Информационное письмо: от правил до примеров оформления

В процессе деловой коммуникации важную роль играют ясность и структурированность данных. В большинстве случаев средством передачи сведений служат информационные письма, которые должны быть оформлены по определенным правилам. Грамотно составленный, такой документ не только сообщает получателю важные данные, но и создает имидж отправителя. В этом материале рассмотрим ключевые аспекты написания информационного письма, включая его структуру, содержание и советы по улучшению восприятия.

Что такое информационное письмо

Это документ, который используется для передачи информации между различными организациями, подразделениями или отдельными лицами. Он может содержать факты, данные, инструкции, напоминание, приглашение или уведомление. Его основная цель — информировать получателя о каких-либо событиях, изменениях, новостях или других важных аспектах.

Для чего используют информационные письма

Информационная документация используется для различных целей в бизнесе, внутри организации и в личной переписке. Перечислим ее основные цели.

1. Информирование: передача важной информации о событиях, изменениях, нововведениях и других фактах, которые могут быть интересны или важны для получателя.

2. Напоминание о задолженности или предстоящем важном событии.

3. Уведомление: оповещение о сроках, мероприятиях, акциях или других значимых событиях, которые требуют внимания со стороны адресата.

4. Запрос информации: это могут быть документы или разъяснения от других организаций или лиц.

5. Поддержание связи: информационные письма помогают поддерживать коммуникацию между различными подразделениями внутри организации или между партнерами.

6. Документирование: официальное подтверждение отправки сообщения или выполнения операции, которое может использоваться в качестве доказательства в случае необходимости.

Виды информационных писем

Существует несколько видов информационных писем, каждый из них имеет свои особенности, но все они направлены на передачу важной информации и способствуют эффективному взаимодействию между сторонами.

Коммерческое информационное письмо

Используется в бизнесе для уведомления партнеров или клиентов о новых продуктах, услугах, акциях или изменении условий сотрудничества. Акцент при этом делают на фактах, интересных новостях и пользе для читателя без призыва к какому-либо действию.

Внутреннее информационное письмо

Направляется внутри организации для информирования сотрудников о нововведениях, изменениях в политике компании, предстоящих мероприятиях и других внутренних вопросах.

Информационная email-рассылка

Ее оформляют в фирменном стиле компании, тематика при этом может быть любой. Такие рассылки помогают удержать клиентов, привлечь на сайт новый трафик, напомнить о компании либо рассказать о новом предложении.

Информационное письмо-уведомление

Служит для информирования о сроках, мероприятиях или других значимых событиях, например о проведении собраний и конференций. Может быть адресовано как физическим, так и юридическим лицам. Перечислим основные поводы для отправки таких документов:

• у компании изменились реквизиты, контакты, график работы или адрес сайта;
• организацию возглавил новый директор или в штате сменился менеджер по работе с клиентами;
• обновление прайса;
• изменение условий работы с контрагентами;
• изменение условий заключенного договора;
• проведение делового мероприятия;
• вступление в силу важного закона, касающегося сферы деятельности компании и влияющего на условия дальнейшего сотрудничества.

Информационное письмо-запрос

Направляется с целью получения информации от другой организации или лица. В таком письме может содержаться просьба предоставить необходимые данные или документы.

Информационное письмо-напоминание

Напоминает партнеру об оплате задолженности или выполнении условий заключенного договора. Перечислим наиболее распространенные причины его составления:

• напоминание об оплате задолженности;
• напоминание о плановом списании средств. Например, по кредиту или подписке;
• напоминание о необходимости прислать недостающие документы;
• напоминание о сроках завершения проекта.

Информационное письмо-подтверждение

Подтверждает достигнутые компаниями договоренности либо наступление какого-либо события. Перечислим распространенные поводы для отправки такого письма:

• оплата поступила на счет организации;
• компания отгрузила или получила товар;
• компания согласовала условия предстоящей сделки;
• в офис компании поступили важные документы.

Информационное письмо-заявление

Чаще всего такой документ составляют при расторжении или изменении условий договора.

Отчетное информационное письмо

Информирует об итогах работы, проведенном мероприятии или исследовании. Например, письмо сообщает о результатах анализа целевой аудитории конкретного продукта.

Информационное письмо-приглашение

Компания приглашает партнера поучаствовать в корпоративном мероприятии. Это может быть вебинар, конференция, презентация товара или открытие нового объекта.

