Как выставить счет на оплату: 5 простых действий

Саммари о том, как выставить счет на оплату

Процесс выставления счета на оплату включает пять основных этапов: выбор инструмента для формирования документа, сбор необходимых данных, детализация оплачиваемых позиций, указание условий оплаты и отправка документа получателю в бумажной или электронной форме. В материале детально разъясним, какая информация включается в счет на оплату, кто может его выставить, а также перечислим ошибки, которые при этом часто допускаются. В этом блоке приведем краткую информацию по теме. 

1. Счет на оплату — это официальный документ, который подтверждает, что один хозяйствующий субъект должен другому деньги за уже оказанную услугу или поставленный товар.

2. По закону этот документ можно не выставлять, если все договоренности прописаны в договоре.

3. Счет может сыграть роль официальной оферты, а его оплата автоматически считается согласием на сделку. 

4. Обязательные реквизиты счета на оплату указаны в Федеральном законе от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ, при этом унифицированной формы документа нет (4). В него необходимо включить следующую информацию: дату и номер счета, срок его действия, наименования и реквизиты плательщика и получателя средств, название товаров и услуг, их количество, стоимость, НДС, итоговую сумму, а также наименование должности и подпись лица, составившего счет, с расшифровкой.

5. Ставка и сумма НДС в счете на оплату должна указываться отдельной строкой. Если компания или индивидуальный предприниматель (ИП) не платит НДС, в счете на оплату в итоговой сумме ставится отметка «без НДС». 

Что такое счет на оплату и зачем он нужен

Счет на оплату — это официальный документ, который подтверждает, что один хозяйствующий субъект должен другому деньги за уже оказанную услугу или поставленный товар. Счет содержит банковские реквизиты, список товаров или услуг, их цену и итоговую сумму.

По закону этот документ можно не выставлять, если все условия прописаны в договоре. Если договора нет, счет может сыграть роль официальной оферты, а его оплата автоматически считается согласием на сделку. 

Зачем нужен счет на оплату

Назовем три главные задачи, которые решает этот финансовый документ. 

1. Доказательство: счет юридически фиксирует обязательства компании перед поставщиком (будь то интернет-провайдер, строительная бригада или магазин).

2. Основание для платежа: счет содержит все реквизиты (куда платить, сколько платить, по какому договору), чтобы можно было легко и правильно перечислить нужную сумму.

Пошаговая инструкция, как выставить счет на оплату

Приведем алгоритм действий, который поможет вам быстро и правильно выставить счет на оплату.

1. Определитесь с инструментом

Решите, как вы будете формировать счет на оплату. Существует несколько вариантов:

• специализированная бухгалтерская программа (например, 1С);
• онлайн-сервис выставления счетов;
• шаблон в Word или Excel.

2. Соберите необходимые данные

Счет должен содержать следующую информацию: 

• сведения о продавце: полное наименование организации, ИНН, юридический адрес;
• сведения о покупателе: полное наименование организации или ФИО физлица, ИНН, контактные данные;
• основание для оплаты: номер и дата договора, по которому производится отгрузка или оказание услуг, если договор есть.

3. Детализируйте оплачиваемые позиции

Это «тело» счета, отражающее, за что именно клиент платит: 

• перечень услуг или товаров: внесите каждую позицию отдельной строкой;
• количество и цена: укажите точное количество (шт., часы, объем) и стоимость за единицу;
• сумма: рассчитайте общую стоимость по каждой позиции;
• НДС: укажите, включен ли НДС в стоимость и какой процент. Если вы работаете по УСН, прописывается пометка «без НДС»;
• итоговая сумма: пропишите общую сумму цифрами и обязательно продублируйте ее прописью;
• отдельной строкой должна быть отражена предоставляемая скидка, если она есть;
• подпись и расшифровка подписи, печать.

4. Установите условия

Укажите в документе срок оплаты и назначение платежа.

5. Отправьте счет 

Отправьте счет клиенту удобным для вас способом: по электронной почте (в формате PDF), курьером или почтой (для бумажного оригинала).

Как заполнить счет на оплату

Как рассказала Жанна Корзоватых, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета, аудита и налогообложения Государственного университета управления, обязательные реквизиты счета на оплату указаны в Федеральном законе от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ, при этом унифицированной формы документа нет (4).

В счет на оплату необходимо включить следующую информацию: 

• дату составления;
• номер счета;
• срок действия счета;
• наименования и адреса плательщика и получателя денежных средств;
• ИНН и КПП получателя денежных средств;
• банковские реквизиты получателя, на которые следует перечислить деньги;
• наименование товаров (работ, услуг);
• количество, единицы измерения, цену и сумму по каждому наименованию товаров (работ, услуг);
• итоговую сумму (цифрами и прописью);
• отдельной строкой должна быть отражена предоставляемая скидка, если она есть;
• сумму НДС или указать на отсутствие НДС в сумме оплаты;
• наименование должности и подпись лица, составившего счет, с расшифровкой.

