Эффективное управление человеческими ресурсами — залог стабильного развития любого предприятия, поэтому важно заниматься кадровым учетом грамотно. Это комплексный инструмент, который напрямую влияет на финансовые показатели компании, ее репутацию и способность привлекать и удерживать талантливых сотрудников. Расскажем, как построить систему кадрового учета, которая будет не только отвечать всем требованиям закона, но и станет реальным активом для бизнеса.
Пошаговая инструкция по ведению кадрового учета
Ответственность за организацию кадрового учета в компании несет ее руководство. Несоблюдение установленных требований чревато штрафами и приостановкой работы. Приведем подробную инструкцию, которая поможет начинающим специалистам освоить ключевые аспекты кадрового учета.
1. Изучение учредительной документации
Первый шаг в построении эффективной системы кадрового учета — детальное ознакомление с учредительными документами компании. Нормативные локальные акты не должны противоречить уставу, выписке из ЕГРЮЛ и договорам между учредителями. Изучение этих документов позволит избежать ошибок в реквизитах и наименованиях должностей.
2. Разработка инструкции
К разработке инструкции по кадровому делопроизводству лучше приступить после ознакомления с учредительными документами. Такая инструкция, хотя она и необязательна, станет ценным подспорьем в стандартизации кадровой работы, разработке локальных актов и алгоритмов действий для сотрудников.
Для создания инструкции ориентируйтесь на Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97−2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Инструкция должна включать следующие ключевые положения:
- порядок приема и ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами;
- условия хранения документации;
- перечень материалов, для которых будут применяться унифицированные формы;
- правила передачи документов в архив;
- назначение лиц, ответственных за кадровый учет;
- формы приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников;
- условия поощрения и порядок привлечения к дисциплинарной ответственности;
Утвержденная руководством компании и доведенная до сведения всех сотрудников инструкция приобретает обязательный статус.
3. Актуализация локальных нормативных актов
При наличии уже действующего кадрового документооборота может возникнуть необходимость в актуализации системы учета или отдельных локальных актов. Изменения в законодательстве или направлениях деятельности предприятия требуют проведения аудита кадровых документов на предмет их соответствия современным требованиям. Для упрощения этой процедуры можно использовать чек-лист Роструда от 1 февраля 2022 года № 20.
4. Разработка штатного расписания
Штатное расписание — обязательный документ, оно должно быть утверждено руководителем еще до начала оформления трудовых отношений с работниками. Помимо него, предприятию необходимо разработать и включить в систему кадрового учета положения об оплате труда, о защите персональных данных, график отпусков и другие необходимые документы.
5. Составление бланков трудовых договоров
Компания может использовать унифицированную форму трудового договора или разработать и утвердить собственную. В случае, если взаимодействие персонала с материальными ценностями является частью рабочих обязанностей, необходимо также оформить договор о материальной ответственности работника.
