Деятельность практически любой организации сопровождается значительным объемом документации. Периодически требуется ее оптимизация и учет. Рассмотрим, что представляет собой опись документов, в каких случаях она необходима, как ее правильно оформить в зависимости от цели составления и какие санкции могут быть применены в отношении компании за неправильно оформленную опись.
Что такое опись документов
Обо всех особенностях процедуры составления описи документов в организации Финансам Mail рассказал арбитражный управляющий Артем Попов. В частности, он пояснил, что опись документов — это официальный перечень дел, бумаг или отдельных документов, составленный с целью систематизации, передачи, хранения или подтверждения факта их наличия.
«Опись может быть как внутренней (например, при сдаче в архив), так и внешней, когда документы передаются другим организациям или физическим лицам», — уточнил эксперт.
Зачем проводить опись документов
Выясним, для чего необходимо составлять опись документов. Ее главные задачи:
- зафиксировать состав передаваемых документов и тем самым минимизировать риски их потери, подмены и споров;
- соблюсти требования законодательства, особенно при сдаче в архив или при взаимодействии с государственными органами, такими, например, как налоговая служба;
- организовать документооборот организации для более прозрачного и эффективного взаимодействия с информацией.
«Кроме того, опись играет роль доказательства: если возникнет спор о содержимом переданной папки или конверта, всегда можно сослаться на опись как на официальный источник», — разъяснил Артем Попов.
Как правильно сделать опись документов: особенности процедуры
Правила оформления описи документов зависят от того, с какой целью она составляется.
Для передачи в архив
При передаче дел в архив организации или на хранение в государственный (муниципальный) архив опись документов составляется в обязательном порядке. При этом организация, как правило, закрепляет в отдельном локальном нормативном акте (ЛНА) ответственных лиц, сроки и другие моменты передачи документов (часть первая статьи восьмой ТК РФ, Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в госорганах, органах местного самоуправления и организациях (далее — Правила), утвержденные Приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77).
В соответствии с пунктом 48 Правил, включению в опись дел, документов для передачи в архив подлежат дела, имеющие постоянный (включая те из них, срок хранения которых — «до ликвидации организации») и временный (свыше десяти лет) сроки хранения, в том числе по личному составу.
Важно! При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
В соответствии с пунктом 62 названных Правил, описи документов дел, передаваемых в архив, составляются структурными подразделениями. Они оформляются в двух экземплярах по формам, закрепленным в Приложениях № 7 и 8 Правил. При этом, в соответствии с пунктом 63 Правил, подготавливаются отдельные описи на следующие виды документов:
- дела постоянного срока хранения;
- дела временного срока хранения (свыше десяти лет);
- дела по личному составу;
- дела, имеющие отношение непосредственно к организации. Например, отчеты по научным темам, документы, связанные с судебными или следственными делами, и прочее;
- на документы в электронном формате и аудиовизуальные документы.
В соответствии с пунктом 64 названных Правил, составляя опись документов, структурные подразделения должны выполнять ряд условий:
- заголовок дела указывается полностью;
- каждому делу, тому или электронному документу присваивается самостоятельный порядковый номер;
- информация, вносимая в графы описи, должна полностью совпадать с данными, указанными на обложке дела, а для электронных документов — с регистрационно-учетными сведениями, созданными в инфосистеме;
- графа «Примечание» предназначена для отметок, касающихся приема дел, их состояния, данных о передаче дела другим структурным подразделением по соответствующему акту, сведений о наличии в деле копий документов.
Также в итоговой записи в конце описи указывается количество внесенных в нее дел (цифрами и прописью), их номера (первый и последний), в случае наличия отражается информация о литерных или пропущенных номерах.
Работник архива (лицо, ответственное за архив), в соответствии с пунктом 66 Правил, на основании описей структурных подразделений составляет описи дел, документов, а также описи электронных документов по образцам, рекомендованным в приложениях с № 9 по № 12 к Правилам. Опись подписывается ее составителем с указанием должности и ФИО, а также руководителем архива (или лицом, ответственным за архив, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации) и согласовывается руководителем службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Ставится дата составления документа.
Справка: при передаче в архив электронных дел и/или документов в описи, помимо индекса дела, его заголовка по номенклатуре, регистрационного номера, даты документа, его срока хранения, количества файлов и примечания, также указывается объем в байтах. Отражается он и в итоговой записи в конце описи.
Для отправки в налоговые органы
В соответствии с пунктом шестым приложения 18 к приказу Федеральной налоговой службы (ФНС России) от 07 ноября 2018 года № ММВ-7−2/628@, к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе, должно прилагаться сопроводительное письмо, которое в обязательном порядке должно либо содержать опись документов, либо она должна быть к нему приложена. При этом, как рассказал Артем Попов, не существует стандартной формы составления описи документов для ФНС, она произвольна.
