Что такое электронная трудовая книжка простыми словами
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия привычной бумажной трудовой. В ней хранятся те же данные: где вы работали, на каких должностях, когда устроились и когда уволились.
Формат ввели в 2020 году, чтобы ускорить обмен документами между работодателями и государством, а также уменьшить объем бумажной работы. Теперь данные о трудовой деятельности передаются в электронном виде в Социальный фонд России (СФР). Там они хранятся и формируют электронную трудовую книжку каждого работника.
Важно: электронная трудовая книжка — это не отдельный документ на руках у сотрудника. Это база данных, в которую работодатели вносят сведения. Посмотреть ее можно через «Госуслуги», МФЦ или запросив выписку у работодателя.
Как работает электронная трудовая книжка
При приеме на работу работодатель передает в СФР сведения о новом сотруднике: его ФИО, дату рождения, СНИЛС, дату приема, должность и название организации. Все время работы в компании туда же добавляются записи о переводах, изменениях должности, повышениях.
При увольнении вносится запись об увольнении с указанием причины.
В электронной трудовой книжке содержатся:
ФИО, дата рождения, СНИЛС;
список всех работодателей (каждый отдельной строкой);
должности и структурные подразделения;
даты приема, перевода и увольнения;
причины увольнения;
сведения о работе по гражданско-правовым договорам.
Чего нет в электронной трудовой книжке
В электронную трудовую книжку попадают не все сведения. В ней не будет:
общего стажа: его можно узнать только через отдельную выписку на сайте «Госуслуги» или в СФР;
поощрений и наград: грамоты, благодарности и премии в ЭТК не заносят. Если они нужны — придется искать бумажную трудовую или приказ о поощрении;
детальной картины службы в силовых органах. Для сотрудников МВД, ФСБ, Росгвардии и других ведомств в ЭТК фиксируют только даты приема и увольнения — и то только после ухода со службы.
Как перейти на электронную трудовую книжку
Переход на ЭТК зависит от того, когда вы начали работать.
1. Если вы начали работать до 2020 года. В 2020 году можно было выбрать: остаться с бумажной трудовой или перейти на электронную. Было три варианта:
не подавали заявление: у вас есть и бумажная, и электронная трудовая. Работодатель передает данные в СФР, а фонд ведет ЭТК. Бумажную продолжает вести кадровая служба;
выбрали электронную: работодатель сделал отметку в бумажной трудовой и вернул ее вам. С этого момента действует только ЭТК. Вернуться к бумажной уже нельзя;
выбрали бумажную: ЭТК все равно ведется автоматически. Работодатель передает данные в СФР, а бумажную продолжает вести кадровая служба.
2. Если вы устроились на работу после 1 января 2021 года. Бумажную трудовую уже не оформляют — есть только электронная. Исключение — если вы в 2020 году на предыдущем месте работы выбрали бумажную и не отказывались от нее. В этом случае новый работодатель обязан вести бумажную, пока вы сами не подадите заявление об отказе.
Перейти на ЭТК можно в любое время. Для этого достаточно подать заявление работодателю. После этого он внесет отметку в бумажную трудовую и вернет ее вам. Новые записи будут только в электронном виде.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Есть три способа.
1. Через сайт «Госуслуги» — самый быстрый способ. Зайдите в личный кабинет, найдите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки», нажмите «Получить выписку». Через несколько минут PDF-файл появится в разделе «Заявления». Его можно скачать или распечатать.
2. В МФЦ. Придите в любой центр «Мои документы» с паспортом. Сотрудники распечатают выписку на бумаге в день обращения. Цифровой версию не дадут — только бумажную.
3. У работодателя. Напишите заявление в свободной форме. Кадровая служба подготовит выписку в бумажном или электронном виде в течение трех рабочих дней
Нужна ли бумажная трудовая, если есть электронная
Да, бумажную трудовую нужно сохранить. Она остается единственным подтверждением стажа до 2020 года. ЭТК содержит только те данные, которые работодатели передавали в СФР. Информация о более раннем стаже может быть неполной.
Бумажная трудовая может понадобиться:
для подтверждения стажа до 2020 года;
при приеме на работу — иногда работодатели сверяют данные;
для оформления пенсии или льгот.
После перехода на ЭТК работодатель делает отметку в бумажной книжке и возвращает ее вам. Храните документ — он юридически значимый.