Для эффективной работы руководству компании следует контролировать количество основных средств и нематериальных активов. Поэтому все юридические лица, кроме ИП, раз в год проводят инвентаризацию. Этот процесс сопровождается заполнением инвентаризационной описи, которая фиксирует недостачу или избыток продуктов, сырья или основных средств. Расскажем, зачем нужен такой документ, по каким правилам он оформляется и сколько хранится, а также приведем примеры заполнения инвентаризационной описи и сличительной ведомости.
Что такое инвентаризационная опись и для чего она нужна
Этот документ оформляется по итогам инвентаризации и содержит перечень всех объектов, находящихся на учете в организации, а также их характеристики и состояние с указанием недостачи или излишков. Инвентаризационная опись используется для систематизации данных о наличии и состоянии имущества, а также для контроля за его сохранностью. Это важный инструмент управления активами, который помогает контролировать ресурсы компании.
Бланк инвентаризационной описи бухгалтер распечатывает до начала проведения инвентаризации. В нем должны быть указаны количество и величина активов по данным бухгалтерского учета. В ходе проверки эти сведения сравниваются с фактическим наличием и состоянием имущества, информация вносится в опись. Таким образом сравниваются данные бухгалтерии с тем, чем на самом деле владеет предприятие.
Перечислим основные цели создания инвентаризационной описи:
контроль за имуществом: позволяет проверить наличие активов и их соответствие данным бухгалтерского учета;
обнаружение расхождений: помогает выявить возможные потери, недостачи или излишки имущества;
анализ состояния активов, что может быть полезно для планирования ремонтов или замены;
обоснование отчетности: обеспечивает достоверность данных о наличии активов;
инвентаризационная опись может служить доказательством в случае споров или проверок со стороны контролирующих органов.
Виды форм инвентаризационных описей
Строгих требований к внешнему виду и структуре инвентаризационной описи законодательством не установлено. Компания может использовать собственный шаблон либо воспользоваться формой, приведенной в постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 года № 88 (1). Перечислим самые распространенные формы инвентаризационных описей.
1. Инвентаризационная опись основных средств (ИНВ-1). Включает перечень зданий, автомобилей, спецтехники, оборудования, инструментов, которыми владеет компания.
2. Инвентаризационная опись нематериальных активов (ИНВ-1а). В ней перечисляются изобретения, компьютерные программы, товарные знаки и другие виды нематериальных ценностей.
3. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3). Применяется для учета количества товаров, готовой продукции, сырья и других ценностей на складе.
4. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ИНВ-5).
5. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ИНВ-16).
Порядок заполнения инвентаризационной описи
Правила заполнения инвентаризационных описей прописаны в методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Они утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49 (2). Рассмотрим общий алгоритм, которого стоит придерживаться при оформлении документа.
1. Заполните шапку описи
В ней указывают общие сведения о компании и инвентаризации, номер и дату составления документа.
2. Заполните расписку
Ее материально ответственные лица заполняют на первой странице описи. Расписка подтверждает, что на момент проведения инвентаризации у сотрудников на руках не осталось документов, которые они должны сдать в бухгалтерию. В расписке нужно указать ФИО, должность ответственного лица, а также его подпись.
3. Перечислите членов инвентаризационной комиссии
Это тоже необходимо сделать на первой странице описи. Указываются ФИО членов инвентаризационной комиссии и их должности. Здесь же прописывается дата и номер приказа о проведении инвентаризации, а также дата проверки.
4. Заполните таблицу описи
В ней отражают названия объектов, их номера и количество, кодовые обозначения единиц измерения, балансовую и оценочную стоимость, местоположение и состояние (новое, б/у), а также выявленные недостачи или излишки. Единицы измерения при этом не важны: это могут быть килограммы, штуки, метры или квадратные метры.
5. Пропишите число объектов на каждой странице
На каждой странице описи прописью указывается информация о том, сколько порядковых номеров объектов содержит конкретная страница. Также прописывается их общее количество и суммарная стоимость.
