Заполнение инвентаризационной описи начинается с оформления шапки, расписки и перечисления состава комиссии, после чего вносятся данные в основную таблицу. В завершение фиксируются итоги по каждой странице, все члены комиссии ставят свои подписи и документ сдается в бухгалтерию. В материале расскажем детальнее о каждом из этапов и приведем образцы заполнения инвентаризационной описи и сличительной ведомости.
Порядок заполнения инвентаризационной описи
Порядок оформления инвентаризационных описей закреплен в методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49. Ниже — универсальная схема, которой стоит придерживаться.
1. Оформляем шапку документа
В верхней части описи указывают общие сведения: название компании, основание для проведения инвентаризации (приказ), дату и номер самого документа.
2. Заполняем расписку
На первой странице материально ответственные лица ставят подпись, подтверждая, что к началу проверки все документы сданы в бухгалтерию. Здесь указывают ФИО, должность и ставят личную подпись.
3. Перечисляем состав комиссии
Там же, на первой странице, прописывают членов инвентаризационной комиссии: их ФИО и должности. Также вносят дату и номер приказа о проведении инвентаризации и дату самой проверки.
4. Заполняем табличную часть
В таблице отражают:
- наименование объектов;
- их инвентарные номера;
- количество: в штуках, килограммах, метрах — единица измерения может быть любой;
- балансовую и оценочную стоимость;
- фактическое местонахождение;
- состояние: новое или бывшее в употреблении;
- выявленные расхождения: недостачи или излишки.
5. Фиксируем итоги по страницам
На каждой странице прописью указывают количество порядковых номеров объектов, а также их общее число и суммарную стоимость.
6. Оформляем итоговую страницу
В конце документа делают запись о том, что итоги подсчитаны. Под ней ставят подписи все члены инвентаризационной комиссии. Бухгалтерия затем проставляет отметку о принятии инвентаризационной описи к учету.
Важные нюансы оформления
Описи составляют в двух экземплярах: один остается у материально ответственного лица, второй передается в бухгалтерию.
В бумажном документе не допускаются помарки и подчистки. Ошибки исправляют по общим правилам для первичной учетной документации: зачеркивают неверную запись, сверху пишут правильную, рядом ставят подпись и дату исправления.
Образец заполнения инвентаризационной описи
Приведем пример заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей. Образец подготовили специалисты компании «Гарант».
Сличительная ведомость по результатам инвентаризационной описи
Когда инвентаризация завершена и бухгалтер получил опись, он приступает к анализу данных. Если выявлены расхождения между учетными показателями и фактическим наличием активов, оформляют сличительную ведомость.
Это документ, который фиксирует результаты проверки и позволяет сопоставить реальное имущество с данными бухгалтерского учета.
Перечислим сведения, которые содержит ведомость:
- наименование объекта;
- учетные данные по бухгалтерии;
- фактические показатели по итогам инвентаризации;
- выявленная разница: недостача или излишек;
- причины расхождений, если они установлены;
- подписи ответственных лиц.
Основные функции документа
Назовем основные задачи, которые выполняет сличительная ведомость.
1. Выявление расхождений: помогает зафиксировать недостачи, излишки и ошибки в учете.
2. Упрощение отчетности: служит базой для подготовки итоговых документов по инвентаризации и может использоваться при формировании финансовой отчетности.
3. Контроль: позволяет отслеживать соблюдение правил учета и хранения имущества.
4. Доказательная база: может быть предъявлена налоговым и другим контролирующим органам как подтверждение правильности учета и соблюдения законодательства.
Наиболее распространенные формы сличительной ведомости
Существуют три основные формы документа:
- ИНВ-19: сличительная ведомость по товарно-материальным ценностям. Сопоставляет данные учета с фактическим наличием активов;
- ИНВ-18: ведомость по основным средствам и нематериальным активам;
- Форма 0504092: для бюджетных учреждений (утверждена приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н).
Образец сличительной ведомости
Приведем пример заполнения ведомости расхождений по итогам инвентаризации. Образец подготовили специалисты компании «Гарант».
