Правильно организованный процесс управления персоналом позволяет не только минимизировать риски штрафных санкций со стороны контролирующих органов, но и оптимизировать затраты, повысить лояльность сотрудников и обеспечить общий рост и развитие компании. Расскажем, какие программы могут помочь в работе с персоналом, а также назовем три возможных формата организации кадрового учета в компании.
Какие программы используют при ведении кадрового учета
Эффективное ведение кадрового учета в компании невозможно без продуманной системы документооборота. Выбор оптимального метода напрямую влияет на скорость, точность и безопасность обработки информации, а также на соответствие законодательным требованиям. Рассмотрим основные подходы к организации этого процесса.
Бумажный документооборот
Этот классический метод, несмотря на свою простоту, наилучшим образом подходит для небольших предприятий с минимальным объемом кадровых документов. Однако по мере роста компании бумажный документооборот становится неудобным. Обработка большого количества бумаг требует значительных временных затрат, увеличивает риск ошибок и нуждается в выделении отдельных площадей для хранения. К тому же документы на бумажных носителях можно потерять из-за чрезвычайных ситуаций или небрежного отношения.
Электронные таблицы: шаг к цифровизации
Электронные таблицы представляют собой более продвинутый этап организации кадрового учета по сравнению с бумажным. Цифровые документы помогают ускорить поиск информации и внедрить определенные меры безопасности. Этот метод имеет также свои недостатки:
- трудно согласовать множество взаимосвязанных электронных документов;
- по мере увеличения объема данных электронные таблицы становятся громоздкими и сложными в управлении.
Специализированные программы для кадрового учета: путь к унификации
Переход на облачные базы данных и специализированное программное обеспечение для кадрового учета унифицирует всю систему. Такие программы обеспечивают сотрудникам отдела кадров быстрый и удобный доступ к необходимой информации, значительно упрощают поддержание порядка и отслеживание документов. Ключевое преимущество — повышенная безопасность данных.
Перечислим популярные программные решения для ведения кадрового учета:
- «1С:ЗУП 8 КОРП»: автоматизирует полный спектр задач по управлению персоналом, включая расчет заработной платы;
- «Контур. Персонал»: обеспечивает автоматизацию всех этапов кадрового делопроизводства;
- «Битрикс24»: позволяет автоматизировать как деловые процессы, так и основные направления деятельности компании в целом;
- Mirapolis HCM: представляет собой гибкую систему автоматизации управления персоналом с акцентом на всестороннее развитие сотрудника на протяжении всего его карьерного пути в компании, начиная с момента найма.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО): преимущества и подводные камни
Внедрение КЭДО — это добровольная опция для компании. Оно имеет ряд значительных преимуществ:
- экономия ресурсов: сокращение расходов на бумагу и печать;
- ускорение процессов: уменьшение времени на подписание и передачу документов;
- контроль сроков: удобство отслеживания важных дат;
- централизованное хранение: простота и надежность хранения электронных документов.
Вместе с тем при переходе на КЭДО можно столкнуться с рядом препятствий.
1. Возможное нежелание сотрудников принять новую систему.
2. Внедрение сервиса может повлечь за собой дополнительные финансовые затраты.
3. В-третьих, при переходе на КЭДО кадровые работники обязаны будут создавать электронные документы, строго придерживаясь унифицированных форматов.
Как может быть организован кадровый учет
Законодательство не накладывает строгих ограничений на методы кадрового делопроизводства, предоставляя компаниям гибкость в выборе оптимальной модели.
Не все компании имеют возможность содержать полноценный отдел кадров, а в небольших организациях его наличие может быть избыточным. В таких случаях функции по ведению кадрового учета могут быть возложены на одного сотрудника. Решение о выборе системы кадрового делопроизводства остается за руководителем, а мы рассмотрим основные варианты.
1. Собственный отдел кадров: оптимальное решение для крупных компаний
Наличие специализированного подразделения по работе с персоналом либо выделенного HR-менеджера наиболее эффективно для крупного бизнеса. В структуре компании руководитель отдела кадров, как правило, подчиняется непосредственно генеральному директору.
2. Возложение функций на смежный отдел: компромисс для малого и среднего бизнеса
Если штатное расписание не предусматривает отдельной должности кадровика, выполнение его функций может быть поручено сотруднику другого отдела. Часто эту роль доверяют бухгалтеру, офис-менеджеру или иным специалистам. Однако такой подход несет в себе определенные риски. Непрофессиональное ведение кадрового учета, обусловленное недостаточным знанием трудового законодательства, может привести к ошибкам.
3. Аутсорсинг кадровых услуг: профессиональная поддержка со стороны
Передача ведения кадровой работы сторонней аутсорсинговой компании — это удобное и экономически выгодное решение для многих предприятий. Такой подход позволяет отказаться от организации отдельного рабочего места для штатного специалиста, оптимизировать затраты на кадровое делопроизводство и обеспечить профессиональное ведение документации. Однако важно тщательно подобрать квалифицированную аутсорсинговую компанию и корректно составить договор о сотрудничестве.