Как указать стоимость

Стоимость в счете на оплату указывается в разрезе каждой позиции и в итоговом значении:

• цена за единицу товара или услуги;
• общая стоимость — цена за каждую позицию, умноженная на количество. Скидки могут быть отражены также по каждой позиции;
• итоговая сумма — окончательная стоимость с учетом скидок.

«Ставка и сумма НДС в счете на оплату должна указываться отдельной строкой. Если компания или индивидуальный предприниматель не выступает плательщиком НДС, в счете на оплату в итоговой сумме ставится отметка “без НДС”», — пояснила Жанна Корзоватых. 

Для плательщиков НДС нужно выделять ставку (22% — основная, 10% — льготная для отдельных категорий товаров и услуг, 5% и 7% — льготная для компаний на УСН) и сумму НДС в итоговой сумме. Если продавец и покупатель договорились о предоплате или рассрочке, это также указывается в счете, чтобы избежать недоразумений.

Образец счета на оплату 

Приведем образец документа, опубликованного на официальном сайте благотворительного фонда «Предание».

Кто может выписать счет

Счет на оплату может выписать любой участник экономической деятельности, который выступает в роли продавца или исполнителя услуг:

• юридическое лицо (ООО, АО): например, крупный поставщик оборудования или IT-компания;
• индивидуальный предприниматель (ИП): малый или средний бизнес, оказывающий услуги (например, дизайнер или подрядчик);
• самозанятый (плательщик НПД), если он работает по договору оказания услуг или поставки товаров.

Главное правило: счет выписывает та сторона, которая предоставляет товар или услугу и ожидает за это оплаты от своего клиента.

От имени организации счет подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник (по доверенности или приказу). ИП ставит подпись сам либо передает это право доверенному лицу с указанием реквизитов свидетельства о регистрации. 

Вопросы и ответы

Эксперт Жанна Корзоватых ответила на самые распространенные вопросы, которые возникают при выставлении счетов на оплату. 

1. Какие ошибки чаще всего допускаются при оформлении счетов на оплату?

В счетах на оплату часто допускаются следующие ошибки:

• нет расшифровки подписи. Одной подписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто ее поставил. Счет на оплату может подписывать руководитель компании или уполномоченный работник на основании доверенности. Правила документооборота также могут требовать наличия второй подписи бухгалтера на выставленных счетах;
• неточности в реквизитах компании, что приводит к трудностям при совершении платежа;
• ошибки в расчете сумм и НДС: в результате могут возникнуть трудности при проведении аудиторских проверок. Суммы в договоре не будут сходиться с суммами в платежном поручении и в счете-фактуре, что породит путаницу и новые ошибки.

2. Всегда ли нужно выставлять счет на оплату? 

«Выставление счета на оплату необязательно в ситуациях, когда партнеры заключили договор, в котором четко прописаны условия оплаты, такие как срок и сумма платежа, а также реквизиты для перечисления денежных средств. Однако на практике часто встречаются и другие случаи. Например, когда в договор включается положение, согласно которому оплата производится на основании выставленного счета», — рассказала Жанна Корзоватых. 

Кроме того, счет сам по себе может выступать в роли договора. Это происходит, когда одна сторона направляет другой счет, содержащий все существенные условия. В этом случае документ представляет собой оферту, а его оплата в установленные сроки приравнивается к акцепту, поэтому договор будет считаться заключенным в простой письменной форме (1).

3. Считается ли счет на оплату первичным документом? 

«В этом случае складывается неоднозначная ситуация. С одной стороны, счет не является первичным документом, так как в нем содержится предложение об оплате и платежные реквизиты. С другой стороны, счета на оплату коммунальных услуг, услуг связи, аренды за истекший период могут рассматриваться как первичные документы, если отвечают требованиям ФСБУ 27/2021, то есть подтверждают факт хозяйственной жизни. При этом в счете обязательно должны содержаться все обязательные реквизиты», — считает Жанна Корзоватых (2).

4. Каковы правила выставления счета на оплату? 

Законодательством не предусмотрены правила выставления счетов на оплату, поэтому организации и индивидуальные предприниматели могут самостоятельно выбрать наиболее подходящий для них и их контрагентов способ. Назовем самые распространенные варианты: 

• счет на бумажном носителе;
• счет в виде электронного документа, подписанный электронной подписью.

Список источников: 

1. Глава 46 «Расчеты» Гражданского кодекса РФ. 

2. Приказ Минфина России от 16.04.2021 года № 62н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете"».

3. Крайнова И.М., Артыкова С.Н. Научная статья «Практика организации документооборота компаний: использование счетов на оплату, в том числе по посредническим договорам». Журнал «Экономика и бизнес: теория и практика», 2021. 

4. Федеральный закон от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».