензий.

• Проработайте индексацию арендной платы и валютный коридор.

• Продумайте варианты выхода из договора, включая односторонний отказ.

• Запрашивайте арендные каникулы на время строительства.

Эти шаги помогут избежать будущих сложностей и максимально эффективно управлять арендой", — заключила эксперт.

Советы начинающему предпринимателю: стоит ли вам открывать кафе

1. Исследуйте рынок: узнайте потребности и предпочтения вашей целевой аудитории.

2. Создайте уникальную концепцию: выделитесь среди конкурентов.

3. Подготовьтесь к бюрократическим процедурам: оформление всех необходимых разрешений может занять много времени.

4. Не экономьте на качестве: оборудование, продукты и обслуживание должны быть на высшем уровне.

5. Будьте готовы к финансовым рискам: кафе может не приносить прибыль в первые месяцы работы.

Открытие кафе — это увлекательный, но требующий много сил и знаний процесс. При правильном подходе и подготовке ваше заведение может стать любимым местом для множества посетителей.

Автор: Виктория Воропаева

Эксперт: Лада Булавицкая, основатель юридической компании RetailTrusts