Как внести запись в трудовую книжку в 2026 году: инструкция по оформлению

Главное о внесении записи в трудовую книжку

Вносить записи в бумажную трудовую книжку в 2026 году можно световодостойкими чернилами синего, черного или фиолетового цвета. Все даты в документе пишутся арабскими цифрами, сокращения запрещены, зато можно использовать техсредства (перенос красителей, оттиск печати). Каждая запись должна содержать порядковый номер, дату и реквизиты документа-основания. Приведем краткую информацию по теме в виде таблицы.

Кто вносит записи в трудовую книжку

Исходя из смысла ст. 66 ТК РФ, трудовые книжки сотрудников ведет работодатель — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Формирование информации о трудовой деятельности и стаже работника в электронном виде и ее передача в СФР — тоже обязанность работодателя (ст. 66.1 ТК РФ).

Как правило, работу по ведению трудовой книжки и формированию сведений поручают уполномоченному лицу. Оно назначается приказом (распоряжением) работодателя (2). Чаще всего эти функции возлагают на специалиста кадровой службы. В некоторых организациях этим занимается главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии, секретарь.

Как вести трудовую книжку: основные правила

Об основных правилах ведения трудовой книжки рассказала Светлана Титор, кандидат юридических наук, доцент кафедры частного права Государственного университета управления. Она пояснила, что в бумажном варианте трудовой книжки запись вносится по следующим правилам:

• даты во всех разделах пишутся арабскими цифрами, число и месяц — двузначным числом, год — четырехзначным;
• вносить записи следует одними световодостойкими чернилами синего, черного или фиолетового цвета;
• не следует сокращать записи: например, недопустимо писать «пр.» вместо слова «приказ», «пер.» вместо слова «переведен» и так далее;
• при внесении записи можно использовать техсредства: перенос красителей, оттиск печати (штампа) (п. 3 Приложения № 2 к Приказу № 320Н).

В соответствии с Письмом Минтруда РФ от 29 июня 2021 года № 14-6/ООГ-5976, под переносом красителей следует понимать принтер (3). 

«Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, награждениях, квалификации вносятся в течение пяти рабочих дней, об увольнении — в день увольнения (п. 9 Приложения № 2 к Приказу № 320Н)», — уточнила эксперт.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде работодатель передает в СФР по форме ЕФС-1, утвержденной Приказом СФР от 17 ноября 2025 года № 1462 (4). По словам Светланы Титор, по своей сути это отчет, который формирует работодатель в электронном виде и передает через соответствующие электронные шлюзы в СФР. 

«Через электронные программы учета, например 1С, такие отчеты формируются автоматически», — пояснила эксперт.

В СТД содержатся практически те же данные, что и в бумажной ТК, включая информацию о работнике, а также сведения о:

• месте работы;
• трудовой функции;
• приеме на работу;
• переводе на другую постоянную работу;
• увольнении и пр.

Также указываются основания и причины для совершения кадровых действий — приказы, распоряжения и так далее (1). 

«Отличительная черта бумажной трудовой книжки от электронной — возможность внесения в бумажный вариант сведений о поощрении (грамоты, ценные подарки, благодарность, иные награды). В электронном формате трудовой книжки такой учет не ведется», — обратила внимание эксперт. 

Кроме того, в сведения о трудовой деятельности включается информация о договорах гражданско-правового характера (даты их начала, окончания), а также о приостановлении и возобновлении действия трудового договора мобилизованного сотрудника, которая в бумажную трудовую книжку не вносится (1, 5).

Приведем сроки представления работодателем сведений в СФР:

• прием, приостановление, возобновление действия трудового договора, увольнение, начало, окончание договора ГПХ — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения, другого подтверждающего документа);
• постоянный перевод, заявление работника о выборе формата ведения трудовой книжки — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события (6).

Как делать записи в трудовой книжке

Порядок заполнения бумажной трудовой книжки прописан в Приложении № 2 к Приказу № 320Н (2). Каждая запись должна содержать порядковый номер, дату и реквизиты документа-основания.

