Источник: Freepik
Чтобы укрепить отношения с ключевыми партнерами, компании отправляют им благодарственные письма с акцентом на значимом вкладе в общее дело. В отношениях с коллективом официальное выражение благодарности руководства поднимает корпоративных дух и повышает эффективность труда сотрудников. В материале расскажем, когда и кому пишут благодарственные письма, каких видов они бывают, а также перечислим распространенные ошибки при их составлении.
Что такое благодарственное письмо
Это официальный документ, в котором выражается признательность и благодарность конкретному человеку или организации за оказанную помощь, поддержку или выполненную работу. Такие письма могут быть как формальными, так и неформальными, но чаще всего они имеют официальный характер и используются в деловой среде. Это эффективный инструмент маркетинга и важный элемент корпоративной культуры.
Кому и когда пишут благодарственные письма
Благодарственное письмо демонстрирует уважение и признательность, способствует созданию положительного имиджа и укрепляет связи между людьми и организациями. Наличие такого документа подтверждает социальную значимость, профессионализм и авторитет получателя. Правильно составленное, благодарственное письмо может стать основой для дальнейшего сотрудничества. Расскажем, кому чаще всего адресованы такие сообщения.
1. Сотрудникам: руководители благодарят своих подчиненных за успешное выполнение проектов, достижения в работе или проявление инициативы.
2. Партнерам и клиентам: компании благодарят своих контрагентов и покупателей за сотрудничество, доверие или успешные сделки.
3. Поставщикам за качественные услуги или товары, а также за соблюдение сроков поставки.
4. Общественным организациям или волонтерам за активную работу и вклад в социально значимые проекты.
5. Преподавателям и наставникам: студенты или молодые специалисты могут выразить благодарность за обучение и поддержку.
6. Друзьям и знакомым: в неформальной обстановке благодарственные письма могут быть написаны друзьям за помощь или поддержку в трудные времена.
Перечислим самые распространенные ситуации, при которых пишут благодарственные письма.
1. После завершения проекта, когда есть результаты, которые можно оценить.
2. После получения помощи в решении проблемы или в трудной ситуации.
3. В честь профессиональных праздников или юбилеев, чтобы выразить признательность за долгую работу и вклад в общее дело или развитие компании.
4. По окончании учебного года: студенты могут написать благодарственные письма своим преподавателям.
5. За совершение покупки, регистрацию на сайте или платную подписку.
6. При подведении итогов года в компаниях.
Виды благодарственных писем
Источник: Freepik
Выделяют несколько видов благодарственных писем, которые различаются адресатами и целями составления. Расскажем подробнее о каждом из видов.
Благодарственные письма сотрудникам
Пишутся руководителями своим подчиненным за успешное выполнение задач, инициативу или достижения в работе. Считаются одним из инструментов нематериального стимулирования работников. Помогают удерживать в компании ценные кадры и повысить производительность труда.
Благодарственные письма клиентам
Направляются клиентам для выражения признательности за выбор компании, доверие и длительное сотрудничество.
Благодарственные письма партнерам
Используются для благодарности поставщикам или контрагентам за качественные товары и услуги, выполнение контракта, а также за соблюдение сроков договора. Направляются в адрес организаций, компаний или государственных учреждений.
Благодарственные письма преподавателям
Пишутся студентами или выпускниками в знак признательности за обучение, поддержку и наставничество.
Благодарственные письма волонтерам и общественным организациям
Используются для признания вклада волонтеров и НКО в общественные проекты и инициативы.
Неформальные письма
Благодарственные письма друзьям и знакомым, которые пишутся для выражения признательности за помощь или поддержку в трудные моменты.
Как написать благодарственное письмо: структура и оформление
Не существует строгих требований к структуре и оформлению благодарственных писем, однако все же стоит придерживаться определенных правил при их составлении, как и при работе с другой деловой корреспонденцией. Расскажем, как написать такой документ.
1. Лучше всего оформить благодарственное письмо на официальном бланке организации. Если его нет или отправителем является физическое лица, можно использовать художественно оформленный шаблон, который можно приобрести в любом канцелярском магазине. Такое официальное письмо получатель может повесить в рамке в своем рабочем кабинете, что будет служить отправителю дополнительной рекламой.
2. Благодарственное письмо обязательно должно содержать текст с выражением благодарности. Важно избегать при этом размытых формулировок, чтобы получатель понял, за что именно его ценят и благодарят. Стоит указать конкретные заслуги, достижения или действия, которые получили высокую оценку. Помимо этого, в письме можно выразить надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество, а также пожелать партнеру успехов.
3. Как и любая деловая корреспонденция, благодарственное письмо должно иметь заголовок «Благодарственное письмо» или «Благодарность», содержать название и реквизиты компании-отправителя, наименование или ФИО и должность получателя. Также можно добавить логотип компании и ссылки на ее социальные сети.
4. Еще один важный элемент — обращение к получателю. Оно должно быть максимально персонализированным. В идеале лучше назвать человека по имени-отчеству, если послание адресовано не всей компании.
5. В конце сообщения должна стоять подпись отправителя с указанием его ФИО и должности, а также печать компании. При желании можно указать дату составления документа.
6. Благодарственные письма стоит писать максимально простым, доступным языком, без использования канцеляризмов, длинных предложений, причастных и деепричастных оборотов. Объем документа не должен превышать лист формата А4. В электронной рассылке к письму можно добавить изображение или видео для привлечения внимания.
7. Перед отправкой текст письма необходимо вычитать на наличие орфографических, пунктуационных и фактологических ошибок. В бумажном варианте письма недопустимы какие-либо исправления.
Образец благодарственного письма
Приведем пример благодарственного письма, направленного в адрес компании «Технологии Промышленного Сервиса».
Источник: Технологии Промышленного Сервиса
Частые ошибки при оформлении благодарственного письма
Исключив распространенные ошибки при составлении благодарственного письма, можно эффективно выразить свою признательность и укрепить связи с другими людьми. Перечислим, какие просчеты встречаются чаще всего.
1. Неправильный адресат: ошибки в имени или должности получателя могут создать впечатление небрежности.
2. Отсутствие точности: неясные формулировки без указания конкретных причин благодарности могут сделать письмо менее значимым.
3. Неправильный тон: использование слишком формального или, наоборот, слишком неформального языка может не соответствовать ситуации.
4. Грамматические, орфографические и фактологические ошибки: непроверенные тексты создают негативное впечатление об отправителе.
5. Слишком длинное письмо: избыточная информация может отвлечь от основной идеи; лучше быть кратким и лаконичным.
6. Отсутствие подписи: не забывайте подписывать письмо, чтобы оно выглядело более личным и официальным.
7. Игнорирование контекста: неуместные ссылки на личные обстоятельства или темы, не относящиеся к делу, могут отвлечь от основной цели письма.
8. Неактуальность информации: упоминание устаревших фактов или событий испортит положительное впечатление от письма и негативно скажется на репутации отправителя.
Список источников:
1. «Порядок и процедура подготовки и направления благодарственных писем и поздравительных адресов Союза МКСО (представительства Союза МКСО в федеральном округе) юридическим и физическим лицам». Официальный сайт Контрольно-счетной палаты города Воронежа.
2. «Положение о благодарственном письме Федерального дорожного агентства» на официальном сайте Росавтодора.
3. Тетерский С. В. Научная статья «Благодарность как ресурс научного исследования». Журнал «Педагогические исследования (сетевое издание)». 2020.
Автор: Оксана Артемова
