Источник: Freepik
Компания, которая недооценивает важность хорошо настроенного кадрового учета, рано или поздно обратит на себя внимание органов надзора. Штрафы и другие санкции за ненадлежащую кадровую политику могут ударить не только по репутации бизнеса, но и подорвать его финансовое благополучие. Чтобы этого не случилось, рассмотрим, как в современных условиях правильно организовать работу.
Что такое кадровый учет
Все процессы внутри компании, связанные с профессиональными отношениями, относятся к кадровому учету. Эта система включает в себя всю документацию, которая основана на положениях трудового права. Часть базы, которая устанавливает общие правила работы, называется локальными нормативными актами. Например, положения о персональных данных или об аттестации. Эти материалы действуют для всех сотрудников компании или ее части.
Кадровый документооборот должны вести индивидуальные предприниматели, общественные и государственные организации, у которых есть наемные работники. Система охватывает разработку локальных нормативных актов, оформление трудовых отношений и безопасное хранение персональных данных сотрудников.
Зачем нужен кадровый учет и что в него входит
Хотя управленческий документооборот — сугубо внутренняя функция, его полнота и точность напрямую влияет на благополучие самой компании и ее работников. Разберем подробнее, зачем необходим кадровый учет и что в него входит.
1. На предприятии должны храниться личные дела сотрудников. Документы из персонального дела фиксируют наиболее важные этапы трудовой биографии. Дело формируется постепенно. Частично оно состоит из документов, предоставленных сотрудником, — трудовой книжки, документа об образовании и квалификации. Остальные носят распорядительный характер и издаются работодателем. Например, приказы:
- о перемещениях по службе;
- о поощрениях и привлечении к дисциплинарной ответственности;
- о предоставлении отпуска без содержания;
- о премировании.
2. Собранные сведения помогают руководителю своевременно решать производственные задачи. Например, разрабатывать программы обучения, поручать сотрудникам более сложную и ответственную работу, вовремя замещать образовавшиеся вакансии.
3. Четко налаженный кадровый учет защищает права работников и снижает вероятность производственных конфликтов. Если в организации правильно организован процесс управления, работник вовремя уйдет в отпуск, получит признание трудовых заслуг, без проблем оформит налоговый вычет, а в случае выхода на пенсию не будет вынужден доказывать право на выплаты в судебном порядке.
4. Кадровое делопроизводство необходимо для юридической защиты организации.
5. Слабая кадровая политика может препятствовать компании выполнять свои обязательства не только в области трудовых отношений, но и перед бюджетом. Ошибки в соблюдении трудового и налогового законодательства могут обойтись бизнесу в сотни и даже миллионы рублей штрафов.
Как может быть организован кадровый учет
Закон не предъявляет жестких требований к способу организации этой работы. К тому же каждое предприятие имеет свои особенности — различается по структуре, размеру штата и, соответственно, по объему кадровой работы.
Не каждый хозяйствующий субъект может позволить себе отдел кадров. В небольших организациях он и вовсе может быть излишним, поэтому эти обязанности могут лечь на одного сотрудника. Руководитель компании самостоятельно выбирает систему кадрового делопроизводства, расскажем, какие они бывают.
Свой отдел кадров
Структура компании может предусматривать как подразделение по работе с персоналом, так и отдельного специалиста. При наличии отдела кадров его руководитель напрямую подчиняется директору предприятия. Это наиболее эффективный способ организации кадровой работы, особенно для крупного бизнеса.
Ведение кадрового учета другим отделом
Если штатное расписание не предполагает должности кадровика, эта работа может быть возложена на сотрудника смежного отдела. Ее нередко поручают бухгалтеру, офис-менеджеру или другим специалистам. Однако такой способ организации не исключает просчетов в кадровом учете. Непрофессионал может слабо разбираться в трудовом законодательстве или в требованиях к управленческой документации, что может привести к ошибкам.
Обращение к аутсорсинговой компании
Организация может передать ведение кадровой работы аутсорсинговой компании. Сотрудничество с подрядчиком — удобное и выгодное решение для предприятия. Оно избавит от необходимости выделять отдельный кабинет для штатного работника, сэкономит ресурсы на организации кадрового делопроизводства, позволит профессионально вести документацию. При переходе на аутсорсинг важно выбрать квалифицированную компанию и корректно составить договор.
Обязательные документы кадрового учета
Источник: Freepik
Одни документы обязательны для каждого предприятия. Другие могут быть приняты по усмотрению самой компании. Формат первых утвержден постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (1). При этом компания не обязана работать со стандартизированными формами и может принимать собственные.
