Что такое штатное расписание
Штатное расписание — это внутренний нормативный акт компании, предприятия или организации, в котором фиксируется сложившееся разделение труда между работниками. «Штатка» позволяет анализировать эффективность компании, кадровый состав, а также полезна при разрешении трудовых споров. Если, конечно, она составлена правильно.
Для чего нужно штатное расписание: что с ним делают
Штатное расписание нужно работодателям для того, чтобы задокументировать:
- все подразделения и отделы предприятия или организации;
- численность коллектива;
- должностные оклады и надбавки;
- фонд заработной платы на месяц.
Штатное расписание нужно проверяющим органам, чтобы сверить реальное положение дел в компании с тем, что представлено в документах. Проверить его могут:
- Государственная инспекция труда;
- налоговая инспекция;
- Социальный фонд России;
- прокуратура;
- военный комиссариат.
Наличие штатного расписания полезно и работнику: с его помощью он может защитить свои трудовые права в суде, если понадобится.
В каких организациях вводят штатное расписание
Штатное расписание должно быть в каждой организации, этого требует закон. Оно не нужно только работодателям — физическим лицам, которые не зарегистрированы как индивидуальные предприниматели (ИП). Это прописано в ст. 8 ТК РФ.
«Прямой обязанности иметь штатное расписание у индивидуального предпринимателя нет, она в законодательстве не закреплена. Но если он нанимает сотрудников, то должен составить этот документ. Например, чтобы установить зарплату исходя из названного в “штатке” оклада или прописать должность работника. Это следует из ст. 15 ТК РФ», — прокомментировала Наталья Ивакаева, начальник отдела развития социального партнерства комитета по труду и занятости населения Правительства Хабаровского края.
Кого не указывают в штатном расписании
В штатном расписании не указываются люди, с которыми компания заключила договор гражданско-правового характера — ГПХ.
Структура штатного расписания: что в нем должно быть
Компании могут составить собственное штатное расписание, исходя из своих особенностей и потребностей. Но какой бы эта форма ни была, в ней обязательно должны быть указаны:
- название организации и код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
- номер документа и дата составления;
- дата начала действия документа;
- номер и дата приказа, которым утверждается расписание;
- полный список отделов, подразделений и филиалов;
- полный список должностей, профессий и специальностей;
- количество штатных единиц, включая неполные;
- размер оклада и/или тарифной ставки;
- размер надбавок;
- объем месячного фонда зарплаты.
Как правильно составить штатное расписание
В бюджетных и государственных организациях штатное расписание составляют по стандартной форме Т-3. Ею могут пользоваться и другие предприятия.
Так как штатное расписание — это основополагающий обязательный нормативный акт организации, главное в нем — точность формулировок и их полное соответствие всему многообразию российского трудового и гражданского законодательства. Вот несколько важных правил.
1. Штатное расписание составляет директор или кадровик
Документ должен подготовить руководитель организации, бухгалтер или сотрудник кадровой службы, если на него возложена такая обязанность.
2. Можно указывать двойные должности
В штатное расписание могут быть включены двойные должности, но они должны быть родственными по сложности, содержанию и уровню профессионализма работника.
3. Все должности должны быть написаны на русском языке
Это правило касается даже smm-менеджера и frontend-разработчика — так писать в штатном расписании нельзя.
4. Сотрудникам с одинаковой должностью — равный оклад
У специалистов, занимающих одинаковые должности с похожим функционалом, опытом работы и навыками, не могут быть разные оклады.
5. Премии указываются при регулярной выплате
Премии в штатном расписании могут отображаться только в том случае, если они выплачиваются на регулярной основе.
6. Образец
Так выглядит шаблон штатного расписания.
Как утвердить и ввести штатное расписание
Для внесения изменений в действующее штатное расписание или утверждение нового оформляется приказ руководителя организации. Если речь идет об изменениях, в документе нужно указать причины таких перемен и срок, когда они вступают в силу.
Можно ли вносить изменения в штатное расписание
Изменения в «штатку» вносить можно и нужно, разъясняет эксперт Наталья Ивакаева. Поводом служат индексации, появление или исключение должностей, структурных подразделений в компании.
«После индексации зарплат в действующий документ можно внести изменения, указав актуальную величину ежемесячного дохода. При обновлении структуры, численности и должностей можно утвердить новое штатное расписание. Частоту и периодичность изменений определяет работодатель сам, главное — чтобы они были отражены в документе», — дополнила Наталья Ивакаева.
Штрафы за отсутствие штатного расписания
Штатное расписание — вещь обязательная. Его отсутствие расценивается как нарушение трудового законодательства и карается штрафом:
- для организации — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей;
- для ИП — от 1000 до 5000 рублей.
За непредоставление документа предусматривается наказание в размере 200 рублей. Меры наказания прописаны в ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Советы эксперта: особенности и правила оформления штатного расписания
Есть множество инструкций по составлению штатного расписания, а именно по правильному заполнению стандартной таблицы. Важно писать все наименования полностью, без сокращений, особенно внимательно подойти к написанию должностей — не помешает свериться с формулировками реестра профстандартов, уточняет эксперт.
«Подчас от этого зависит, получит ли работник надбавку к зарплате или нет. Еще один нюанс — фамилии и имена работников в штатное расписание не вносятся, так как главная цель такого документа — определение структуры, штатной численности и размера заработной платы», — напомнила Наталья Ивакаева.
Что нужно запомнить о штатном расписании
С какой стороны по отношению к штатному расписанию вы ни стоите, запомните о нем следующее.
1. Штатное расписание — это локальный акт компании, который формирует ее кадровую политику.
2. Оно нужно всем, включая даже индивидуального предпринимателя, если он нанимает сотрудников.
3. В документ вписываются все структурные подразделения компании, должности, профессии, оклады, надбавки, а также численность работников.
4. Штатное расписание может быть оформлено как по собственной форме компании, так и по унифицированной форме Т-3.
5. Утверждает штатное расписание руководитель организации своим приказом. Приказом же в него вносятся любые изменения.
6. Отсутствие штатного расписания в компании влечет административную ответственность в виде штрафов.
Список источников
1. Трудовой Кодекс РФ.
2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.
3. Раздел «Часто задаваемые вопросы» на сайте «Онлайнинспекция.рф».
4. Приказ Росархива от 20.12.2019 года № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
5. Раздел «Реестр профессиональных стандартов» на сайте «Профессиональные стандарты» Минтруда РФ.
Автор: Софья Епифанова
Эксперт: Наталья Ивакаева, начальник отдела развития социального партнерства комитета по труду и занятости населения Правительства Хабаровского края
