Этот документ необходим для того, чтобы официально зафиксировать получение от покупателя предоплаты — клиент вправе запросить подтверждения платежа таким образом. В статье подробно разбираемся, что такое счет-фактура на аванс, когда обязательно его выставлять, как правильно заполнить и зарегистрировать, а также приводим образец документа.
Что такое авансовый счет-фактура
Это документ, который продавец (поставщик, исполнитель) обязан выставить покупателю при получении предоплаты (аванса) в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг), облагаемых НДС, а также зарегистрировать в книге продаж. По сути этот документ подтверждает начисление НДС с полученного аванса.
Основная цель выставления авансового счета-фактуры — определить сумму НДС, подлежащую уплате в бюджет с полученного аванса. В дальнейшем при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) продавец снова выставляет счет-фактуру, и сумма НДС, уплаченная с аванса, принимается к вычету.
Обязательно ли выставлять счет-фактуру на аванс
В общем случае выставление авансового счета-фактуры обязательно (1). Это правило распространяется на все организации и индивидуальных предпринимателей (ИП), которые платят НДС. Документ нужно составить в течение пяти календарных дней с момента получения предварительного платежа — не позднее. Это касается любых авансов.
При этом есть в выставлении счета-фактуры на аванс некоторые исключения, которые мы разберем в следующем блоке.
Когда счет-фактуру на аванс можно не выставлять
Всего можно выделить четыре исключения, когда выставлять счет-фактуру не нужно:
- если продавец освобожден от уплаты НДС;
- если товар отгрузят в течение пяти дней после аванса в том же квартале — календарных дней, не рабочих (2);
- если операции не облагаются НДС или налог по ставке составляет 0%;
- если срок на изготовление товаров или предоставление услуг больше шести месяцев с получения аванса; перечень категорий, которые относятся к этому пункту, можно найти в Постановлении Правительства от 28 июля 2006 года № 468 (3);
- в случае регулярной непрерывной работы с одним клиентом при каждой предоплате выставлять счет-фактуру необязательно — достаточно одной в месяц.
Как зарегистрировать авансовый счет-фактуру
Эта обязанность ложится на плечи двух сторон. Авансовый счет-фактуру нужно зарегистрировать в книге продаж продавца и в книге покупок покупателя, если последний платит НДС и имеет право на вычет.
Приведем алгоритм действий со стороны продавца.
1. Авансовый счет-фактура регистрируется в книге продаж в том налоговом периоде, в котором получен аванс.
2. В процессе отгрузки поставщику нужно зарегистрировать этот счет-фактуру в книге покупок и принять НДС к вычету с предоплаты.
Перечислим действия, которые требуется совершить со стороны покупателя.
1. После получения от поставщика счета-фактуры покупатель должен зарегистрировать его в книге покупок. Это нужно сделать в том налоговом периоде, в котором он получил документ, и, соответственно, оплатил аванс.
2. При получении товара, услуги или работы покупатель может заявить вычет — по счету-фактуре на отгрузку. Для этого нужно зарегистрировать в книге покупок и принять НДС к вычету — аналогично авансовому документу.
Как заполнить счет-фактуру на аванс
Есть два варианта оформления этого документа — в электронном виде и печатном. Составляют его по типовой форме, которая утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137 (4). При заполнении авансового счета-фактуры необходимо обратить внимание на ряд особенностей.
Первоочередная задача — заполнение шапки документа. Здесь фиксируются ключевые идентификационные данные:
- порядковый номер и дата составления: присвойте документу уникальный номер и укажите дату его формирования;
- сведения о продавце и покупателе: полное наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя, юридический адрес, ИНН и код причины постановки на учет (КПП);
- дополнительные реквизиты: внесите данные платежных поручений, по которым поступил аванс; если применимо, укажите валюту расчетов и идентификатор государственного контракта.
После завершения шапки переходим к табличной части документа, в которой отражаются детали операции.
1. Наименование товара (работы, услуги), имущественного права (графа 1а). Укажите здесь обобщенное наименование товаров, работ, услуг или имущественных прав, в счет которых был получен аванс. Целесообразно также добавить реквизиты договора, подтверждающего предоплату.
2. Расчетная ставка налога, сумма НДС и стоимость по этой ставке (графы 7−9). В этих графах указываются:
- графа 7: расчетная ставка налога (20/120 или 10/110 в зависимости от ставки НДС, применяемой к поставке);
- графа 8: сумма НДС, рассчитанная исходя из указанной ставки;
- графа 9: стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по расчетной ставке, то есть фактически сумма полученного аванса.
3. Прослеживаемые товары (графы 12−13). Показатели в этих графах заполняются исключительно в случае, если предоплата получена в счет поставки прослеживаемых товаров. В иных ситуациях они остаются пустыми или заполняются прочерком.
Последний этап — подписание документа. Итоговый вариант счета-фактуры на аванс должен быть заверен подписями уполномоченных лиц организации. Традиционно это руководитель (генеральный директор) и главный бухгалтер. Но, в зависимости от внутренних положений компании, эти функции могут быть делегированы другим сотрудникам, имеющим соответствующие полномочия.
Важно: в строках, предназначенных для указания информации о грузоотправителе, грузополучателе, а также в поле «Документ об отгрузке» при оформлении авансового счета-фактуры необходимо проставлять прочерки.
Образец документа
Приведем образец счета-фактуры на аванс при получении частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров, подготовленный специалистами системы «Гарант».
Штраф за ошибки в документе
Формально штрафы за допущенные неточности в авансовых счетах-фактурах не установлены, но лучше все же обойтись без них. Главная проблема в случае ошибки заключается в потере покупателем права на вычет НДС, что влечет за собой увеличение его налоговых обязательств.
Так, например, если при проверке налоговые инспекторы обнаружат в вашем счете-фактуре ошибки, которые не позволят однозначно идентифицировать продавца и покупателя, корректно установить наименование товара, размер аванса, применяемую ставку налога и сумму НДС, покупатель рискует лишиться возможности воспользоваться налоговым вычетом, что приведет к доплате налога в бюджет. А это, как правило, выливается в весьма ощутимые финансовые потери.
При этом не все ошибки одинаково опасны. Например, неточности в реквизитах платежного поручения, на основании которого был перечислен аванс, некритичны, если остальные поля и строки счета-фактуры заполнены правильно. В такой ситуации отказ в вычете со стороны налоговых органов будет неправомерен.
Список источников:
1. Статья 168 «Сумма налога, предъявляемая продавцом покупателю» Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).
2. Письмо от Минфина РФ от 29.03.2021 года № 03−07−14/22553.
3. Постановление Правительства РФ от 28.06.2006 года № 468 «Об утверждении перечней товаров (работ, услуг), длительность производственного цикла изготовления (выполнения, оказания) которых составляет свыше 6 месяцев».
4. Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 года № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».
