Нередко случаются ситуации, когда работнику или работодателю необходимо предоставить в какую-либо организацию информацию, содержащуюся в приказе, изданном работодателем. Но не всегда последний вправе раскрывать перед третьими лицами полный текст всего документа. Рассмотрим, что представляет собой выписка из приказа, в каких случаях и кому она может понадобиться, как ее правильно составить, а также в чем ее отличие от копии приказа и в какие сроки она может быть предоставлена.
Что такое выписка из приказа
О том, что представляет собой выписка из приказа, Финансам Mail рассказала кандидат юридических наук, член экспертного совета Комитета Государственной Думы, доцент Департамента правового регулирования экономической деятельности Финансового университета при Правительстве РФ Оксана Васильева. Она объяснила, что это официальный документ, который содержит часть текста приказа, доступного для разглашения, с сохранением его юридической силы.
«По сути своей выписка является составной частью документа, отражая при этом те или иные сведения, которые касаются только одного конкретного сотрудника. Выписка имеет такую же юридическую значимость, как и оригинал приказа, но только в той части, которая в ней указана», — пояснила эксперт.
Кому и зачем нужны выписки из приказа
Чаще всего выписку из приказа о работе в компании запрашивают ее сотрудники, когда полный текст приказа не нужен или его разглашение нецелесообразно. В качестве примера можно привести приказ об установлении новых окладов в организации, в котором перечислено несколько человек. Работнику необходим документ с информацией о его заработной плате, но оригинал приказа, помимо его персональных данных, содержит личные сведения и других лиц, разглашать которые запрещено. В этом случае оформляется выписка из приказа, в которой отражена информация только по одному конкретному сотруднику, сделавшему запрос.
Нередко выписка из приказа, подтверждающая трудоустройство гражданина, размер его зарплаты, должность, стаж, необходима для предоставления:
- в банк для оформления кредита;
- в различные государственные органы для получения социальных услуг, льгот, компенсаций или, например, визы;
- в Социальный фонд России — для назначения пенсии в случае утери трудовой книжки или отсутствия в ней необходимой записи;
- в судебные инстанции, трудовую инспекцию при наличии спорных моментов для подтверждения законности кадровых решений;
- в структурные подразделения или отделы самой организации. Например, часть информации из приказа, изданного в одном структурном подразделении, необходима другому подразделению и так далее.
Выписка из приказа может понадобиться внешним совместителям. Если человек хочет, чтобы на его основной работе работодатель внес в трудовую книжку запись о втором месте работы, то, в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ), он должен предоставить документ о приеме его на работу по внешнему совместительству. Таким документом, в соответствии с письмом Министерства труда и социальной защиты РФ от 11 июля 2023 года № 14−6/ООГ-4614, может быть, в том числе, выписка из соответствующего приказа. Кроме того, выписка из приказа может понадобиться по второму месту работы для подтверждения дат ежегодного оплачиваемого отпуска, так как, в соответствии со статьей 286 ТК РФ, такой отпуск лицам, работающим по совместительству, должен предоставляться на обеих работах одновременно.
Как правильно оформить и составить выписку из приказа
Выясним, как правильно оформить выписку из приказа. Ниже пошагово рассмотрим процесс оформления и составления такой выписки.
1. Подача заявления
Прежде всего, работник должен написать заявление на имя руководителя компании или начальника отдела кадров (специалиста по кадрам) на выдачу ему выписки из конкретного приказа. В заявлении необходимо указать дату и номер приказа, а также наименование организации, для которой требуется документ.
2. Выбор формы и вида
У выписки из приказа нет регламентированных законом формы и вида. Ее можно составить в свободной форме, используя или обычный чистый лист бумаги формата А4, или официальный бланк организации. Некоторые компании разрабатывают специальные шаблоны документов и фиксируют их в локальном нормативном акте. Это может быть, например, учетная политика организации.
Совет: для более грамотного оформления выписки, а также во избежание возможных ошибок при ее составлении, можно руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97−2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08 декабря 2016 года № 2004-ст).
3. Содержание документа
В выписке обязательно должны быть указаны:
- реквизиты компании — наименование, в точности совпадающее с наименованием, закрепленным в ее уставе;
- название документа (выписка из приказа);
- регистрационные данные исходного приказа (номер, дата, место составления — название населенного пункта).