6. Заполните последнюю страницу описи
На последней странице вносится запись о том, что итоги подсчитаны. Под ней должны расписаться все члены инвентаризационной комиссии, после чего бухгалтерия должна поставить отметку о принятии описи к учету.
Инвентаризационные описи всегда составляются в двух экземплярах: один остается у ответственного лица, второй отдается в бухгалтерию. В бумажной описи не допускаются помарки или подчистки, а ошибки исправляют по правилам, которые приняты для первичных документов.
Образец заполнения инвентаризационной описи
Приведем пример заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, подготовленный экспертами компании «Гарант».
Сличительная ведомость по результатам инвентаризационной описи
Когда инвентаризация заканчивается и бухгалтер получает инвентаризационную опись, он анализирует содержащуюся в ней информацию. Если есть расхождения в данных бухучета и фактическом количестве активов, составляется ведомость расхождений или сличительная ведомость.
Это документ, который содержит информацию о результатах инвентаризации и служит для сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.
Сличительная ведомость обычно включает следующие элементы:
- наименование объекта;
- данные бухгалтерии;
- фактические данные по результатам инвентаризации;
- разница (недостача или излишек);
- причины расхождений, если они установлены;
- подписи ответственных лиц.
Перечислим основные функции сличительной ведомости:
- выявление расхождений: помогает обнаружить недостачи, излишки или ошибки в учете;
- упрощение отчетности: служит основой для составления отчетов о результатах инвентаризации и может использоваться при подготовке финансовой отчетности;
- помогает контролировать соблюдение правил учета и хранения имущества;
- может быть использована в случае проверок со стороны налоговых и других контролирующих органов как доказательство соблюдения законодательства и правильности учета.
Перечислим самые распространенные формы сличительных ведомостей.
1. Опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-19). Позволяет сопоставить данные бухгалтерского учета с фактическим наличием активов.
2. Опись основных средств и нематериальных активов (форма ИНВ-18).
3. Форма 0504092 для бюджетных учреждений, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н (3).
Образец сличительной ведомости
Приведем пример заполнения ведомости расхождений по результатам инвентаризации, подготовленный экспертами компании «Гарант».
Срок хранения инвентаризационных описей
Инвентаризационные описи хранятся в течение пяти лет. Отчет срока ведется с 1 января года, следующего за датой составления документа. Например, если инвентаризация проводилась в мае 2025 года, хранить документы нужно до 1 января 2031 года в сейфе директора или главного бухгалтера (4).
Главное об инвентаризационной описи
Подведем итоги материала и кратко расскажем самое важное об инвентаризационной описи.
1. Инвентаризационная опись заполняется при проведении инвентаризации. В ней реальное количество и состояние имущества и других активов сравниваются с данными бухгалтерского учета.
2. Если данные разнятся, оформляется ведомость расхождений или сличительная ведомость. Она позволяет обнаружить несоответствия между учетными сведениями и фактическим состоянием активов.
3. На практике применяются несколько форм инвентаризационных описей, в их числе:
инвентаризационная опись основных средств (ИНВ-1);
инвентаризационная опись нематериальных активов (ИНВ-1а);
инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3);
инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ИНВ-5);
инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ИНВ-16).
4. Оформление инвентаризационной описи включает шесть основных этапов:
- заполнение шапки;
- заполнение расписки;
- перечисление членов инвентаризационной комиссии;
- заполнение таблицы с активами;
- указание числа объектов на каждой странице и их суммарной стоимости;
- заполнение последней страницы.
5. Описи всегда составляют в двух экземплярах, один из них передается в бухгалтерию.
6. Инвентаризационные описи хранятся в течение пяти лет в сейфе директора или главного бухгалтера. Отчет срока ведется с 1 января года, следующего за датой составления документа.
Список источников:
1. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
2. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 года № 49, на официальном сайте Минфина России.
3. Приказ Минфина России от 30.03.2015 года № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаниях по их применению».
4. Федеральный закон от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