Эксперт пояснил, что желательно в описи документов для налоговой указывать следующие реквизиты:
- наименование документов (например, «договор аренды», «акты выполненных работ» и так далее);
- даты, номера;
- количество листов.
«При передаче документов через канцелярию ФНС опись составляется в двух экземплярах. Один остается у налогового инспектора, второй, с отметкой о приеме, возвращается отправителю», — уточнил он.
Для сведения: если документы направляются в налоговую службу посредством телекоммуникационных каналов связи в электронном виде, то составление описи документов не требуется.
Для пересылки по почте
В случае пересылки документов почтовым отправлением через АО «Почта России» для подтверждения того, что именно находилось в конверте, можно составить опись вложения. Форма бланка описи вложения ф. 107 является официальной, она утверждена приказом АО «Почта России» от 20 декабря 2024 года № 464-п (Приложение № 29 к Порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений).
В описи вложения документов для отправки по почте указываются:
- наименование предметов;
- количество предметов;
- объявленная ценность;
- данные отправителя (ФИО, наименование юрлица).
Опись вложения составляется в двух экземплярах, работник почты после проверки содержимого письма ставит на них штамп, свою подпись и дату отправления. Один экземпляр вкладывается в конверт, второй остается у отправителя. Наличие описи вложения позволит в случае необходимости доказать, какие именно документы, в каком количестве, кем и какого числа были отправлены почтой.
Для передачи контрагенту
В случае, если какие-то документы (например, договоры, акты, счета и так далее) необходимо передать другой компании или индивидуальному предпринимателю, также можно составить опись передаваемых документов. Законодательные нормы составления такой описи отсутствуют, она составляется в произвольной форме.
Стороны могут разработать свой бланк описи документов, сделать ее приложением к договору, акту или придумать иной способ фиксирования сведений о передаваемых документах. Главное, чтобы в описи были отражены основные реквизиты:
- наименование (договор оказания услуг, договор подряда, акт приема-передачи, акт сверки расчетов, товарная накладная и так далее);
- номер документа;
- дата составления;
- количество листов;
- количество экземпляров;
- оригинал или копия документа передается и прочее.
«Опись составляется в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами, каждая из сторон оставляет один экземпляр себе», — пояснил Артем Попов.
Опись документов в личном деле
В личных делах работников, как правило, хранится сразу несколько важных документов, располагающихся в хронологическом порядке. Так как часть из них предоставляется или оформляется в день принятия на работу, а остальные постепенно добавляются в процессе трудовой деятельности, то целесообразно завести и начать заполнять внутреннюю опись документов в личном деле сразу, при наличии начального пакета документов, а затем добавлять в нее записи по мере поступления новых документов.
Единой унифицированной формы внутренней описи документов в личном деле нет. Ее составляют в произвольной форме или по разработанному и утвержденному в компании шаблону.
В опись необходимо включить:
- порядковый номер документа;
- дату составления;
- наименование документа (трудовой договор, приказ о приеме на работу, заявление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска и так далее);
- количество листов в документе;
- номер листа дела, на котором расположен документ;
- примечание (здесь, например, можно отразить, что хранится в личном деле — копия или оригинал).
Полезная информация: при нумеровании листов личного дела листы внутренней описи документов в нумерацию не включают.
В случае сдачи личного дела работника в архив на внутренней описи документов делают итоговую запись, в которой указывают общее количество документов и листов в деле. Ниже свою должность и подпись проставляет сотрудник, подготовивший опись.
Образцы заполнения описи документов
Ниже приведем несколько примеров заполнения описи документов.
1. Образец описи документов для передачи в архив
2. Образец описи документов для налоговых органов
3. Образец описи вложения документов для отправки по почте (ф.107)
4. Образец описи документов для передачи контрагенту
5. Образец описи документов в личном деле работника
Санкции за неправильное составление описи документов
По словам Артема Попова, в ряде случаев, особенно при взаимодействии с государственными органами, неправильно составленная или отсутствующая опись может повлечь негативные последствия:
- отказ в приеме документов (например, архив или ФНС, для которых наличие описи является обязательным по закону, не имеют право принять документы при ее отсутствии);
- административная ответственность за нарушение порядка хранения и учета документов в соответствии со статьей 13.20 КоАП РФ в виде штрафа: для должностных лиц в сумме от 3000 до 5000 рублей, для юрлиц — от 5000 до 10 000 рублей;
- сложности при аудите или проверках;
- финансовые и репутационные риски, если документы утеряны, а состав и факт передачи не зафиксированы.
«Опись — это простой, но мощный инструмент защиты интересов организации. Ее составление не требует больших затрат, но способно предотвратить серьезные юридические и организационные проблемы», — заключил эксперт.
Эксперт: арбитражный управляющий Артем Попов
