Товарная накладная: понятие, реквизиты и порядок оформления

Товарная накладная — это первичный учетный документ, который фиксирует факт продажи или передачи товарно-материальных ценностей. Простыми словами, это официальная бумага, подтверждающая, что продавец отгрузил товар, а покупатель его получил.

Этот документ нужен для:

• подтверждения факта поставки товара;

• списания товаров со склада продавца;

• оприходования товаров у покупателя;

• обоснования принятия НДС к вычету.

Оформляет товарную накладную продавец или поставщик. Документ составляется в двух экземплярах: один остается у продавца, второй передается покупателю. Его можно оформить как на бумаге, так и в электронном виде.

Форма товарной накладной и правила ее заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 года № 132. Перечислим обязательные реквизиты документа:

• наименование документа («Товарная накладная»);

• дата составления;

• наименование юридического лица или ФИО индивидуального предпринимателя;

• наименование, количество и цена товара;

• информация об НДС (ставка и сумма);

• должности лиц, участвующих в сделке;

• подписи сторон с расшифровкой.

Закон «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ от 06.12.2011) разрешает организациям разрабатывать собственные бланки первичных документов. Главное — сохранить все обязательные реквизиты. Можно добавлять и дополнительные поля, если они важны для компании.

В России самой популярной формой товарной накладной считается форма ТОРГ-12. При ее заполнении нужно указать:

• данные грузоотправителя;

• данные грузополучателя;

• данные поставщика;

• наименование или ФИО плательщика;

• документ-основание (например, договор или заявка);

• номер и дату накладной;

• коды РНПТ (для прослеживаемых товаров);

• вид операции;

• дополнительные сведения (при необходимости).

Форма ТОРГ-12 удобна и привычна для большинства бухгалтеров. Она содержит все необходимые поля и соответствует требованиям налоговой службы.

Эти два документа часто путают, но между ними есть разница.

Товарная накладная фиксирует только факт передачи товара от продавца к покупателю. В ней указано, что именно передано, в каком количестве и по какой цене.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — более сложный документ. Кроме данных о товаре, она содержит информацию о перевозке: маршрут, транспортное средство, водитель, условия доставки. ТТН нужна для учета транспортировки, распределения ответственности между сторонами и расчетов за доставку.

Простыми словами: товарная накладная отвечает на вопрос «что передано», а товарно-транспортная — на вопросы «что, кому, как и на чем доставлено».