Далее в выписке воспроизводится необходимая часть оригинального текста. «При этом он должен дословно воспроизводить соответствующие пункты оригинала — любые изменения или дополнения недопустимы», — уточнила Оксана Васильева.
Под текстом указывается, кем был подписан приказ — должность и ФИО. При этом сама подпись не ставится, вместо нее пишется слово «Подпись».
4. Заверение документа
Выписку из приказа следует обязательно заверить (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. п. 1, 5 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X). Правильный порядок ее заверения установлен пунктом 5.26 вышеназванного ГОСТ Р 7.0.97−2016. В соответствии с ним, после реквизита «Подпись», указывающего, кем был подписан исходный приказ, прописываются:
- отметка о заверении выписки — слово «Верно»;
- должность уполномоченного лица, заверившего выписку;
- собственноручная подпись уполномоченного должностного лица;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения выписки.
Важно! В случае, если у организации имеется печать и в уставе общества содержатся сведения о ее наличии (статья вторая Федерального закона от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ, статья вторая Федерального закона от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ), на выписке требуется проставление ее оттиска.
«Только при соблюдении всех вышеуказанных условий выписка из приказа приобретает полную юридическую силу и может использоваться как доказательство наличия исходного документа», — пояснила эксперт.
Образец выписки из приказа
Ниже представлен образец выписки из приказа о приеме на работу:
Чем выписка отличается от копии
По словам Оксаны Васильевой, главное отличие этих двух документов заключается в объеме информации, которая в них содержится. Копия приказа может быть не заверена, при этом она полностью повторяет непосредственно текст документа, с которого была снята. В свою очередь выписка — это официальный документ, который содержит только нужную часть информации из оригинала. Как было сказано выше, она обязательно заверяется подписью ответственного лица и печатью (при ее наличии). В выписке указываются конкретные реквизиты исходного документа.
«Важно отметить, что выписка обладает полной юридической силой в пределах той информации, которая в ней содержится. В отличие от копии, она может использоваться как самостоятельное доказательство в суде и других официальных инстанциях. При этом выписка всегда делается выборочно — только те пункты или разделы, которые необходимы в конкретной ситуации, тогда как копия воспроизводит документ целиком», — разъяснила эксперт.
Срок оформления выписки из приказа
Предоставление выписки из приказа подпадает под регулирование положениями статьи 62 ТК РФ. Исходя из ее смысла, работодатель обязан безвозмездно выдать сотруднику надлежащим образом заверенную выписку из приказа не позднее трех рабочих дней с момента подачи соответствующего письменного заявления.
За нарушение порядка и сроков предоставления выписки из приказа работодателю, в соответствии с частью первой статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ), грозит наказание в виде предупреждения или штрафа в размере:
- должностному лицу и ИП — от 1000 до 5000 рублей;
- юрлицу — от 30 000 до 50 000 рублей.
Если правонарушение будет совершено повторно, то наказание ужесточится:
- должностному лицу или ИП грозит штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей, также должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет;
- юридическое лицо может быть оштрафовано на сумму от 50 000 до 70 000 рублей.
Если выписку из приказа требует предоставить трудовая инспекция (ГИТ) в ходе документарной проверки, то, в соответствии с частью четвертой статьи 72 Федерального закона от 31 июля 2020 года № 248-ФЗ и части пятой статьи 11 Федерального закона от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ, компания обязана направить ее в ГИТ в течение десяти рабочих дней с даты получения запроса.
Непредоставление выписки из приказа в этом случае влечет за собой административную ответственность, предусмотренную частью первой статьи 19.4.1 КоАП РФ. На должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 2000 до 4000 рублей, на юридическое лицо — в размере от 5000 до 10 000 рублей. Кроме того, нередко государственные или судебные органы сами указывают в запросе срок, в течение которого необходимо предоставить документы, включая выписки из приказов.
Эксперт: Оксана Васильева, кандидат юридических наук, член экспертного совета Комитета Государственной Думы, доцент Департамента правового регулирования экономической деятельности Финансового университета при Правительстве РФ