К обязательным управленческим документам относятся:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- инструкция об охране труда;
- штатное расписание;
- график отпусков и т. д.
Готовые шаблоны удобны, они облегчают процедуру, но не учитывают особенности организации, поэтому могут быть взяты за основу для разработки собственной кадровой документации. Чтобы компания могла правомерно использовать формы документов, их должно утвердить руководство.
Как вести кадровый учет: пошаговая инструкция для начинающих
Ответственность за организацию кадрового учета несет руководство компании. За несоблюдение требований грозят штрафы. Подготовили инструкцию, которая поможет начинающему кадровику.
1. Изучение учредительных документов компании
Нормативные локальные акты организации не должны противоречить учредительным документам, поэтому создание системы кадрового учета лучше начинать с изучения устава, выписки из ЕГРЮЛ и договора между учредителями о создании компании. Это позволит избежать ошибок в реквизитах, наименованиях должностей. Затем можно приступить к составлению инструкции по кадровому делопроизводству.
Такой документ необязателен, но может стать хорошим подспорьем для внедрения стандартов кадровой работы, разработки локальных актов и алгоритмов действий сотрудника. Чтобы создать инструкцию и ничего не упустить, следует ориентироваться на Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (2).
Инструкция должна включать следующие основные положения:
- порядок приема локальных актов и ознакомления с ними сотрудников;
- условия хранения документации;
- список материалов, для которых будут использованы унифицированные шаблоны;
- правила передачи документов в архив;
- назначение лиц, ответственных за кадровый учет;
- формы приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
- условия поощрения и порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.
Руководство компании должно утвердить инструкцию и ознакомить с ней сотрудников, после чего документ станет обязательным для всех работников.
2. Проверка локальных нормативных актов
Если компания уже ведет кадровый документооборот, может потребоваться актуализация самой системы учета или отдельных локальных актов. Например, при изменении законодательства или направления деятельности предприятия придется провести аудит кадровых документов, чтобы выяснить, соответствуют ли они современным требованиям.
Для облегчения процедуры можно воспользоваться чек-листом Роструда от 1 февраля 2022 года № 20 (3).
3. Разработка штатного расписания
Его необходимо принять еще до оформления трудовых отношений с работниками. Штатное расписание должно быть утверждено руководителем. Кроме того, предприятию нужно создать формы и включить в кадровый учет положения об оплате труда, о защите персональных данных, график отпусков и другие обязательные документы.
4. Составление бланков трудовых договоров
Компания может использовать унифицированные бланки либо разработать и утвердить собственную форму трудового договора. Если предполагается взаимодействие персонала с материальными ценностями, необходимо принять и договор о материальной ответственности работника.
Какие программы используют при ведении кадрового учета
Источник: Freepik
Организовать документооборот можно несколькими методами. Перечислим основные.
1. Бумажный. Пригоден для мелких фирм. При большом объеме обработка документации может занимать много времени и приводить к ошибкам. Для хранения документов потребуется отдельное пространство. Бумаги могут быть утрачены в случае чрезвычайных ситуаций или безответственности.
2. Электронные таблицы. Это более высокий уровень организации кадрового учета по сравнению с бумажным. Таблицы и другие цифровые документы помогают быстрее ориентироваться в материалах и настроить необходимый уровень безопасности.
Минусы метода:
- электронные документы трудно согласовать между собой;
- с увеличением количества записей таблицы становятся сложнее.
3. Специальные программы для ведения кадрового учета. Переход на облачные базы данных унифицируют систему. В этом случае у сотрудника кадров будет быстрый доступ к нужной информации. В программах легко поддерживать порядок и отслеживать нужный документ. Данные всегда находятся в безопасности.
Существуют следующие программы:
- «1С:ЗУП 8 КОРП» — автоматизирует все процессы управления персоналом, упрощает расчет зарплаты;
- «Контур.Персонал» — автоматизирует все этапы кадрового делопроизводства;
- «Битрикс24» — автоматизирует все деловые процессы и основные направления деятельности компании;
- Mirapolis HCM — система гибкой автоматизации всех процессов управления человеческим капиталом с акцентом на развитии сотрудника на протяжении всей трудовой деятельности в компании с момента найма.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — добровольная опция, которую могут внедрять компании. В числе преимуществ этой системы:
- помогает экономить ресурсы, сокращая расход бумаги;
- уменьшает время на подписание документов и их передачу;
- позволяет отслеживать сроки;
- удобно хранить документы.