Как составить информационное письмо

Написание информационного письма требует внимательности и структурированного представления сведений. Для подготовки таких документов компании разрабатывают шаблоны в фирменном стиле или пользуются рекомендациями ГОСТа. Приведем пошаговое руководство по оформлению информационного письма.

1. Определите цель письма. Четко сформулируйте, какую информацию вы хотите донести до получателя. Это поможет вам сосредоточиться на главном и избежать ненужных деталей.

2. Выберите подходящий формат. Информационные письма могут быть как формальными, так и неформальными в зависимости от получателя. Для официальных писем используйте стандартный деловой формат.

3. Напишите заголовок. Он должен быть ясным, информативным и отражать суть письма. Например, «Уведомление об изменении графика работы» или «Информация о предстоящем мероприятии».

4. Укажите реквизиты компании: название, юридический адрес, контакты. Их прописывают в левом верхнем углу. В правом верхнем углу должны находиться сведения об адресате: ФИО, должность, адрес компании.

5. Напишите введение. Оно включает обозначение темы письма в центре (уведомление, напоминание, заявление), после чего следует приветствие. Если письмо адресовано конкретному человеку, обратитесь к нему по имени-отчеству. Например, «Уважаемый Иван Иванович». В первом абзаце кратко укажите цель письма. Например: «В этом письме мы хотим сообщить о...».

6. Напишите основную часть. Кратко и емко изложите суть вашего сообщения. Используйте короткие абзацы и списки для удобства восприятия. Избегайте общих фраз и старайтесь использовать точные формулировки. Придерживайтесь официального, эмоционально-сдержанного тона повествования, избегайте громоздких конструкций.

7. Напишите заключение. В заключительном абзаце сформулируйте вывод, предложение или просьбу, с которой обращаетесь к адресату. При необходимости укажите на возможность обратной связи. Например: «Если у вас есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами по указанным ниже контактам».

8. Попрощайтесь. Закончите письмо вежливым прощанием. Например: «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».

9. Укажите контактную информацию. Укажите свои контактные данные (телефон, электронную почту) для обратной связи, а также ФИО, должность, дату составления и оставьте подпись. Каждому такому документу нужно присвоить номер.

10. Оформите письмо. Документ можно красиво сверстать, добавить логотип компании и плашку для реквизитов. Для оформления можно использовать корпоративные цвета и фирменный стиль. Также можно добавить визуальные элементы, если они уместны. Это могут быть иллюстрации, таблицы, инфографика. Они помогут донести информацию наглядно.

11. Отредактируйте документ. Перед отправкой обязательно проверьте письмо на наличие грамматических, пунктуационных и фактологических ошибок и опечаток. Убедитесь, что информация представлена четко и логично.

Отправить информационное письмо можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Образец информационного письма

Приведем образец информационного письма, размещенный на официальном сайте Адвокатской палаты Хабаровского края.

Распространенные ошибки при составлении информационного письма

Исключив распространенные ошибки при подготовке информационного письма, можно значительно улучшить коммуникацию с получателем.

1. Неясная структура: письмо должно иметь введение, основную часть и заключение.

2. Отсутствие четкой цели: необходимо заранее определить, какую информацию вы хотите донести. Если цель письма неясна, получатель может не понять его суть.

3. Избыточная информация: письмо должно быть лаконичным и содержать только необходимые сведения. Избыточные детали могут затруднить восприятие документа.

4. Неправильный стиль общения: важно учитывать аудиторию и выбирать соответствующий стиль — формальный или неформальный.

5. Грамматические, орфографические и пунктуационные ошибки могут снизить доверие к информации и автору письма, а также подпортить репутацию компании-отправителя.

6. Игнорирование формальностей: в официальных письмах важно соблюдать нормы делового общения, включая правильное обращение и завершение письма.

7. Отсутствие контактной информации: не указав, как с вами можно связаться, вы усложняете возможность обратной связи.

8. Сложный язык: часто информационные письма пишут со сложными оборотами, канцеляризмами и штампами, что затрудняет их восприятие.

Список источников:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2. Научная статья «Информационное письмо-приглашение». Казанский педагогический журнал. 2007.

3. Лекция № 5 «Письменная форма деловой коммуникации». Кубанский государственный университет (филиал в г. Славянске-на-Кубани).

Автор: Оксана Артемова