О приеме на работу

Запись начинают с заполнения графы 3 в разделе «Сведения о работе». В ней указывают наименование работодателя полностью (общество с ограниченной ответственностью, индивидуальный предприниматель) и сокращенно (при наличии): ООО, ИП. Часто работодатель ставит соответствующий штамп.

В строке ниже заполняют все графы подряд:

1. Номер записи. Светлана Титор пояснила, что каждая запись должна иметь свой номер. «Важно, чтобы все номера шли по порядку», — уточнила она.

2. Дата. Разбивается на число, месяц, год. Дату пишут арабскими цифрами. Эксперт пояснила, что год необходимо указывать полностью, например 2026, без допустимых в делопроизводстве сокращений до двух последних цифр года (неверно: «26»). 

«Указывается та дата приема, с которой сотрудник приступает к работе. Часто встречается, что трудовой договор или приказ о приеме датируется ранее, чем работник приступил к исполнению своих должностных обязанностей. В этих случаях дата работы — это не дата заключения договора или издания приказа, а именно дата, с которой сотрудник вышел на работу», — пояснила эксперт.

3. Сведения о приеме, переводе, квалификации, увольнении. Сюда вносят запись: «Принят в (наименование структурного подразделения при его наличии, наименование должности, специальности, профессии)». Запись должна соответствовать трудовому договору.

4. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись. Здесь указывают приказ о приеме на работу, его дату и номер.

Важно! После записи о приеме на работу печать и подпись руководителя (уполномоченного лица) не ставятся!

Образец записи о приеме на работу: 

Об увольнении

Графы 1 и 2 заполняются аналогично записи о приеме. Кадровики нередко задаются вопросом, какую формулировку использовать при увольнении: 

• «Уволен (по собственному желанию, по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон, по истечении срока трудового договора и так далее)»; 
• «Трудовой договор прекращен»;
• «Трудовой договор расторгнут».

Как разъяснила Светлана Титор, запись в графе 3 должна соответствовать приказу об увольнении и ТК РФ и включать в себя пункт, часть и номер статьи, а также формулировку увольнения в точном соответствии с ТК РФ, дословно, без сокращений и самопроизвольных изложений (ст. 84.1 ТК РФ). 

«При этом применимы только статьи 77, 81, 83 ТК РФ», — уточнила эксперт.

В указанных статьях речь идет о расторжении трудового договора (по инициативе работника, по инициативе работодателя) и о его прекращении (по соглашению сторон, по истечении срока трудового договора и так далее). Статья 80 ТК РФ отождествляет понятия «По собственному желанию» и «По инициативе работника». 

Таким образом, несмотря на то, что в п. 17 Приложения № 2 к Приказу Минтруда № 320Н указано, что при расторжении или прекращении договора в трудовую книжку вносится запись об увольнении или прекращении договора, все же лучше применять нормы законодательного акта, который по юридической силе выше, то есть ТК РФ (2). Значит, корректнее использовать следующие формулировки:

• «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (по инициативе работодателя»;
• «Трудовой договор расторгнут по собственному желанию»;
• «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон» и так далее. 

Под записью указывают должность, фамилию и инициалы (разборчиво) руководителя (уполномоченного лица), ставится его подпись, печать.

Образец записи об увольнении:

О переводе

Запись вносится при переводе на другую постоянную работу у того же работодателя или к другому работодателю. Запись о временном переводе не вносится. 

Если работник переводится к другому работодателю, то трудовой договор по прежнему месту работы прекращается по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Запись в этом случае выглядит так: «Трудовой договор прекращен по пункту 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации в связи с переводом работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю (указывается соответствующий работодатель)».

Приведем образец записи при переводе на постоянную работу у того же работодателя, если меняется структурное подразделение и должность:

Образец записи при переводе у того же работодателя, если меняется только должность, выглядит так:

О работе по совместительству

Светлана Титор рассказала, что трудовая книжка ведется по основному месту работы. Записи о работе по совместительству у этого же работодателя (внутреннее совместительство) или у другого работодателя (внешнее совместительство) вносятся по заявлению работника.