Однако предприятие может столкнуться с нежеланием сотрудников перейти на КЭДО. Другим препятствием может стать увеличение расходов, связанных с внедрением сервиса. Кроме того, переход на эту систему обязывает кадровых работников создавать электронные документы в единых форматах (4).
Частые ошибки при ведении кадрового учета
За грубые ошибки в системе кадрового учета предусмотрена ответственность руководителя и самой компании. Рассмотрим, какие нарушения часто допускают в этой работе.
1. Отсутствие обязательных для кадрового учета документов
Все недостающие материалы необходимо разработать и утвердить. Также нужно проверить, все ли требующиеся для трудоустройства документы собраны в личном деле сотрудника. Если обнаружен неполный комплект, необходимо запросить их у работника.
2. Необоснованное заключение срочного трудового договора
Это тоже распространенная ошибка. В рамках закона срочный трудовой договор может быть заключен только в строго определенных случаях. В большинстве ситуаций с работником должен быть подписан договор на неопределенный срок.
3. Отсутствие в трудовом договоре обязательных условий
В документе должны быть указаны должность, место работы, трудовая функция, размер заработной платы.
4. Ошибки при заполнении трудовых книжек
При оформлении трудовых книжек нередко допускают следующие ошибки:
- указаны аббревиатуры и сокращения;
- отсутствует актуальное наименование компании в случае его изменения;
- неправильно записана должность работника;
- отсутствует ссылка на место работы (5,6).
5. Нет графика отпусков
График отпусков на следующий год должен быть составлен до окончания текущего года, не позднее чем за две недели. Каждый работник должен быть ознакомлен с ним. Это обеспечит непрерывность рабочего процесса, своевременные выплаты отпускникам и избавит от рисков проверки со стороны Государственной инспекции труда.
6. Ведение документооборота без учета актуальных данных
Изменения в структуре компании, сокращение должностей, изменение законодательства — основание провести аудит кадровой политики организации и актуализировать алгоритмы работы и формы документов.
Отзыв эксперта
Источник: Freepik
Об организации кадрового делопроизводства на предприятии нам рассказала Татьяна Власова, к. э. н., доцент кафедры менеджмента и маркетинга Белгородского государственного национального исследовательского университета.
«В ходе организации кадрового делопроизводства важно определить сотрудников, ответственных за ведение документации. Установленные нормативы численности таких работников в зависимости от количества персонала организации отсутствуют. При этом в среднем на одного человека, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, приходится 150—200 работников организации», — отметила эксперт.
Что нужно запомнить о кадровом учете в организации
Кадровый учет — обязательный инструмент для полноценной работы компании, который помогает поддерживать репутацию и грамотно выстраивать отношения с персоналом и государственными органами. Хотя каждая организация самостоятельно выбирает способы работы с кадровым документооборотом, некоторые требования обязательны для всех хозяйствующих субъектов.
1. Кадровый учет необходим всем предприятиям, включая ИП, которые используют наемный труд.
2. При организации кадрового документооборота следует исходить из его целей:
- унификация рабочих процессов и информирование о них работников;
- сбор и систематизация информации о персонале, необходимой для деятельности компании;
- поддержка репутации организации;
- защита трудовых прав персонала;
- основа для взаимодействия с налоговыми, страховыми и другими государственными органами.
3. Предприятие самостоятельно решает, какой метод кадрового оборота предпочесть:
- на бумажных носителях;
- в электронном виде;
- с помощью специальных программ.
4. Компания вправе поручить ведение кадров отдельному подразделению, переложить эту функцию на одного специалиста или передать на аутсорсинг.
5. Все локальные нормативные акты можно разделить на обязательные и факультативные. Использование единых шаблонов необходимо только при составлении документации в системе КЭДО. В остальных случаях необязательно, хотя это может упростить кадровые процессы или стать основой для разработки собственных форм.
6. Если документооборот в компании не налажен или ведется небрежно, это может повлечь трудовые конфликты и санкции со стороны госструктур. Начинать создание кадрового учета необходимо с изучения учредительных документов.
Список источников:
1. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
3. Приказ Федеральной службы по труду и занятости от 01.02.2022 года № 20 «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».
4. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 20.09.2022 года № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».
5. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 года № 197-ФЗ.
6. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Автор: Татьяна Гусева
Эксперт: Татьяна Власова, к.э.н., доцент кафедры менеджмента и маркетинга Белгородского государственного национального исследовательского университета
