Деятельность любой организации сопровождается различной документацией, включая учредительные, кадровые, бухгалтерские, учетные и иные виды документов. Для их систематизации, учета и последующей описи необходима номенклатура дел.
Информация о номенклатуре дел, о которой пойдет речь в данной статье:
что это такое;
для чего нужна номенклатура дел;
основные виды;
как составить номенклатуру дел (как утвердить, сколько хранить документы).
В конце статьи подведем итоги и выделим главные моменты вопроса оформления номенклатуры дел.
Что такое номенклатура дел
Номенклатура дел — это основной учетный документ делопроизводства, представляющий собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе ведения делопроизводства. Порядок составления, основные виды номенклатуры дел, их рекомендуемые образцы, содержание разделов и иная информация прописаны в части второй Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в госорганах, органах местного самоуправления и организациях (далее — Правила), утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
В соответствии с пунктом седьмым Правил, номенклатура дел в 2025 году составляется в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях для учета дел, в которых содержатся документы документального фонда (то есть, документы, образовавшиеся в процессе их деятельности).
Номенклатуру дел обязаны составлять организации, входящие в список источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20, ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). В остальных случаях по общему правилу юрлица не обязаны ее составлять.
Для чего нужна номенклатура дел
В соответствии с пунктом десятым Правил, номенклатура дел представляет собой основу для:
дальнейшего формирования дел;
составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше десяти лет) сроков хранения, включая документы по личному составу;
учета дел временных (до десяти лет включительно) сроков хранения.
Помимо этого, номенклатура дел, включенная в систему хранения электронных документов (СХЭД) и в систему электронного документооборота (СЭД), является справочником, с помощью которого систематизируют и ведут учет документов и их метаданных.
Грамотно составленная номенклатура дел упрощает процедуру поиска нужных документов, помогает распределить их по делам и установить срок их хранения. Также она может быть использована в качестве схемы создания справочной картотеки на исполненные документы.
Основные виды
В соответствии с пунктом восьмым Правил, госорганы, а также органы местного самоуправления и организации, в подчинении которых находятся территориальные органы и/или подведомственные организации, вправе разрабатывать номенклатуру дел трех видов:
Типовая номенклатура дел. В номенклатуре данного вида определяются сроки хранения документов и дел, порядок индексации и идентификации дел, а также характер дел, которые заводятся в территориальных органах госорганов и в организациях с однотипной структурой. Кроме того, типовая номенклатура дел является нормативным документом и диктует обязательную схему при оформлении индивидуальной номенклатуры дел. Согласуется центральной экспертной комиссией (ЦЭК) и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива РФ (ГА РФ), или Росархива, или научной организации, входящей в утверждаемый Правительством РФ перечень.
Примерная номенклатура дел. Исходя из названия, понятно, что в данном виде номенклатуры определяется примерный состав дел, который территориальные органы и подведомственные организации могут менять, подстраивая под свои особенности ведения делопроизводства. Проект такого документа согласуется с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве (для территориальных органов и подведомственных федеральным органам госвласти организаций) и с экспертно-проверочной комиссией субъекта РФ (для подведомственных органам госвласти субъектов РФ организаций).
Индивидуальная номенклатура дел. Такой документ разрабатывается непосредственно самой организацией либо ее структурным подразделением на основе типовой или примерной номенклатур с учетом реальной структуры компании, ее функций и документооборота. Для конкретной организации именно данный вид номенклатуры является основным рабочим документом в делопроизводстве.
В соответствии с пунктом 11 Правил, номенклатуру разрабатывают ежегодно, в конце года, и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.
Как составить номенклатуру дел
В соответствии с пунктом 11 Правил, номенклатура дел создается на основании номенклатур, составленных структурными подразделениями.
Ниже представлен рекомендуемый образец номенклатуры дел, приведенный в Приложении № 1 к Правилам.
Далее представлен рекомендуемый образец номенклатуры дел структурного подразделения организации, приведенный в Приложении № 2 к Правилам.
В соответствии с указанным пунктом 11 Правил, номенклатура дел состоит из разделов. Их заголовками могут служить наименования структурных подразделений, функций и направления деятельности организации. Помимо заголовков дел, содержащих документы на бумажном носителе, в номенклатуру вносятся заголовки дел, содержащих либо электронные документы, либо оба этих вида документов. Вид носителя документов, а также иные особенности формирования дела отражают в графе «Примечание».
Справка: если в заголовке дела указывается наименование базы данных информационных систем, то его необходимо уточнить, исходя из состава информации, которая содержится в документах этой базы данных.
В номенклатуре обязательно указывается, на какой год она составляется. Далее формируется таблица, включающая следующие графы:
индекс дела;
заголовок;
количество томов (частей);
срок хранения;
примечание.
Затем идут наименование должности руководителя службы делопроизводства организации или структурного подразделения, его подпись, расшифровка подписи, дата составления. По завершении года в номенклатуре создается итоговая запись с указанием категории и количества заведенных дел.
Как утвердить
В соответствии с пунктом 11 Правил, номенклатура дел должна быть согласована с экспертной комиссией ЦЭК, после чего утверждается руководителем организации, госоргана, органа местного самоуправления либо уполномоченным лицом. Если вышеназванные органы или организация являются источником комплектования архива (государственного, муниципального), то есть, их документы поступают или могут поступить на хранение в архив, то руководитель или уполномоченное им лицо также обязаны один раз в пять лет представлять номенклатуру дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения (ГА РФ, субъекта РФ, научной организации, входящей в правительственный перечень). Если у вышеназванных органов или организации происходит изменение функций и структуры, то пересоставление, согласование и утверждение номенклатуры дел осуществляются ранее пятилетнего периода.
В случае, если организация не сдает документы на хранение в государственный или муниципальный архив, то она утверждает свою номенклатуру дел самостоятельно.
Сколько хранить документы
В номенклатуре дел срок хранения документов указывается строго в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием срока их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). В зависимости от срока хранения, документы подразделяются на:
документы постоянного хранения (документы, имеющие научно-историческую, культурную или иную значимость);
документы временного хранения (свыше десяти лет), хранящиеся до минования надобности или до передачи в государственный/муниципальный архив;
документы временного хранения (до десяти лет включительно), имеющие практическое значение в течение ограниченного времени.
При указании в номенклатуре дел сроков хранения документов, в той же графе указывают номер статьи по Перечню.
Главное о номенклатуре дел
Выделим основные моменты вопроса оформления номенклатуры дел:
номенклатура дел является основным учетным документом делопроизводства, представляющим собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе ведения делопроизводства;
номенклатура дел нужна, в том числе, для формирования дел и составления описей документов с различными сроками хранения, установления этих сроков, а также для упрощения процедуры поиска нужных документов, помощи в распределении их по делам;
различают типовой, примерный и индивидуальный вид номенклатуры дел;
номенклатура дел создается на основании номенклатур, составленных структурными подразделениями;
срок хранения документов в номенклатуре дел указывается строго в соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