«Если совместительство реализуется у другого работодателя, то сотрудник должен принести от него соответствующую справку о времени работы или иной подтверждающий документ. На их основании запись в трудовую книжку делает основной работодатель — тот, у которого хранится документ. В основаниях для внесения такой записи будет написано: “Справка/копия приказа (номер и дата, наименование работодателя-совместителя)”», — уточнила эксперт.

Образец записи о работе по совместительству выглядит так:

О награждении

В трудовую книжку вписывают сведения о награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги (2). Информацию о премиях, предусмотренных системой оплаты труда, в нее не включают. Запись вносится в раздел: «Сведения о награждениях».

В графе 3 прописывают наименование организации. Ниже в графах указывают:

• 1 — порядковый номер;
• 2 — дату награждения;
• 3 — какой наградой награжден работник, за какие достижения;
• 4 — наименование документа о награждении, его дату и номер (2). 

Приведем образец записи о награждении: 

О присвоении квалификации, разряда, класса

Если работнику присвоена новая квалификация, разряд, класс, это может быть отражено в трудовой книжке. Например: «Присвоена квалификация “специалист первой категории”».

О переходе на ЭТК

Если работник решил перейти на электронный вариант трудовой книжки, в графе 3 пишут: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Документом-основанием в графе 4 прописывают заявление работника, его дату и номер регистрации (2).

Под записью указывают должность, фамилию и инициалы (разборчиво) руководителя (уполномоченного лица), ставится его подпись и печать.

Образец записи о переходе на ЭТК выглядит так:

Для сведения: порядок заполнения ЕФС-1 (1 часть) прописан на официальном сайте СФР.

Как исправить запись в трудовой книжке

Не допускается зачеркивание неточных, недействительных, неправильных записей, внесенных в сведения о работе и награждении (2). Светлана Титор рассказала, как внести исправления в записи трудовой книжки: 

«Сначала делается запись за следующим порядковым номером (порядковый номер указывать обязательно): «Запись за номером … (номер неверной записи) считать недействительной. Затем вносится верная запись уже за следующим порядковым номером», — разъяснила она.

Образец исправления записи:

Справка: если ошибка допущена прежним работодателем, исправить ее может прежний работодатель. Новый работодатель вправе внести исправление только на основании официального документа от прежнего работодателя либо иного подтверждающего документа. Если организация ликвидирована, вопрос решается на основании архивных документов, правопреемства или судебного решения.

Вопросы и ответы

Ответим на часто задаваемые вопросы по теме.

1. Вносится ли в бумажную трудовую книжку запись о декретном отпуске?

Нет. Отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком, ежегодный отпуск и периоды временной нетрудоспособности в трудовой книжке не отображаются.

2. Как проверить, все ли записи работодатель внес в ЭТК? 

Работник может получить сведения о трудовой деятельности, обратившись к работодателю по последнему месту работы, в МФЦ, СФР или через сайт «Госуслуги» (ст. 66.1 ТК РФ).

3. Что делать при обнаружении ошибки в СТД-Р?

Нужно обратиться к работодателю, подавшему неверную или неполную информацию в СФР, с заявлением. Работодатель обязан направить корректирующие сведения в СФР (ст. 66.1 ТК РФ).

Список источников: 

1. Трудовой кодекс Российской Федерации.

2. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». 

3. Письмо Минтруда РФ от 29.06.2021 года № 14-6/ООГ-5976 «О ведении трудовой книжки». 

4. Приказ Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации от 17.11.2025 года № 1462 «Об утверждении единой формы “Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)” и порядка ее заполнения». 

5. Письмо Минтруда РФ от 22.11.2022 года № 14-2/ООГ-7236 о консультировании по вопросу внесения записи в трудовую книжку. 

6. Федеральный закон от 01.04.1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».