Авизо: понятие, виды и правила оформления

Авизо — это письменное уведомление, которое одна сторона отправляет другой, чтобы сообщить о проведении операции: платеже, отгрузке товара, изменении остатка на счете или других действиях.

Простыми словами, авизо — это «сигнал» о том, что что-то произошло или должно произойти. Например, банк уведомляет клиента о поступлении денег на счет, а покупатель — продавца об оплате товара.

Авизо используется в банковской, бухгалтерской и коммерческой сферах. Единой формы документа нет — каждая компания разрабатывает ее самостоятельно.

1. В бухгалтерии. Авизо уведомляет об изменениях в активах компании: остатках на счетах, новых записях в кредитных и дебетовых документах, изменениях в нормативно-правовых источниках для оформления документов.

2. В банковской сфере. Банк информирует клиента об изменениях по его счетам: поступлении или списании денег. Или уведомляет об отказе клиента совершать расходные операции.

3. В коммерческой деятельности. Контрагенты уведомляют друг друга о действиях с товарами: отгрузке, приемке, оплате.

1. Прямые и обратные. 

— Прямое авизо не требует ответа — это просто уведомление. 

— Обратное авизо — это ответная реакция: согласие или отказ, подтверждение или возражение.

2. Дебетовые и кредитные.

— Дебетовое авизо — уведомление о задолженности, которую нужно погасить.

— Кредитовое авизо — уведомление о поступлении средств или об изменении задолженности в пользу получателя.

3. По движению. Уведомления могут направляться между подразделениями одной компании или между разными контрагентами.

4. По способу отправки:

• бумажные (с подписями и печатями);

• электронные (с цифровой подписью).

Единой формы нет, но документ должен содержать обязательные реквизиты:

• наименование («Дебетовое авизо», «Кредитовое авизо» и т. д.);

• порядковый номер и дата составления;

• наименование компании-отправителя и получателя;

• основание операции (договор, счет, накладная);

• сумма операции;

• реквизиты получателя;

• подпись ответственного сотрудника и печать (при наличии).

К авизо могут прилагаться:

• платежные поручения;

• банковские выписки;

• кассовые ордера;

• акты выполненных работ.

Авизо составляется в двух экземплярах:

• один остается в бухгалтерии отправителя как подтверждение;

• второй с отметками передается получателю.

Если авизо используется внутри компании между подразделениями, составляется три экземпляра: для бухгалтерии, для отправителя и для головного подразделения.